電子檔案管理范例

摘要：河北地方戲曲作為我國傳統文化的精粹，是我國構建精神文明建設的有力體現及重要組成，在弘揚戲曲文化、傳承曲藝經典等方面起到至關重要的作用。因此，提升戲曲文獻電子檔案管理手段具有重要意義。本文基于河北地方戲曲的發展特點，對戲曲文獻管理工作提出相應解決措施。

關鍵詞：河北戲曲；電子檔案；發展現狀；方法

河北地方戲曲是我國傳統曲藝的一部分，其歷史悠久、源遠流長。至今，河北境內流傳的劇種有三十余個，其中源自河北本地的有二十六個，最具代表性的有評劇、河北梆子、保定老調、平調落子、哈哈腔等。劇河北省曲藝協會顧問、著名戲曲評論家劉仲武估算，河北省境內大約有兩千到三千家戲曲劇團，從業人員多達五十萬以上。綜上可見，河北地方戲曲的發展十分蓬勃，因此戲曲文獻電子檔案必須做到及時更新和發展，故而戲曲電子檔案的管理具有重要意義。

一、河北戲曲檔案管理現狀和問題

（一）戲曲文獻電子檔案可靠性較低

進入全新的信息化時代后，戲曲檔案的管理隨之由紙質檔案轉變為電子檔案管理方式，然而電子檔案管理工作尚存問題較多。戲曲檔案的本質是原始性及真實性，傳統紙質檔案在此方面，較易應和上述兩個基本特性，然而電子檔案由于可進行無痕修改和其本身具有游離性，較大程度提高了信息載體的不確定因素，因此電子檔案在可靠性方面長期以來備受質疑。

（二）檔案管理人員的安全意識較差

摘要:隨著近年科學技術的發展，我國信息化檔案建設工作不斷深入，逐漸遍布到社會的方方面面。醫院作為社會發展的重要組成部分，落實電子化檔案信息安全管理工作是發展的必然途徑，是優化檔案管理質量的基礎。在此基礎上，本文將基于醫院電子檔案管理現狀，堅持檔案管理原則，探究檔案信息安全保護策略，進一步促進醫院信息化檔案管理的發展。

關鍵詞:醫院;電子檔案管理;檔案信息安全

在醫院建設發展的過程中，檔案管理是非常關鍵的一部分，不僅涉及到病人的個人信息、病例數據，而且還包含員工檔案信息。因此，在信息化技術環境下，醫院需要健全電子檔案管理，構建互聯互通的數據信息庫，進一步提高檔案信息的管理質量。與此同時，電子檔案管理工作還應該強化安全保障措施，提升信息安全管理質量，從而實現醫院信息化建設目標。

一、醫院電子檔案信息管理的基本原則

(一)真實、準確原則

在醫院檔案管理工作中，真實性、準確性以及完整性是電子檔案信息管理的基本原則，對保障電子檔案信息管理質量有著積極作用。因此，醫院在落實電子檔案信息管理時，需要保障檔案信息的文件數量、內容，檢查檔案數據是否有缺失、損害等問題，這樣才能基本確保檔案信息的真實完整性。但是，在當前醫院電子檔案管理工作中，部分醫院往往是將檔案進行綜合性管理，醫院各科室將檔案信息整理歸檔之后，再一并轉交給綜合檔案管理部門。在這樣的環境下，科室與檔案管理部門會進行檔案移交工作，但是部分為了科室因為工作需要，會將部分特殊病例檔案保留。這樣的檔案管理方法，可能會造成檔案信息遺失，對電子檔案的信息完整性造成不利影響。

(二)全程性原則

在信息技術不斷發展背景下，信息技術在辦公領域的應用愈加廣泛，這也讓傳統檔案管理形式逐漸被取代，形成了諸多的電子公文、圖像、視頻等資源。在醫院的日常經營管理中，隨著信息技術的發展，會產生大量的醫院電子檔案。因其涉及患者個人信息，需要慎重妥善保管。所以，如何做好醫院電子檔案的保管工作成為了醫院重點關注的問題。

