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【摘要】本文闡述了高校檔案管理的作用，從檔案管理現狀中分析問題，并有針對性提出加強檔案管理的對策建議。
【關鍵詞】高校檔案管理；現狀；改革措施
隨著社會的不斷發展，人們對教育的重要性認知不斷提高，高等教育日益興旺、紅火起來。在新課改要求下，高校不僅要改革教育教學，還必須要加強檔案管理，做到處處留痕跡，事事有檔案。在這種形勢下，加強高校檔案管理是大勢所趨。
一、高校檔案管理的作用
在高校管理中，檔案管理屬于綜合管理的重要組成部分。其作用主要體現在如下幾個方面：
（一）對教育教學具有借鑒與參考作用。高校檔案記錄著學校發展、形成及變化全過程，貫穿了教育教學及組織管理各個方面，屬于學校的重要信息資源。
（二）是管理教育教學的依據與載體。高校檔案是在高校開展教育教學過程中逐漸形成的，屬于第一手材料。高校發展的材料、教學先進經驗、優秀學生的先進事跡報告等等，均是高校教育教學管理的依據與經驗。高校檔案記錄著學校的全部活動，是教育教學的縮影。
（三）是高校文化的重要組成。高校檔案屬于教育教學的重要組成部分，對檔案信息的依賴性逐漸增強，對維護高校合法利益、探索教育教學新方法及改進管理方式具有積極作用。
二、高校檔案管理的現狀及改革措施
（一）高校檔案管理的現狀分析。從高校檔案管理現狀來看，在管理過程中還存在一些問題，主要體現在如下幾個方面：
1.管理意識薄弱；如今許多高校領導還沒有正確認識檔案管理的重要性，意識不強，認為高校工作重點在于科研、教學。因認識上存在誤區，認為檔案管理就是整理及裝訂文檔，沒必要投入人力、物力、財力。許多高校檔案管理部門設施相對滯后，辦公、庫房及閱覽都沒分開，檔案保護及現代化設備配置不齊全，對正常開展管理工作造成影響。甚至還有一些高校檔案管理依然采用手工方式，勞動量大、速度慢、耗時多。管理人員常常忙于大量的簡單重復性勞動，無暇顧及科研，更不要說現代化管理。
2.檔案收集不全，整理不規范；從高校檔案資料現在來看，很多學校檔案的收集不齊全，整理不規范，比如有一些學校檔案只有請示、無批復，有一些只有批復而無請示，無法反映事情的前因后果。還有一些高校重視文檔檔案，不重視聲像、科技及實物檔案。導致檔案管理雜亂、無體系、不完整，甚至還有臨時拼湊的材料。
3.管理人員業務素質不高；因許多高校不重視檔案管理，為吸納人才，就將檔案管理視為解決人才家屬的就業問題。甚至一些高校檔案管理成為“家屬收容所”“老弱殘收容所”，無法保證管理人員的基本素質，影響管理水平。
4.檔案的利用率不高；在高校檔案館中，檔案的數量比較龐大，但是利用率不高。原因是檔案意識不強，很多人認為檔案就是資料而已，根本沒用作用，甚至還有一些不知道檔案機構；管理水平比較落后，檔案的利用率不高；甚至有一些高校的檔案館藏比較單一，無法滿足檔案所需。在各種因素影響下，高校檔案利用率不高。
（二）高校檔案管理的改革措施。從管理現狀來看，還存在各種不足之處，還需要結合新課改所需進行改革。筆者結合自身工作體會，提出如下改革措施和建議：
1.強化領導層的檔案意識。高校領導必須要認識到檔案管理的重要性，在全校掀起檔案管理的認識，引導所有教職工參與進來，讓所有人員意識到檔案資源是提供準確、真實信息的依據。尤其在高校建設中，面對如今許多高校結構、規模及內部管理體制等種種變革要求，只有做好檔案工作，才能夠突出檔案信息的輔助作用，所以需要具備主動服務精神。
2.加強檔案隊伍建設。要加強檔案管理水平，必須要高度重視檔案人才隊伍建設。大力提高檔案管理人員政治意識、責任意識及大局意識；為現有檔案人員提供培育與繼續教育的機會，提高其業務水平與工作能力；還要健全檔案管理人才的引入制度，通過特殊優惠措施和制度，引入業務能力強、政治素質高及學歷層次高、高技能的專業人才；定期開展工作核查評比，通過激勵機制調動工作人員的積極性。
3.提高檔案的利用效率。在新形勢下，主動服務意識必須要體現在服務質量水平上。需要檔案管理部門立足自身條件，以創新開拓精神探索、挖掘檔案的利用價值。檔案管理部門應該依據學校各部門工作所需，確定出內容選題，通過獨立編研或者校內學術理論聯合手段，對大量原始檔案進行素材篩選、編排內容、考訂真偽等一系列工作程序，最后還應該將有利用價值及珍藏價值的優秀檔案推出來，編研成冊。
4.加強檔案的收集及整理管理。檔案部門針對各種文件要制定出格式模板，嚴格要求各個職能部門按照模板制定文件，而不能夠私自亂制模板。比如有請示、必須有批復；而且在收集檔案時，不僅要重視文書檔案，還必須要高度重視科技檔案、實物檔案及聲像檔案；在歸檔過程中，應該分類進行歸檔。時間編排和組卷裝訂，都必須要嚴格按照檔案部門制定的要求實施，不符合要求的檔案不得存檔。檔案工作是高校質量的衡量標準之一。因此高校必須要分析檔案管理中存在的問題，有針對性地采取改革措施，才能夠更好發揮檔案管理的作用，為高?？蒲?、教學及管理服務。
