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1、檔案管理工作要解決的基本矛盾是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統、優質、專指、廣泛之間的矛盾。社會對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的高低，而檔案管理水平則要適應不斷增長的社會需求。二者處在從不適應到適應的不斷矛盾變化過程中，從而推動檔案管理工作向前發展。從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理是由非獨立系統到獨立系統、由簡單管理到復雜管理、由經驗管理到科學管理、由手工管理到計算機管理、由封閉系統到開放系統而發展的過程。
鑒于我國檔案管理目前存在的問題，很有必要對檔案管理工作進行必要的創新與改革，運用創新的思想、方法和思維來管理檔案，以滿足現代社會對檔案的高層次的需求。創新體系是融創新主體、創新環境和創新機制于一體、促進全社會創新資源合理配置和高效利用、促進創新機構之間相互協調和良性互動、充分體現創新意志和目標的系統。這套系統運用到高校檔案管理中就是要求高校在檔案管理中樹立檔案管理的創新理念，融合各種資源，提高檔案的利用效率，使檔案更好的發揮其內在的作用，為學校和社會服務。
2、創新體系下的高等學校檔案管理基本思路
2.1觀念創新是高校檔案工作發展的前提。長期以來，高校的檔案管理工作在人們心目中習慣上歸于管理性基礎工作。而檔案管理人員滿足于老經驗、老辦法，拘于傳統的思維方式和工作模式，再加上配置的管理人員整體素質和業務能力有限，使得高校的檔案管理工作很難適應學校教育事業發展。盡管近些年來，這些狀況有了一定程度改善，但源于檔案工作在學校處于邊緣地位，工作干好干壞一個樣，導致管理人員難以接受新事物、新方法，難以運用新技術解決新問題。如何改變這種現狀？檔案管理工作者需要進行習慣與觀念上的調整，要打破“從來如此”的觀念，重新認識檔案工作的重要性；要善于用超前的眼光、集體的智慧、超前的思路、創新的舉措，不斷創新工作理念，全面提升檔案工作質量和管理水平，豐富檔案工作內涵，實現檔案整理規范化、目標管理制度化，強化服務意識，把檔案工作做實、做細、做好。
2.2服務創新是高校檔案工作發展的手段。新時期學校的各項工作對檔案工作的需求在內容上越來越廣，在利用頻率上越來越快，在服務領域上越來越寬，在服務方式上越來越活。為此高校檔案管理部門要緊跟時代步伐，搶抓機遇，加快檔案工作的發展步伐，按照“堅持創新，突出服務”的思路，加強檔案部門的業務建設，實現檔案工作的服務創新應該做好以下幾個方面的工作。
2.2.1實現服務內容的創新。檔案館雖然收藏有學校文獻資源，但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求，必須調整，充實館藏內容，提高館藏質量。有目的、有重點、有計劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。要樹立精品意識、特色意識，不能單純地追求檔案的數量和門類。高校檔案館既要有共性，更要體現個性和特色。要堅持開發本校文化資源的特色，傳承學校優秀歷史文化傳統。學校的歷史積淀了深厚的歷史文化傳統，是學校檔案服務創新、開發校本文化資源的寶貴財富。如校訓、校歌以及歷史沿革，名師、優秀畢業生事跡等。
2.2.2實現服務方式的創新。要強化參與意識，努力實現“三貼近”：一是檔案服務創新要貼近學校的主旋律，把握學校中心工作，聚焦學校重大活動、重大事件、重要會議、重點建設項目、重大科研課題、重要工作和重要人物等方面。二是檔案服務創新要貼近師生。今天的新聞則是明天的歷史。學校的歷史既是今天的精神財富，又是今天建設與發展的精神動力，檔案服務創新在配合學校工作上，特別是在師生的情感深處能引起共鳴；三是檔案服務創新要貼近學習生活。諸如在挖掘校史文獻實物背后的故事、校史考證、校史經典、校史人物、學校典故等通俗性、大眾化檔案文化，結合學校校情和館情，在盤活館藏上下功夫，如建設永久性的校史博物館或校史陳列館，舉辦教學科研成果展、科學技術研究成果報告會、科技知識學術講座活動等；要加強館際協作，聯手搞好服務。在檔案主管部門的協調下，加強高校檔案館和地方綜合檔案館之間的聯系與協作，廣泛開展聯機檢索等業務，互通信息，取長補短，促進交流，改變各自為政的局面，優化檔案信息資源配置，聯合搞好信息資源開發，實行資源共享。
2.2.3實現服務功能的創新。大學是人才培養、科學研究和社會服務的重要基地，是文明傳承和創新之所[1]。檔案館可以建設成為學生的人文教育基地。一方面把檔案運用到校園文化建設中，更能凸現出高校深厚的文化背景、時代精神、歷史精神和人文精神，對學生的全面發展具有重要作用。高校擁有豐厚的校園文化積淀、豐富的文化傳承、悠久的辦學歷史和杰出的教師和校友資源、豐富的科技資源及輝煌的建設成就，是歷代師生人文精神的凝結，它是吸引、感染并啟迪青年學生愛國榮校的課堂。