一、醫院電子檔案的特點

1.虛擬性。傳統檔案都是以紙張、光盤、磁帶作為信息載體，而醫院電子檔案主要是存儲在計算機硬盤、移動硬盤、云端等，都是數字化信息，包括結構化數據和非結構化數據，如果沒有硬、軟件支持，這些文件內容無法顯現，是一種非實際性的檔案信息。2.分離性、交易性。醫院電子檔案信息從一個載體轉到另一個載體中，信息內部不會產生任何變化，通過網絡將檔案信息傳輸給一個或多個終端，這些電子文件可以通過不同途徑傳播，也可以存放于不同的終端設備上，表示醫院電子檔案具有分享性、交易性。再者，醫院電子檔案可以和載體分離，如刪除、復制、傳輸、更改等十分便捷且無痕跡，因此醫院電子檔案不容易丟失，但是容易被他人無痕跡篡改。3.集成性。醫院電子檔案當中不僅可以采用文字，還可以加入圖片、視頻、音頻等數據信息，這些資源共同組成了醫院電子檔案，也可以采用超文本鏈接、數據庫挖掘等方式，這就決定了醫院電子檔案內容的繼承性，信息表現形式更加豐富、復雜。4.時效性。檔案整理工作十分繁雜，需要大量的人力、財力。而醫院電子檔案可以通過網絡收集、網絡化管理、網絡傳輸等形式，極大降低了人工勞力投入量，縮短了檔案管理工作周期。再者，醫院電子檔案可以在線實時采集、整理、傳輸，更新和修正都十分方便，可以有效反映出檔案實際情況。

二、加強醫院電子檔案管理質量的方法

1.健全醫院電子檔案管理制度。醫院電子檔案管理流程為：檔案信息收集、數據分類與整理、歸檔、保存、使用、分享等一系列流程，每個環節都要確保檔案信息精準性、完整性，這樣才能夠充分發揮醫院電子檔案的積極作用。所以，要有相應的管理制度作為支撐。結合醫院的日常經營情況和檔案管理要求，建立健全檔案從收集到管理整個流程的管理制度與方法，明確檔案管理崗位的職責，確保醫院電子檔案管理工作有序進行。由于很長一段時間醫院內都是紙質檔案和電子檔案并存的情況，所以要結合檔案管理實際情況構建制度標準，確保檔案信息安全。在工作人員進行檔案歸檔中，需要管理人員將紙質檔案中備注相對應的醫院電子檔案編碼、地址，確保醫院電子檔案和紙質檔案一一對應。2.加強檔案信息收集工作。醫院在日常經營當中會產生各種各樣有價值的信息數據，而這些信息數據都應該是歸檔的重要文件，需要及時進行收集和保存。醫院電子檔案主要包括的文件類型為：文字型、圖片型、視頻型、音頻型等。在收集醫院檔案信息當中，首先要保證檔案系統有效性、完整性。由于醫院每個部門工作中都會生成檔案信息，所以要確保數據庫規模，對全院職工進行責任分配，每個崗位都肩負著收集檔案信息的責任，確保數據收集的完整性。由于醫院電子檔案容易被他人修改、復制、盜取，所以在檔案建立完成之后要設立權限，設置為“只讀模式”，只有獲取權限的崗位才能夠修改。3.做好醫院電子檔案整理和歸檔工作。對醫院電子檔案歸檔、整理工作提出統一標準，結合相關標準開展檔案管理工作，如檔案收集質量標準、檔案整理質量標準、檔案歸檔要求等等，通過制定相應的工作指標，讓檔案從立卷到歸檔都有序進行。同時，檔案管理人員還需要不斷總結工作經驗和方法，對醫院電子檔案信息進行統一分類、編目。在檔案定稿之后，要將檔案傳輸到數據庫的指定模塊當中，并長期保存。在日常工作中，需要從以下三個方面出發：一是無論歸檔途徑如何，電子信息都要按照相關標準進行統一格式轉化、整理，并傳輸到檔案管理部門，確保檔案信息的真實性和精準性；二是在檔案資源移交過程中，確保醫院電子檔案的可靠性、安全性、保密性；三是已經歸檔的檔案在無特殊情況下不得更改。4.檔案資源的開發與利用。針對檔案開發與利用，可以構建醫院檔案開發平臺，對醫院電子檔案信息進行開發、利用，通過檔案管理和應用提升檔案效益。醫院電子檔案管理需要同時滿足領導、制度、保管三方面要求，這樣更有利于組織醫院各部門共同開展檔案開發和利用工作，不斷分析檔案信息效用，結合醫院臨床醫療、教學、科研工作開展現狀，主動提供檔案信息，從被動服務朝向主動服務發展。同時，醫院電子檔案由于傳輸便利性，因此檔案信息利用不應僅限于醫院內部，還可以和其他醫院進行資源共享，共同提升醫院的醫療水平、豐富教學資源、增加科研信息支持，從而提高醫院電子檔案的利用率，更好地為社會群眾服務。