【參考文獻】
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作者:劉莎 單位:晉中師范高等?？茖W校
第二篇:高校檔案管理信息資源共享模式構建
【摘要】隨著我國信息化社會建設的不斷推進，社會各階層對于信息的需求量越來越大。高校檔案是我國現有最大的信息保存管理載體，如何實現高校檔案管理中的資源共享模式的構建，成為了社會關注的重點。本文將對我國大學檔案進行簡單的介紹，分析其在管理中存在的問題并對如何實現高校檔案信息資源共享提出自己的建議。
【關鍵詞】高校檔案；管理；信息共享
一直以來，中國各高校檔案管理作為一個相對獨立的部門，秉承著只對高校管理層負責的態度，從而與教師、學生還有社會群體保持著距離。但隨著時代的發展，傳統的高校檔案管理已經不適應當今時代的需求，信息社會的構建，使得整個社會都急需大量的信息資源。高校檔案信息資源如何才能更好地服務于社會，建立高校檔案信息資源共享系統成為了全社會的共識。
一、我國大學檔案管理現狀
（一）傳統檔案管理概述。高校檔案簡單的說，就是個高等學校在招生、教學、科研等活動中記錄下來的對學生、學校、社會有價值的各種歷史記錄，形式包括文字、報表和音像等等。普遍意義上的檔案管理包括信息的輸入、儲存、加工和輸出，屬于信息控制系統的一類。而高校檔案又區別于其他文獻管理的特點：一是資源累積緩慢；二是管理過程有階段性；三是檔案管理依附于檔案形成者；四是相對于社會領域的封閉性。我國高校檔案管理起源于國家建立之初施行的計劃經濟模式，特點是高度統一的管理模式，檔案管理以及檔案管理工作人員都由各級政府任命。因此各高校的檔案部門大多處于孤立的不聯通的狀態。檔案資源也保存在各個高校的檔案室中，不對外界開放，也不提供資源共享。在這種狀況下，各高校的檔案管理在一定的歷史時期產生了良好的作用，并在此基礎上確立了檔案領導體制，構建了相應的管理網絡。
（二）傳統檔案管理存在的問題。1.檔案信息載體單一。當前各高校所實行的檔案載體多是紙質文檔。紙質文檔相對于現代先進存儲技術來說具有很多的缺點，例如不便保存，容易受到各種意外情況損壞；不利于傳遞，沒有電子類存儲設備便捷；存儲信息量少，只能對一些基本信息進行記錄。2.服務模式單一。高校檔案所涉及的人群包括教師、學生、企業公司、科研人員等多類群體，理應為這些群體提供服務。然而現今高校檔案管理的服務對象卻只停留在服務于各高校的領導決策層，學生與老師基本沒有查看檔案的權利，至于社會上的各群體，服務更加的少。這種現象的出現受到兩方面的影響。一是受傳統檔案管理模式的影響，高校檔案更多的被作為一種管理工具，而不具有服務社會的功能。這也導致了當前高校檔案管理服務模式單一的特點。二是檔案管理結構存在著缺陷，因為檔案載體，管理制度等因素導致檔案內容不能及時完善更新，也就更難為社會人群提供服務。3.檔案信息化建設相對獨立，缺乏共享。當今的諸多高校已經意識到信息化建設對于檔案管理的重要性，并紛紛開始對自身的檔案管理進行建設與更新，但是由于各高校之間往往是各自獨立的，導致檔案資源難以共享，所有的信息化建設，也大多局限于單一學校的檔案管理。這不得不說是受到了中國教育體制內管理體制和運行體制的影響。這也為以后可能出現的高校檔案管理統一化埋下了隱患。4.以人工操作為主，從業人員業務素質不足。目前各高校的檔案管理雖然進行了信息化建設，但實質上仍然是以紙質檔案為基本，只能使用人工進行操作。人工對檔案進行管理操作，相對于電子信息技術的快捷，存在著很多問題。例如工作量大、人工處理要花費大量的時間、資料的收集度不夠、容易出錯、檔案保存不易等等。這種管理方式，造成了人力資源的浪費。同時各高校的檔案管理人員業務素質不高也是一個大問題，大部分人都不是檔案管理相關專業畢業人士，對于檔案管理只有簡單的認知，不能依靠他們來對當前高校檔案管理體系進行改良。
二、高校檔案信息資源共享的必要性
（一）信息化建設的需要。21世紀是信息化時代，當前國家正在大力建設信息化社會。信息本身是有價值的，它的價值體現在將它所包含的知識與研究成果應用于社會中其他類資源時所產生的對其他資源的結構優化作用。信息資源同其他類資源一樣，都是我們社會發展所不能缺少的資源。而高校檔案匯聚了許多先進科學工作者的研究信息和研究成果，具有極高的學術價值，開發利用空間大。因此高校檔案信息資源共享對于信息社會建設、建設節約型社會和實現資源高效利用方面有很大意義。
