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摘要:隨著國家“雙一流”戰略的推進,國內各高校在教學科研平臺建設上的資金和人力投入逐年增高,尤其是進口儀器設備的采購投入呈現了幾何級數的增長.如何規范進口儀器設備采購管理、防控第三方風險,是進口采購工作中的重點.該文結合南開大學在進口儀器設備方面的采購管理經驗,分析流程環節中涉及的各個關鍵點,探討實際工作中更為有效的進口儀器設備采購管理模式.
關鍵詞:進口儀器設備;采購;管理;風險防控
1高校采購進口儀器設備的現狀
1．1國產與進口儀器設備
近年來,國家出臺了«國家中長期科學技術發展規劃綱要(2006—2020年)»«中共中央、國務院關于實施科技規劃綱要,增強自主創新能力的決定»等文件.這些文件的核心目的就是希望高等院校在基礎研究和關鍵技術上實現突破,研發出高精尖的國產儀器設備,實現相關產業經濟增長方式的轉型,從而進一步推動科技創新型國家的建設.在國家大力支持下,國產儀器設備研發與生產突飛猛進.在相同實驗條件下,一些國產儀器設備在精度與實驗重復性方面已經與進口儀器設備不相上下,這也從一個側面反映出國產儀器設備研發近幾年取得了極大的發展.此外,相對于進口儀器設備高昂的價格,國產儀器設備也具備了很大的競爭優勢[1G4].高校主要的任務是教學與科研工作,高校用戶在選擇儀器設備方面,除了考慮前面提到的儀器設備精度、實驗重復性、價格等問題外,一般還會考慮以下幾個因素:(1)高校中承擔科學研究任務的絕大多數用戶若想在國際頂尖刊物上發表高水平文章,除了文章內容之外,實驗中用到儀器設備的品牌和參數也是文章能否接收的關鍵性因素之一.這其中很大一部分原因是,很多國外頗具影響力的學術期刊審稿人對于國產儀器設備了解不夠充分,在審稿時可能會因為不了解實驗中所使用的國產儀器設備的參數、精度等問題而對實驗結果產生懷疑.因此,為了能順利在國外著名期刊上發表高水平文章,用戶大多會傾向于選擇采購進口儀器設備開展實驗.(2)高校部分用戶反映有些國產儀器設備在使用過程中還存在不可忽視的缺陷.例如某品牌的國產移液器在人體工程學設計方面存在一些問題而導致實驗重復性差等,某品牌的國產二氧化碳培養箱返修率較高,耽誤實驗進展等.這也在一定程度上導致了部分高校用戶傾向于選擇采購進口儀器設備.(3)隨著近幾年國家人才戰略的推進,很多在國外名校畢業回國的學者在國外科學研究中長期使用某品牌的進口儀器設備,歸國后為了保證實驗數據的一致性與延續性,減少對實驗條件的摸索,會傾向于選擇采購以前使用的同品牌同型號儀器設備.綜上,高校用戶對儀器設備的選擇,尤其是對實驗室專用科學研究儀器設備進行選擇時,大多傾向于首選進口儀器設備[5].
1．2南開大學進口儀器設備采購現狀與特點
為南開大學近年來進口儀器設備采購情況.南開大學作為文理并重的綜合性大學,進口儀器設備的采購量與典型的同類型同規模兄弟院校相比偏少.但是,隨著國家的發展與支持,我校近年來進口儀器設備采購的情況也呈現逐年增長的趨勢.進口儀器設備作為國產儀器設備的有益補充,與同類型國產儀器設備相比,具有單臺件金額高,臺件數少,使用院系較為集中等特點.呈現以上特點的原因,一是同類型進口儀器設備品牌知名度高,且國外人工成本在一定程度上高于國內人工成本;二是進口儀器設備采購量小于國產儀器設備采購量,沒有形成采購規模.國產儀器設備不僅僅包含通用型儀器設備,還包含專用型儀器設備,覆蓋面比較廣,而進口儀器設備一般來說均為專用型儀器設備,學科針對性比較強;三是進口儀器設備主要用途是教學和科學研究,尤其主要是科學研究.因此,理工科院系采購比較多,而文科院系由于其學科特點,基本不需要專業儀器設備開展科學研究,因而較少采購進口儀器設備.
