前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的水利工程科技檔案管理現狀3篇，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
1前言
水利工程是防洪、除澇、灌溉、發電、供水、圍墾、水土保持、移民、水資源保護等工程（包括新建、擴建、改建、加固、修復）及其配套和附屬工程的統稱。水利工程的主要特點是工作面多，建設周期長，階段性較強。建設過程中形成大量的信息和文件，并歸類為科技檔案。水利工程科技檔案管理工作要求做到高效率的文件處理、信息查詢和反饋以及文檔分類儲存的工作。
2水利工程科技檔案管理的重要性
水利工程科技檔案是項目建設過程中形成的文字、圖表、聲像等信息材料，是生產、科研及其建設過程中形成的原始記錄，它客觀的記述和反映了整個歷史過程和真實原貌。因而科技檔案的有效管理必然是工程建設過程中的重點，也是難點。水利工程的建設主要經過前期規劃、設計、招(投)標、施工、竣工驗收等一系列復雜的階段，內容繁多，周期較長。在整個過程中，資料檔案是項目建設的依據。因此，需做好科技文件材料的日常收集、分類儲存及規范化管理的工作?？萍紮n案的形成自工程立項開始，與工程建設進度同步，并貫穿其各個階段。科技檔案的有效管理，有利于資料備查、后期審核，是提高項目質量、提高工作效率的有力保障，也可為以后的工程項目提供可靠的參考。另一方面，檔案管理對于企業發展也起到了重要的作用。每一個工程項目的檔案資料，是企業文化的積淀。也為積累工程經驗、吸取教訓、不斷提高企業工作質量和工作效率提供了參考。因此，做好水利工程科技檔案的有效管理工作十分重要。
3水利工程科技檔案管理現狀
3.1管理內容
水利工程科技檔案管理按其內容及階段形式可分為：工程設計檔案管理、工程施工檔案管理、工程監理檔案管理和竣工檔案管理等。各個階段的科技檔案主要包括主要包括文字材料、圖紙資料、聲像資料等。文字材料是科技檔案中最重要的，涉及內容最多的資料，主要包括：各類收文、發文、標書、合同、設計報告、施工報告、驗收報告等建設資料，以及各次會議紀要、計劃變更、施工日志等綜合資料。圖紙資料主要包括地形地類圖、施工圖、竣工圖等。聲像資料包括各種圖片信息、視頻信息等。這些材料看似種類繁多，不同階段、各個專業互相交叉，而實際上是圍繞著工程建設所形成的?？萍紮n案資料之間既以不同的工作階段相區別，又以總體程序和內容緊密銜接，反映了水利工程建設的全過程，各個階段、各個專業互相滲透，缺一不可。因此，鑒于工程科技檔案的重要性，各階段形成的各類檔案均需做到有效管理。
3.2管理現狀
科技檔案管理，是對科學技術檔案實體進行管理和信息開發利用的一項專門工作。主要包括收集、整理、鑒定、歸檔、統計和提供利用等項內容。目前，水利工程科技檔案管理大致上可分為：收集整理、簽審鑒定、歸檔以及查詢利用等過程。收集整理工作是將收集集中起來的科技檔案按其形成階段、內容、形式，進行科學分類、系統編排，為實現科學管理打下基礎；簽審工作是各個階段負責人對其科技產品應簽字負責，以保證科技檔案的可靠性和責任可追溯性；歸檔工作是將科技檔案儲存于檔案管理部門，并以科學的管理手段和技術措施保護科技檔案的完整和安全，維護庫藏科技檔案的序列，為最大限度地延長科技檔案的自然壽命和保證科技檔案的有效利用提供條件并實行監督；統計工作是通過對各類檔案的統計和分析，掌握庫藏科技檔案的數量和質量，以及科技檔案管理和利用工作的基本狀況，既是保護科技檔案并對其實行監督的基本手段，也為科學地管理科技檔案提供數字依據；查詢利用工作是通過創造的統計條件，以各種有效的方式將已歸檔或保存的科技檔案信息提取出來，滿足后續工作的需要。
4當前水利工程科技檔案管理存在的主要問題
水利工程由于門類繁多，階段性強，建設期長，為檔案管理工作帶來了相當的難度和挑戰。目前我國水利工程科技檔案管理水平總體上還比較穩定，但也存在不少值得改進的地方，主要存在以下幾方面的問題：
