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摘要：在信息技術迅速發展的大背景下，辦公自動化逐漸深入到了社會的各個領域。醫院檔案管理工作也逐漸向自動化管理的方向發展，呈現出信息化、自動化的趨勢。但是在醫院檔案管理中也存在文件信息泄露、檔案管理人員素質較低和檔案管理制度不完善等問題，醫院需要強化檔案信息網絡安全管理，加強檔案管理人員的技能培訓以及完善檔案信息化管理制度，不斷推進檔案管理的自動化。文章對辦公自動化環境下醫院檔案管理進行探討。
關鍵詞：辦公自動化；醫院；檔案管理
隨著信息技術的迅速發展，檔案工作也逐漸呈現出信息化、自動化的趨勢。檔案管理自動化將傳統復雜繁瑣的檔案管理流程化繁為簡，極大地提高了醫院檔案管理的效率，促進了醫院檔案管理工作的現代化發展。
1辦公自動化的概念
所謂辦公自動化，是指通過計算機網絡，利用計算機等技術設備將信息化與辦公室工作相結合，實現信息的自動傳輸、發送、接收與存儲。這樣的方式改變了傳統的工作模式，將傳統的手工歸檔的檔案管理模式轉變為計算機自動化管理的方式，極大地提高了檔案管理的工作效率，同時增強了醫院檔案的可靠性。
2辦公自動化的特點
辦公自動化是當今社會各階層需要管理和使用新技術，各部門單位通常辦公室的業務，主要是進行大量的文件處理，起草文件、通知、各種業務文本，接收外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產生文件復件等。所以采用計算機文字處理技術產生各種文檔，存儲各種文檔，采用其他先進設備，如復印件、傳真機等復制、傳遞文檔，或者利用計算機網絡技術傳遞文檔，是辦公自動化的基本特征。隨著三大核心支柱技術：網絡通信技術、計算機技術和數據庫技術的成熟，辦公自動化呈現出4個特點：（1）集成化。軟硬件及網絡產品的形成，人與系統的集成，單一辦公系統同社會公眾信息系統的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統。（2）智能化。面向日常事務處理，輔助完成智能型勞動，如漢字識別，對公文內容的理解和深層次處理，輔助決策及處理意外等。（3）多媒體化。包括對數字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。（4）運用電子數據交換（ElectronicDataInterchange，EDI）。通過數據通信網，在計算機間進行交換和自動化處理。這個層次包括信息管理型辦公自動化（OfficeAutomation，OA）系統和決策型OA系統。在新時代的檔案管理工作中，辦公自動化將計算機技術、網絡技術等技術融入檔案工作，促進了檔案管理信息化、現代化進程。當前我國檔案部門已經開始普遍運用計算機、網絡技術管理和利用檔案，利用多媒體計算機對文字、照片、聲像以及各種載體的檔案進行現代化管理，特別是面對日益倍增的檔案數量，檔案部門必須具有先進的現代化管理和服務手段，為檔案的存儲、保管和檔案信息資源的開發利用提供良好條件。新時代，各級國家綜合檔案館和基層檔案室正在利用計算機網絡技術把檔案進行數字化，在數字化過程中，要加強對數字化工作的投入，保證數字化軟硬件設施使用。同時要加大投入，加快推進數字化進程，早日實現檔案工作信息化、現代化。
3醫院辦公自動化檔案管理中存在的問題
3.1保密性文件存在安全隱患