三、醫院電子檔案信息安全防護措施

1.權限設置。為了能夠避免醫院電子檔案被篡改、復制、盜取，最為重要的就是保證數據庫環境安全。電子硬件要做好避光、防潮、防塵工作，包括交換機、服務器、存儲設備等。同時還需要采用相關軟件技術，加強數據庫防護工作，如通過權限設置，對醫院電子檔案文件進行加密處理，每位人員瀏覽檔案信息都要登錄賬號密碼，通過對每個賬號設定權限，從而加強訪問限制。即使是黑客盜取了醫院電子檔案信息，在沒有權限的情況下也無法打開或篡改信息。2.防病毒入侵檢測技術。防火墻作為網絡系統中必要的防護軟件，可以有效降低病毒、木馬入侵率。很多患者信息泄露多數都是因為黑客盜取，侵犯了患者的隱私權。所以需要醫院不斷完善防火墻系統，同時配合上病毒入侵檢測軟件，定期對防毒軟件更新，以免新型病毒入侵檔案管理數據庫中。通常情況下，防病毒入侵檢測技術和防火墻共同使用，可以搜索整個計算機系統的敏感部位，對外部數據來源進行檢測，一旦發現了病毒或木馬，系統可以自動屏蔽或消除，這樣即可確保醫院電子檔案管理系統的使用安全，同時提升檔案信息的保密性。3.系統容災技術。系統容災技術實則就是文件備份和修復技術，由于部分病毒、木馬難以被防毒軟件發覺，可以穿透防火墻，從而盜取醫院電子檔案信息。如“比特幣勒索病毒”爆發就鎖定了部分醫院的醫院電子檔案文件，給醫院檔案管理帶來了極大的麻煩。因此針對這些意外問題，還需要有系統容災技術作為保障。容災技術結合云存儲，不需要移動硬盤備份，系統會直接將數據信息傳輸到云端上鎖管理，同時還需要連接一個子計算機，一旦主計算機文件損壞或被鎖住，即可向云端發送請求將所需數據傳輸到子計算機中，實現數據恢復。綜上所述，在信息時代下，醫院電子檔案管理已經成為了必然趨勢，這就需要加強對醫院電子檔案的認識，從多個方面加強醫院電子檔案管理工作，同時為了提升醫院電子檔案安全，做好信息安全防護技術，這樣才能夠充分發揮醫院電子檔案效益，發揮檔案資源效益。

摘要：信息化建設背景下檔案管理工作逐步實現信息化，電子檔案的數量顯著增加，對檔案管理工作新的挑戰，需要檔案管理人員掌握電子檔案管理方法，提高檔案管理質量與效率。文中以電子信息檔案管理的重要性為著手點，分析電子檔案管理保密工作存在的問題，給出強化電子檔案保密管理的具體措施。

關鍵詞：電子信息檔案；管理措施；保密工作

1電子檔案管理保密的重要性分析

1.1提升檔案管理效率。檔案保密管理工作是檔案工作的主要內容。傳統的檔案管理模式需要大量人員參與，管理成本較高，直接造成員工工作強度增加，影響到檔案管理效率。強化電子檔案管理保密工作，避免出現檔案信息外漏的情況，保證信息安全。采用現代化數字技術對檔案進行管理，不僅可以提升工作效率，還能以電子版的方式代替紙質載體，有效節約了成本。

