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摘要：存貨雖然在行政事業單位中資金占比不大，但是相比固定資產來說其周轉速度快，長期管理不善會對財政資金造成嚴重浪費。筆者認為加強行政事業單位存貨管理，是提升單位管理水平和服務質量的重要內容，通過增強管理意識、完善會計核算、建立內部控制制度、提高技術手段、實行績效管理等方式，加強存貨資產管理，對合理配置公共資源、規范政府采購、預防廉政風險意義重大。
關鍵詞：行政事業單位；存貨；內部控制；管理
一、加強行政事業單位存貨管理的意義
行政事業單位資產是單位履行職能、保障運轉和提供公共服務的物質基礎，加強資產管理對提升財政管理效能至關重要。行政事業單位存貨占用了一定比例的財政資金，是其資產中不可或缺的一部分，存貨管理水平直接關系到單位的資金占用和資產配置。2015年《財政部關于進一步規范和加強行政事業單位國有資產管理的指導意見》（財資〔2015〕90號）對資產管理提出了明確要求，2017年新政府會計制度通過會計科目的細化，將存貨資產進一步分類，核算更加精細化，更加體現了財資〔2015〕90號文件所提出的“資產管理與財務管理、實物管理與價值管理相結合”原則。加強行政事業單位存貨資產管理，可以有效控制資產的購置量，資產管理部門通過加強存貨資產管理優化各單位資產配置，充分利用現有資產，避免資源浪費，有效管控資金。財政部門通過存貨管理使用情況合理安排預算，避免隨意支出購置經費，造成資金浪費。
二、行政事業單位存貨管理存在的問題
1.存貨管理意識淡薄
貨幣資產可以帶來最直接的效益，實物資產發揮的效益卻是隱性的，所以一直以來行政事業單位都存在重視資金管理、忽視實物管理的情況。部分基層單位對小額資產的使用管理更為忽視，認為存貨所占份額較小，對單位運轉和服務沒有重大影響，沒有按照會計核算要求記賬，認為只要購入時做一筆登記就可以，也沒有將存貨資產使用情況列入資產管理范疇。實際上，存貨使用期短、購入數量多、采購頻次高，長期來看，所占用的資金絕不是小數目。管理觀念的滯后嚴重影響管理制度建設，不僅造成采購隨意性大，存貨儲備與單位需求不匹配，造成資產積壓、資金嚴重浪費。單位領導的忽視，還降低了資產管理人員的積極性，對提升存貨資產使用效益缺乏動力，直接導致存貨管理規范化建設一直難以推進。
2.存貨內部控制管理制度欠缺
內部控制是加強行政事業單位實現資產有效管理的重要手段，但是從每年報送的內部控制報告質量來看，許多單位仍然沒有重視，資產管理的相關內控管理內容都是空白或臨時拼湊的，內部控制報告系統最終質量評價等級為“差”的占大多數，實際的內控制度并沒有建立施行。監管部門沒有實現內部控制全覆蓋，相關管理制度偏向資金和大額固定資產，主管部門在日常監管中忽略存貨資產核查，審計部門主要針對賬務進行審計，財政部門監管面有限。存貨使用單位沒有將存貨管理作為內控制度建設的重點，管理層存貨管理意識不強，資產管理人員以簡化管理程序來減少工作量，財務人員因職責分工和制度缺失等問題，也無法轉變管理局面。在整體內部控制執行力度與監督機制欠缺的狀況下，存貨管理質量難以得到有效保障，具體執行環節缺乏必要依據和統一指導，各單位操作方式各不相同，統計數據口徑不一，準確度不高，存貨信息難以核實，導致管理部門監管難度加大。
3.未按規定開展會計核算
按照新政府會計制度規定，存貨資產要按照要求分類設置科目，同時開展財務會計核算和預算會計核算。在行政事業單位中，經驗主義較為明顯，新政府會計制度改革仍沒有全面施行。一些財務人員也只重視經費核算，忽視實物管理和監督，在賬務處理中不設置存貨相關會計科目，僅在經費支出時做一筆支出記錄，缺少存貨物資會計核算和財務分析。單位存貨管理的會計監督薄弱，一方面是會計信資產管理ZICHANGUANLI息失真，財務人員不設置存貨相關科目，會計賬務及報表均不能準確、完整地反映本單位的資產狀況，導致會計核算不全，嚴重影響會計信息質量，導致外部監督缺乏會計信息來源，財政部門預算安排難以衡量。另一方面是財務管理流程缺失，不設科目會導致存貨收發、結存、盤盈、盤虧等核算過程缺失，無法進行賬實核對，存貨成為賬外資產，難以調配，導致直接以報列支、濫用財政資金、盲目采購、以采購掩蓋其他支出用途、違規處置存貨、非法私分或出售存貨等問題，容易滋生腐敗。