在日益發達的互聯網技術的影響下，對于信息的保密工作是任何一個行業都需要著力解決的問題。醫院檔案管理也需要格外注重文件的保密工作，電子文件缺乏具體的形式，并沒有簽名、字跡和指紋等獨特記號。正因如此，電子文件更容易受到人為因素的影響，容易被篡改，缺乏足夠的保密性。醫院檔案管理不僅涉及醫院的醫療技術信息、醫院科研信息等，而且涉及病人病歷等私人敏感信息。任何一方面的信息泄露都會造成惡劣的影響，特別是病人電子病歷中包含的文字、圖片和檢驗數據等信息，這些信息的泄露會對病人的隱私和醫療安全產生負面影響。
3.2檔案管理人員素質有待提高
傳統的醫院檔案管理過程中主要依靠人力歸檔的方式來管理和利用檔案，而這些檔案管理人員大多為兼職人員或是非專業人員。他們的學歷較低，知識面較為狹窄，缺乏檔案管理的專業知識，特別是對檔案管理信息化、現代化知識缺乏掌握，這就使得醫院檔案管理工作不盡如人意。檔案管理工作也是專業性較強的工作，不同的檔案在管理的過程中需要用到不同的管理方式、管理技術。非專業人上并不具備這些專業的知識和技能。檔案管理的自動化并不意味著只需要管理人員掌握基本的計算機操作技術，還需要掌握檔案管理的理論知識，這是當前檔案管理人員所欠缺的。
3.3檔案信息化管理制度不完善
當前醫院檔案管理工作的信息化管理程度并不高，僅僅處于初級階段。一方面是醫院并沒有改變傳統的檔案管理理念，沒有給予檔案管理自動化建設足夠的重視。因此，醫院檔案在管理過程中沒有建立健全的檔案信息化管理制度，有的甚至沒有基本的制度框架。另一方面，醫院在信息化辦公方面投入不足。硬件高施是進行自動化辦公的物質基礎，部分醫院還缺乏充足的硬件設備。此外，醫院在辦公軟件的投入也相對欠缺，特別是對檔案管理的軟件使用更少，有的醫院即便是使用了檔案管理的軟件，但是部分軟件產品的質量不高，影響了檔案管理信息化、現代化的整體水平。
4辦公自動化環境下做好醫院檔案管理的對策
4.1強化檔案信息網絡安全管理
網絡系統主要包括硬件、軟件以及存儲的數據材料等方面，其具有安全、可靠和高效的特點。但是醫院檔案中的信息也存在泄露的風險，因此，我們需要對網絡系統中的各個環節進行保護，從而達到信息的安全，保證信息的不被盜取、篡改和破壞。這就要求醫院在檔案管理辦公自動化的過程中對網絡系統中的各個環節進行有效的保護。完善辦公自動化平臺，對醫院的內部網絡進行強化建設，同時制定嚴格的操作流程，保證檔案管理人員能夠依照規章流程辦事，通過以上方式保證信息的安全。
4.2強化檔案管理人員的建設
在醫院檔案管理自動化的發展過程中，重中之重在于培養一批高素質的管理人才。針對當前醫院檔案管理人才素質較低的現狀，醫院需要強化檔案管理人才的培養。一方面，在醫院檔案管理人員的選取上需要注重專業性，讓專業的人才進入醫療檔案管理工作中，推進醫院檔案管理的現代化發展。另一方面，醫院還需要進一步強化檔案管理人員的培訓。隨著醫療技術的發展，醫院檔案的形式更加多樣、更加復雜，檔案門類也越來越多，已經有單一的文書檔案發展成為文書檔案加科技檔案、基建檔案、會計檔案、聲像檔案、病歷檔案等多門類檔案的管理。這就要求醫院強化檔案管理人員的培訓，讓檔案管理人員的知識得到不斷更新，素質不斷提高，以適應新時期檔案工作的需求。
4.3完善檔案信息化管理制度
