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摘要：大數據時代的到來，學校教育觀念也產生明顯的變化，亟需對學校的教學檔案實行信息化建設。對于學校，需立足于大數據背景對教學檔案信息化建設的重要性以及關鍵作用進行深入探析，從多角度出發探索教學檔案信息化建設中存在的各種問題及不足，提出科學、有效的解決方案，進而使教學檔案信息化建設的有效性得以確保。
關鍵詞：大數據；教學檔案；信息化建設
0前言
檔案信息管理工作在院校教學中極為重要，其不但會對教學質量、教學過程以及教學工作運行產生直接影響，同時對院校事業的發展奠定有利基礎。近幾年，由于科技的發展和進步，高校檔案管理模式也產生變化，電子檔案管理模式獲得較為普遍的應用，同時院校教學檔案信息化也是教學工作的必然趨勢。
1高校教學檔案信息化建設的必要性
1.1教學檔案信息化是學生發展的重要保障。在高校中，教學檔案是對教學活動進行記錄的重要載體，主要包括教師業務材料、教學材料以及學生學業等一系列內容，通常情況下其保存形式包括照片、硬盤、光盤等，有極為關鍵的保存價值和意義。對高校教學檔案進行合理應用，對提高工作質量和工作水平有著非常重要的意義，在一定程度上能對人才培養起促進作用。而當前在教育體制改革背景下，國家對院校的要求也越來越高，并對教學檔案的信息化管理提出一定的要求。因此，為能促進各項工作的順利進行，高校切實落實檔案管理工作極為必要；
1.2有利于提高教師整體素質。對傳統教學檔案進行比較，教學檔案的信息化建設有特殊的優勢。傳統教學檔案管理方式具有單一性，特別是分析方式尤為落后，對教師分析、改進工作造成嚴重的阻礙。而教學檔案的信息化建設，通過提高教學工作分析的廣度和深度，能促進教學方式多元化水平，同時還可在一定程度上提高教師團隊的整體素質，長期效果明顯；
1.3有利于提高檔案管理工作效率。傳統紙質教學檔案管理過程中，存在各種問題和不足，其中工作效率偏低尤為明顯。傳統紙質教學檔案管理，無論對文件查檔還是歸檔等工作都需手動操作，檔案運行需耗費大量的時間和精力。而在教學檔案的信息化建設中，能最大程度地降低檔案的查檔以及歸檔時間，對提高工作質量和工作效率有著非常重要的影響。不僅可避免對人工操作所帶來的誤差，同時還可以有效節約人力和物力資源，能將紙質檔案損耗降到最低；
1.4新時代背景下高校發展的必然趨勢。數據時代的到來，社會對信息化以及電子化的依賴程度逐漸增加，校園也是如此，并且高校未來的發展也呈現電子化以及信息化趨勢。信息化發展背景下，教學工作和行政工作間的關聯更為密切，二者間相互影響、相互促進，而教學檔案工作則是對各種工作進行連接的重要紐帶。例如對教學檔案的利用，能及時掌握學生的興趣方向及學習動態，在教學過程中依照學生的不同層次展開講解，能使學生更好地掌握相關知識和內容。這些都需以高校檔案管理工作為基本條件，同時也是教學檔案信息化建立的一大優勢。
2.1網絡安全問題頻發。一直以來，信息化教學檔案安全問題都是院校普遍關注的重要問題，和傳統管理模式進行比較，信息化管理模式并不能充分確保獲得數據的安全性，同時也是影響信息化教學檔案建設的關鍵因素。在教學檔案信息化工作過程中，在設備硬件、管理人員水平以及檔案使用過于頻繁等多種因素的共同影響下，網絡安全性無法獲得有效的確保，并對重要資料數據，其保密性也相對較差；
2.2資金投入力度不足。當前，信息化教學檔案的創建對專業性硬件設備的要求相對較高、電子檔案數據庫的維護對專業人員的要求也相對較高，需增加資金投入。但調查研究發現，國家、高校并沒有對教學檔案信息化建設工作進行充分重視，缺乏支持力度，無論在專業人才聘請還是設備采購等層面都存在一定不足，再加上基礎設備相對薄弱，因此教學檔案信息化建設的順利進行受到嚴重的影響。高校在教學檔案信息化建設中需配備路由器、計算機、打印機等基礎性設施。但當前高校教學檔案信息化基礎設備相對欠缺，檔案信息化管理軟件尚未普及，數據庫建設進度緩慢，因此，檔案管理信息化建設的順利進行受到嚴重阻礙；
