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摘要：高校文化是人類先進文化的重要組成部分，是高校的核心競爭力所在，也是高校賴以生存的重要精神內涵。高校檔案文化作為高校文化的精髓之一，對于高校的發展有著不言而喻的重要意義。高校檔案文化功能的發揮是信息公開的時代要求賦予高校的使命和職責，是高校文化事業發展的重要組成部分，也是高校立德樹人、助力公眾文化事業的必然選擇和要求。本文通過分析當前高校檔案工作中存在的問題，從檔案規章制度、館藏資源建設、檔案開放力度、服務手段及服務意識、信息化建設、檔案育人價值功能等方面針對性的提出了新形勢下高校檔案文化功能的發揮策略。
關鍵詞：高校檔案；檔案；檔案文化；策略
高校檔案是高校教學、科研、行政管理工作的真實記錄，是傳承高校文化、精神、歷史沿革的重要載體，也是全國公共文化事業不可分割的重要組成部分。新的時代背景下，高校檔案被賦予了更重要的時代使命和職責，在服務好高校教學、科研、行政管理工作，為高校育人工作提供檔案信息服務的同時，高校檔案館應轉換思路和傳統服務理念，努力提高高校檔案信息服務水平，加大高校檔案向社會開放力度，為社會公眾提供更加豐富的、便捷的檔案信息及知識服務，努力完善檔案育人價值體系，積極創新檔案育人方式方法，充分發揮高校檔案文化價值功能，助力高校大學生成長成才，為高校智慧檔案館建設、智慧校園建設貢獻檔案力量，為社會文化事業增添檔案風采。
一、當前高校檔案工作存在的問題
1.檔案相關規章制度嚴重缺乏
高校檔案工作范圍廣、內容繁多，且專業性強、責任重大，需要詳細的規章制度予以規范，當前，我國檔案相關規章制度嚴重缺乏，一些規章制度年代久遠，已無法適應當前檔案工作的發展，特別對于高校，許多規章制度都已經使用了很多年，再加上高校并未制定出適合本校發展實際的檔案工作制度及規范，致使高校中檔案相關的規章制度嚴重缺乏。目前，高校檔案工作僅滿足于為學校內部提供檔案查詢服務，檔案工作流程不規范、不科學，檔案服務手段單一、落后，檔案利用率不高，檔案工作人員服務意識不強、專業知識技能不到位，再加上檔案館往往偏居一隅，檔案工作受重視程度不足，檔案宣傳工作不到位，同時又沒有相關規章制度的支持，檔案開放利用力度較低，高校檔案特有的豐富的文化功能價值難以得到充分發揮。
2.檔案館藏資源數量較少
當前，不少高校檔案館只重視對學校內部行政、黨群類、財會類、科研類、基建類文件及學生學籍的收集歸檔，檔案館藏結構單一、內容匱乏，缺乏學生類檔案、校史檔案、優秀校友檔案、學校重大活動及重要會議檔案等，館藏結構嚴重不合理。同時，不少高校電子檔案及音像檔案歸檔不規范，甚至沒有進行歸檔處理，給電子檔案及音像檔案的利用帶來了很多困難。此外，不少高校沒有深入挖掘校史檔案，特色檔案嚴重不足，導致不少高校檔案館藏內容千篇一律，缺乏凸顯自身亮點及特色的檔案資源。由于諸多高校對檔案征集工作的不重視，民生類檔案嚴重不足，難以滿足師生及社會公眾多樣化的檔案利用需求。
3.檔案開放力度較低
長久以來，高校檔案部門的職責就是為學校中心工作服務，近年來，雖然高校檔案向社會公眾開放的呼聲越來越高，但是由于高校檔案工作在高校整體工作中的邊緣地位，高校管理者對檔案工作重視不足，高校檔案部門的思想意識落后，高校檔案工作人員的專業素質和檔案服務水平較差等等原因，高校檔案事業發展較為緩慢，檔案鑒定及編研工作效果不佳，檔案開放力度較低，檔案利用手續繁瑣，檔案館親民性不夠，檔案開放工作浮于表面，檔案開放活動范圍較小，且影響力較低，一些高校甚至滿足于利用多年前的宣傳材料來服務當前的檔案宣傳活動，高校檔案文化功能的發揮效果令人遺憾，且事后檔案開放利用工作仍處于無人問津的狀態。
4.檔案服務手段單一、服務意識較差
當前，不少高校檔案館僅能為利用者提供入館查詢，且利用手續十分復雜。我國大多數高校修建新區，地理位置偏僻，入館查詢需要利用者耗費大量的時間成本，有些檔案利用者急需學歷或學籍證明，卻身處外地，無法盡快前往檔案館，甚至由于信息不對稱導致一些查詢者需要多次前往高校才能完成一次檔案查詢服務工作，還有高校每年的寒暑假期間檔案館閉館，這都給檔案利用者造成了很大的麻煩。同時，網絡時代對于高校檔案工作人員的專業知識技能及服務意識等方面也提出了更加嚴格的要求。因此，當前高校落后的檔案服務手段和服務意識已經難以滿足越來越多的檔案利用者的需求，嚴重制約了高校檔案文化功能的發揮。