為進一步推動醫院檔案管理的自動化，醫院需要完善檔案信息化、現代化管理制度，建立規范化、標準化的檔案管理制度。為確保醫院檔案管理實現信息化、現代化，醫院需要科學地制定檔案管理信息化、現代化標準和制度，制定出一整套系統的、統一的、科學的管理標準和制度。如電子文件歸檔管理制度、數字檔案查詢利用制度、數字化機房管理制度、設備管理制度、數字信息安全管理制度、數字檔案鑒定銷毀制度、數字檔案管理人員管理制度、數字資源管理制度、突發事件管理制度、檔案數字化工作制度、數字檔案異地備份制度等。在基礎工作上，醫院檔案管理包括收集、整理、歸檔、鑒定、保管、統計和利用等主要流程，要對這些基礎工作也要制定一整套管理制度，通過這些制度管理和利用好實體檔案對醫院歸檔材料的手續、表述等方面進行嚴格把關，科學地管理醫院檔案。此外，醫院還需對文件的處理進行統一的規定，形成統一的格式規范。只有建立起規范化、標準化的檔案管理制度，才能保證實現新時代檔案管理工作信息化、現代化。總之，醫院檔案管理工作是一項系統性工作，需要高度重視，強化醫院檔案信息網絡安全管理，加強檔案管理人員的技能培訓，完善檔案信息化管理制度，不斷提高醫院檔案管理辦公自動化、信息化、現代化工作水平，才能更好地為醫院發展服務。
作者:陳慶菊 單位:新泰市檔案局
第二篇:醫院檔案管理問題與對策
摘要：受到新醫改的影響，醫院對于檔案管理工作越來越重視。檔案是醫院基礎信息的重要組成部分，在醫院管理中占據著十分重要的地位，醫院想要不斷的順應社會的發展，就需要采取有效的方法，加強對檔案的管理。本文將探析醫院檔案管理工作中存在的問題及對策，以期為醫院未來的發展提供建設性意見。
關鍵詞：檔案管理；醫院；存在問題
前言
檔案是企業單位發展的經驗積累，檔案管理能夠體現出醫院的管理水平以及工作質量，由此可見檔案管理在現代醫院管理中的重要性。對此，醫院應當采取有效的方法，健全檔案管理制度，并提高管理人員的綜合素質水平，為我國醫療衛生事業未來的發展奠定有力基礎。
1醫院加強檔案管理的重要意義
1.1醫院發展歷程的記錄
檔案管理是一項漫長的過程，是對醫院歷年發展情況的真實記錄，醫院的檔案管理涉及到設備、技術、人事、醫療等各方面的內容，這也使得醫院管理者與醫護人員可以了解到醫院近年來的發展情況，總結出自身存在的弊端，并通過整理規劃，最終指明醫院未來的發展方向。
1.2不斷的提高醫院的醫療質量
病例也是檔案管理中的重要部分，它收錄了各種疑難雜癥以及病患信息，是醫院開展科研項目的重要材料，更是評價醫院總體醫療水平的重要指標。隨著信息化技術在醫療衛生領域的廣泛應用，病例的開具與保存更加的便利，病人也可以隨時隨地的了解到自己的身體狀況，這就使得病例檔案晉升為保障醫患合法權益的重要憑證，因此，醫院想要不斷的提升自身的檔案管理水平，就應當加大對病例的重視力度，進而不斷的提升自身的總體醫療質量。
1.3利于醫院建設工作的進一步開展
隨著國民生活水平的不斷提高，對于身體健康的重視程度也越來越高，醫院想要不斷的順應時展潮流，就需要將檔案管理工作提到醫院日常管理日程上來，充分的了解醫院的日常運作情況。檔案中包含醫院人事系統的運作情況，通過對檔案進行合理的分析與利用，能夠幫助醫院建立起人事信息系統，實現對人力資源的科學管理。醫院屬于公共基礎設施，其內部的人員情況較為復雜，人事檔案的管理可以為醫院人力資源的管理提供有力依據，使人力資源得到合理的分配，從而進一步促進醫院管理工作的健康發展[1]。
1.4利于醫院人才選拔
人力資源是現代企業的核心競爭力，醫院想好獲得更好的發展，就需要招納更多的賢人志士，為醫院輸送新的血液，提高醫護人員的總體水平。檔案在醫院與人才之間構建起溝通的橋梁，醫院通過檔案能夠了解到應聘者的實力水平以及薪資期望等，使人才選拔的內容不斷簡化。在此基礎上對人才進行適當的培訓，進而不斷的提高醫護人員的綜合素質水平，從而達到現代醫院的建設要求，促進我國醫院管理工作的正常開展。