（二）公眾知情權的需要。檔案機構作為傳統的信息管理者，擁有著最大的信息保存量。但在傳統的檔案管理體系中，檔案只作為一類管理手段，很少發揮它服務于大眾的作用。而在今天，檔案作為一種人民的受托機關，人民有權利要求其公開信息資源，增加社會對檔案的利用。隨著信息化社會建設的不斷深入，檔案在我們日常工作及其他領域都有著很多的利用，傳統的檔案信息只服務于少數人的制度已經難以滿足時代的要求，必須以滿足使用者需求，服務于社會為前提，建立高校檔案資源共享制度。
（三）高校自身的需要。為了高校自身的教育發展與改革的需要，實行高校檔案信息資源共享也是勢在必行，原因有以下兩點：1.促進科研與教學水平的提高。高校檔案是對高校中教師與科研人員勞動研究成果的保存。每個高校都有著自己的優勢學科和弱勢學科，實現高校檔案信息資源共享，對于高校研究人員來說，可以避免重復研究；對于高校來說，可以很好地提高弱勢學科的教學水平。2.高等教育發展和改革的要求。它要求高校提高自身的信息化水平，充分發揮信息資源在高等教育發展中的促進作用。共享信息資源是良好的公共服務體系的組成部分，可以很好地使人民不斷增長的檔案信息的要求得到滿足。
三、高校建立信息資源共享模式的對策
（一）頂層設計引領改革。近些年來，隨著信息技術的不斷發展，各高校也陸陸續續引進了許多現代信息化設備。高校檔案信息資源共享作為一項工程來說，它的前期準備已經完成，技術問題和設備問題已不再是制約信息共享模式建立的難題。但由于我國現在的教育體系中，高校與高校之間相互獨立，不存在隸屬關系，同時許多高校也分屬不同系統，相互之間沒有溝通。因此，必須由上一級政府對改革進行從上而下的統一協調，由上層規劃方案，層層下發，逐步推行，這種方式可以很好地避免發生各高校各自為政的情況，同時也能做到總體結構的合理還有全局把控上的優化。信息資源管理應該轉變運行方式，從三個層面進行：1.國家部門宏觀層面。這要求政府和教育部的領導層能認識到高校信息資源共享在全面建設信息社會所能發揮的資源調控和節約作用，和這一項事業對于民眾及社會人士的生活工作所起到的便民作用。政府應規劃好大致的實行方案，保證這項事業在大方向上不出錯，同時做好協調工作，解決在高校檔案信息資源共享的建設中遇到的難題。2.網絡級的中觀層面。在實現高校檔案信息資源共享，并初步可以為老師、學生及社會機構提供服務的同時，也應該加大信息檔案的分級保管制度。對于一些基礎的，半公開的檔案信息及知識領域可以采取公開的制度，方便各類人群的信息需求。對于一些機密的、重大的研究成果，應該實行查看權限分級，資料的查閱人必須滿足一定的條件。3.組織級的微觀層面。目前我們高校的檔案管理就處在這個層面，而檔案資源也保存于這個層面。實現高校檔案信息資源共享，要求各個組織服從于上層的指示，積極配合，開放自己的檔案資源，建立健全自身檔案管理制度，實行信息化管理，為高校檔案共享信息化模式的建立打好基礎。
（二）加強檔案人才建設。高校檔案管理人員的素質直接關系到工作的質量與高校檔案信息管理模式的開展進度。根據筆者的調查，大多數高校檔案管理部門的職員缺乏相應的知識和工作能力。因此，學校方面應該為這些人員開設專門的檔案管理類課程，加強專業技能，幫助他們更好地應對現代信息化檔案管理工作的需求。與此同時，也應該加緊對人才的引進，以高帶低，提高整體人員的工作能力。
（三）構建高校檔案信息服務中心。我們所要建設的新型高校檔案管理系統，最大的目標就是滿足更多用戶對檔案信息資源的需求，因此構建一個良好的檔案信息服務系統是十分有必要的。首先要根據不同用戶有針對性地進行檔案信息共享。老師、學生還有科研人員每類人群對于信息的需求是不同的，根據不同人群體需要對其推薦不同的內容，開放不同等級的資料庫。其次要實行信息分級制度，不能無限制地對信息進行開放。有必要對一部分機密事項以及重大研究成果進行保密。最后是建立用戶反饋系統，可以將反饋系統分為幾個部分：1.用戶意見。大量的用戶意見能幫助高校信息共享系統更加完善和便民。2.高校檔案利用效果，能很好地提供用戶是否對檔案信息進行了良好的使用。3.高校檔案利用需求趨勢。能更好地對用戶需求的信息種類進行判斷，推薦更適合的信息，提高工作效率。
（四）高校檔案信息共享集成系統。因為各高校之間檔案信息保存的獨立性與封閉性，有必要建立一個良好的信息共享集成系統，它能夠很好地打破各高校信息資源之間的獨立狀態，實現信息資源的整合，構成優勢互補的檔案信息資源庫。一個集約化的、系統的、內容豐富的資源庫是檔案資源共享的物質基礎。他可以很好地對數據進行分類整理，有效提高資源的利用率，減少重復信息、冗余信息的數量。
四、結束語
