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1背景與現狀 信息服務平臺能集成各種資源，充分發揮各個服務系統的技術和人才優勢，系統地為用戶定位、獲取和交換信息。從國外信息服務平臺建設的進展來看，不但起步早且更重視實踐探索。早在20世紀60年代后期，以美國為代表的發達國家的服務機構就開始利用計算機技術建立數據庫，向用戶提供系統、豐富、準確的信息。20世紀70年代末，美國政府在州一級建立了以計算機為基礎的電子化信息庫，并與州內所有具有網絡基礎的機構連通；到20世紀90年代初，美國已經建立起了與各州聯網的國家級“美國專題信息庫”。 從20世紀90年代上半期開始，以社會信息化和辦公自動化為基礎，發達國家的電子政務迅速發展。這不僅實現了政府管理與服務的網絡化，也使政府網站等網絡公共服務平臺快速建立并發展起來，信息服務從此由基于辦公自動化的發展時期跨入基于網絡管理的發展時期，公共服務的信息資源共享、自主自助式的服務逐步制度化與常態化。目前，我國的信息服務平臺，大多數是以數字圖書館為基礎進行構建和運行的，如CSDL[1]和CALIS[2]服務平臺等，可提供文獻數據庫、學科門戶、學位論文、新聞聚合、公共檢索、館際互借、文獻傳遞等服務業務。但是隨著社會的發展和深入開展工作的需求，信息服務的內容更加廣泛，尤其是一些國家機關、企事業單位在財務管理、物資管理、圖書管理、工程設計等方面實行了網絡管理，工作本身產生的各種信息量也迅速增加，用戶要求具有良好的保護環境和利用手段，迅捷、全面、多渠道的獲取、挖掘急需的信息，渴望獲得高質量、個性化的信息服務。已有的信息服務平臺（網絡管理系統）隨之顯現出很多局限，如：由于缺乏整體規劃，導致各業務系統建設各自為戰，后續的子系統往往來自不同的供應商，技術異構造成系統之間的通信和數據共享困難，使得各單位的管理系統和數據資源類型各異、來源不一，最終導致管理數據重復錄入，無法統一使用，形成相互獨立的信息孤島，它的產生不僅使信息和數據無法共享，更不能滿足用戶的信息需求，同時也造成大量的重復建設和浪費。消除信息孤島的最大難題是信息的組織管理與整合，即如何在現有網絡管理的基礎上，建立一個公共統一的應用交換平臺，這就要借助于網絡管理來支持用戶對信息的有效利用，從而長期保證信息服務的高效實施。網絡管理與信息服務的這種內在相關性要求將網絡管理的理念、方法融入到信息服務平臺的建設中，并有機結合起來，這項研究對網絡管理怎樣與檔案信息服務平臺建設融合問題所見甚少，本文立足于解決這一實際問題的方法，給出一種基于網絡管理的檔案信息服務平臺協同構架，以實現資源的整合與協同利用。 2檔案信息服務平臺對網絡管理的影響 2．1網絡管理的基本含義及特點 網絡管理是指應用計算機等現代先進技術設備來處理信息和辦公室事務，實現信息的自動發送、傳遞、接收、儲存等，以加快信息的流通，提高信息的準確性。由此可看出，網絡管理是一種通過計算機網絡，將信息與用戶聯系起來，利用計算機通信技術和多媒體技術進行多向交流的管理方式，這種管理方式與傳統的管理模式相比有如下特點：首先，網絡管理改變了信息的形成、傳遞方式及形式。不再受時間及工作環境的限制，從單位的特定辦公地點到網絡連接的所在地，網絡連接的各科室將信息輸入微機，既可提供日常查閱管理，又能改變信息材料的形式：一是在材料來源上，網絡管理中使用的材料，可以是信息材料形成者自己在網上的信息和知識，也可以是工作人員對網上信息資源進行篩選后下載的資料，還可以是職能部門二次加工開發的信息（知識含量高）。