5.檔案信息化程度較低
當前我國絕大部分檔案館的檔案利用服務僅限于紙質檔案查詢，且要求利用者必須前往檔案館進行查詢，檔案數字化建設力度較低，檔案原文網上查詢服務較少，檔案數字化系統利用率低，檔案資源網絡共享情況較差。同時，檔案信息化建設需要連續資金投入，將傳統的紙質檔案轉換為新型的電子檔案，也需要增加額外的經費，高校領導檔案工作不夠重視，認為檔案工作很簡單，只是保管檔案資料，能夠保證給利用者提供檔案查詢即可，不需要額外的資金投入，從而使得檔案部門普遍存在經費不足、人員編制不足的問題，無力進行檔案的信息化建設。雖然大多數高校檔案館雖然都有檔案相關網站，但網站內容陳舊、更新速度慢，缺乏網絡查檔相關服務及上網咨詢服務，網站的橋梁作用發揮程度較低。同時，大多數高校檔案館還未通過微信、公眾號、微博、郵件等新媒體方式提供檔案遠程查詢，檔案服務工作信息化程度低，難以符合信息時代公眾對高校檔案利用工作的要求。
6.檔案育人價值功能未充分發揮
育人工作作為高校的中心工作，歷來受到學校及社會各界的廣泛關注。全國政協委員、北京史家教育集團校長王歡曾建議“檔案部門要利用資源優勢，充分發揮檔案的育人價值。高校檔案工作人員要講好檔案背后的故事，要將檔案所蘊含的民族精神展示出來，挖掘檔案與學科教育之間的天然聯系，為從小培養學生的家國情懷貢獻力量”。各個高校都有其獨具特色和亮點的育人理念和方法，為社會各界源源不斷地輸送人才。作為高校工作不可分割的重要部分，高校檔案承載著高校的優秀歷史和輝煌的辦學成就，可以為高校育人工作提供寶貴經驗和參考咨詢。當前，高校檔案館教育功能的實現方式創新不夠，實現檔案館育人功能實現的保障條件與考核機制不充足，且缺乏服務平臺，高校檔案的價值功能未得到應有的重視，檔案育人意識淡薄，檔案育人方式落后，檔案育人范圍及影響力較小，檔案育人效果不盡人意，致使高校檔案育人功能的實現動力不足。
二、高校檔案文化功能的發揮策略
1.完善檔案相關規章制度
高校檔案工作的順利開展離不開檔案相關規章制度的規范和指導，當前，高校檔案相關規章制度的制定是高校育人工作及高校文化傳遞的必然要求。高校檔案部門應依據法律法規和學校發展實際，制定適合本校實際的檔案工作制度和規范化標準，明確高校檔案工作流程，細化檔案部門的工作內容和崗位職責，強化高校檔案業務指導、工作檢查及業績考核。將檔案工作納入學校中心工作大框架中去，成立以學校領導為組長的高校檔案工作領導小組，建立高校檔案工作監督機制，積極開展各種檔案專業知識及業務能力培訓，培養一支專業化水平高、業務素質過硬的專兼職檔案人才隊伍，保障高校檔案服務水平，提升全校師生及社會公眾檔案意識，吸引社會公眾走進高校檔案館，促進高校檔案部門提升服務質量。
2.加強檔案館藏資源建設
高校檔案文化功能的發揮的前提需要強大的館藏資源的支撐。加強高校館藏資源建設，高校檔案部門應從自身出發，完善學校檔案門類，加強學生類檔案及學校重大會議、活動檔案的收集、歸檔，深入挖掘校史檔案及優秀校友檔案，形成校史檔案文化品牌，提升高校檔案文化教育功能及社會影響力。此外，高校檔案部門應以滿足公眾需求為出發點，擴大檔案征集范圍，加大接收、征集及購買力度，將公眾感興趣的、利用率較高、切身利益相關的檔案資源收集進館，積極與其他單位、組織進行交流合作，實現檔案資源共建共享，提高檔案的實用性，對檔案價值進行鑒定，優化館藏結構，為公眾提供更多接地氣、實用的檔案服務，為公眾解決實際問題的同時，提升公眾檔案利用意識，豐富公眾精神文化生活，提升公眾生活水平，促進社會文化事業的有序發展。
3.加大檔案開放工作力度
高校檔案開放力度直接影響著高校檔案文化功能發揮的效果，隨著信息公開的實施要求及社會文化事業的穩步發展，高校檔案對外開放已是大勢所趨。因此，高校應擴大檔案開放利用范圍，促進更多具有學術研究價值及歷史文化價值的檔案進一步對公眾開放，保障檔案開放的時效性。高校檔案部門應轉變傳統檔案服務理念，樹立以用戶為中心的檔案服務意識，變被動為主動，簡化公眾入館手續，利用館藏資源優勢，舉辦檔案知識講座、沙龍、主題展覽等活動，向公眾宣傳檔案知識，讓公眾走進檔案，拉近公眾與檔案的距離。拓展高校檔案育人價值功能，邀請專家學者或者親歷過檔案歷史的老人及家屬講述檔案背后的故事，讓公眾重溫歷史，了解檔案，將高校檔案館打造成文化育人實踐基地。提前預測公眾需求，將高校檔案與政治、經濟、文化發展、民生等公眾關注的熱點緊密結合起來，加大力度做好民生類檔案的編研工作，開展更多與社會公眾息息相關的檔案服務。
