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[摘要]隨著信息化技術的不斷發展和創新，計算機信息技術普及程度越來越高。給社會各個方面發展帶來了福音。高校是人才培養的搖籃和基地，是為國家和社會輸出人才的地方。檔案管理工作是高校管理工作的重要組成，迎合新時期信息化技術、物聯網技術發展需要，實現高校檔案管理的網絡化、信息化和數字化，是當前階段高校檔案管理的重要方向和課題。高校檔案管理信息化建設背景下，能夠為數字化校園建設，為廣大師生在高校檔案使用方面，提供相關便利和服務。本文旨在研究現階段高校檔案管理存在的問題，探討信息技術背景下高校檔案管理信息化建設策略，為各地區高校在檔案管理信息化建設方面提供可行性思路。
[關鍵詞]信息技術背景；高等院校；檔案管理；信息化建設；分析
研究隨著我國信息化建設水平的不斷提高，各行各業已經逐漸開始了信息化建設。對于高校來講也是如此，高校檔案是高校發展和建設歷史的真實寫照，記錄了高校在科研、管理、教學方面的發展歷程?？萍蓟托畔⒒尘跋拢闲聲r期信息化技術、物聯網技術發展需要，滿足檔案管理信息化建設需求，已經是高校檔案管理工作的重要方向。雖然近些年來，各地區高校在高校檔案管理信息化建設方面取得了一定業績，但是實際執行過程中，還是存在著很多問題[1]。本文旨在研究高校檔案管理信息化建設的重要性，剖析現階段高校檔案管理存在的問題，探討信息技術背景下高校檔案管理信息化建設策略，為各地區高校在檔案管理信息化建設方面提供相關經驗和參考。
一、高校檔案管理信息化建設的重要性
高校檔案管理信息化建設，是時代發展的必然趨勢，是科技化背景下檔案管理工作的必然要求。作為高校日常工作和發展的重要部門，高校檔案管理工作有著特殊地位。迎合新時期網絡化、信息化和數字化建設新方向，是高校檔案管理的必然路徑。高校檔案管理信息化建設重要性，主要是體現在以下幾個方面：首先，高校檔案管理信息化建設，是高校自身發展的需要。檔案管理工作在高校管理工作中的重要性毋庸置疑。檔案管理工作，可以推動高校開展行政管理體系改革，加快高?？茖W研究進展，宣傳高校教育和勞動成果。檔案管理效率和水平，是衡量高校管理水平高低的重要標準。高校檔案管理信息化建設，有助于檔案管理資源的有效利用和開發，可以不斷提升自身資源利用效率和工作效率，實現檔案管理工作的數字化和信息化[2]。其次，高校檔案管理信息化建設，是提高檔案管理效率的必然途徑。高校檔案管理與收集，指的是高校檔案管理部門，對高校各個部門、各個人員，開展檔案搜集與整理工作。高校檔案管理與收集，主要包括兩大方面：其一，對檔案內容的整理，對文件信息真假進行判斷和總結，對存在漏項和缺陷內容進行補充和填補。其二，對檔案內容進行系統化、條理化分類和組合，使得檔案管理和使用更加有序化和明晰化。高校檔案管理信息化建設過程中，通過引入新型數字化系統，擺脫了檔案管理人力的數量需求，大大提高了檔案管理的工作效率[3]。最后，高校檔案管理信息化建設，是實現檔案資源共享的必然條件。高校檔案管理工作是極為復雜的，其所需要耗費的時間、精力也是極多的。信息化和數字化技術系統的引入，使得高校檔案管理工作更加方便和簡潔，擺脫了傳統高校檔案管理的束縛，使得檔案收集、匯總、分類、組合、調取等更為方便，大大減輕了傳統模式下檔案管理人員的負擔，使得高校檔案管理資源實現真正的共享。
二、現階段高校信息化檔案管理工作存在的問題
近些年來，尤其是信息化時代背景下，高校越來越重視檔案管理信息化建設工作。雖然現階段高校在檔案管理工作方面，積累了一定的經驗，也取得了一定的進展，但是在實際的高校檔案管理工作中，確實還存在一些問題，困擾著高校檔案管理工作水平和效率的提升。筆者認為，現階段高校檔案管理工作存在的問題，主要是體現在以下幾個方面：首先，檔案信息化建設重視程度不足。受到傳統檔案管理模式和觀念的影響，很多學校依然沿用早期的檔案管理手段，對于檔案信息化建設工作，重視程度不足，缺少對檔案信息化建設中，人力、物力、財力投入力度，使得檔案信息化建設進程舉步維艱，很難在短期內有明顯的改善[4]。其次，檔案信息化基礎設施不完善。檔案信息化建設，對于計算機技術設備、互聯網技術設備以及物聯網技術設備要求極高。部分院校在高科技技術設施建設方面，校內網等設施建設方面極為薄弱，檔案信息化建設缺少基礎設施支撐，部分高校雖然設備齊全，但沒有做到及時更新換代，同樣影響到檔案信息化進程。再次，檔案信息化規范標準缺失。雖然各大高校在檔案信息化建設規范和標準上，都形成了各自獨特的管理機制和體系，但是檔案信息化建設中相關規范和標準的缺失，使得信息孤島效應明顯，檔案信息很難真正地實現共享。最后，檔案信息化建設人才隊伍薄弱。檔案信息化建設離不開人才支持，人才是高校檔案管理信息化建設的最堅強后盾。但部分高校專業性技術性人才缺失，尤其對信息技術、互聯網技術等，現有人員不能做到各類信息技術的精通，加上缺乏專業性檔案管理知識，使得高校檔案管理信息化建設舉步維艱[5]。