4.不按要求設置存貨管理崗位
按照資產管理實際需求和不相容崗位相分離的原則，行政事業單位應該設置專門的存貨資產管理人員，且會計人員不得兼任存貨管理崗位。但是從目前實際情況來看，部分單位存在缺乏專人專崗位的問題，多由固定資產管理人員兼職負責存貨管理，職責分工不明確，流程控制弱化。由于存貨資產不計入固定資產管理系統，管理人員不對存貨資產進行分類登記造冊、不入賬、沒有定期盤點、缺乏領用記錄等，對倉庫里的存量底數不清晰，存貨存放不規范，導致損壞率居高、調配難度大、使用效益低。存貨采購、記賬、管理、使用等環節由單位不同部門負責，如果沒有專人管理，物資采購無法與單位實際需求結合，容易出現部分物資購置超量、長期閑置，造成資源浪費，而部分物資又存量不足，使用時才發現缺貨，采購預算難以控制；財務部門難以與實物管理部門對接，會計核算確認難度大，阻礙賬實核對、會計監督，容易造成資金流失；存貨使用隨意性大，不缺存貨時人人皆可隨意使用，存貨缺乏時相關部門無處調用，影響單位工作正常運轉。
三、加強行政事業單位存貨管理的措施
1.強化存貨資產管理意識，建立健全監督管理機制
存貨管理工作要想井然有序地進行，最重要的是增強管理人員意識，堅持“分類管理、同步推進”的原則，將存貨資產管理提升到與固定資產管理同樣重要的位置，強化存貨管理薄弱環節的工作部署。國有資產主管部門要加強培訓，將管理不善的典型案例作為警示教育題材，找出各單位存在的風險隱患，提升管理人員對存貨管理重要性的認識。行政事業單位資產管理是監督部門、主管部門、資產使用部門共同執行的，存貨作為流動性較強的資產，管理難度較大，必須建立健全監督管理機制，明確各級管理機構監管職責，形成分工明確且互相銜接的管理體系。國有資產主管部門要發揮主導作用，從制度層面出發，根據中央文件要求，研究制定適用于本地區的存貨管理制度，相關實施細則要具有針對性、可操作性，督促存貨資產管理制度有效執行，對業務開展和流程操作加強指導，確保工作落實統一、存貨管理規范；要加強與財政部門的溝通協調，通過控制預算資金，迫使各單位在存貨管理上主動作為，積極探索完善管理方式；要制定存貨監管獎懲管理辦法，嚴格落實監督管理職責，加強審計、紀委、人大等監督機構或部門的監管力度，形成自上而下的管理模式，提高存貨使用部門的管理質量和使用效益。
2.設立會計核算科目，完善財務監督職能
行政事業單位存貨資產占用財政資金數額不小，存貨管理要樹立財務管理理念，充分利用財務監管職能，按新政府會計制度規定，統一設立明細科目，同時開展預算會計和財務會計核算，由專業會計對存貨相關資金收支和存貨資產的購置、領用、盤點、處置等全過程進行核算，保證有賬可查、有跡可循，要定期開展資產核查，對發現的盤盈、盤虧、報廢損毀存貨要及時申請處理，保證賬實相符，在會計報表中要完整、準確反映存貨資產價值。開展會計核算前，要根據不同存貨性質特點，確定存貨的成本計價法，統一核算方式。資產管理人員要建立存貨資產登記臺賬，可以參照固定資產管理信息系統，探索建立存貨電子信息庫。存貨入庫后，要分類別按確定的成本計價法，逐筆記錄存貨收、發、領、退等情況，及時與財務人員溝通聯系，提供記賬憑證，定期進行信息核對、實物盤點，形成備查簿，確保賬實相符。單位存貨采購申報必須以存貨實際存量和往期消耗率為基礎，綜合考慮未來的業務需求，采購資金支出必須征求財務人員意見。財務人員要定期向領導匯報存貨賬面情況，為領導決策部署提供參考意見。
3.完善內部控制制度，細化存貨管理流程