4.1科技檔案管理人員專業素質不高，管理意識不強，檔案利用率普遍不高。目前，雖然各企業單位均設置了相應的檔案管理部門，但管理人員文化程度和專業素質參差不齊，相當一部分還不能適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，具備相應的專業知識技能，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。此外，許多單位長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏認識，造成檔案信息資源開發不足，檔案利用率不高。
4.2科技檔案管理制度不夠規范。目前，水利企事業單位或者是專業的檔案館普遍存在管理制度不規范的問題，主要表現在：第一，檔號不規范。第二，案卷標題不規范。第三是大部分案卷缺少卷內目錄。第四是組卷混亂現象比較嚴重。
4.3檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。目前在水利行業，傳統的手工檢索占有很大比重。雖然部分檔案管理部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具，但也出現了求“多”不求“精”的現象，既造成了資源利用不充分，也導致檔案檢索效率不高。4.4對水利科技檔案的保密性缺乏足夠的重視。一般而言，水利工程科技檔案均屬于秘密文件，查詢或利用均需通過相關手續。但從本人的工作實踐看來，大部分水利單位在科技檔案保密性方面缺乏足夠的重視，制度不健全，責任落實不到位，在當今信息飛速發展的時代，水利科技信息安全面臨嚴峻的挑戰。
5加強水利工程科技檔案管理的對策
針對目前水利工程科技檔案管理工作狀況，為提高檔案管理效率，實現科技檔案的有效管理，實現資源的高效利用，需加強水利工程科技檔案管理工作。可行的方法有：
5.1加強宣傳教育，提高水利部門對科技檔案有效管理的認識。要充分認識檔案管理工作對促進工程項目建設和企業發展的重要作用，切實增強做好企業檔案管理工作的責任感和使命感，進一步明確檔案工作是各部門義不容辭的責任和義務。
5.2加強人才培養，提高科技檔案管理人員綜合素質。提高檔案管理工作人員素質，是推動科技檔案管理事業發展的關鍵。首先要把住人才引入口關，可適當引進一批有專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，針對企業檔案管理的特點和部分管理人員素質不高的情況，企業要積極選送檔案人員參加檔案專業知識培訓，提高檔案人員業務素質，同時要穩定檔案專業隊伍，從而加強企業檔案管理工作。
5.3規范檔案管理機制，強化管理責任。建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的科學的檔案管理體系，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統一管理，使檔案管理與企業工作同步考核、同步發展。
5.4積極做好開發利用工作，為企業各項工作服務。如何利用好企業檔案，開發企業檔案信息資源，是企業檔案管理的目的，也是擺在企業檔案管理人員面前的一項艱巨任務。為此，企業檔案管理人員就要圍繞企業的發展，采用高效的檢索工具，并進一步開發新產品、新技術，變被動服務為主動服務。
5.5引入計算機信息系統進行信息處理和資料管理，實現檔案管理現代化。計算機技術與檔案管理的結合是時代發展的必然選擇，以數字化、網絡化為主旋律的檔案信息化戰略，已在全世界范圍內推展；加強水利工程企業的信息服務工作亦是企業國際化戰略的重要組成部分，在企業發展過程中，以企業的檔案工作為依托，成立市場信息服務中心，建立網上檔案管理系統，不僅能夠為企業提供咨詢服務，克服企業管理的盲目性，而且能夠為企業的發展起著不可忽略的作用。