二是在材料形式上，既有以單純文字形式表現的文本性信息，又有以多媒體形式表現的集科學性、趣味性和藝術性于一體的軟件。三是在信息的實效性上，網絡管理中所使用的管理軟件，要求將工作的基礎理論知識與最新知識有機地結合起來，既要有穩定的一面，又要能充分反映實效性的一面，以保證用戶所取信息的實用性。其次，網絡管理是一種注重雙向接收、利用、交流的管理方式，用戶能在利用過程中發現信息是否符合要求，主動向工作人員或信息形成部門要求及時彌補應有的信息以滿足自己的需要；反之，工作人員和形成信息的部門也能通過網絡對用戶的利用過程及他們到底需求什么，怎樣才能滿足他們的利用需求進行了解，根據用戶的實際情況及時補充所需信息。用戶不僅僅與工作人員發生交流，還能通過網絡與工作人員進行直接對話，從而獲得對找到有用信息和知識的幫助。同時用戶還可以通過網絡與其他用戶就相同目的的利用進行討論，在討論中獲得啟發，這種交流是經常的。最后，網絡管理具有較強的協作性?？煽缭讲块T與部門、部門各科室、單位與外部用戶之間的分界線，為彼此因空間、組織結構、業務分工間隔了的管理工作者提供了一個技術支持。由此可見，網絡管理體現了管理的目的和接收、利用模式的統一。也為檔案信息工作者提供了發掘信息、加快信息的傳遞、擴大信息的利用范圍的手段。作為一個單位內部機構的檔案信息管理部門，已具備較好的基礎；從物質基礎看，配有各種類型的計算機，并裝有業務管理應用軟件，工作人員熟悉單位檔案信息資源需求，對本單位產生的檔案信息有一定了解，設計出的系統在速度、效果各方面會更方便、高效，使得平臺建成后貼近本單位的使用需求，更能為用戶提供全面、優質的服務。只要根據各自的實際情況，注重網絡資源的整合與利用，就能推進檔案信息服務平臺建設的進程。 2．2檔案信息服務平臺對網絡管理的影響 2．2．1大管理觀念的樹立 檔案信息服務平臺強調以信息為中心，充分考慮用戶的需求、部門科室之間的信息交流以及信息資源的共享，打破了按組織機構設置的職能進行分工，使信息的收集、加工、保管、整理和服務相互分離，不同及相同類型的信息資源分散在不同的管理系統的模式，而成為“運用集體的智慧提高應變能力”，建立有利于管理工作者與用戶彼此合作的工作方式。在這一背景下，網絡管理人員將從后臺走向前臺，這一顯著特點成為決定檔案信息服務平臺運作的主體，既體現了管理人員的自身價值，又為個人素質和能力的提高創造了空間[3]，在與網絡管理協同的檔案信息服務實施中，管理人員通過組織的支持有效促進自我充電，這樣的良性循環使人力資本或信息積累成為改變信息產出的顯著變量，管理人員的可持續發展必將推動檔案部門實現開發信息過程的優勢互補和各種信息資源要素的全方位優化。所以，檔案信息服務平臺的建設能使檔案部門拓寬思路，走信息管理集成之路[3]，使管理組織功能聚變放大。#p#分頁標題#e# 2．2．2需求組織幫助 在檔案信息服務平臺這一環境下，網絡管理人員不僅需要研究實體信息，而且還要研究與之相關的網絡信息，同時還要關注網絡信息的受眾及用戶需求內容。這就迫切需要管理人員不但要有一定的知識和方法，同時還要勇于接觸、理解、掌握新知識和新技術，才能滿足用戶的需求。