綜上所述，在現代化與信息化不斷發展的今天，高校的檔案信息管理模式也在不斷地發生改變，一種新型的、高效的高校信息共享系統正在逐步建立。它能夠更好地對高校信息資源進行整合以便為社會各界人士提供服務。但這種新系統的構建是一個工作量巨大的工程，還需要我們對其不斷地進行理論上的完善和時間上的探索。
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作者:張莉? 單位:北京舞蹈學院
第三篇:高校教學檔案管理策略
摘要：高校教學檔案作為重要的教學資料，是有效開展教學的基礎，也是反映和評估高校教學質量及管理水平的重要依據。大數據時代下，高校教學檔案管理存在管理制度陳舊、檔案數字化工作落后、檔案開發利用工作不足等問題，為此必須更新工作理念并及時采取有針對性的措施，如實現工作隊伍專業化、工作流程程序化、部門間協同化、管理與服務工作個性化，切實加強高校教學檔案管理。
關鍵詞：高校教學檔案;高校教學檔案管理;策略探析
高校教學檔案是高校在教學活動中形成的具有保存價值的材料，是教學過程的真實記錄。高校教學檔案作為重要的教學資料，是有效開展教學的基礎，也是反映和評估高校教學質量及管理水平的重要依據。大數據時代，高校教學檔案管理工作面臨新的機遇和挑戰。在大數據背景下，如何通過加強高校教學檔案管理，切實提高高校教學檔案收集、管理和使用的效率，全面分析檔案數據，及時反饋教學情況，已成為高校的當務之急。
1加強高校教學檔案管理的重要意義
第一，是提高教學質量的重要前提。大數據背景下，加強高校教學檔案管理可以全面優化工作流程、提高工作效率，從而最大限度地發揮檔案服務教學的職能，充分滿足高校教學改革與發展的需求，提高教育教學質量。當前，要順應大數據時代的要求，重新梳理部門、院系之間的業務關系，重構教學檔案管理工作流程，從而有利于進一步規范教學秩序、優化教學環節和教學過程。此外，隨著檔案管理數字化工作的快速推進，傳統的紙質教學檔案管理模式已經不適應發展需要，因此需要在推進高校教學檔案數字化工作，進一步提高檔案的利用率。第二，是提升教學質量的重要手段。高校教學檔案是反映和評估高校教學質量及管理水平的重要依據，因此加強教學檔案管理能夠及時了解教學情況，進而能把控教學的各環節，提高教學規范管理的程度。第三，是提供個性化服務的必然要求。高?？梢酝ㄟ^設計開發教學檔案管理軟件，全面系統地分析教學運行狀態數據，建設數字教學檔案信息資源體系，針對不同管理部門或服務對象的需求提供服務。如，收集檔案中反映學生成長過程的信息，提供學工部門為其進行大數據分析提供便利。
2高校教學檔案管理存在的主要問題
一是管理制度陳舊。目前高校開展教學檔案管理往往沿用國家教委、國家檔案局的《高等學校教學文件材料歸檔范圍》等規范，囿于制定的年份較為久遠，難以滿足當前工作需求，其指導價值不斷弱化。如，隨著我國高等教育的快速發展，教學的內容、要求和形式發生了很大變化，目前高校推行教學網絡化管理、不斷簡化辦事流程、越來越多地使用電子文件，由此產生的紙質文檔越來越少，但若沿用傳統的工作規章，不得不將紙質文檔進行歸檔，所以需要將電子文件打印出來再歸檔；再如，傳統的管理制度不要求收集反映大學生在校期間課業情況的資料，而近年來用人單位為考察大學生的綜合素質，經常要求高校提供這部分材料，但這部分材料沒有被收集歸檔，高校往往無法提供。二是教學檔案數字化工作落后。目前高校校園信息化已經普及，很多高校配備的信息化管理軟硬件都能夠滿足高校教學檔案信息化管理的基本需要，此外電子載體的大量應用與數字傳播方式的興起也促進傳統的紙質檔案管理逐步向數字檔案管理過渡。遺憾的是，高校教學檔案數字化工作仍然相對落后，“大多數高校的教學檔案資源庫建設還處于初始階段，還沒有建立案卷級目錄系統，而建立的文件級目錄系統和全文數據系統的高校更是少之又少”[1]。究其原因，在于高校缺少既懂檔案數字化管理又熟悉教學業務流程的工作人員。筆者認為，當前加強高校教學檔案管理的關鍵在于建設一支高素質、懂業務的檔案管理隊伍，全面提升檔案數字化管理的質量。三是高校教學檔案開發利用工作亟待提升。長期以來，高校開展紙質教學檔案管理工作的手段較為落后，主要通過手工操作來完成，因此檔案利用工作只能提供查閱或出具證明，不能利用互聯網提供遠程開放式服務，無法滿足不同服務對象的個性化需求。筆者認為，只有統籌高校教學檔案管理系統與教學管理系統，實現兩者相互協調、數據完全共享，才能快速利用教學管理系統的數據，為高校進行教學改革提供更多的數據依據，同時及時分析并反饋高校教學成效的動態變化。
3加強高校教學檔案管理的策略探析
“高校需要在全面了解和認識大數據技術和時代背景的基礎上，制定出切實可行的校園檔案管理的工作準則，并加強與檔案信息化管理相關設備的引進力度，為提高教學檔案的效率奠定良好的基礎”[2]。要及時工作理念，對高校教學檔案管理進行流程再造，并創新管理機制、路徑和服務方式，提升工作效益。