2進口儀器設備采購管理流程中的問題
根據國家頒布的«中華人民共和國政府采購法»«教育部政府采購管理暫行辦法»等采購管理法律法規,結合我校的實際工作,南開大學目前儀器設備采購以采購額30萬元人民幣作為招標限額,超過30萬元人民幣的采購項目需要進行招標采購.進口儀器設備普遍金額較高,綜合前幾年的采購情況統計,有一半以上的進口儀器設備都需要通過招標方式進行采購.高校進口儀器設備采購管理的流程如圖2所示.由于進口儀器設備采購周期長,采購流程中涉及單位較多,其中還包括商務部、海關等校外單位,涉及的相關審批手續較為嚴格與復雜,因而相對于國產儀器設備的采購來說,在實際操作中可能會遇到比較多的問題.
2．1采購審批階段
在采購審批階段,用戶可能需要多次往返于高校內各個職能部門,如院系辦公室、財務處、科技處、實驗室設備處、招投標管理辦公室等.尤其是國內很多高校為了進一步發展,設立了不同的校區,辦理手續需要在不同校區間往返,浪費人力物力.就南開大學而言,目前有八里臺校區、津南校區和泰達學院三個校區,各個職能部門分散在這三個校區,用戶提交采購申請后可能需要在三個校區之間往返辦理審批手續,增加了成本也降低了效率[6].
2．2論證階段
在論證階段,論證委員會把關嚴謹與否很重要,一旦儀器設備通過了論證,就會進入采購階段.論證委員會與論證專家在論證過程中,應考慮到各種可能發生的情況,如儀器設備采購后可能無人管理與使用,或者儀器設備到貨后可能由于沒有合適的存放地點或者驗收指標而導致無法驗收等.一旦發生上述情況,不但會影響高校儀器設備的正常使用,還有可能給高校帶來經濟損失或隱患[7].
2．3采購階段
在采購階段,招標采購方式的選擇非常重要.目前大多數高校采用的招標采購方式,主要為公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購和詢價等5種.如何選擇合適的招標采購方式是高校招標采購工作中的重點與難點.此外,在整個采購過程中,匯率波動也可能會給高校帶來一定的風險.
2．4外貿
高校沒有獨立的進出口權,無法直接與外商簽署外貿合同,需要委托具有資質的外貿公司代表高校與外商簽署外貿合同并進行進口儀器設備的采購.高校在實際工作中,一般習慣于沿襲以前合作的外貿公司,因對其缺乏有效的管理競爭機制,無法在實際工作中達到優勝劣汰的目的[8].
2．5檔案管理
高校采購進口儀器設備,一般會留存紙質檔案.在實際檔案管理工作中,部分檔案可能會因為保存時間過長引起字跡模糊不清(如光敏紙),從而導致部分檔案缺失,給檔案管理工作帶來問題.
3對于高校進口儀器設備采購與管理模式的思考
3．1建立儀器設備采購管理系統
在儀器設備采購管理工作中,引入互聯網思維模式進行數字化校園建設,可以突破時間空間的局限性,讓用戶可以依托互聯網隨時隨地開展采購工作,降低用戶在儀器設備采購方面投入的時間和精力,從而更高效地投入到教學科研工作中.儀器設備采購管理系統投入運行后,用戶可直接在線申購,通過審批后,只需要向實驗室設備處遞交必要的文字材料或電子版材料,即可完成儀器設備的申購工作,大大提高效率.此外,信息化平臺的建設,如網上競價系統、儀器設備采購全生命周期管理系統的建設,也可以從科技層面防范腐敗現象的發生,有利于廉政建設.目前我校建立的設備家具管理系統,初步實現了儀器設備的全生命周期管理,既方便了用戶,提高了工作效率,又保證了采購數據的準確性與完整性[9G10].
3．2加強大型貴重儀器設備的論證與驗收工作
論證工作一般涵蓋儀器設備申購理由、選型分析、外部環境條件以及用戶自身條件等.論證工作最重要的目的,就是減少甚至杜絕重復采購、采購后無人使用而閑置等問題.此外,儀器設備的先進性、實用性、可擴展性等也是論證工作非常重要的因素.加強論證工作,首先應轉變論證委員會與論證專家的思維模式,做到據實論證,按需論證,避免在論證通過后出現重復采購或者采購后閑置等問題,也避免采購性能指標明顯已經落后的儀器設備.此外,引入論證問責機制,由論證委員會與論證專家對其參與論證的項目負責,一旦出現問題,可對參與論證的專家進行追責[11].驗收工作一般應由校內主管部門、校內用戶以及供應商共同參與,如涉及商檢,還需有海關進出口檢驗檢疫部門等校外單位參與驗收.驗收工作的意義,是保證采購的儀器設備能夠順利開展工作.加強驗收工作,可以在簽訂采購合同的同時,簽訂驗收合作備忘錄,在備忘錄里面明確注明驗收所需要的場地條件與各項驗收指標,以便保證驗收工作的順利進行.