1.2增加檔案管理安全性。檔案管理是一項嚴肅工作，長期以來，由于在有限的空間內存放著大量的紙質文件資料，一旦由于管理不慎出現火災等問題，將會造成重大損失。同時，當前部分檔案管理工作量巨大，因此需要多人同時對檔案進行管理。這種非專人負責的管理模式不利于形成有效的監督管理機制，甚至存在泄漏信息的情況，嚴重危害名譽以及社會的穩定性。通過檔案管理信息化建設實現網絡平臺管理檔案信息，減少人員數量，提高檔案管理質量與效率，從而有力降低信息泄露情況的發生概率。

1.3提高檔案資源利用率。檔案管理工作內容較多，利用信息化建設構建相應的數據庫，統一整理與收集信息資源，實現分類處理信息資源的目的。相關的部門在檔案管理負責人的授權下，可以對制定的信息文件進行網絡訪問，從而提升信息共享的效率，這種共享模式安全性較好，還能更好地發揮信息資源的價值，推動進一步發展。

2電子檔案保密工作的問題

摘要：

電子檔案的概念是利用計算機或者存儲設備，將一些有價值的重要信息進行存儲。信息與紙質檔案的數據一致，并且存在一定聯系的電子文件，以卷宗為單位被保存的數據就是電子檔案。本文主要分析了電子檔案的特點，并且對電子檔案管理的智能化發展進行了概括。

關鍵詞：

電子檔案；檔案管理；智能化發展

近年來，我國的各行各業都取得了很好的發展，經濟水平不斷上升，科技技術不斷進步，大量的醫院單位都在現代化的進程中飛速前進。醫院的每一項工作對于醫院的創新和評優都非常關鍵，在這眾多的工作當中，檔案管理工作是其中之一。信息技術越來越發達，對檔案管理工作的標準越來越高，信息技術的誕生，甚至將檔案管理工作推上了更高的層次。將檔案管理工作演變為電子檔案智能化管理，電子檔案智能化發展也促進醫院在發展的道路上取得了更大的進步。

1電子檔案的特點

1.1電子檔案操作方便

［摘要］信息技術的發展及應用使醫院電子檔案管理工作呈現出前所未有的新局面，本文探討了信息技術在醫院電子檔案管理中的價值及其在應用信息技術時存在的問題，并提出了一些醫院電子檔案管理工作的改進策略，以切實提升醫院電子檔案管理的利用率，推進現代醫院檔案工作的發展。

［關鍵詞］信息技術；醫院；電子檔案管理

當前社會進入信息化時代，信息技術已滲透至人們工作生活的方方面面，極大地推動了社會的發展進步，這也為提升醫院電子檔案管理工作的質量及效率提供了契機。但信息技術在給醫院電子檔案管理帶來極大便利的同時，也產生了形式多樣且規格各異的電子文件，那些具備一定保存價值及利用價值的電子文件被加以歸檔，形成電子檔案。加強電子檔案的管理工作，是提高醫院管理效率的必然要求，也是醫院實現跨越式發展的根本項目。

1信息技術在醫院電子檔案管理中的價值

1.1提升醫院電子檔案的管理水平

醫院借助信息化技術，對具有重要憑證性、依據性和參考利用價值的醫院電子文件的形成、收集、整編、編目、移交、歸檔、利用、鑒定、統計以及編研等一系列操作實行全過程管理與監控，可保證管理工作的連續性。根據電子檔案中的不同類型，諸如文字型文件、數據文件、圖形文件、音頻文件、圖像文件、視頻文件、計算機程序以及多媒體文件等，采取與之相符的管理方式及管理規則，可有效提高醫院電子檔案的管理水平。

1.2提高醫院電子檔案管理的靈活性、時效性

1電子商務檔案管理存在的問題

1.1與傳統的紙質文檔相比，電子商務文檔的管理相對復雜，加大了檔案管理人員的工作難度

一是由于很多電子檔案管理人員的觀念落后，思想守舊，接受新事物速度較慢，沒有意識到電子商務檔案的重要性，還是認為紙質文檔才是主要的歸檔管理對象。二是心存顧慮，擔心加重自己的工作負擔，從思想上沒有主動的去注意電子商務文檔的管理。三是目前仍有部門檔案管理人員沒有熟練掌握計算機操作，不會正常使用計算機，這就影響到電子商務檔案的管理，無法解決電子商務檔案管理中遇到的問題。