3.1實現工作隊伍專業化
可以說，高校教學檔案管理工作能否順利開展，在很大程度上取決于管理人員的專業素質。當前高校教學檔案管理迫切需要一大批既懂檔案業務、又熟悉教學管理、又熟練掌握信息技術的專業人才，必須要“加強對教學檔案人才的專業知識的培養，包括網絡信息管理技術和數據挖掘技術，并輔之以先進的服務理論和實踐，全面推進數字檔案的網絡化管理與服務，從整體上提高教學檔案的管理效率”[3]。
3.2實現工作流程程序化
工作流程程序化是推進教學檔案工作系統化建設的前提。根據大數據的相關要求，應將高校教學檔案管理的復雜過程、數據資源進行有效整合和流程再造，實現工作流程程序化、管理平臺系統化。高校教學檔案管理只有建立大數據管理系統，實現不同部門之間教學信息的統一化收集、整理、分析、共享、開發與應用，才能提高信息化管理效率與服務功能。同時，在程序化建設過程中還要注意數據信息的標準化建設，只有建立教學檔案管理系列標準和規范，才能保證信息資源的統一管理和有效整合，為實現網絡化管理提供便利。
3.3實現部門間的協同化
實現部門間的協同化是推進高校教學檔案管理的主要路徑。高校教學檔案管理是一個系統的、復雜的工作，不僅涉及校內不同院系、不同職能部門，還涉及校外企事業單位、社會團體等，只有實現部門間的統一組織與協作，將與整個教學檔案管理相關的信息技術、功能與應用等進行整合與共享，盡量降低綜合應用成本，實現和滿足校內、校外不同群體的需求，才能實現教學檔案的最大價值。在大數據時代，對高校內部而言，要更加關注各檔案數據歸檔部門之間的關系，特別要與教學管理部門、各院系之間經常溝通、交流和協作，及時關注教學改革進程，確保教學檔案資料的及時性、一致性和完整性。對高校外部而言，在充分關注和利用社會的先進技術、其他高校先進管理理念和網絡管理系統的基礎上，經常保持互動與交流，主動分析企事業單位、社會團體的需求，提供高效、便捷、安全的檔案信息服務，搭建合作交流平臺。
3.4實現管理與服務工作的個性化
教學檔案信息管理不受期限時間和存放空間限制，大數據的開發與利用為實現教學檔案個性化管理與服務提供了無限可能。首先，教學檔案的個性化管理。教學檔案不再是統一的固定格式的紙質資料，可以是視頻、數字照片、電子文檔等多種形式，院系、專業可以根據自身實際情況，將有價值的、能反映教學特色的信息資料歸檔，這些特色檔案經過若干年積累，完全可以如實反映教學改革過程和所取得的成效。其次，教學檔案的個性化應用。高?？梢岳没ヂ摼W提供遠程開放式服務，根據教學環節、類型、方式、時間、成果等等進行整體查詢、統計，或分院系、專業等進行查詢、統計，也可以根據大學生個體的教育教學情況，全面展示大學生個人能力的成長變化過程、校內外指導教師評價和在校期間所取得的各種獎勵等，不僅滿足大學生、高校和社會不同群體對檔案的多樣化需求，還能根據教學評估需要提供高效、快速、全面的數據信息分析，形成各種各類檔案編研材料并及時反饋教學管理部門，增強教學檔案的針對性、實用性，不斷提高高校教學管理水平和教學質量。
注釋與參考文獻：
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作者:嚴繼瑩 方文彬 單位:浙江師范大學行知學院 浙江師范大學研究生院
第四篇:高校重點建設項目檔案管理
【摘要】高校重點建設項目是高等學府建設中重要組成部分，重點建設項目除了投資金額大，還有技術含量高、工程環節和施工量大、參建單位多、延續時間長等特點，如何行之有效地開展重點建設項目檔案管理是當前高校基建檔案管理工作開展中亟待解決的難題。全過程的建設項目檔案管理可以有效地實施前期控制、中期介入、后期把控的管理機制，確保項目檔案資料及時歸檔，能完整、原始地體現項目建設的全貌，起到憑證與參考作用。
【關鍵詞】全過程管理；高校重點建設項目；檔案管理
近年來，隨著國家經濟的不斷發展壯大，社會需求的不斷提升擴展，由政府投資的重點建設項目越來越大型化，也越來越貼近人民群眾的現實生活。學生公寓、圖書館、實驗樓、教學樓、體育館等大型建設項目是高等學府建設中的重要組成部分。2017年天津市全運會時，天津市政府就在19個高校中投資建設了比賽場館，基本每個場館的投資金額都過億元，然而這些重點建設項目除了投資金額大，還有著技術含量高、工程環節和施工量大、參建單位多、延續時間長等特點，如何行之有效地開展重點建設項目檔案管理是當前高?；n案管理工作開展中亟待解決的難題。
一、檔案在重點項目建設過程中發揮的作用