4.豐富檔案服務手段、提高服務意識
高校檔案向社會開放后，高校的檔案利用者從學校的管理者、師生擴大到了身邊的每一個人，不同利用者的不同檔案需求給高校檔案服務工作提出了更高的要求。高校檔案工作者需要掌握先進的互聯網技術，及時與利用者進行溝通，根據利用者的不同需求，確定相應的檔案服務方式，以用戶需求為導向，通過網絡、電話、檔案數據平臺、郵件等方式向用戶提供獨特的、個性化的檔案信息服務。同時，根據對用戶檔案信息利用習慣進行研究，分析不同類別用戶的信息需求，提前預測用戶信息需求，有目的性的開展檔案編研工作，有針對性的對用戶推送其可能感興趣的檔案信息資源，進一步發揮高校檔案資源價值，為社會公眾提供超前的檔案信息服務，提升高校檔案社會影響力。此外，還要改善高校檔案館外部環境，將高校檔案館打造成愛國主義教育實踐基地和公眾文化生活場所，讓越來越多人享受高校檔案文化的福利。
5.加強檔案信息化建設
高校檔案部門應加強檔案數字化建設力度，組建高校檔案資源數據庫，完善檔案資源目錄，編制便捷的檢索工具，實現檔案原文網上查詢及在線閱覽，將檔案數字化系統納入到校園數字化建設中來，加強高校辦公自動化與檔案數字化系統的對接。加強高校檔案網站建設，設計用戶友好的使用界面及導航，添加館藏簡介、檔案利用相關流程及利用手續、開閉館說明、檔案知識講座及展覽時間說明等用戶關注的熱點問題說明，方便師生及社會公眾提前知曉檔案館工作動態。開通檔案網上咨詢服務，對利用者的疑問進行答疑解惑，通過在線服務解決用戶時間，使用戶足不出戶即可享受網上檔案信息服務。利用微信、公眾號、微博、郵件等新媒體方式提供檔案網上查詢服務，將檔案相關知識、校史文化及民生檔案信息進行廣泛宣傳，讓師生和公眾通過推送信息學習檔案知識，了解檔案，提高檔案意識，豐富公眾業余文化生活。
6.充分發揮檔案育人價值功能
新時代高校應不斷豐富高校檔案育人體系，堅持以服務為導向，將檔案育人工作納入日常重點工作的范疇，堅持以發展的理念，與時俱進開展檔案育人工作，并將檔案育人工作范圍拓展為入校新生教育、思想政治教育、學科專業教育等方面。高校檔案育人工作應該以師生需求為導向，在開展活動之前進行充分調查，切實了解師生比較容易接收的活動形式，同時完善考核督導機制，針對檔案育人的各個環節與各個層面，建立相應的考核指標和考核機制，進一步引導高校檔案育人工作的健康發展。高校檔案育人活動應以教育活動和文化活動為主，檔案工作者應結合檔案館日常工作，開發出針對于不同利用者的檔案信息服務、讀書活動、專題學術講座、志愿服務活動等各項實踐活動，充分利用好高校檔案資源優勢，發揮好高校檔案育人價值功能。
三、結語
隨著信息公開的全面實施和公眾文化生活需求的逐步提升，高校檔案館向公眾開放已成為國際檔案屆的共識，高校檔案館文化功能的發揮更是勢在必行。高校檔案文化價值功能的發揮是一項系統復雜的長期工程，需要社會、高校、檔案部門的共同努力，需要檔案工作者努力與探索，需要高校師生及社會公眾的參與和支持。當前，我國高校檔案文化功能的探索還處于初級階段，針對我國高校檔案工作中存在的不足和問題，高校檔案部門應順應時展潮流，不斷挖掘高校檔案文化價值功能。高校檔案館應加快制定適合本校發展實際的檔案相關規章制度，明確和細化高校檔案工作流程，指導高校檔案工作更加科學化、規范化開展。加強館藏資源建設，完善學校檔案門類，優化館藏結構，促進檔案資源共建共享，提升高校檔案服務意識及水平。加大檔案開放工作力度，樹立以用戶為中心的檔案服務意識，開展更多與社會公眾息息相關的檔案服務。豐富服務手段，提高服務意識，通過各種新媒體技術向用戶提供個性化的、超前的、便捷的檔案信息服務。加強信息化建設，利用各種信息化方式，使用戶足不出戶即可享受便捷的網上檔案信息服務。不斷完善高校檔案育人體系，堅持以師生需求為導向，積極探索檔案育人新模式，充分利用好高校檔案資源優勢，發揮好高校檔案育人價值功能，助力高校大學生成長成才，為高校智慧校園建設貢獻檔案力量，增強高校師生及社會公眾社會文化意識，豐富公眾精神文化生活，促進社會文化事業更上一層樓。
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作者:趙悅 單位:西安醫學院