一是要做好人員控制，設置存貨管理崗位、財務崗位、采購崗位，明確各崗位的職責、權限、分工，對存貨調用權限進行限制，不相容崗位分離，實行內部監督機制，可研究制定輪崗工作制，加強后備力量培養。二是做好存貨資產全流程精細化管理，按照存貨管理制度，細化本單位工作流程和業務內容，要明確預算編制、采購審批、存貨取得、驗收入庫、資金支付、存貨保管、發出與處置等各環節的管理要求，統一設置憑證，對各環節審核材料提出具體規定，以確保工作落實無偏差。三是做好內部控制分析，設置存貨管理質量指標，對內部控制制度進行評定分析，通過質量分析完善業務流程設計、調整崗位設置、加強薄弱環節指導，使內控制度不斷適應存貨管理需要；通過質量分析，對錯誤進行糾正，總結經驗、創新思路，形成理論指導實踐、實踐推動工作的管理格局。內部控制主要還是人的管控，除了完善制度為存貨管理提供依據，單位負責人還要嚴格指導資產管理人員積極主動履行職責，牽頭按期檢查年度、季度、月度存貨的管理情況，關心資產管理人員的工作狀態，從實際行動上給干部職工做個好榜樣。各單位要明確存貨管理內部控制制度工作考核標準，將績效考核作為人員考核的一項重要指標，形成一套定性和定量指標相結合的工作績效衡量體系，將內部制度執行和存貨管理質量納入年度考核范圍，積極推薦優秀管理人才評優晉升?？己斯芾碇袘斠匀藶楸荆晟篇剳蜋C制，提升管理人員的責任感，激發工作積極性，從整體上提升單位自身的內部控制管理水準。
4.有效借鑒企業管理技術與手段，提高管理人員素質
相比行政事業單位，企業存貨管理流程更加精細、規范，具有較強的防范風險能力，這為行政事業單位進行存貨管理提供了良好的借鑒。通過參考企業中采購、驗收、倉儲、領用、加工或生產、出庫、存貨被退回及盤點等相關流程的具體操作方式，認真分析各環節的優缺點，選擇可借鑒利用的地方，優化行政事業單位存貨管理制度。多樣化的信息技術，是做好存貨管理的重要手段，可以協助行政事業單位進行信息的傳輸與共享，降低管理成本的同時提升管理效率與質量。目前，行政事業單位存貨管理主要依靠經驗，管理人員在技術手段上創新能力不足，存貨管理滯后于市場變化，長此以往，存貨管理將可能成為制約行政體制改革的因素。因此，行政事業單位應該對存貨管理方式進行信息化嘗試，注重管理人員專業能力的提升，各地可以結合實地條件開展專業技能的培訓，提升存貨管理人員利用先進管理技術與手段的能力，結合當下的管理制度，對現有的存貨管理體制進行針對性的改革。
5.實行存貨管理使用績效考核機制
2018年9月，中共中央、國務院出臺《關于全面實施預算績效管理的意見》，提出要構建全方位預算績效管理格局，任何形式的財政資金使用，都必須納入績效管理。在預算績效改革進程中，存貨管理寬松問題必須引起重視，在編制年初預算時，就制定存貨管理使用績效效考核辦法，細化考核指標，采用定性評價和定量評價相結合的方式進行考核評分，涵蓋存貨購置、存量管理、調出使用全過程，從實物管理和財務管理兩方面進行考核，尤其要重視存貨使用效益。需要注意的是，績效考核過程也要考慮人為因素，按照目前部分項目績效自評的考核效果來看，僅采用自評的方式顯然難以達到績效考核的目的，自我評價時即便有法可依，也難免會主觀上“自我優化”。目前條件還不成熟，可以采用自評與財審聯合考核結合的方式開展，隨著績效管理改革的推進，條件達到的地區或部門可以實行第三方考核模式。下一年度預算編制時，一定要將之前的績效考核結果作為參考，嚴格控制存貨相關經費安排，促使行政事業單位加強存貨管理，達到“預算安排――管理使用――績效考核――預算安排”的良性循環。
四、結語
行政事業單位的管理水平與服務能力是促進經濟發展的基礎，國家在經濟下行壓力下，要保障民生高質量發展的目標是不變的，建設服務型政府、節約型政府，這是新形勢下對行政事業單位的新要求。存貨資產雖然只是國有資產的一小部分，但是行政事業單位的管理與服務能力卻能以小見大。推進管理體系和管理能力現代化是全方位的，從目前存貨管理的現狀來看，我們還有很長的路要走，必須改善存貨管理體制，與當下的內外部環境相契合，建立現代資產管理理念，提升存貨合理配置、管理水平與使用效率，進一步增強行政事業單位的服務意識。規范監管體系，杜絕浪費，依法處置貪污瀆職、違法亂紀行為，堅持存貨資產取之于民、用之于民。
作者：鄭學蓮 單位：比如縣財政局