6結論
水利工程門類繁多，內容繁多，階段性強，且周期較長。在整個過程中，資料檔案是項目建設的依據，因而檔案管理既重要也復雜。做好檔案工作對工程項目的建設和企業的發展有很重要的作用。目前，水利企業在科技檔案管理工作上存在一系列的問題，需要進一步提高科技檔案管理的意識、提升管理人員的業務素質，規范管理制度，積極做好開發利用工作，逐步實現檔案管理現代化。
作者:何鋼 單位中國水電顧問集團中南勘測設計研究院
水利工程科技檔案管理篇2
水利工程檔案涵蓋水利工程從立項、審批、勘察設計、生產準備、施工、監理、驗收等工程建設及工程管理過程中形成的具有保存價值的文字、表格、聲像、圖紙等各種載體的材料［1］。它是水利工程管理工作的重要組成部分，是水利工程的歷史記錄，也是水利工程投產后運行、管理、維修、改擴建和技改等工作的重要依據。因此，水利工程檔案管理體系的建設是確保水利工程檔案系統性、完整性、準確性的有效措施之一，是為水利工程后期的管理、維護、改擴建工作提供切實可靠依據的有效手段之一。筆者專職從事水利工程檔案工作十余年，在工作中不斷吸取經驗，參照行業相關標準，結合公司實際情況，針對不同檔案類型，不斷對公司的檔案管理體系進行修訂。本文主要從公司科技檔案的歸檔責任主體、歸檔時間、分類方案、統計分析、利用等方面來淺析水利工程檔案工作管理體系的建設。
1明確歸檔責任主體，做好文件的收集、歸檔工作
在檔案管理工作中，文件的收集、歸檔處在管理工作的前端，如果前期的收集、歸檔工作做得到位，保證文件系統性、完整性的目標也就實現了三分之一。因此，要根據水利工程科技檔案的形成特點，以及歸檔需要，進一步明確相關科技檔案歸檔的責任主體。根據不同的項目環節，從水利工程項目的勘察之初，到招、投標，以及基建項目竣工驗收等，確定相應的歸檔責任主體［2-5］。具體來說，筆者根據水利工程檔案項目階段性的特點，結合公司實際情況，提出以下措施：其一，前期階段產生的科技文件材料由項目負責人按階段組織歸檔，其中相應階段的地質勘察（含地質、山地、鉆探、物探）、科研試驗、壓水試驗記錄，測量資料、環評、移民等單獨編制的專業報告由專業負責人組織歸檔。其二，招標、施工圖階段，當年完成的科技文件材料由項目負責人牽頭，專業負責人組織本專業歸檔；跨年度完成的項目，由項目負責人按單位工程或分項工程劃分子項，由專業負責人按年度歸檔。其三，基本建設中產生的各種文件材料由綜合管理部組織歸檔。其四，竣工階段的文件材料由項目負責人組織歸檔。其五，總承包（或項目管理）、施工項目由項目經理部組織歸檔。通過以上措施的制定，把責任落實到人，能更好地控制各階段產生的文件得到有效的歸檔，從而在一定程度上保障文件的完整性。
2明確歸檔時間，做好文件的及時歸檔
為了確保水利工程科技檔案及時歸檔，做到“應歸檔盡歸檔”，應明確不同階段的水利工程科技檔案的具體規定時間，讓參與人員明確歸檔的時間節點，從而有針對性地提前做好相關歸檔資料的收集、整理和移交工作。在筆者工作初期，如果工作人員離職，就會出現這名工作人員負責的項目文件歸檔不完整，“人離職，文件也隨之消失”的情況，這在很大程度上造成了文件的缺失，文件的完整性也就無從保證。因此，須在現在的檔案管理工作體系中明確文件的歸檔時間：其一，責任人應在工作完成后產品印刷后1個月內完成歸檔；施工圖采用“即曬即歸”的方式，曬制藍圖后由文印室將硫酸紙圖移交檔案室歸檔。其二，基建成果在項目竣工驗收完一個月內歸檔。其三，暫停、停建或緩建的工程項目，責任人應在60日內完成歸檔，并附詳細的文字說明。明確歸檔時間這一措施的制定，使文件歸檔量明顯增加，這就反應了這個措施在一定程度上有利于保證文件的完整性，同時也保證了文件歸檔的及時性。
3制定科學的分類方案