2現代醫院檔案管理中存在的問題分析
2.1管理制度不夠完善
目前，我國大部分醫院對于檔案管理工作都不予重視，致使在實際檔案管理環節頻繁的出現問題。醫院并沒有建立起系統的檔案管理制度，檔案資料都被分散至各個科室中，并沒有實現集中管理，且現代檔案大都以電子數據的形式存在，在傳輸過程中很容易出現丟失或損壞等現象，影響到信息的傳遞，對醫院的正常運作也帶來了很大的影響。
2.2檔案管理內容模糊
醫院中包含心腦血管、腎臟、呼吸道等大量科室，不同科室負責人體特定身體部位的疾病診斷與質量工作，因此所產生的檔案也存在巨大的差異，但一些醫院并不重視對檔案的科學分類，將所有的檔案都融合到一起，為醫護人員的查找與利用帶來極大的不便。
2.3對檔案管理不予重視
大部分醫護人員認為檔案資料中記載的都是醫院過去的情況，與現在的管理工作沒有關系，因此也不注重對檔案的收集與保存。一些醫院將全部重心放在經營上，將檔案交由一些無關緊要的部門進行管理，最終也使得醫院的檔案陳舊、使用效率低下等，對于醫院未來的發展帶來了十分不利的影響。
2.4管理人員的素質不高
目前，我國大部分醫院都沒有設置獨立的檔案管理部門，有關的管理工作由其他部門的人兼職，管理內容也相對簡單，這就使得檔案管理長期不受到醫護人員的重視，檔案丟失與損壞的現象嚴重，醫院也并沒有對此整理出相應的懲罰措施，最終導致檔案管理始終無法跟上醫院的發展步伐[2]。
3加強對醫院檔案管理的重要對策
3.1強化檔案資源利用效率
檔案管理是一項系統的過程，醫院的管理人員應當從材料收集、材料整理以及檔案保管等多個角度出發，構建起系統的檔案管理體系，完善檔案管理人員的服務內容。管理人員應當始終站在醫院發展的大方向上去看待問題，綜合不同年代的醫院管理制度，制定新的檔案服務計劃，改善傳統的檔案服務觀念，并不斷的拓寬服務領域，使醫院檔案管理工作能夠積極成長成長，并為醫院的人才管理、干部聘用、工資福利等方面的工作提供全面信息數據。
3.2建立起網絡檔案管理系統
在信息化時代背景下，醫院應當將互聯網技術滲透到檔案管理工作當中，構建健全的網絡檔案管理系統，并在其中設置大量的模塊，實現對檔案的分類管理。注重對網絡分析軟件等的綜合利用，實現對檔案數據的分析與整理，使互聯網能夠得到充分的開發與利用。通過利用信息化技術，使檔案能夠得到集中管理，從而簡化檔案管理步驟。與此同時，醫護人員利用社交軟件進行數據資料的傳遞與共享，也有效的提升了檔案的使用效率。傳統的檔案管理需要占取大量的空間，且對于空間的環境要求高，檔案查閱與傳遞需要通過人工方式進行，受到交通因素的影響，檔案無法準時的送至需要者的手中，這也在一定程度上影響到了醫院的正常運作。醫院利用信息化檔案檔案管理的方法，可以節約大量的空間，檔案以數據的形式被存至計算機中，不會受到氣候等外界因素的影響，極大的提升了檔案管理質量。醫院不必擔心檔案室的防水防火問題，只需要在計算機中安裝防火墻即可，提升了檔案存儲的安全性[3]。
3.3提升檔案管理人員素質
負責檔案管理的人員需要具備一定的專業素養，對此，醫院應當加強對檔案管理人員的培訓，建立起獨立的考核與獎懲機制，使管理人員能夠擁有更強的責任感。工作人員與應當加強對自身技能的訓練，利用現代化先進的科學技術進行檔案管理，積極的借鑒先進單位的管理經驗，不斷的提升檔案管理質量。與此同時，醫院也應當加強對《檔案法》的宣傳，做好法制建設工作，使工作人員能夠樹立起依法管檔的意識，確保檔案內容的真實性與嚴肅性。