所以，他們在信息的接收管理、提供服務、開發等方面都擔任著重要角色，管理人員不僅是信息庫的建造者和維護者，更是信息資源和用戶之間的關聯者，是高質量信息產品的設計者、操作者。即使如此，由于知識的動態性和廣泛性，作為個人不可能完全掌握服務中所需的所有知識，所以管理人員在實施具體服務中，他們不但需要利用現有知識來完成各種任務，還需要組織的知識支持和協作支持。 2．2．3知識支持 隨著個性化用戶的出現，各層次的管理人員都希望得到更多符合自己服務特點的個性化知識支持。檔案信息服務平臺能最大限度地滿足個性化管理人員的需要，來協助他們順利完成所面臨的任務，這時就需要對具體的問題做具體分析，對具有不同的知識水平、業務能力和工作經驗的管理人員，如果面對不同要求的用戶，要完成同樣的任務，他們可能需要不同的知識，也就是說，知識的供給必須因人而異、因任務而異。而檔案信息服務平臺能夠“理解”管理人員在實施特定任務時的知識需求，并據此提供其所需要的知識，來支持其順利完成所面臨的任務。 2．2．4協作支持 由于檔案信息服務平臺的綜合性，決定了網絡管理工作人員處理不同業務時所具有的專業技能的差異性。不同性質的業務服務所需要的專業技能要求是不同的，即使是同一服務環節執行的不同階段，對知識的要求也是有所區別的，認識的有限性和知識要求的全面性決定了不同工作環節的知識合作意向，所以，管理人員在完成任務的過程中除了需要獲得知識支持外，還應該能夠與某一專業領域的研究人員或這一專業的用戶就需求進行交流；并與有相關經驗的管理人員或專家進行協作。即協作支持是指管理人員在任務實施過程中，在遇到自己解決不了的問題的情況下，能夠找到相關的專家并通過與之討論和協作而將問題解決。跟知識支持相比，協作支持通常對于幫助任務實施者解決問題更為直接。 3基于網絡管理的檔案信息服務平臺協同構架 我校建立的檔案信息服務平臺管理系統，是基于單位網的集群式檔案信息服務平臺，它對各種不同的信息資源進行統一化管理，以數據為基礎，以提供服務為目標，以分析采集技術和審核技術為保障。做到信息資源的采集、遷移、存儲、搜索引擎、二次加工、、維護、審核為一體。以計算機及網絡技術、數字化加工技術、網絡辦公等為技術支持，采集更新和共享；利用信息分析技術，打破現有數據的使用限制，整合資源，綜合利用；利用數字化處理技術實現文本信息數字化，方便共享；利用網絡辦公技術，審核控制資源的使用權限，保證資源安全。 運用數據倉庫和數據挖掘技術[5]，實現了對檔案信息管理和服務的最優化。其體系結構及協同構架如圖所示：平臺需要的各種信息資源經過采集后，數據庫管理模塊對數據庫數據進行提取、增、刪、改的各種操作；元數據管理、資源實體管理等模塊都需要通過數據庫管理模塊來查詢、存儲和更新它們需要永久存儲和用于統計的數據；而資源實體管理模塊依賴于控制器中的用戶及其權限，其中的每種數據都與用戶直接關聯，并根據此用戶的權限控制用戶可進行的操作；元數據管理模塊依賴于資源實體管理，控制器模塊用于協調外部用戶界面與內部除數據庫管理以外的其他模塊的交互行為。簡言之，平臺采集到的檔案信息資源具有資源實體和元數據兩種形態，對元數據實行統一描述，對資源實體采用遷移及數字化處理，對采集的各種檔案信息經過加工整理后形成的數據，存儲到同一的信息庫中。再據檔案信息資源的共享范圍，采用不同的權限進行審批控制。在統一的搜索引擎下，用于開展咨詢服務、個性化服務、集成信息門戶等服務方式。當然，用戶還可以通過統一的搜索引擎搜索站內資源，甚至提供整個Web的相關資源為用戶提供綜合服務?