作為重大建設項目最真實客觀的記錄者，也是社會發展城市建設的歷史憑證。從某種層面講，建設項目的檔案就是一種極其重要的依據，項目在立項、可行性研究、初步設計、土地、環境影響評價、地震安全性評價、規劃許可、消防審查、施工圖設計、工程質量與安全監督及施工許可證等各階段需要獲得市政府各職能部門的批準，其中各類檔案材料是重要的支撐憑證。同時，項目檔案的質量既反映了項目建設的質量，又反映了項目管理規范、管理人員的素質，通過項目檔案的規范管理可以對項目建設實現質量控制。通過采集到的照片、數據、日志、報表等項目檔案記載了項目建設中各個程序與環節，能完整、原始地體現項目建設的全貌，在項目測評驗收中起到憑證與參考作用。
二、基于全過程管理機制進行項目檔案管理
（一）立項之初：建立健全項目檔案管理制度，實施前期控制。自項目立項開始建設以來，高校內有關部門就需要積極開展相關人員的檔案法律法規學習，通過參加專項培訓、查找資料等形式，宣傳和貫徹國家行業標準和項目建設投資主管城市有關規定，保證主管領導、項目管理人員和檔案管理人員從法律高度重視項目檔案歸檔工作。讓相關工作人員熟悉檔案歸檔規范，為認真貫徹執行檔案法律法規奠定了堅實的理論基礎。在立項批復后，即需要根據國家檔案行業標準，認真執行地方檔案局相關的法規文件，遵照檔案局對檔案工作的要求，結合項目的自身特點，由建設高校單位制定重點建設項目的《歸檔工作規范》和《歸檔范圍及保管期限》，詳細規定該項目檔案的歸檔范圍、整理規則和質量要求，使項目檔案的收集、整理、歸檔、驗收、移交等各個環節做到有章可循。同時，及時呈報地方檔案局審核備案，并依據檔案局反饋的審核備案意見進行相關內容的調整與完善，為重點建設項目的管理提供嚴密的制度保障。
（二）項目建設過程中：健全檔案工作責任體系，管理過程化。要做好建設項目檔案管理工作，離不開工作責任體系的建立與健全，要求高校黨政管理班子重視檔案管理工作，確立校黨委和行政領導、主管校長分工負責的領導體系；確立具體歸口管理的業務部門如學校檔案館或基建處檔案室，清晰明確部門檔案負責人和兼職檔案人員各司其職的檔案工作體系。一般來說，基建類檔案由學?；ㄌ庁撠煔w檔，基建處處長是檔案第一責任人，同時確定基建處兼職檔案員及檔案部門專職檔案員作為重點建設項目檔案負責人，負責組織各參建單位項目檔案的收集、立卷、整理、歸檔工作。由于人力、物力的限制，可與社會上專業的檔案整理公司簽訂檔案合同，由公司負責該項目所有檔案的收集、分類整編具體工作。在項目建設過程中，要求基建處、參建單位和公司嚴格執行檔案收集標準，將檔案工作貫穿到項目的整個過程。檔案負責人需要多次深入工程項目部和施工單位，督促、指導檔案資料的收集、立卷、整理、歸檔工作，確保項目檔案資料及時歸檔，內容全面真實，客觀反映工程實際，系統描述工程建設。過程中實行嚴格管理，堅持“三納入”“四參加”。項目檔案工作需要納入檔案館、基建處的部門工作計劃，由專人定期跟蹤檔案收集整理情況。根據跟蹤情況及發現的問題，需要定期組織項目檔案中期工作會議，及時協調溝通處理參建單位檔案收集整理的各種問題，對檔案組卷、整理和裝訂過程進行全程管理。
（三）項目建設竣工時：重視項目檔案材料的完整規范，嚴格要求成品質量。進行重點建設項目的檔案工作，本著“誰形成，誰立卷歸檔”的原則，在形成、積累、編制、歸檔、移交工作中，確保檔案文件材料的全面、真實、有效。建設高校單位在與工程招標與設計、施工、監理等單位簽訂合同時，需要對項目檔案的套數、費用、質量要求、移交時間等提出明確要求，并及時收集匯總工程前期文件材料與設計、施工、監理等單位所形成的文件，在項目竣工時按照統一的編制要求進行立卷歸檔，發現問題及時解決，從而保證檔案的完整規范。在項目檔案編制完成移交進館時，檔案館專職檔案人員按照案卷目錄逐卷對全部案卷資料進行審核查看，確保歸檔文件完整、準確、系統。按照國家及高校的相關規定進行檔案驗收，對于不符合驗收條件的文件資料提出了整改意見，要求相關單位及時整改，保證歸檔文件材料的真實、齊全、規范。
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作者:王珊 單位:天津商業大學
第五篇:新媒體對高校檔案管理影響及應對措施
【摘要】新媒體技術的出現，不僅僅沖擊了傳統媒體，還對高校檔案管理造成巨大影響。因此在新媒體技術下，研究其影響因素是增強高校檔案管理水平的重要課題。本文分析新媒體對檔案管理產生的影響，并針對其影響因素提出對策與建議。
【關鍵詞】新媒體；高校檔案管理；應對措施
隨著互聯網技術的快速發展，新媒體逐漸進入人們的視野。這種新興的傳播渠道，因自身具有極強的感染力與獨具特色途徑得到人們歡迎。在高校檔案管理中應用新媒體技術，能夠有效提高檔案管理的信息量，因此深得管理人員青睞。但是，新媒體同時也影響到檔案管理，檔案管理要結合時代所需不斷創新。因此，探究新媒體對檔案管理的影響具有現實價值。
