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摘要：
網上報銷系統通過在線單據填寫、業務審批、財務審核實現財務信息化、一體化，是e時代新財務手段。網上報銷系統給財務管理帶來變革的同時，其自身的數據安全和系統風險控制也面臨考驗。在新形勢下對企業網上報銷系統進行風險防范十分必要。文章首先簡要介紹了網上報銷系統的概念，網上報銷系統即通過程序協助企業完成報銷業務這項工作的軟件系統。其次從現代社會互聯網技術進步，軟硬件成熟的條件；企業管理對信息的需要與渴求；以及現在手工報銷方式遠遠無法滿足現代財務管理的現狀等幾個方面說明，網上報銷系統應用對于大中型企業迫在眉睫，可以起到事半功倍的管理效果。然后通過網上報銷系統簡易流程圖直觀分析了網上報銷系統相比傳統手工報銷方式在企業內控、財務管理、支付工續、后期查詢統計等方面的優勢。最后重點闡述在選擇網上報銷系統、建設網上報銷系統以及后期使用、維護系統時，各環節需要考慮的風險及如何規避這些風險。文章旨在使網上報銷系統在實際工作中真正做到科學合理、安全規范地運行，使財務管理能夠更好發揮推動企業高效運作的重要作用。
關鍵詞：
網上報銷系統；風險防范；預算控制；企業內控
網報系統是基于網絡的在線報銷系統。員工通過網報系統可以隨時登錄網址填寫報銷信息提交報銷申請，系統通過設定好的審批流按管轄權按金額等逐級報送，領導通過網報系統進行審批，最后到達財務部。財務部對原始憑證審核無誤后，通過網上銀行轉賬支付，最終自動生成會計憑證的管理軟件。簡單講就是企業利用計算機和通信技術，對財務報銷工作進行集成和提升所形成的信息化管理平臺。
一、大環境下的財務報銷
隨著信息技術的飛速發展和互聯網技術的全面普及，各種系統管理軟件日趨完善，同時兼具靈活性與可擴展性，完全可以適應任何企業的報銷流程與內控設計，實現不同企業的個性化需求?，F在的技術環境已經給企業使用網報系統提供了成熟完善的軟硬件條件?，F代企業向著智能型管理方式轉變，費用合理化、管理規范化、預算制定的精準、執行程度的把控、內部控制的科學嚴謹、管理會計的數據支持等等都需要以信息為支撐。這就對信息的真實準確、及時有效和保密性都有很高的要求?，F在大多數企業都制定了相應的管理辦法與流程，但在管理制度執行與貫徹過程中，經常無法實現預期的管理目標。原有的經驗式、手工式的管理方式已經遠遠無法滿足現代企業管理的需求。財務工作也向著支持型和管理型轉變，進一步加強財務管理，完善管理制度，切實有效地執行公司財務預算，降低成本，提高經濟效益。現在絕大多數企業都實現了會計核算的電算化，但功能往往局限于制作會計憑證，自動生成報表這條主線。在現實財務工作中仍有許多像報銷這項工作一樣，雖不算高精尖工作，但業務量大，后續支付、填制憑證中存在重復勞動的工作內容，而且直接與現金存款掛勾對準確性及時性要求相對較高的工作。很大一部分財務工作者將大量的時間和精力用于這種重復的業務工作中，無法實現向“戰略財務”的轉型。因此急需充分利用各種管理軟件將財務人員從原始的工作方式中解脫出來，實現財務工作走上信息化、高效率的現代化運行方式。
二、網報系統的功能優勢
網上報銷系統起著信息收集平臺的作用，將報銷工作內容模塊化，用計算機程序來實現“一條龍”式的處理方式，所有的費用支出都可以通過網上報銷系統，實現數據收集、數據規范、完成數據共享、數據集成，其核心是輔助實現企業內部控制。
（一）業務規范，信息傳遞流暢
報銷單定義規范。填寫的信息有容錯控制，單據格式統一，防止報銷單據“一人一樣”。費用標準規范，系統定義各費用標準，超標準金額系統自動提示，防止超標費用報銷。差旅補貼標準規范，系統定義補貼標準，防止標準不一。網報業務信息內容完整減少或杜絕了人為出錯，信息收發及時便捷，減少實物傳遞，并且保密性強。
（二）管控嚴格，層次清晰