4結語
綜上所述，檔案管理對于醫院的發展具有十分重要的作用，對此，醫院領導應當加大對檔案管理的重視力度，緊跟時展步伐，利用現代科學技術手段，構建創新的檔案管理制度，并不斷強化管理手段，使醫院檔案管理工作能夠向著更好的方向發展。
參考文獻
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作者:張楠 許志穎 單位:山東省濱州市人民醫院
第三篇:醫院檔案管理信息化建設創新策略
【摘要】隨著社會的快速發展，我國當前已經進入信息化時代，做好檔案工作是擺在各個單位面前的主要任務，醫院檔案工作也不例外，醫院檔案記錄著醫院管理活動與醫療機構建設情況，提高醫院檔案管理水平、促進醫院檔案工作信息化發展是醫院義不容辭的職責。本文首先指出了醫院檔案開展信息化建設的意義，接著指出了醫院檔案管理工作中存在的不足之處，最后提出了針對性解決策略，希望有利于醫院檔案工作的信息化發展。
【關鍵詞】新形勢；醫院檔案管理；信息化建設；創新策略
隨著我國網絡技術與信息技術的快速發展，對醫院檔案管理工作提出了更高的要求，實現檔案工作的信息化發展不但與時展相適應，而且可以提高檔案管理工作水平。但當前醫院檔案管理工作中嚴重缺少高素質人才、不具備完善的管理制度，因此制約著其檔案管理工作的順利發展，本文主要研究了醫院檔案管理信息化發展的創新策略。
一、醫院檔案管理信息化建設的意義
醫院每天都會出現大量的醫療信息，研究這些信息有利于醫院的長期發展。因此建立信息化管理系統、實現檔案信息及時傳播，可以使檔案信息發揮最大的作用，為醫院健康發展提供高質量服務。實現檔案管理信息化可以幫助醫院獲得完善的數據，推動醫院臨床科室新療法的研究。最近幾年，我國醫療事業得到了快速發展，但醫院不能妥善處理與病人的關系，創建醫院信息化檔案管理體系，可以有效提高醫院服務水平，實現與病人的和諧相處，樹立良好的醫院形象。實現醫院檔案管理信息化發展離不開網絡技術的應用，可以在完整保存檔案信息的基礎上為醫院決策提供有效數據，推動醫院的健康發展。
二、醫院檔案管理信息化建設中存在的不足
（一）醫院基礎設施不完善。當前，大多數醫院一味重視引進先進的醫療設備與先進技術，而沒有認識到檔案管理工作的重要性，沒有建立與時展相適應的局域網，信息共享只能成為一句空話，導致醫院運行效率不高。當前不利于醫院檔案管理工作信息化發展的主要原因是沒有引起醫院領導的重視，因此在基礎設施建設方面投入不足，不具備開展信息化建設的軟件與硬件，從而阻礙了醫院檔案管理工作的信息化發展。
（二）醫院不具備完善的管理制度。當前醫院檔案管理信息化建設不具備完善的管理制度，工作人員在管理工作中不能履行自身職責，不具備完善的管理部門。在時代的快速發展中，要保證病人資料的完整性，但醫院在開展檔案信息化建設過程中，不具備病人病例的統一管理標準與詳細說明，導致醫院檔案管理信息化建設制度不完善。
（三）醫院不具備高素質信息化人才。在醫院檔案管理工作中，檔案管理人員不具備較高的專業技能與專業知識，而且大多年齡偏大，本身不懂得信息技術的操作，沒有接受過系統的檔案管理培訓，檔案管理工作存在較大的盲目性，從而制約著醫院檔案管理工作的信息化發展。
三、促進醫院檔案管理信息化建設的策略