一、新媒體對高校檔案管理的影響
所謂新媒體，就是利用新的媒體技術營造各種信息管理與傳輸途徑。雖然應用新媒體技術能夠有效提高檔案信息傳輸的速率，提高檔案管理水平，但是在這種技術中，高校檔案管理依然存在一些問題，對檔案管理效果造成影響。主要體現在如下幾個方面：
（一）對檔案的引領與教育功能造成影響。對高校的檔案管理而言，不但能幫助信息需求者短時間了解學校的學生信息與相關數據，還具有一定教育作用。由此可見，高校檔案在學校發展中具有至關重要的地位。但在新媒體環境中，對高校檔案具備的文化等功能造成影響，尤其是影響到檔案的教育功能與真實性。這種現象必定會影響師生自身的價值觀與外在表現，讓高校檔案無法發揮引領與教育功能。而且縱觀我國高校，許多高校發展時間比較長，高校在不斷發展中必定產生與積累大量信息，這些內容信息對高校發展具有重要意義，其保存價值較高。但是采用新媒體技術傳輸檔案信息，必定會造成信息紊亂。如果師生閱讀了錯誤的檔案信息，必定會影響到師生自身的思想道德。
（二）對檔案管理方式造成影響。對高校檔案管理而言，在開展檔案管理過程中要綜合分析檔案主體，有針對性制定檔案管理的合理措施。隨著新媒體的不斷深入，必定會限制高校檔案的管理方式，影響檔案全面性管理。而且大多數檔案管理并未依照社會發展趨勢，有針對性制訂優化方案，導致檔案管理處于較為落后的狀態，無法與新媒體技術無縫銜接。對管理方式的影響是高校檔案管理中重要的影響因素。因高校師生并不太了解新媒體技術，自然也就無法全面掌握檔案的相應信息，無形中對高校檔案管理效果造成影響。事實上，新媒體技術還存在時效性。在高校檔案管理中利用新媒體技術時，應該加強管理人員的思想改變，不但增加檔案管理的難度，還會給檔案管理模式各個方面造成巨大的影響。
（三）對檔案管理服務模式造成影響。因高校檔案信息涉及各方面信息，為了確保師生能夠在短時間查找到相應檔案，應該依照檔案的種類與數量建立檔案服務模式。而且在提高信息查詢速率的同時，還必須要確保查詢信息的有效性與準時性。應用新媒體技術，對高校檔案的服務模式造成嚴重影響，但是許多高校比較重視檔案信息的保管，卻忽略創建檔案服務模式。
二、降低新媒體對檔案管理影響的應對措施
從前面分析來看，雖然新媒體技術提高了檔案管理水平，同時也對檔案管理造成影響。因此為確保新媒體對檔案管理的效果，就要科學制定應對策略，提高檔案管理的質量，提高新媒體技術在檔案管理中的作用，進一步提高檔案管理水平。
（一）加強檔案管理人員了解新媒體技術。在新媒體環境下，加強高校檔案管理必須要按照高校發展所需，合理制定新媒體的檔案觀，并且全面落實新媒體檔案觀，對于提高檔案管理水平具有至關重要的作用。在培養新媒體檔案管理觀中，要全面落實檔案應該面向社會的開放目的，實現檔案信息可被社會通用的效果。此外，在高校內還要開展檔案動態反饋體制，引導高校師生了解檔案的重要性和作用，讓師生全面掌握所需檔案信息。
（二）運用信息化手段加強檔案管理。應用新媒體技術，高校的檔案管理模式同樣發生巨大的轉變。在這種環境中，如果依然采用傳統的檔案信息管理方式將無法滿足所需，因此就要構建信息化檔案管理模式，避免新媒體對檔案管理造成影響。因高校檔案涉及信息數量眾多，就要按照檔案的種類及其他各種外在因素制定傳輸檔案機構，建立一站式查詢信息平臺，從而縮短師生查詢檔案時花費的時間，還能夠實現檔案信息的全面共享。
（三）依照師生檔交流頻度制定傳輸途徑。在新媒體環境中，為加強和用戶間的互動與交流，發揮檔案的文化功能。檔案管理部門就要構建用戶體驗平臺，通過教育欄目和互動欄目發揮其特色作用（即高校的個性發展與文化特色）；而教育欄目是利用檔案信息資源重塑大學理想，培養新媒體的大學精神；在高校中設計不同文化環境，營造出高校的文化氛圍；也可通過檔案資源實行各種展覽，引領學生今后的發展方向。同時還要重視互動欄目上的反饋作用，及時掌握和了解用戶需求，掌握時代動態，提高檔案信息的利用率。在新媒體環境下，檔案管理工作不但能夠有效利用相關資源，還能夠高效開展檔案管理工作。因此就需要分析新媒體對檔案管理的影響，并提出相應應對措施，才能夠發揮新媒體對高校檔案管理的促進作用。
【參考文獻】
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作者:王雅琴 單位:晉中師范高等專科學校
第六篇:高校體育檔案管理工作思考
【摘要】新時期對高校體育檔案管理工作也提出了更高的要求，傳統的檔案管理工作方式已經不適合，而要想推動高校體育事業的發展，就必須結合新形勢要求，不斷優化體育檔案管理工作，提高檔案管理水平，促進體育檔案的高效利用。本文就新時期高校體育檔案管理工作作了相關分析。
