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摘要：本文首先介紹了政府信息化監理的發展，從不同角度分析了在政府信息系統工程監理中檔案管理存在的重要性。然后，對信息系統工程監理檔案的原則進行了深入研究論述。最后提出監理中檔案管理會出現的一些問題，以及應該采取的措施，供相關讀者參考。
關鍵詞：信息工程監理；監理檔案；檔案管理
1信息系統工程監理中的檔案管理的含義
伴隨著智慧政府、電子政務、數字服務力等信息系統工程的蓬勃發展，政府信息系統工程也開始受到社會各界的重視[1-2]。檔案管理作為信息系統工程監理工作的一部分，是政府信息化建設的中流砥柱。檔案管理既是政府、承建單位、監理三方協同運作的重要環節，也是關鍵環節。與其他政府項目相比，信息系統能否安全運行，運營后能否提供穩定的服務是政府信息化和進行數字服務的基礎[3]。通過監理活動中的檔案管理，政府可以充分了解信息系統工程各階段建設的質量、進度和管理情況，以防止在信息系統項目建設過程中因信息系統特有的不透明的性質而造成工程在各方面可能會形成的制約。這樣能在第一時間由監理師發現、叫?；蜻M行糾正處理和監管[4-5]。所以，檔案管理對政府信息系統工程的意義重大。我國的信息系統工程起步比國外稍晚。1993年，我國在多年發展信息產業、推進信息技術應用的基礎上，全面啟動國民經濟和社會信息化建設。2002年9月，國務院辦公廳第47號令明確規定“國家重大信息化項目實行招標投標和項目監理制度”。我國正從政府信息系統工程建設入手，規范對信息系統的監管，其中監管檔案管理是重要內容。檔案是信息系統工程的重要組成部分，是監理方在信息系統工程建設過程中形成的書面記錄，是評價監理工作的重要依據。因此，信息系統工程項目建設中的所有活動都必須留下文字的痕跡。做好信息系統工程監理檔案工作，用記錄和數據說話，對檔案進行有效管理。有了準確、詳細的信息，政府才能在出現問題后及時反應，作出正確的判斷和決定。信息系統工程監理檔案記錄了監理單位在工程全過程中的“四控、三管、一協調”。檔案管理系統并非孤立存在，而是許多政府信息系統管理系統不可缺少的組成部分。能為以后的繼續服務提供有跡可循的檔案是這一工程區別于其他工程的主要特點。它是工程質量的內在反映，是監理方和建設方、承建方進行項目管理、制定技術標準和評價工程質量的重要依據。
2監理檔案的管理原則
作為后起之秀，信息系統監理由于起步較晚，現行的信息系統監理相關法律還不夠完善。而相關的國際、國家和行業標準及規范為監理單位提供了監理依據。監理的主要方法是對三方起到監控督導的作用，監督的依據是所記錄的全部檔案，同樣，監督的結果的最終反饋也是檔案。因此，檔案不僅是監理方在項目全過程中的紀實工作記錄，也是監理方按照合同要求控制信息系統項目的施工質量、進度和最終結果的實際記錄。信息系統項目監理主要有以下五大原則。
2.1“三全一專”原則
有專人負責、全員參與、全過程、全管理。為了進一步提高信息監理工作的水平，推進信息監理工程的程序化、規范化、科學化，監理單位要要求各部門認真管理監理檔案，實行主任責任制，專人管理，制定專項管理辦法。
2.2真實完整原則
監理員對所獲得的文件必須認真審核，確保監理檔案內容真實、可靠并確保沒有遺漏，在必要時能有效使用，否則檔案將失去存在的意義。
2.3及時有效原則
在最開始就明確檔案具體的內容、表格等格式，形成一套穩定高效的檔案模板，并同時通過相關管理人員的嚴格審查、確定后正式投入監管檔案管理中使用。制定具體的條例要求監理人員在何時記錄并達到要求水平。承建方和政府提供或產出的資料應如何歸檔，嚴格要求三方及時提交真實有效的資料，以便檔案及時整理歸檔、真實齊全。監理公司通常應當下現場檢查施工進度和情況，起到事前監督的作用。督促監理人員按照規定和要求及時完成監理檔案，達到“條條有記錄、件件有著落、事事有回音”。同時嚴格要求政府和承建方及時提交真實有效的資料，為政府信息系統工程留下真實齊全的檔案。整理及時，檔案管理應當詳細、快捷、精確。嚴格要求監理人員在何時記錄，每天都要復盤當日所記錄的檔案是否完整，有無遺漏。分類有序當按照要求的檔案格式就時間順序或工程進度進行檔案資料的分類，做到簡潔高效、科學有序。
2.4保密原則
在信息系統項目施工過程中，相關文件和資料的儲存應根據其具體內容予以保密。檔案管理人員應分類、按需存儲，并做好標記。明確哪些文件可以看，哪些文件要有訪問權限才可以看。必須建立嚴格的檔案管理制度，需要查閱建檔的檔案資料必須按照規定辦理才能借閱，并嚴禁外泄檔案資料，防止檔案的丟失或泄露。
3監理檔案管理中的問題
3.1領導檔案管理意識薄弱