；诰W絡管理的檔案信息服務平臺是完成各種任務的一種重要和有效的工作方式。 檔案信息服務是多種環節支持的工作相結合，使多個網絡管理人員在不同的業務角度上進行合作實現目標，其難點在于如何在各服務環節之間傳遞意圖，這就要堅持網絡管理與檔案信息服務流程協同的思想，在使用保留原網絡管理業務框架的基礎上，建立檔案信息管理與服務流程實施的協同機制，將檔案信息管理無縫隙地融合到服務平臺中，使檔案信息利用成為信息服務平臺的組成部分，為此，給出的平臺構架能確保管理人員在實施服務任務的每一個環節都能方便地獲得所需要的知識信息及相關支持，以此來提升管理人員的問題解決能力。此構架是檔案信息部門側重專業信息和經驗，對檔案信息加以保存和利用，以網絡管理現有的工作環節與檔案信息服務平臺無縫隙融合為基礎結構，是實施檔案信息管理和服務的組織和技術基礎之一。因此，基于網絡管理的檔案信息服務平臺以先進、高效的服務系統的理念,將內外歷史及現行各種載體形式的信息資源納入統一的管理之下,使得采集、存儲、利用、再利用更加方便可行,既能實現信息資源的數據化,又能為用戶提供一個可靠的服務管理平臺。在實際應用中具有如下優越性： 其一，在網絡管理與檔案信息服務協同下，實施服務任務的每個環節之間相互傳遞意圖，使多個工作人員都能方便地獲得所需要的知識信息及相關支持，在不同的業務角度上進行合作實現目標，將一個體系的檔案信息快速與完整地轉換并傳輸給需求不同的用戶[4]。 其二，無論需求發生在何種服務任務實施環境中，都能取得搜索引擎技術進行的獲取和解釋，使用戶方便的從信息庫中獲取單位內部業務及專業信息、解決問題的方式方法、工作經驗、網絡上的與各種任務相關的信息等各種信息的集成體，使用戶得到驚喜！#p#分頁標題#e# 其三，信息庫（信息庫是服務環節運行的資源中心，也是檔案信息利用平臺，它存儲了各個服務環節中所有管理人員及用戶的各項具體工作數據）還使管理人員及用戶方便的從中獲取與各種任務相關的知識語言描述等各種知識的信息。是工作人員與用戶之間的溝通與交流更加便利、更加有效。 其四，平臺允許對檔案信息資源進行處理、瀏覽和形象化,確定資源應該集中在何處才能確保信息傳遞能夠順利進行，有助于將傳統（網絡管理）中的業務環節轉變為靈活、高效。即對檔案信息進行整理分析，形成顯性信息，而重點則是對隱性信息的挖掘，主要活動包括信息提取、信息組織、信息分析（把孤立的信息和經驗轉換成能使用的信息）、信息利用、保存信息這樣的信息共享環境[5]。 其五，通過利用信息技術制作的信息資源的總目錄及各信息之間關系的綜合體的信息地圖，能看到信息存儲的位置和方式，還可以提供有關信息資源的知識，以使服務活動的管理者及用戶了解信息資源的分布，使用戶獲得利用信息上的平等性，既重視了有明確利用需求的利用者，又重視了那些有潛在利用需求、可能會隨意瀏覽的接觸者；既重視公務信息的用戶，又重視了私人信息的用戶，發揮了后信息的傳播范圍廣的優勢，擴大了用戶群。 4結束語 將網絡管理融合到檔案信息服務平臺建設中，是檔案信息服務最有前景的實踐方法，基于網絡管理的檔案信息服務平臺協同構架，是網絡管理導向服務平臺建設的主要實踐活動[4]，它以靈活方便的協同模式為基礎業務和檔案信息滲透在整個動態信息環境中的多元化服務得以擴展，實現網絡管理與檔案信息利用二者協同，是一種全新的檔案信息服務模式，更為檔案信息服務的深入開展提供實踐基礎。