【關鍵詞】新時期；高校體育檔案；管理
高校體育檔案是伴隨和高校體育事業發展而形成的信息載體，這些信息能夠較好地反映高校體育教學水平，加大高校體育檔案的開發利用有利于高校體育事業更上一層樓。目前來看，高校體育檔案管理存在很大的漏洞，管理方式比較傳統，體育檔案的利用效率不高。因此，要想更好地服務高校體育事業發展，就必須全面做好體育檔案管理工作。
一、新時期高校體育檔案管理存在的問題
新時期，雖然高校體育事業得到了較快的發展，但是高校體育檔案管理工作卻沒有跟上高校體育事業發展的步伐。在高校體育檔案管理中，依然采用傳統的檔案管理方式，不注重檔案有效管理，僅僅是把檔案當作資料的保存，片面化管理，從而嚴重影響到了體育檔案的開發利用。
（一）重視度不高。目前來看，高校體育事業還沒有引起足夠重視，這種不重視直接導致了體育檔案管理的不重視，只是象征性的備案、記錄高校體育教學信息。同時，在高校體育檔案管理中，管理人員沒有認識到檔案管理的重要性，將檔案管理直接等同于檔案的保存，主要重要的檔案信息不丟失、不泄露就可以，不能根據檔案信息的性質、重要程度進行有效管理，從而影響到體育檔案的開發利用。
（二）檔案管理方式落后。當前，高校體育檔案管理依然在采用傳統的方式，檔案資料以紙質為主，檔案的存儲為檔案袋，保存在檔案室，而這種傳統的形式很容易造成檔案信息的丟失、失真。如，紙質檔案，很容易丟失，而且紙質檔案的保存時期不長，到了一定的時間，紙質檔案信息極有可能會不完整，進而影響到檔案的利用。
（三）檔案管理人員綜合素質不高。高校體育檔案管理是一項綜合性的工作，對檔案管理人員有著較高的要求?，F階段，高校體育檔案管理人員業務素質和能力還有待提高，檔案管理人員在檔案管理工作中粗心大意，不能嚴格按照檔案管理要求來進行檔案整理、分類，使得高校體育檔案一片混亂，造成體育檔案利用率低。
二、新時期高校體育檔案管理策略
新時期，高校體育事業受到了高度關注，迎來了發展的機遇，在這種機遇下，高校體育檔案工作也必須做出相應的轉變。體育檔案是高校體育事業發展的依據，是高校體育事業歷史的見證，要想提高體育檔案的利用效率，就必須做好檔案管理工作。
（一）提高體育檔案管理的認識。新時期，高校體育事業發展越來越快，對高校體育檔案管理工作要求越來越高。體育檔案是高校體育事業發展的基礎，要想推動高校體育事業更好發展，就必須認識到高校檔案管理的重要性：一方面，要加大體育檔案管理方面的投入，為高校體育檔案管理提供財力、人力、物力支持。另一方面，要讓檔案管理人員認識到體育檔案管理的重要性，從而更好地開展體育檔案管理，促進體育檔案管理工作高效開展。
（二）強化檔案管理人員的管理。檔案管理人員作為高校體育檔案管理工作的執行者，只有不斷提高檔案管理人員的能力和素質，才能提升檔案管理水平，促進體育檔案的高效利用。針對檔案管理人員，要強化其專業檔案管理能力的培養，定期進行能力考核，使其能夠勝任體育檔案管理工作的需要。同時，要加強素質教育，全面提高檔案管理人員的職業素養，引導檔案管理人員認識到自身的職責所在，為高校體育檔案管理工作打造一支綜合素質過硬的檔案管理隊伍。另外，高校要落實檔案管理責任，明確檔案管理人員的職責，進而規范檔案管理人員的行為；落實有效的激勵機制，通過物質、精神等激勵手段，來調動檔案管理人員的工作積極性，促使檔案管理人員主動投入到體育檔案管理工作中去。
（三）加快檔案信息化建設。新時期，高校體育檔案管理越來越復雜，傳統的檔案管理方式已經不適合高校體育檔案管理工作的需要。信息化管理是現代社會發展的必然趨勢，對于高校體育檔案管理工作而言，實現檔案信息化管理，可以大大提高檔案管理效率，提高體育檔案的利用率。因此，高校應當認識到信息化管理的重要性，加快體育檔案信息化建設，將體育檔案管理工作全部納入信息化系統中，實現信息化操作和管理。同時，要根據高校體育事業，完善體育檔案管理系統，根據體育檔案的性質、類別、時間等進行分類管理。另外，在體育檔案信息化管理中，檔案管理人員要做好檔案信息安全管理，加大信息安全技術的應用，提高檔案信息系統的安全性，從而保證體育檔案信息安全、可靠、完整。
三、結語
綜上，新時期，高校體育檔案管理工作應上升到戰略高度，高校體育檔案與高校體育事業的發展息息相關，只有重視高校體育檔案管理工作，做好體育檔案管理，才能推動高校體育檔案工作更好發展。當前，高校體育檔案管理水平不高，體育檔案得不到有效的利用，在體育檔案管理中，要有針對性地進行管理，要采取有效的手段和方法，促進檔案管理工作順利開展，從而不斷提高檔案管理水平。
【參考文獻】
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作者:陳勇 單位:漢江師范學院
