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摘要：隨著人力資源在企事業發展中起的決定性作用日益凸顯，人事檔案作為人力資源的重要基礎，其管理水平的提高也成為當前企事業改革發展的根本保證。本文通過對人事檔案管理中存在的問題進行分析，探討人事檔案標準化管理的幾點思考，為企事業人才隊伍建設與發展助力。
關鍵詞：人事檔案；標準化；管理
人事檔案是人員信息準確、詳實的根本保證，是歷史地、全面地了解和正確選拔使用領導人員的重要依據，是人才隊伍建設的根基，人事檔案管理直接影響到組織人事工作的效率和質量。在實際管理的過程中，受到諸多因素的影響，檔案管理工作中存在一定差異化管理和不盡完善的地方，需要對檔案管理進行標準化規范，為人力資源開發做好基礎保障。
一、人事檔案管理存在的問題
1.人事檔案材料形成、收集、整理存在差異
盡管我國各級人事檔案管理機構制定了檔案管理有關規章制度，但是檔案材料的形成要求還缺少規范，特別是學生時期檔案材料，各大院校沒有統一的表格和材料清單，使得學生時期檔案材料詳略不一，學籍卡片、成績單等材料沒有生成時間等問題也較多，給檔案的整理和排序帶來一定難度；檔案材料的收集和鑒別存在差異性，造成檔案材料存在內容不完整、排序不規范，或是相同內容檔案材料重復入檔、無保存價值材料入檔等問題；同時，雖然檔案管理有關文件中明確規定檔案材料的技術加工和裝訂要求，但是檔案材料的裝訂設備規格不一，人事檔案隨人員流動，檔案材料多孔、不齊等問題仍大量存在。
2.檔案管理人員學習和培訓缺少統一管理
人事檔案管理的好壞很大程度上取決于檔案工作人員[1]，然而檔案管理重視程度不夠、相關文件規定在實際管理中貫徹落實不足的現狀大量存在，檔案材料收集、鑒別、整理等實際操作的學習資料相對匱乏；檔案管理人員定期培訓和繼續教育缺乏統一管理，檔案管理人員缺少上崗培訓和學習學時等要求，對新出臺的政策規定掌握不及時，往往造成檔案管理人員業務知識不深入、不全面；同時，隨著從嚴管理人事檔案相關法律法規相繼出臺和完善，相關部門和檔案管理人員的黨性教育、紀律意識也需要進一步加強。
3.人事檔案信息利用水平不高
包含人事檔案信息的相關系統開發在很多企事業單位已廣泛開展，但是普遍應用程度不高且沒有統一規范。目前的信息系統一般用于檔案重要信息數字化維護更新和初級利用階段，往往缺少對個人人事檔案中反映職工成長成材的信息開發利用，以及為職工的培養計劃方向和目標以及專業技術或行政職務晉升通道提供支持；年度的人事統計已對職工的年齡、學歷、職務職稱等情況進行統計匯總，但是缺少對相關信息的同比和環比，基于信息系統搭建人力資源開發平臺還遠遠不夠。
二、檔案標準化管理的具體措施
1.強化人事檔案標準化管理，全面做好檔案管理基礎工作
規范檔案材料形成源頭，進行檔案材料生成標準化管理。進一步規范需入人事檔案材料模板，統一表格樣式，特別是規范各大院校需入檔案材料，進行學生檔案材料清單管理，給學生期間人事檔案材料“減負”；嚴把檔案材料入口關，進行檔案材料收集標準化管理。進一步明確、細化歸檔范圍，審核檔案材料填寫是否規范、手續是否完備，特別加強對檔案材料的鑒別，保證材料內容的真實性和有效性；規范技術加工方法和設備，進行檔案材料整理標準化管理。進一步規定檔案裝訂設備標準化生產，固定規范裁剪A4、B5紙張以及孔距準確的設備，保證檔案整卷整齊、平坦。
2.實行人事檔案管理人員標準化培訓和繼續教育，建立素質高、專業能力強的檔案管理隊伍
人事檔案管理工作標準化的必要因素就是人事檔案管理人員檔案管理專業知識標準化。統一領導，分步實施檔案管理人員基礎知識和實操標準化上崗培訓，保證檔案材料收集全面、準確、及時，盡量做到加工、裝訂一步到位，避免反復修補檔案材料，提高檔案管理工作效率和檔案的美觀性；定期組織開展人事檔案管理繼續教育，逐步建立繼續教育學時制度和年度考核制度，通過網絡視頻學習等方式，檔案管理人員專業知識更新及時；同時，進一步嚴肅組織人事工作紀律，結合“兩學一做”等學習結合崗位工作，提高檔案管理工作人員保密意識，切實增強檔案工作人員事業心和責任感，確保人事檔案真實全面地反映職工的情況。
3.開展人事檔案信息標準化建設，為人力資源開發保駕護航
建立標準化信息系統，形成基于“個人→部門（下屬單位）→本部→總部”組織結構的數據集合和分析系統。通過信息系統標準化設置，一方面，進一步提高檔案電子化管理以及檔案中重要信息的保存和維護，全面提高檔案管理工作效率，另一方面，有助于對單位人力資源概況的了解[2]，可以隨時提取職工個人、部門（下屬單位）、子公司、總公司全面數據分析，為職工個人培訓、專業技術職務評聘、中長期職業規劃等提供激勵引導，也為單位人才招聘、領導人員選拔任用、人員崗位調整、人員年齡結構優化等提供數據支持，為領導決策提供參考，為人才隊伍建設提高保證，使人事檔案更好的為企事業單位人力資源開發和創新發展提供科學有效的服務。
三、結語
作為人力資源的基礎，人事檔案管理是一項常態化工作，強化這項工作是一個持之以恒的過程，人事檔案逐步實現標準化管理更是十分必要的。通過人事檔案管理標準化、工作人員學習標準化、信息開發標準化建設和深入開展，全面提高檔案的保管、利用和開發水平，實現檔案管理全過程標準化，最終達到檔案管理全面服務于人力資源開發和企事業改革發展的目標。
參考文獻
[1]任秀靜.新時期加強人事檔案管理工作的幾點思考[J].人力資源開發，2015，（1）：18.
[2]唐春華.我國人事檔案管理改革若干問題的思考[J].企業改革與管理，2014，（12下）：103.
作者:李爽 單位:中國鐵路經濟規劃研究院人力資源部(黨委組織部)