內涵豐富的高校檔案是校園文化建設的寶貴資源，利用檔案對學生進行理想和傳統教育、愛校敬業、自律、成才的教育，創業、創新精神的教育，使學校的辦學宗旨、辦學理念和辦學特點對學生的思想品德、行為習慣及價值觀念養成起到潛移默化的作用，使學生在具有傳統文化精神和人文精神的校園環境中得到熏陶，促進學生的全面發展。
另一方面檔案館可以開展學術文化交流，展現學校的教學、科研水平。高等院校的教學、科研檔案，記錄著師生在教學科研實踐中創造的教學科研成果，是學校學術水平的真實反映。開發利用教學、科研檔案，通過舉辦教學科研成果展、科學技術研究成果報告會、科技知識學術講座等活動，大力倡導勤奮學習、熱愛科學、追求真理的科學精神。著力于培養學生的應用能力，豐富知識面，啟迪學生的創作靈感和創新、創業意識，激發學生學習熱情，以彌補課堂教學的不足。
2.3技術創新是高校檔案工作發展的保障。檔案信息化建設要以檔案的信息資源為核心，以檔案的網絡建設為基礎，以擴大檔案信息資源的開發利用為目標。換言之，資源建設是基礎，現代技術是手段，開發利用是目的。檔案的信息化，實際上也就是資源建設要搞數字化，現代技術方面要搞標準化，開發管理要搞網絡化，科學科學管理要實現現代化。具體而言，當前要加快檔案信息化建設的設施建設，加快數據庫的建設，加強標準和規范的管理，建設數字化檔案館。#p#分頁標題#e#
2.3.1豐富優化數字館藏，為網絡編研打好基礎。網絡檔案編研是以檔案館的數字檔案資料為基礎的。“巧婦難為無米之炊”，離開了堅實的基礎，網絡檔案編研工作就無從開展[2]。首先，要加快高校館藏檔案的數字化工作。盡快利用計算機技術、OCR技術、數字攝影（錄音、錄像）技術、數據庫技術，將高校館藏檔案轉換成數字形式，建成檔案原文數據庫和多媒體數據庫。其次，要加大對現行電子文件的收集力度。要對學校的各項重大活動（如黨代會、教代會、水平評估）進行跟蹤，及時對活動中形成的電子文件進行歸檔；還要充分利用校園網絡對各部門各院系在網站上的信息（現行文件）進行甄別收集，獲取足夠的一手資料，提高檔案信息資源的“含金”量，為編出高質量的編研成果奠定良好的基礎。
2.3.2建設高水平檔案網站，為網絡編研成果的提供平臺。高校檔案館應建立自己的網站，其主要功能是：文件上傳、網上查詢、網上閱覽，實現檔案信息網絡化服務[3]。同時建立必要的專門數據庫，如：建立“電子文件(檔案)數據管理中心”，它集中管理網站內各部門的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享；建立“館藏基本目錄數據庫”、“學生成績檔案數據庫”、“學生檔案數據庫”、“人才數據庫”、“重大科研成果數據庫”等，為利用者提供了直觀、快捷、開放的檔案信息服務。
2.3.3構建網絡互動模式，走開放編研之路。當實現檔案信息數字化網絡化管理后，網絡環境就為檔案編研人員實現以下目標打下基礎：一是可以利用“檔案管理系統”數據根據用戶的各種需要集成提供檢索利用服務，編研人員可以根據檢索到的檔案信息編輯制作滿足利用者需要的各種形式的編研成果。二是檔案編研人員可以利用網絡搜索和征集與本校工作、人員、事件和歷史等相關的具有檔案價值的信息，不斷豐富館(室)藏檔案信息資源，以擴大檔案編研的信息源。三是檔案部門可以通過網絡對外檔案編研成果，以擴大編研成果的社會影響力。四是檔案部門可以在網上自己的“主頁”(或網站)中開通“查詢與預約”服務功能，與檔案利用者進行預約開展個性化定題編研服務，編研人員在編研選題中與檔案利用者直接產生互動，一方面推介自己的編研成果，另一方面接受利用者的意見和建議進一步做好編研工作，提高編研成果的利用率[4]。因此，高校檔案編研人員應該熟練掌握計算機網絡應用技術，利用學校各種資源，創新檔案編研方法和手段，不斷適應學校發展需要。
2.4機制創新是高校檔案工作發展的基礎。在新的形勢和任務面前，高校檔案部門在營造新的工作機制，加強和改進自身建設方面應該從以下幾個方面進行：
2.4.1建立工作機制。實行“誰主管，誰負責；誰經辦，誰負責”的原則，形成層層負責、職責分明、齊抓共管的檔案工作機制，保證檔案工作任務的全面落實。
2.4.2強化監督機制。堅持“以法治檔”，強化監督機制，確保檔案工作的順利進行。
2.4.3創新管理機制。管理機制的創新要突出重點，抓關鍵環節。要做到檔案的收集、整理、保管與開發利用并舉，特別是對重點檔案和有價值的檔案要加強開發利用，克服重管輕用的現象。要重視做好系科、部門的收集歸檔工作，因為它直接決定學校檔案工作的質量，抓住了這個基礎，就抓住了關鍵環節。
2.4.4引入競爭機制。努力培養造就一支素質較高的人才隊伍是檔案服務創新的根本保障。要開創高校檔案管理工作的新局面，還需大力加強人才隊伍建設。當前檔案館被某些人視為“養尊處優”之所、視野相對狹窄、開拓創新能力不強的狀況亟待改變。我們在具有憂患意識的同時，還要苦練內功，更新理念，努力探索檔案服務創新之路。不能得過且過，“小富即安”。只要有一支檔案服務創新團隊，學校檔案工作才能實現跨越式發展。因此，要堅持有計劃地培養和引進高學歷、高層次的檔案服務創新人才。建設一支具有較高專業素質和綜合實力，管理型、技術型、服務型、研究型相結合的創新團隊是把檔案館事業做大做強的重要基礎和有力保障。