制定科學的分類方案是實現科技檔案系統化和科學化管理，做好水利工程檔案統計和利用等工作的重要保障。編制《檔案分類編號方案》是一項十分重要的基礎性工作，是做好水利工程科技檔案工作的一項基本要求。要求立檔案單位在相關檔案資料收集工作完成之后，根據其所收集的檔案資料進行原則性、技術性文件整理。制定科學的分類方案是打開檔案管理工作的鑰匙。只有參照國家相關標準，結合公司項目的具體情況，才能將應歸檔的文件進行詳細分類，形成歸檔文件分類大綱及歸檔范圍，根據文件的重要程度劃分保管期限表，最終形成集分類大綱、歸檔范圍、保管期限表于一體的“三合一”的分類方案。具體來說，涉及水利工程科技檔案的一級類目的確定、二級類目的確定、三級類目的確定和四級類目的確定等。其中，一級類目主要是根據單位性質、業務類型及水利行業有關檔案管理原則，將其確定為基建、文書、設備、發電等相關一級類目。二級類目的確定則根據國家檔案局的相關規定和標準要求，按照“年度-問題-保管期限”或者“年度-機構-保管期限”整理，按照相應的層級設定相應的子類目。三級類目的確定，一般為保管期限，通常按項目建設的自然順序設置三級類目。通常，就水利工程科技檔案管理單位而言，三級類目的劃分基本就能滿足大部分檔案管理需要，極個別的大型水利工程科技檔案還需要設置四級類目，通常由工程項目規模大小、專業復雜程度、建設周期長短及文件多少等考慮［6-9］。具體而言，從以下幾方面做好分類方案：其一，具體的分類要遵循以下原則：①邏輯性原則，以項目工程為對象，根據文件的來源原則，依據不同的建設和管理階段，根據文件產生的順序，結合工程形成的規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系和案卷的成套、系統，便于科學管理和利用；②成套性原則，收集、整理、組卷的文件能夠充分反映項目從規劃與論證，立項與審計、設計、建設準備、施工及竣工驗收期間整個建設活動的全過程；③唯一性、排他性原則，類別設置具有唯一性和排他性，同一級類目必須相互排斥而不能重合；④可擴充性，類目設置具有適當的遞增容量，以便于隨時補充新增加的文件；⑤穩定性原則，分類方案一旦制定，一般不隨意改變。其二，參照《水利工程建設項目檔案管理規定》（【水辦2021】200號）的相關規定，結合項目的具體情況，編制檔號。筆者公司成立60余年，作為貴州省水利工程設計行業的龍頭單位，我省大多數大中型水利工程設計由本院完成，因此我院承接水利工程較多，涉及區域較廣。根據這一特點，公司采用的編號規則加入了水系這一特點，水系的劃分更有助于檔案管理工作的開展，更能把看似繁多復雜的水利工程檔案識別得更加清晰，因此公司的編號規則為：工程代號+階段代號+專業代號+案卷流水號，其中工程代號由工程類型、工程所在水系及工程序號組成，例如××水利樞紐的工程代號GW087，G是水利工程的代號，W是烏江水系，087表示第87個工程，這就表示××水利樞紐工程是公司在烏江水系上設計的第87個工程?！痢了麡屑~工程初設報告的檔號是：GW087·C·0-001，如下圖所示：這樣的編號規則，對于經驗豐富的檔案管理員來說實操性較大，即使在檔案信息系統出現問題時，檔案管理員也能根據積累的經驗，迅速進入庫房調取檔案，同時也讓公司的工程檔案，根據項目的所處水系進行進一步劃分，對今后水系的水庫類型、庫容量等數據的統計提供支持。其三，根據“應歸盡歸”的原則做好工程文件的收集工作，《水利工程建設項目檔案管理規定》（【水辦2021】200號）、《建設項目檔案管理規范》（DA/T28-2018）從工程前期階段、征地補償與移民安置、建設實施階段、生產準備/試運行階段到竣工驗收階段，對工程文件的歸檔范圍進行了詳細的劃分，目的在于讓反映工程各階段、各環節的文件都做到應收盡收、應歸盡歸，以便在項目建成后期的管理、維護、改擴建等工作中有據可依。其四，根據文件內容的重要程度準確劃分保管期限表。保管期限表是檔案管理員進行檔案價值鑒定的重要工具。