（一）積極引進高標準基礎設施。在當前醫院檔案管理工作中，主要應用紙質資料與照片等保存模式，但由于自然因素的影響，不能保證通風與合理的溫度濕度，因此不利于檔案資料的保存。再有，上述檔案資料保存形式以實物為主，不可避免的會發生資料丟失現象，為檔案管理工作帶來了更多的困難。進入新的歷史時期以來，要求醫院盡快配備完善的信息化檔案管理設備，建設完善的檔案信息數據庫，才能在保證檔案信息完整的前提下減少紙質檔案材料的保存。醫院還需及時引進多媒體、數據庫軟件、信息查詢系統等基礎設施。
（二）建立完善的檔案管理制度。醫院在開展檔案管理信息化建設的過程中，要求及時轉變管理觀念，建立完善的檔案管理制度，激發檔案管理工作人員的工作熱情，才能有效提高檔案管理水平。再有，在建設檔案管理制度過程中，還需認真研究當前醫院實際情況，建立合理的檔案信息化管理激勵制度，才能深入發掘檔案信息價值，更好地為病人提供各種服務。
（三）提高檔案管理工作人員的專業素質。大多醫院不重視檔案管理工作，不能嚴格要求檔案管理工作人員，甚至有的醫院不具備檔案管理專業人員。進入新的歷史時期以來，為了推動醫院檔案管理信息化建設的順利開展，要求針對現有管理工作開展信息化培訓，切實提高其專業技能與專業知識，將檔案管理工作內容、管理意義、信息化操作等作為主要培訓內容，從而引起廣大檔案管理工作人員思想上的重視。
四、創新醫院檔案管理信息化建設的思考
（一）各個部門協調配合。當前醫院在檔案信息管理過程中，檔案信息與其他信息不能結合在一起，分別設置著檔案室與信息科二個部門。要求二級以上醫院必須設置信息科，從事統計醫院病歷與計算機管理的主要職責。同時二級以上醫院必須設置檔案室，負責統計、監督各個科室檔案管理工作。信息科與檔案室在開展工作過程中各負其責，存在著大量重復性勞動，不利于激發工作人員的勞動熱情，浪費了大量的運行成本，阻礙著醫院檔案管理工作信息化建設的順利進行。醫院每天都會產生大量檔案信息，要求檔案管理部門及時完成收集、整理、加工等工作，只有各個部門協調配合，才能使檔案信息為檔案發展作出更大的貢獻。
（二）檔案管理工作實現綜合發展。在醫院管理與運行過程中，要求及時收集、加工與整理各種檔案信息，在醫院檔案管理工作中必須盡快完成信息化建設，才能進一步減少人力、物力、財力的投入，才能深入發掘各種檔案信息的價值。所以醫院檔案管理信息化建設要建立完善的管理標準。醫院檔案管理信息化建設還需實現規范化發展，積極開發檔案信息數據庫，才能為實現信息共享奠定堅實的基礎。因此提高檔案管理工作人員的專業技能與專業知識具有非常重要的作用，不斷拓寬檔案管理人員的視野，才能保證醫院檔案管理工作擁有高素質人才。
（三）深入發掘檔案價值。深入發掘醫院檔案信息的價值是開展檔案管理工作的主要職責，要想提高醫院臨床工作水平離不開檔案信息化建設。醫院檔案管理信息化建設要與我國信息化技術發展相適應，要及時轉變檔案管理觀念，要進一步明確檔案管理工作是服務于臨床工作的，因此在檔案管理信息化建設中也需結合臨床需求開展，其主要有下面這些表現：第一，醫院在開展檔案管理信息化建設過程中，要深入研究醫護人員的工作需求，要保證檔案管理工作與臨床實際工作相結合。第二，切實推進衛生行政部門的改革，利用最短時間建立管理電子病歷體系，促使衛生信息系統的不斷完善。第三，在深入發掘醫院檔案信息過程中，醫院還需不斷提高信息化建設水平，為醫院節約大量的運行成本。筆者認為建立高標準的電子閱覽室具有非常重要的作用，及時引進先進的檔案管理信息化建設基礎設施，才能保證檔案管理信息化建設的順利進行。第四，醫院管理部門要及時收集檔案管理人員的反饋信息，有利于及時發現檔案信息化建設中存在的不足，及時采取有效措施予以應對，從而使檔案信息更好地為醫院發展服務。