預算實時監控、強化財務管理。網報系統可以實現預算全過程控制，預算執行、費用明細都可以實時查閱，分部門、時間、費用項目、人員，追查到具體憑證。隨時掌握預算執行情況并做出及時調整，隨時掌握現金流滿足財務的精細化管理需求。審批流程清晰，內控規范。系統定義內控流程，內控固化，多級領導審核、多級金額審核、重點項目管理層層審核，防止越級越權審批。
（三）簡化工序，高效透明
第一，員工操作時間靈活，財務工作集中。該系統實現報銷全過程上網，員工可以自由安排時間使用該系統填報單據，隨時掌握報銷單的進度，做到流程透明化。領導隨時審批，方便靈活。財務按統一時間集中審核集中支付，縮短時間減少錯誤。第二，員工填制報銷單時，其基礎信息都是自動獲取，無需重復錄入。報銷單金額自動累加，減少出錯率。根據不同的業務固化會計科目，自動制證降低工作強度，也使費用項目應用規范一致。第三，網報系統減少人為干預，網上批量支付多級復核，快捷高效，支付更便捷。
三、實施網報系統的風險管控
網報系統的優點很多，但軟件永遠不能解決所有的問題，還需要嚴謹的管理制度來彌補軟件系統可能帶來的各種風險，將風險降到可承受范圍內。
（一）風險管控思路
1.以企業管理信息系統整體布局為前提考慮網報系統的功能定位
任何軟件在設計與應用時都應當考慮與其他管理軟件的協調與相互數據支持，規避成為信息孤島的風險。首先要從企業整體考慮，對管理系統整體布局的規劃，需要解決哪幾個方面問題實現哪種功能；然后將實現同一功能集合匯總將其模塊化，以便于與其他功能的模塊和整體管理軟件進行銜接。網報系統作為企業管理信息系統財務管理下的一個組成部分，主要解決企業各類費用的填報、審批、預算分配監管等功能，并配合銀行支付軟件及制證軟件完成便捷支付和自動制證功能。規模越大的管理信息系統越需要長時間來完成設計，而整體布局的前瞻性嚴重影響最終管理信息系統的實用性。這就需要在項目實施前要進行嚴謹的科學論證，降低或避免創新不足和資源浪費的風險。
2.根據企業自身特點決定開發方式
整體布局設計完成后還要考慮具體的開發方式，降低資源浪費、成本過高等風險。系統開發的效率、質量、成本等很大程度取決于系統開發的方式。主要的開發方式有：自行開發、委托開發、外購軟件等。每種開發方式都各有利弊，在選擇方式時要著重考慮人力、財力和時間的投入。如果采取自行開發方式，要使網報軟件能夠達到預期使用效果至少要配備相應數量的技術開發人員，而一般企業的自主研發能力都很欠缺，需要特意從人才市場上招聘人員，并且開發人員技術水平也很難準確掌握。采取這種方式設計的軟件能夠完全適合企業自身業務特點而且后期維護者就是軟件設計者對軟件十分了解，維護方便快捷靈活，維護成本相對較低。但設計周期長必須要考慮推遲實現軟件使用的損失；軟件的設計水平完全取決于工程師的技術水平不確定性大并且要考慮后續修改完善的成本。外購軟件選擇的范圍相對較大，而且市場上已經有很多相對成熟的網報系統軟件，可以了解各軟件的優缺點做到貨比三家。在網報系統的開發方式來講采取外購方式應該更能夠體現成本效益原則。
3.外購網報系統需要考慮的方面
外購網報系統的選擇至關重要，首先要考慮系統的軟硬件兩方面的兼容性。軟件方面因為軟件的使用絕不是孤立的，在考慮與其他管理軟件之間能否很好的數據溝通；硬件方面要考慮什么樣的硬件條件才能夠較好的運行該網報系統。其次是考慮選購的網報系統軟件的靈活性和可擴展性，包括單據設計是否靈活、審批流設置是否流暢等都影響該軟件能否適應本企業的業務特點。最后是后續的運行維護成本和及時性，任何軟件都有可能存在故障隱患，企業的部門與人員調整等也會影響到軟件的運行，后續維護費用和及時響應性也是需要認真考慮的。
（二）系統開發設計與實施環節的風險管控