檔案鑒定的目的是盡可能使有保存價值的檔案得以保存，又防止使已沒有保存價值的檔案夾雜其中。能否實現這一目標，在很大程度上受制于保管期限表的質量。這對制定保管期限表的檔案管理員提出了更高的要求，一方面既需要檔案管理員具備高素質的業務能力，熟悉檔案學科體系，另一方面還要求檔案管理員具備一定的檔案專業知識，這樣在制定保管期限表的時候才能做到歸檔范圍全面，條款詳細具體，保管期限劃分明確、用語準確、邏輯層次分明。科學合理的分類方案是水利工程文件歸檔整理、組卷的關鍵，一個工程從一開始就要制定科學的、合理的、可操性強的分類方案。它既有助于高效有序地進行項目文件的分類整理和立卷歸檔，又是公司現代管理的需求，因此，水利工程檔案就要從一開始建立科學的分類方案。
4做好統計工作
檔案統計工作，就是通過表冊、數字的形式揭示檔案和檔案工作的有關情況，為檔案管理工作的方針、政策、編制檔案事業發展規劃提供切實可靠的依據。一種是檔案的基本統計，包括對檔案收集、整理、鑒定、銷毀、利用、移出、編研等基礎性工作的統計；另外一種是檔案的分類統計，包括對檔案的數量、質量及開發利用情況進行統計。要做好以上幾方面的工作，就要從日常工作中對統計分析數據進行記錄：其一，每天做好檔案管理工作日志數據的填寫，包括當日收集、整編、裝訂、入庫數據的填寫，為每年的全國事業檔案統計年報做好數據整合。其二，按月、以部門為單位整理歸檔單，將歸檔單按照時間順序排列，便于歸檔部門在產值核算或進行項目歸檔時進行查閱，歸檔單的統計有利于分析公司各類項目完成的進度，對于公司制定下一步的工作計劃提供參考。其三，每月按照不同檔案類型做好借查閱情況的數據統計。公司館藏包含各類型的檔案，有合同檔案、實物檔案、文書檔案、科技檔案等，對利用檔案的類型的統計可以從不同角度反映當月檔案類型使用的情況；對利用目的進行統計，反映公司在現階段工作開展的情況及側重點。
5制定切實可行的借查閱制度，做好權限控制，保證公司檔案利用的安全性
筆者根據公司不同類型的檔案，提出了不同的借閱審批制度，這些制度在一定程度上保證了公司各類檔案的利用安全。公司處于改制階段，各個部門正在向事業部制的模式過渡，為了確保所查檔案只能為公司項目服務，盡量避免亂借亂用的情況。目前的檔案管理體系中，直接把責任和權力交到了各部門負責人的手中，原因有二：①部門負責人非常了解所借檔案是否為本部負責工程所用，在借查閱檔案時由部門負責人簽字或蓋章，這樣就做到避免檔案亂借亂用；②如果借閱人跨部門、跨專業借閱檔案，則需要雙方的部門負責人簽字或蓋章，這種借閱模式既保障了借閱檔案的利用安全，還實現了檔案的資源共享。因此，以科技檔案借查閱為例，制定的措施主要有以下幾個方面：其一，借閱本部門檔案的，由部門負責人（簽字/蓋章）及分管總工程師共同簽署借閱資料單；其二，借閱跨部門檔案的，由部門負責人（簽字/蓋章）、分管總工程師及相關部門負責人共同簽署借閱資料單；其三，凡借閱重要檔案、全套檔案的，由部門負責人及公司分管領導/總經理簽字；其四，外單位借查閱檔案的，需持介紹信由相關職能部門負責人（簽字/蓋章）及公司分管領導/總經理簽字。
6結語
水利工程單位具有機構層級多、基層單位多的顯著特點，水利工程科技檔案管理具有一定的復雜性。近年來，國家水利工程建設的投入加大，由此所產生的的水利工程科技檔案的數量和規模不斷增加，管理的任務更加繁重。因此，成體系地做好水利工程科技檔案管理工作，從檔案資料的歸檔責任主體的確認、歸檔時間的明確、水利工程檔案準確分類，以及統計分析和利用等各個環節都應做到科學規范、準確有序，不斷提升水利工程項目管理的質量和水平［10］。以上是筆者從事水利工程檔案十余年來，參照相關標準，結合實際工作，對水利工程檔案管理體系建設中部分工作流程管理制度建設的淺析。只有做好水利工程檔案管理體系建設，才能使水利工程檔案作為第一手重要信息為水利設計單位在科技、生產活動中提供切實可靠的依據；才能使水利工程設計利用這些寶貴信息的科技檔案作為傳統水利設計單位優于其他非本領域設計單位的重要籌碼。只有有效管理和利用水利工程檔案才能提高本單位在設計行業的核心競爭力。