三、信息技術背景下高校檔案管理信息化建設策略
（一）制定檔案管理人才培養計劃，提高檔案管理人員素養
當前社會已經是信息化和數據化社會，對于高等院校來講，檔案管理工作不僅僅是對資料進行簡單的匯總和收集，而且還需要在檔案管理工作中，對所搜集到的資料信息進行加工、分類和系統性整理，通過檔案管理綜合評定，來體現高校發展水平，為滿足師生檔案資料實際需求提供方便。作為檔案管理主管部門以及領導，要適應新時期大數據時代發展需要，逐漸轉變思想和觀念，將培育出優秀的檔案管理人才，將人才培養納入高校綜合管理的重要日程。首先，高校檔案管理主管部門，要制定出具有針對性高校檔案管理人才培育計劃，加大對檔案管理人才培養的投入力度，要保證對檔案管理人才培養，向著持續、規范和高質量方向發展，為高校檔案管理工作提供源源不斷的人才動力支持[6]。其次，高校檔案管理部門，要提高人才招聘門檻，引進一些高素質、高學歷、高水平、高能力的檔案管理人才隊伍，進入到檔案管理實際工作中，適度對現有檔案管理人才隊伍進行“換血”，增強現有檔案管理人才隊伍的危機和積極性意識，刺激性提高人才檔案管理水平。
（二）不斷創新檔案管理模式，發揮檔案管理多功能性
提高當前高校檔案管理效率和水平，需要充分發揮出檔案管理多元化功能性，對現有傳統的檔案管理模式進行適度創新，以迎合新時期高校檔案管理需要。首先，高校檔案管理主管部門和人員，要真切地努力完成檔案歸納和收集整理工作，對于缺損的資料信息，要第一時間進行彌補和完善。其次，要建立統一化、多元化檔案管理辦法。高校的檔案收集和管理，不應該僅僅局限于一般性資料，而更應該突出高校特色，要做到以學校工作為中心，以本校辦學特色和辦學重點為要點，探索出符合本高校檔案管理實際需求的特殊檔案管理新模式。再次，做好對高校檔案管理工作的把控，要采取各種物質和精神獎勵政策，積極吸引個人和部門，對相關檔案資料征集和上交，從而不斷完善高校檔案管理內容。甚至有需要的話，高校可以采取有償購買等形式，積極調動起相關人員捐贈的積極性，使得學校文化和歷史檔案資料得以保留[7]。最后，在進行檔案資料的搜集和整理時，高校要積極借助互聯網資源優勢，積極搭建線上檔案資料管理服務平臺，使得檔案管理內容可以實現數字化，使得各類高校檔案管理內容可以更好地保存。
（三）堅持檔案“雙軌制”管理原則，實現檔案全周期管理檔案
“雙軌制”管理是迎合新時期互聯網發展趨勢，而出現的高校檔案管理新形式?！半p軌制”指的是，在檔案信息化建設過程中，既要保留原有紙質文檔形式，在其基礎上對數字文檔形式進行副檔保留，使得高校檔案管理更加多樣化和多元化?！半p軌制”檔案管理形式，形成了紙質管理和數字管理雙重標準，既保證了數字化檔案的高效性和便捷性，又解決了紙質文檔的視覺閱讀樂趣，同時也大大提高了檔案管理的安全性。正因為如此，“雙軌制”檔案管理方式，在高校檔案管理中得到廣泛的應用。另一方面，高校檔案管理要注意實現全周期管理。高校檔案管理工作，不是簡單地對檔案進行儲存和使用，而是要對檔案進行全生命周期的管理。
（四）做好檔案信息網絡安全建設，保證高校檔案資源安全性管理
毫無疑問的是，計算機網絡技術的開發，給高校檔案信息搜集與管理工作，帶來了諸多的便利和快捷。但是，值得注意的是，計算機網絡技術也具有雙面性，也會存在安全性問題。作為高校檔案主管部門，要清晰地認識到高校檔案信息化建設和網絡信息系統固有的問題和危害，保證高校檔案資料和信息的安全性。一方面，檔案管理部門要定期，對已經建立好的檔案信息管理系統進行更新，同時要做好網絡安全監管工作，要堅決抵制和避免檔案資料和信息的竊取。另一方面，高校檔案人員，要保持嚴謹、認真的態度，要減少復雜信息化系統環境下的工作失誤，避免檔案資料出現錯誤或者丟失[8]。對于一些有著高級別的檔案管理內容，一定要嚴格遵守高校檔案管理制度，對其采取更為嚴格的保密手段。如有需要的話，可以對檔案保密程度進行分類：如秘密、機密、絕密等三個級別，對于不同級別的檔案內容，采取不同的保密手段和措施。對于絕密性檔案資料，工作人員要遵守職業道德和社會準則，要做到絕對的守口如瓶，堅決避免絕密資料外泄。
四、結語
檔案管理信息化建設有著重要的意義，要加大對檔案管理信息化建設的人力、物力和財力投入，利用數字化、網絡化平臺，做好對本校師生的檔案線上管理和服務。通過全面實現檔案管理信息化建設目標，為高校長遠發展提供源源不斷的動力支持，為高校師生在檔案服務與需求方面，奠定堅實的良性基礎。
參考文獻：
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作者:張曉曉 單位:沈陽音樂學院檔案室