選擇外購軟件在設計開發環節比自行開發要相對簡單，但也有很多需要重視的環節。首先是否符合內部控制要求，其次是否授權管理得當，是否充分利用該信息技術實施了有效控制等。應當盡量做到減少或消除人為因素帶來的缺陷，把制度與制衡的因素嵌入到流程設置之中。在開發實施環節還要考慮以下幾個方面。數據可靠性，保證數據在系統內傳輸不出現數據丟失遺漏，信息傳遞準確；后期可調整性，保證軟件在未來幾年內因企業人員變動部門結構調整等能實現系統運行流暢；界面友好易用性，操作界面風格統一，處理流程簡單，提示通知及時準確；安全性，在軟件內、系統內、企業內數據均有較高的安全保密性；數據共享與權限，在一定條件和范圍內，各部門均可按自己的職責權限查閱各種信息。在進行二次軟件開發過程中，要加強信息系統開發的全過程跟蹤管理，要做到專人溝通，專人跟進，確保按時保質完成。二次開發溝通的越細致在后續運行使用中更合理更順暢，必要時可以二次開發人員與財務相關崗位工作人員專題溝通討論。信息開發完成后要注重信息系統的驗收及后續培訓工作。必要時應當組織有相關專業技術能力的個人或機構獨立的對開發完成的網報系統進行驗收測試。因為公司內每位員工都需要該軟件進行報銷工作，要組織全體員工進行軟件使用培訓，不僅要做到會用會看，而且要做到利用網報軟件更好的服務工作，尤其是部門管理者及企業管理者，要學會如何應用網報系統實時查詢了解費用情況及預算執行情況等管理方面的內容。
（三）系統運行應用環節的風險管控
用戶名和密碼是登錄網報系統的唯一身份認證，不同權限的人員也是通過用戶名及密碼查閱自己權限范圍內的信息。從企業層次及員工層次都要加強對自身密碼的嚴格保護，不能隨意泄漏，如因個人泄漏密碼造成他人違規操作給企業或個人造成損失的要追究泄漏人的責任。網報系統要與資金支付系統、制證系統無縫連接，形成管理閉環。報銷支付環節及制證環節都要求網報系統與其對應的支付系統及制證系統的數據可以互相核對，保持數據的一致性。
（四）系統維護環節的風險管控
系統運行維護和安全措施不到位，可能導致信息泄漏或毀損，系統無法正常運行。網報系統軟件往往存儲于企業服務器中，使用者只是遠程調用服務器程序。服務器的用戶名和登錄密碼應該是企業的計算機硬件管理部門知曉，而網報系統的系統管理員只知曉網報系統的用戶名與密碼及修改方式。在需要對網報系統變更或修改時，需要兩方人員同時在場才能實現，任意一方人員單獨都無法對網報系統軟件進行刪除、修改、升級及配置系統環境。注重關鍵設備的日常維護與檢查。未經授權，任何人不得接觸關鍵信息設備。加強網絡安全管理，建立系統數據定期備份制度。使用正版殺毒軟件定期對服務器的軟硬件安全進行檢查，防止數據丟失或泄漏。在現實工作時經常會聽到“這些信息都上網了沒有了紙質的東西不踏實，萬一數據偷失怎么辦”。網報系統可以根據企業員工的承受能力逐步減少紙質憑證。努力做好數據備份和定期檢查制度，一般系統都會有自動備份功能，但具體工作時不能一切靠機器，要設專人定期檢查自動備份功能是否運轉正常，將備份的數據刻制光盤或移動硬盤等方法多方式備份，并嚴格按規定做好光盤及移動硬盤的保管保存工作。
四、結語
任何信息系統的添置都需要成本，不僅是軟件程序設計實施需要成本，而且在程序設計完成后還需要特意花時間和人力對程序進行運行測試，以保證程序在正式使用時能夠流暢準確的運轉，后續還會產生相關維護費用等。推行網報系統經常會遇到一些阻力，這些阻力很大程度并不是軟硬件的限制，往往是思想觀念上的障礙，人們經常只愿按部就班的延續老方式老方法做事情?，F代企業管理要扭轉企業管理者的思想態度，盡快推動思維上的轉變，正確認識現代科技帶來的便利。在現代技術領域中已經有很多先進的技術方法，管理信息系統、大數據已經廣泛的對企業的經營管理決策提供數據支持。在現代企業管理中應該更多的發現和使用新技術方法，利用這些技術方法更多、更快、更詳細的為企業的戰略目標制定、企業經營決策、日常管理提供指引。以豐富、準確、及時的數據為基礎，為企業財務決策與分析提供數據來源、數據處理、數據分析，提高管理水平，推進管理現代化。將財務工作從主要側重于記賬類會計，對已發生的經濟事項進行記錄的傳統會計逐步向管理會計發展。利用有關信息參與內部經營管理，使企業內部管理更加精細，加強內部預算，加強管理方面的作用，有利于推動企業管理目標的實現，做到“上醫治未病”。
作者：賈菲 單位：中國建筑工業出版社
參考文獻：
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