作者:聶丹萍 單位:貴州省水利水電勘測設計研究院有限公司
水利工程科技檔案管理篇3
水利工程在建設過程中?會形成各種各樣的文檔材料?有建設前期批文、施工過程記錄、竣工驗收資料及維修保養記錄等?這些文檔材料全面反映了水利工程建設各個階段的詳細情況?不僅對工程質量評定、工程竣工后的管理和維護具有重要的利用價值?其對新建工程的借鑒價值和指導意義?更加不容忽視。做好水利工程檔案管理工作?以科學、規范的文字、圖表、聲像等形式準確記錄施工過程中具有保存價值的資料?逐步實現網絡化的檔案管理?為水利工程提供真實豐富的信息資源?成為水利工程建設及管理中一個不可或缺的重要環節。
1把檔案管理工作滲透到工程建設的全過程
傳統意義上的檔案管理?具有臨時性和相對滯后的特點?業務部門和檔案管理部門各自為政?檔案部門被動等待?業務部門敷衍交差?容易形成資料積累殘缺不全?這樣既給整理歸檔工作帶來了困難?又使得形成的檔案材料保存和利用價值不高。單就水利工程而言?一項大的水利工程?從項目申報到工程竣工?分階段多?復雜性強。這種工程形成的文件材料涉及面廣、內容繁雜?涉及部門和人員多?經歷時間長?稍有疏忽?就可能遺漏。而小型水利工程大多施工要求急、建設周期短、形成的文件數量不多?又不易引起檔案人員的足夠重視。加之施工人員組成復雜?往往造成工程任務一完成?臨時機構解散?檔案材料也隨之消失。而不齊全不完整的檔案?失去了檔案保存的本來意義。引洮公司一反過去等人將檔案送上門或工程完工后突擊整理資料的做法?工程開始就制訂檔案管理辦法和實施細則?確定工程建設過程中應收集資料的目錄?統一制定質量評定表格?要求管理人員首先了解水利工程建設工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排?掌握了每一階段工作中需要形成哪些檔案資料?對每種資料的內容、數量做到心中有數?并在建設過程中經常檢查技術資料的填寫內容是否真實?格式是否規范?整編是否及時。
2建立相對穩定的檔案管理人員隊伍
加強對檔案工作的集中統一管理?是水利工程檔案齊全、完整、規范的重要保證。水利工程建設單位應當遵照統—領導、統一制度?分級管理的原則?成立檔案工作領導小組?統一協調檔案管理工作。由分管領導統一管理?成立檔案情報室?設立專職檔案員?在各業務部門指定專業技術人員擔任專職或兼職檔案員?形成系統的檔案管理體系。同時?完善制度建設?修訂崗位責任制及檔案管理制度?做到職責分明?層層把關。水利工程檔案具有“次性”和不可回復性的特點。客觀上對檔案工作人員的素質提出了更高的要求。從事水利工程檔案工作的人員?專業知識和技能應該比一般單位的檔案人員更全面。他們不僅要懂文書檔案?還要懂科技檔案?懂與水利工程相關的一些專業類別檔案?懂不同類別的檔案的分類整理。因此?為達到水利工程檔案整理規范化的要求?就定期或不定期地舉辦檔案管理人員培訓班?對各專職或兼職檔案管理人員講解水利工程建設工作中會形成哪些類型的文件材料?哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔?并講解具體的歸檔范圍。同時?按照檔案整理要求?對文件的起草、書寫要求和制成材料的規范化進行詳細的講解。使大家對檔案內容提前了解?在工作中更好的發揮?注意積累資料。同時?管理部門還須經常派出有經驗的檔案管理人員進行現場指導?使檔案管理工作和工程同步進行?為今后建檔工作奠定了基礎?使檔案的標準化、規范化有切實的保障。
3采取恰當的檔案資料收集方法
水利工程因其自身規模?建設時間跨度及涉及地域不同?對檔案資料的收集內容、數量要求不同?收集的方法也因具體工程而異。
3．1追蹤收集