信息系統工程屬于高科技領域，不能一直死守傳統方法，要能與時俱進，特別是在計算機技術和軟件更新這些方面，否則很容易被時代淘汰。由于信息的不對稱和科技的快速發展，監理中的檔案管理更新速度越來越快，政府領導作為非專業人員對檔案管理的意識薄弱，對檔案管理的敏感性較低，更多的時候是更重視承建方的工作質量，但實際上，做好檔案管理工作，政府才可以通過查閱這些檔案、資料，全面了解信息系統工程近期甚至以前各階段的情況。只有全面、準確地掌握檔案，才能對出現和未來可能出現的問題作出及時、正確的判斷和決策。
3.2檔案管理工作者綜合素養亟待提升
檔案管理工作者檔案編寫不及時，部分內容缺乏真實性與規范性。有時候由于個別的信息化工程承建商往往不認清自身公司的能力、信譽、資質狀況，眼中只看到信息化工程項目投資額度大、利潤高，在一期投標中不惜虧本壓低價格，只管“把項目爭取到手”，為了掩蓋工程質量問題修改不當數據從而造成部分檔案資料內容不實。與此同時，由于總監理工程師對資料編制工作不重視，人員配置不當，導致檔案資料欠缺真實性，檔案管理人員沒有按規范的格式進行填寫，導致檔案整理不規范。這些現象都嚴重影響了檔案管理的真實性和規范性。另一方面，檔案管理工作者對資料審查不嚴，在信息系統項目監理檔案實際管理工作中，一些監理人員在對承建方和下級監理人員的審核時，由于自身責任意識淡薄，未能嚴格按要求進行審核，在檢查時盲目審批，出現問題不第一時間向總監理員報告，而是自作主張。
3.3現階段檔案管理制度尚未完善
我國信息系統監理由于起步較晚，現行的信息系統監理相關法律還不夠完善?，F階段大部分監理公司還是依靠相關的國際、國家和行業標準及規范作為監理檔案管理的依據。
4監理檔案管理工作的創新方法研究
4.1增強對政府檔案管理的意識
如果只是單純由檔案管理人員負責監理檔案管理質量的話，出現差錯、泄露、丟失等管理風險會明顯增加。對此，可以建立專門的核查監控部門負責對檔案管理人員的工作進行監督。指定專人負責信息系統項目的檔案管理工作，做到項目全過程跟隨：項目開發前，確定開發路線和檔案管理工作的重點；項目進行中，隨時跟蹤檔案動態；項目結束后，及時整理、歸納檔案。在安排好相應的檔案管理負責人后，再在此基礎上派專門的監督管理人員進行二次審核，將檔案管理工作中的差錯、丟失、泄露等風險降到最低。與此同時在合同制定前期做好檔案歸屬工作，要求承建方和監理方做好自身工作，嚴格記錄項目過程，以及最終檔案歸屬到確切的時間、地點要在信息系統項目合同中寫明。
4.2提高檔案管理工作者綜合素養
信息系統工程監理檔案管理是屬于計算機領域的工作，需要擁有專業技能的高素質人才，許多大型監理公司的入職條件要求員工必須是計算機相關領域專業畢業且考取到信息系統監理師這種軟件中級資格證。政府可以在自身單位的信息科引進圖書情報與檔案管理等專業的人才，這樣在監理方監督的同時，作為建設方自己的監理員也可以去監督監理方的工作質量。同理，監理公司可以和學校進行校企合作，監理公司的人員可以作為校外導師定期到學校上課，給學生講授實踐知識，學生在畢業前期到監理公司實習，通過與校企合作既可以提高學校的教學質量，又可以保證監理公司不斷有高質量的人員輸入。
4.3健全檔案管理體系，完善檔案管理制度
在合同中明確制定相關的檔案管理制度，目前，我國已具備了較為完善的信息系統監理規范手冊，因此，監理方應按照有關的法律法規來進行項目監理中的檔案管理，編寫一套符合當前信息系統工程特點和擁有自身風格的檔案管理制度，并將其規定的各項要求制作成相應的文檔或紙質材料，供相關人員隨時參考。此外，管理制度也要隨著體系的健全而不斷完善，取其精華，去其糟粕。去除那些不能適應當代社會發展要求和發展趨勢的管理方法，與時俱進，不斷創新。強化對信息系統工程施工全過程監理資料的監督，在項目前期編制監理工作計劃時，對于監理資料的編制做出具體安排和部署，有計劃、有步驟地克服資料中存在的各類問題，使資料編制工作不斷規范化。項目進行中，隨時跟蹤檔案動態；項目結束后，及時整理、歸納檔案。
5結語
當今時代，信息化發展越來越快，越來越多的企業和單位都在努力跟上時代的發展，加強建設信息系統工程，信息系統工程監理也被重視起來，政府作為一個接收和反饋大量信息的單位，更需要加強建設信息系統工程，把信息化貫徹落實到實處，在工程實施過程中遇到問題積極解決并反饋，找出根本原因，這樣才能更成熟化、完善化。與此同時，信息系統工程監理中的檔案管理也將隨著信息系統工程監理的不斷成熟而更加完善、更加成熟。
作者：張彤 張彬 張曉軍 賈吉華 孔捷 單位：山東科技大學計算機科學與工程學院 山東科技大學研究生院 科技大學機械電子工程學院