3．3招標方式的選擇與匯率波動風險防控
選擇合適的招標方式,是儀器設備招標采購工作中的一大重點,更是一大難點.采用公開招標的方式,可以做到公開公平公正,但是有時并不能達到最理想的結果.因此,合理采用公開招標之外的其他采購方式就顯得尤為重要.在招標采購方式的選擇中,公開招標、競爭性談判和單一來源采購三種方式在高校實際招標采購工作中使用頻率相對較高[12G13].2014年12月,財政部印發了«政府采購競爭性磋商采購方式管理暫行辦法»,在政府采購機制中引入了一種新的招標采購方式———競爭性磋商.競爭性磋商可以看作是競爭性談判的另一種補充模式.競爭性談判遵循的原則是低價中標,有時談判結果并不一定是用戶最滿意的結果;而競爭性磋商的原則是綜合評分法,其磋商結果會保證所購儀器設備最優的性價比[14].對于進口儀器設備,由于其專業性較強、技術較為復雜,有時不易確定詳細規格.通過實踐以及未來長遠發展來看,競爭性談判和競爭性磋商是對于進口儀器設備招標采購較為合理的方式,也是高校采購進口儀器設備首選的兩種招標采購方式.進口儀器設備采購過程中的匯率波動,是采購過程中需要關注的另一大重點.從2015—2018年,人民幣兌換美元的匯率從6．22∶1漲到6．49∶1,再漲到690∶1,而后又回落到6．30∶1.以一臺50萬美元的進口儀器設備為例,在這期間采購的預算,有可能相差將近30萬元人民幣.高校對于匯率波動風險,一方面要積極關注國家時事與政策,針對預期有可能發生的匯率波動作出應對,及時通知外貿公司進行鎖匯或者付匯結匯;另一方面也可以人為干預,適當縮短或延長進口儀器設備采購過程,在匯率相對較低時完成整個外貿流程中的付匯過程,為高校節省資金.
3．4外貿公司的遴選與考核
外貿公司遴選,是選擇外貿公司的一種較為合理的方式.在實際工作中,部分高校采用了招標遴選方式,還有部分高校采用了校內評審遴選方式,均獲得了不錯的效果.我校于2018年4月對目前合作的外貿公司進行了校內評審工作,在未來的工作中,我們依舊傾向于采用招標遴選方式選擇外貿公司.通過對外貿公司的考核,可以對外貿公司進行有效監管,防止其在工作中產生惰性.在過去幾年的工作中,我校不定期對外貿公司進行考核,對不能達到用戶滿意的外貿公司要求限期整改,整改后達到了很好的效果.高校引入外貿公司遴選制度以及與之相適應的外貿公司考核制度,對與其合作的外貿公司實行優勝劣汰,可以從一定程度上對外貿公司進行激勵與鞭策,也從另一方面保證了進口儀器設備采購的時效性,提高了用戶的滿意度.
3．5加強進口儀器設備采購檔案管理工作
由于紙質檔案的特殊性,在一段時期內,高校還需要保存紙質檔案備查.在保存紙質檔案的同時建立電子檔案數據庫,是未來儀器設備采購檔案管理工作的方向.電子檔案數據庫的建立,使得紙質檔案在歸檔后,用戶或者儀器設備管理人員還可以在電腦或者互聯網上進行方便的查詢檢索,便于檔案管理與查詢工作的開展.我校自2013年開始,在進口儀器設備采購過程中開始建立電子檔案數據庫,內容不僅涵蓋了紙質檔案,還增加了“海關免稅說明”等采購過程中涉及的其他材料,方便查閱檢索的同時,也保證了進口儀器設備采購檔案的全面性與延續性.
4結語
隨著國家“雙一流”戰略的推進,在未來的一段時期內,高校儀器設備會呈現幾何級數增長,特別是進口儀器設備.在我們未來的工作中,進一步加強進口儀器設備的采購管理工作,是采購管理工作中的重點,也是保證高校正常教學科研工作的基礎。
作者:渠暉 于文娟 楊化濱 單位:南開大學