對于施工周期短?形成檔案材料快的工程?專職或兼職檔案人員可主動到現場詢問和了解工程進展情況?及時掌握工程信息?并指導和督促技術部門有針對性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全?質量也比較高?但花費的人力、物力較大?主要適用于人員和經費較為充裕?規模相對較小且工地較為集中的水利工程。3．2分階段收集某些大型水利工程及某些跨年度的水利工程?檔案管理部門應當始終保持與兼職檔案員及監理、施工單位的聯系?及時掌握工程進展情況?并加強催收?盡力避免檔案原始材料的散失?以確保工程檔案的連續性、完整性。
3．3強制性收集
對某些人員分散、臨時機構較多的施工單位?可以采用一些強制性的措施?以減少檔案資料因人為因素造成不必要的流失。收取檔案資料押金是較為行之有效的一種強制性做法。當一項水利工程報建后?施工單位先交—定金額的資料押金?直到工程完工?施工單位將完整的檔案資料移交給檔案管理部門后才可退回這筆押金。這種方法對一些內部較復雜、臨時機構多的施工單位具有—定的約束力。
3．4綜合性收集
一項大的水利工程?因其自身的復雜性?決定了檔案收集和管理工作的多樣性特點。以甘肅省引洮供水一期工程為例?該工程是從洮河九甸峽水利樞紐引水?受益區涉及蘭州、定西、白銀3個市轄屬的榆中、渭源、臨洮、安定、隴西、會寧6個縣（區）?總人口約130萬人。主要建筑物包括調水總干渠1條?長110．47ｋｍ?其中隧洞18座（96．35ｋｍ）?占總干渠的87．0％；干渠3條?全長146．18ｋｍ；支渠及分支渠20條?全長256．52ｋｍ；供水管線12條?全長117．27ｋｍ；灌溉提水泵站4座?供水加壓泵站10座。工程戰線長?隧洞多?工程地質復雜?施工難度大。為此制定了“因時因地因具體工程區別對待?實地追蹤收集、分階段收集和強制性收集相結合”的總體思路?要求檔案工作人員以高度的責任心對待資料采集的每一細節?使歸檔的資料真正具備原始性的特點。
4制定科技檔案管理細則?保證檔案的時效性
收集資料和整理歸檔?是檔案工作的基本流程。把繁雜的第一手資料歸整梳理為統一的有機整體?不僅需要檔案工作人員具備一定的業務素質?善于分門別類?去粗取精?去偽存真?更要有明確的規范指導具體的工作進程。一項大的水利工程?其對檔案工作的要求往往是既要大而全、細而精?又要條分縷析脈絡分明?這就需要檔案管理部門根據水利工程建設的實際情況?制定詳盡的檔案管理規范?以便于檔案工作人員在檔案整理過程中有章可循。甘肅省引洮供水一期工程在工程建設之初?即制定了詳盡的《甘肅省引洮供水一期工程科技檔案管理實施細則》?對科技檔案管理、檔案室機構設置及職責、檔案工作的具體內容都做了明確詳盡的說明和規定。又通過11個附件（工程科技檔案分類大綱、文件材料歸檔范圍及保管期限表、工程施工過程中的歸檔資料、科技檔案格式、竣工圖章及竣工圖確認章、竣工資料審查表、竣工圖紙審查表、監理資料審查表、竣工資料及竣工圖紙評審表、工程檔案竣工驗收移交表、聲像檔案管理辦法）將檔案工作細節具體量化。以此為基礎?堅持以規范化的作業方式?把應該收集歸檔的文件資料進行分類整理?立出預備案卷?？梢匝b訂成正規卷的?及時把它們裝訂成正規卷?使檔案管理工作逐步走向規范化、科學化。
5開發利用檔案信息?促進檔案管理工作更上新臺階
做好檔案資料的收集、歸檔工作?積累貯存檔案?最終目的是為了在以后的工程建設和研究中利用檔案；而更好地開發利用檔案信息?反過來也會促進檔案管理工作。隨著計算機的廣泛應用?檔案管理工作基本實現了計算機管理模式?檔案管理人員應及時將檔案資料輸入電腦?隨時為業務部門提供更全面的信息資源?這些檔案信息無疑為水利事業提供了很大的幫助。每當業務部門專業技術人員從利用檔案中獲得信息時?他們都會更積極主動地向檔案室歸檔文件材料?從而保證了工程檔案的完整性?促使檔案管理更上新臺階。
作者:梁麗霞 單位:甘肅省引洮工程建設管理局?