五、結束語
總之，隨著我國網絡技術與信息技術的快速發展，對醫院檔案管理工作提出了更高的要求，實現檔案管理信息化建設才能順應時展，才能推動醫院檔案管理工作的順利進行。但醫院檔案管理工作信息化建設中依然存在著一定的不足，如不具備信息化建設基礎設施、管理制度不完善等，針對上述問題及時采取有效措施，積極購置高標準信息化建設基礎設備、建立完善的檔案管理制度，才能使醫院檔案管理工作在醫院發展中發揮最大的作用，才能創新醫院檔案管理模式，從而推動醫院檔案管理信息化建設的健康發展。
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作者:趙洪來 單位:寧津縣疾病預防控制中心
第四篇:醫院音影像檔案管理系統研究
【摘要】在醫院眾多檔案類型中，音像、影像檔案是極為重要的一種，加強優化其管理流程并積極融入信息化技術，有利于提高該類檔案的管理效率，還能實現音像、影像檔案使用、儲存的信息化，大大提高醫院相關人員工作的效率。本文分析了該類檔案的流程優化和信息化管理，以期為相關人員提供參考。
【關鍵詞】醫院；音像、影像檔案；管理流程；信息化
隨著醫院收治患者數量的不斷增多，醫院各類檔案的管理難度也急劇上升，特別是音像、影像檔案的管理，繼續加強優化設計，并積極借助信息化技術提升管理效率。傳統的管理模式難以將醫院各部門的關鍵數據進行準確分類、儲存，而其他部門在需要的時候也無法在電腦上獲得數據信息，導致檔案的使用效率大大降低。通過融入信息技術不斷優化其管理流程，能夠有效彌補傳統管理中的不足，提高音像、影像檔案資源的利用率。
一、基于系統科學方法下音像、影像檔案的管理分析
（一）分析音像、影像檔案管理的現狀。1.管理者專業素養不足：通常情況下，醫院的音像、影像檔案通常是由辦公室的主任或者科員等兼任管理人員，這些人員在醫學方面的專業性不用多說，但是在管理檔案這個方面并沒有接受過專業培訓和系統學習，導致管理效率不高。其中，部分沒有太多價值的普通檔案也被當作重要文件進行歸檔處理，而不同期間的管理者對音像、影像檔案的分類、整理等均存在巨大差別，導致檔案管理無法形成統一。2.管理效率受到制約：在醫院中存在這樣的現象，很少對音像、影像檔案配備專職的管理人員，即便分配了人員管理，也常常因為流動性大或者身兼多職等因素影響了管理效率。另外，傳統的紙質檔案加大了管理人員的工作量，從而對歸檔效率造成制約。3.檔案的利用率非常低：醫院雖然已經在病歷、辦公等管理中積極融入了信息技術，但是在音像、影像檔案的管理方面并沒有實現信息化、數字化管理，導致檔案的查找不便且耗時，從而影響其利用率。
（二）設計管理流程。1.設置歸檔流程的執行角色：在信息化檔案管理系統當中，將醫院的檔案部門設置為執行歸檔流程的角色。2.設計核心業務：在音像、影像檔案的管理中，歸檔處理是其中的核心業務。所以，根據信息化管理的要求應將其流程設計如下：（1）管理人員收到文件以后將其轉換為電子傳閱單、歸檔索引單，然后再開展信息化的文檔處理。（2）將數字化的音像、影像檔案提交給上級部門領導進行批示。（3）經過領導授權后，相關人員方能對音像、影像檔案進行查閱處理，然后再處理提交。（4）檔案管理部門的負責人員要借助信息技術不斷對檔案的索引條目進行完善，對作廢的文檔進行標識，對有效文檔進行備份與歸檔處理等。3.設置檔案管理部門的業務流程：要想提升核心業務的流程得到高效運行，管理者還需對檔案管理部門的職責、職能進行界定，并對歸檔的文件合理性、規范性等進行檢查，確定準確無誤后才能歸檔，確保音像、影像檔案的真實性、完整性。