2.3人才綜合素質偏低。高校在教學檔案信息化建設過程中，需專業性管理人才作為保障。和以往紙質教學檔案管理模式進行比較，信息化檔案管理模式無論對相關管理人員的綜合素質還是專業性技能都有較高的要求。當前在院校中，檔案管理工作依舊存在各種問題和不足，且大部分工作人員在檔案管理過程中缺乏一定的專業性。而對信息化教學檔案管理模式，其對專業性知識有著較高要求，非專業性人才并不能促進管理質量和管理效果的有效提高[1]；此外，在建設信息化教學檔案時，需要整理、統計相關檔案數據并熟練掌握計算機操作方式。由于院校專業性人才匱乏，因此，教學檔案的信息化建設進程也受到嚴重的影響；
2.4管理制度缺乏完善性。高校教學檔案信息管理制度相對欠缺，并且在檔案收集、管理等過程中并沒有標準的制度進行約束，因此檔案管理的規范性及標準性較差。且信息化建設過程中并沒有對檔案權限管理工作進行重視。
3學校教學檔案信息化建設對策分析
3.1增加資金投入，完善基礎設施。在教學檔案信息化建設的過程，院校對其資金投入不足，并且基礎設施設備缺乏一定的完善性，在一定程度上影響信息化建設進程。完善的基礎設施是教學檔案信息化建設的基本前提，需以此為基礎，進而促進各項工作的順利進行?；A設施缺乏完善性主要是因院校并沒有對教學檔案信息化建設進行充分關注，資金投入力度較小，無法對設備進行充足的購置。對此需要則應增加資金投入力度，盡可能購置各種硬件設備如計算機、掃描儀等，使教學檔案信息化建設具有設備基礎，從而實現促進其發展的目標。首先，需在學校工作規劃中融入教學檔案信息化管理和建設，增加資金投入，配備硬件設備；其次，需創建教學檔案信息化數據庫。數據庫的創建，通過對相關數據信息進行整合并上傳，對目錄及全文數據庫進行整理，能為后期教學檔案管理工作的順利進行打下堅實基礎；最后，需強化網站平臺建設。通過數據分析及挖掘技術對用戶的基本信息需求進行研讀，對查詢功能進行完善，進而使不同用戶的個性化需求獲得充分滿足。當前，由于計算機網絡技術的迅猛發展，為能推進教學檔案信息化建設的有序進行，需對軟件的更新工作充分重視。合理應用各類管理軟件，院校內相關部門則及時把檔案提交到檔案數據庫，并添加、更新其中信息，及時備份、歸檔紙質檔案，進而使信息化教學檔案數據庫更具完善性。高校教學檔案信息化建設中，對檔案信息化基礎建設進行完善是其首要任務，需增加資金投入力度，為軟、硬件的購買提供資金層面的支持。在對軟、硬件所進行的選擇中，盡可能選擇技術先進、成熟的軟、硬件設備系統，使高校教學檔案信息化建設獲得有效保障。同時還需對網站平臺建設進行關注，憑借數據分析技術對用戶需求進行充分挖掘，從而促進各項工作的順利進行；
3.2培養教學檔案信息化建設人才。和傳統檔案管理工作進行對比，信息化檔案管理對專業性人才的要求較高，并且需求量相對較大。到目前為止，院校檔案管理崗位中工作人員的專業性不強，綜合素質普遍偏低，因此教學檔案信息化建設受到嚴重的阻礙。需院校及時培養專業性人才，各院校間要促進專業性人員間的溝通和交流，相互吸取經驗、總結教訓，進而促進檔案管理人員自身綜合能力以及專業性素養的進一步提高。此外還要制訂相關招聘標準和制度，了解應聘人員其理論知識掌握情況以及計算機專業能力。對高校檔案管理部門，需合理安排計算機人員以及專業性管理人員，定期組織相關人員展開學習和培訓，對信息技術以及全新的思想觀念進行學習，特別是需對基礎信息技術進行充分關注；此外，還要重視對大數據技術人才的引進，切實在教學檔案信息化建設中合理應用大數據技術。為能提高檔案管理人員的綜合素養以及專業能力，在選擇應聘人員的過程中，需對其檔案管理理論知識以及計算機專業性能力提出一定要求。到目前為止，我國檔案管理人才結構中，管理人員年齡普遍偏高，盡管其管理經驗以及管理理論具有豐富性，但在大數據時代的影響下，其對大數據技術以及信息技能的掌控能力相對較差。因此在大數據背景下，需對人才結構進行調整和優化，促進人才素質的進一步提高。在此期間，不僅需對管理人員結構進行優化，納入年輕力量，同時還要將專業性管理人才納入檔案管理工作中。并要做好對檔案管理人員的培訓工作，創建出長效培訓機制，依照大數據時代特征對管理人員管理手段、理念、方法等進行更新和優化，使其能順應時代潮流，滿足大數據管理需求，進而促進單位檔案管理工作質量和效率的進一步提高。首先，需對教學檔案管理人員的思想建設進行重視，提高其技術能力，使其工作事業心以及責任感獲得強化；其次，需設置相應的專職教學檔案管理崗位，引進對專業水平高、責任心強的高學歷的人才；最后，需定期展開專業性知識培訓，強化其對理論知識以及實踐技能的了解和掌握；