1.2對原始檔案屬性的影響

檔案管理的基本要求就是保證它的原始記錄性，主要表現在檔案的內容和形式兩個方面。正是因為檔案具有原始記錄性這個基本屬性，才使得檔案具有法律憑證小勇。但在電子商務活動中形成的檔案，不僅檔案內容容易被改動，而且其形式也可能發生變化，所以很難正確認定其原始性。主要原因如下：電子商務檔案容易被改動，并且不會留下痕跡，這是與紙質檔案相區別的地方。隨著現代電子信息技術的飛速發展，電子商務檔案依存的環境也在不斷變化，只有通過調整電子文件才能適應不斷變化的環境，這就導致電子檔案很難一直保持其原始記錄性。電子商務檔案可以根據需要，采取不同的方式進行輸出。人們可以采用不同的字體、字號輸出電子文件，這樣也就失去了其最原始和最真實的字跡。目前，電子簽章技術尚未完全普及，在電子商務檔案文件上簽章依然難度較大，所以很難用簽章去鑒別電子商務文檔的真假。電子商務文檔的這些特點，使得我們無法用紙質文檔的標準和方法去判斷它的原始記錄性，必須為其建立新的原始性概念。

1.3對檔案學理論的影響

電子商務文檔出現，也增加了檔案學理論研究的內容。傳統檔案學的研究對象主要是如何管理紙質文檔。電子商務文檔的出現，不僅會補充和完善原先的檔案學研究內容，也會補充和完善檔案管理的原則和方法。原先檔案管理的相關理論和管理方式都將會被重新審計，將會出現許多與電子商務檔案管理相關的研究課題。比如：如何保證電子商務檔案的原始記錄性、如何維護電子商務檔案的來源原則、如何防止計算機病毒的侵入、如何利用網絡信息安全技術保護電子商務檔案以及如何對電子商務檔案進行歸集和整理等，這些都是檔案學理論面對的新的課題。

【摘要】電子檔案就是將企業經營活動產生的資料以電子文件的形式呈現出來。由于電子檔案會隨著企業的發展而增多，并且由于電子檔案管理是需要依托計算機技術來開展的，對管理人員的要求也相對較高。因此，企業要充分了解電子檔案的特點，分析電子檔案管理目前存在的問題以及難點，然后采取有效的管理措施，提高電子檔案管理水平，論文就此展開了討論。

【關鍵詞】信息時代；電子檔案；優越性；完善措施

1引言

在互聯網技術快速發展的基礎上，我國各企業的生產和運行方式開始向自動化、智能化方向轉變。隨著信息時代的到來，電子檔案逐漸成為企業檔案的重要存在形式。對電子檔案進行科學化管理，可以提高企業內部檔案的管理水平，為企業的發展提供可靠的參考依據。然而，目前我國許多企業在電子檔案管理方面還存在不足，尤其是信息時代的逐步推進，更是增加了電子檔案管理的難度。如何提高電子檔案管理水平已經成為企業發展所要重點研究的內容。

2電子檔案的特點及優越性

2.1電子檔案的特點

第一，文件記錄方式多樣。作為一種新型的信息承載介質，電子檔案具有多種表現形式，包括電子文件、聲音、影像等，具有多種表現形式，而且其存儲保存方式也多種多樣，例如光盤（VCD、DVD）、磁帶（錄音帶、錄像帶）、磁盤（U盤、硬盤）、網盤（或云盤）等；第二，電子檔案具有非直讀性的特點，例如電子檔案在光盤上保存時是由激光進行刻寫來實現的，無法直觀看到檔案內容，而且，電子檔案也可以進行加密處理，提高了電子檔案的安全性；第三，電子檔案對元數據和背景信息的依賴性比較強，必須要以元數據為基礎才能恢復電子文件的原貌。