（三）優化管理流程。1.管理者與醫院領導均需加強優化的意識，首先提升醫院高層領導及音像、影像檔案管理者的優化意識，然后雙方共同參與到檔案管理流程的優化當中，明確管理部門工作人員的職責范圍。同時管理者還需要借助優化管理流程對相關人員的工作情況進行直接監督，其中包括檔案的入庫、查詢、利用以及原文電子化處理等，從而提升醫院音像、影像檔案管理效率及其服務質量，使醫院檔案管理工作水平得到整體提升。2.整個管理部分的所有工作人員均需要一同參與到優化檔案的工作中，在每一個優化流程的環節中，明確各工作人員的職責與目標，并且將責任落實到個人，從而使得整個部門的人員都能形成認真、負責的意識，使得檔案資源在醫院各部門間傳閱時能夠得到更好地管理與控制。3.音像、影像檔案的管理者要及時對其他工作人員加強指導，作為優化管理流程的主要決策者與執行者，首先就要加強相關人員的專業性，幫助每一名工作人員了解、掌握優化管理流程的意義與目的，明白其中的操作方法。另外，在實際操作中一旦初選任何問題，管理者要及時進行協調、解決，并且對優化工作中可能出現的問題進行提前預估，便于及時采取有效措施進行解決，這樣一來，不僅加快可優化工作速度，而且還能清楚檔案歸檔的進度，大大降低了音像、影像檔案的管理難度。
二、基于系統科學方法下音像、影像檔案的管理對策
（一）數據信息化。醫院的音像、影像檔案管理往往涉及大量繁雜的數據，經過信息技術能夠使得傳統管理性質轉換為數字化管理的形式，本質就是把有形介質變更為無形數據信息，降低管理部門人力、物力、財力等資源，同時又能避免人工管理造成的錯誤，還提高了管理便捷性，即便是年代久遠的音像、影像檔案，也能夠在信息管理系統中得到永久的保存。
（二）檔案安全的信息化。音像、影像檔案的管理具備了原始性這一特點，要求管理過程中不得隨意更改其中的信息內容，使其能與最初保持一致，因此，在開展信息化管理的過程中，強化其安全信息化十分必要。在實際管理中，工作人員可以對管理系統設置權限，并且設置使用口令或者密碼等，確保檔案的安全性。另外，還可以通過信息技術來設置防火墻，或者通過身份認證、加強密鑰等管理措施提高其安全性，避免醫院的音像、影像檔案系統遭受病毒侵襲或者黑客入侵；與此同時，管理人員也要強化自身的安全意識，盡可能通過多種途徑保障音像、影像檔案的安全管理。
（三）人才及職務的信息化。人才信息化指的是檔案管理工作人員務必學習更多先進的網絡信息技術，具備極強的計算機處理能力，提高相關內容的操作技能等，使得整個音像、影像檔案的管理更加規范、標準。而職務信息化則主要指的是管理人員管理檔案的過程中，將其職位信息化。在以往音像、影像檔案的傳統管理中，管理程序皆由人工操作所設計，這樣一來難免會出現數據登記錯誤的問題，所以常常出現用戶查詢時無法獲得真實有效的信息，大幅度提高檔案數據完整性、準確性以及有效性。
三、結束語
總而言之，隨著醫院的進一步發展，其音像、影像檔案的管理工作也越來越繁雜，傳統的管理模式耗時、耗力，而且還難以保障檔案內容的安全性與準確性。信息技術不斷優化其管理流程后，能夠實現管理流程的簡化，并且通過一系列的信息化措施，全面提升音像、影像檔案的管理效率。
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作者:劉磊 單位:清遠市婦幼保健院