3.3完善教學檔案信息管理制度和體系。院校教學檔案信息管理制度是對檔案管理人員工作進行衡量和制約的重要標準，需及時進行健全和完善，公開于網絡，保證其透明性。這就需相關檔案管理人員在工作過程中依照相關標準和規范進行工作，同時創建相應的監察制度，對缺乏規范性的工作或者行為，則要在第一時間改正。在教學檔案信息化管理體系的建設過程中，重點在強化師生對教學檔案的認識和了解，同時憑借各平臺如微信、校報等宣傳相應的教學檔案工作。而在管理方面，需依照國家所頒布的檔案標準以及制度并和院校自身辦學特色相結合，對教學檔案管理部門職能進行明確，優化工作流程，使教學檔案管理制度內容更為細化，進而使教學檔案信息數據的安全性獲得保障；在業務方面，需及時對管理人員的工作內容以及技術責任進行確定；在技術層面，高校可通過購買、研發技術的形式促進辦公自動化和教學檔案管理系統的有機結合；
3.4提高高校教學檔案的開放性和安全性。院校教學檔案主要是對教學工作內容進行的記錄，對其它院校教學有非常重要的價值和意義，并對科研機構也產生重要影響，而對政府，則存在一定的保存價值。在檔案信息化建設過程中，需做好教學檔案的開放、共享工作，使其自身所具有的價值獲得充分展現；此外，高校和政府部門、科研機構間需及時合作，進而逐漸形成一種完善、系統的數據共享機制，促進各項工作的順利進行[3]。為能使檔案信息化管理的安全性獲得保障，首先，需對健全安全管理機制加以完善，使管理人員的自身安全以及責任意識得到強化，并做好日常監督和管理工作；其次，需切實落實數據維護、安全防護以及備份和恢復等工作，設置防火墻，避免外來病毒侵入，進而實現提高管理成效的目標；最后，需加密教學檔案信息，合理應用具有安全性的加密技術，以教學檔案信息開放為基本前提做好對在線檔案查詢用戶的分層管理，同時設置相應的訪問權限，降低非法訪問風險。大數據檔案管理工作存在特殊優勢，可在促進管理效率獲得進一步提高的同時將管理成本降到最低，同時還可為檔案資料的存儲提供便利。但需注意，大數據時代，信息技術也會在一定程度上危及檔案管理工作的安全性，進而造成數據丟失。所以，切實保障檔案管理工作中數據的安全性極為必要。相關檔案管理人員則要保持較高的數據安全意識，及時展開基礎性工作如電腦殺毒等，對計算機安全防范技能進行了解和掌握，防止由于受到人為因素的影響而使安全隱患增加；
3.5應用先進信息技術，創建大數據管理平臺。院校需將辦公自動化系統和教學檔案的管理特征相結合，同時憑借先進的互聯網技術對教學檔案信息化服務平臺進行搭建，以便落實教學檔案的管理和存儲工作，強化其應用效果。在院校教學檔案信息化服務中，由于服務對象以教師和學生為主，因此對教學檔案信息化服務平臺，需依照客戶現實需求對檢索功能進行開發和創新，使其更具個性化特征，同時還需設置業務模塊，使客戶能取得更為個性化、專業化以及人性化的信息服務。不僅如此，還需做好硬件設施建設，使教學檔案質量及利用效率獲得確保。大數據背景下，在對高校教學檔案資源所進行的開發和利用中，需使數據資源的開放性以及標準性獲得確保，對于教學檔案信息資源的整合應用有極為關鍵的影響，而通過創建大數據管理平臺，能使高校檔案信息化管理的高效性和針對性獲得充分展現。例如一些高校的教學檔案管理工作存在不同院系獨立存檔的現象，并未對教學檔案的統一性管理進行重視，因此高校教學檔案的開發和利用效率受到嚴重的阻礙。對高校來說，需及時創建出相應的教學檔案大數據管理平臺，利用平臺促進各院系、部門教學信息的統一性管理，為科研以及教學工作的順利進行提供有力保障，使教學檔案信息化管理質量、效率以及其服務功能獲得提高，強化教學資源有效整合，進而促進高校教育教學改革的持續、穩定發展。4結語大數據技術的迅猛發展，院校教學檔案管理工作形式日漸嚴峻，因此立足于國家政策、時代需求以及發展現狀等多方面而言，需對院校教學檔案信息化建設進行充分關注，旨在提高管理效率，促進各項工作的順利進行。對此，高校則要和自身現實情況相結合，立足于信息安全、管理體系以及管理人才等層面進行創新和優化，進而使教學檔案信息化管理的科學性、高效性獲得確保，保障管理工作能持續、穩定的運行。
參考文獻
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作者:劉鑫昱 單位:西安工程大學
