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【摘要】
會議電子閱文系統依托無線網絡及移動通信等先進技術，實現電子化文件的分發、更新、瀏覽、批閱、審議等功能。本文從系統功能設計層面就會議電子閱文系統進行深入研究和闡述。
【關鍵詞】
計算機；無線網絡；會議；電子閱文
計算機技術飛速發展的今天，越來越多的傳統生產生活方式被改變著，多年前被認為是“概念”的方式在信息化時代的大潮下逐步成為現實。會議電子閱文系統作為一種新型技術，依托無線網絡及移動通信等先進技術，實現電子化文件的分發、更新、瀏覽、批閱、審議等功能，從而節約紙張資源開銷以及相關聯的印刷、裝訂、分發等環節的人力物力及時間開銷，會議文件和參閱材料得到及時推送的同時，降低了工作人員的工作強度，提高了工作效率。本文從系統功能設計層面就會議電子閱文系統進行深入研究和闡述。
一、會議電子閱文系統的基本要求
會議之前，通過網絡將電子版的會議文件材料推送給與會人員提前審閱，會議期間發送會議文件供與會人員瀏覽閱讀、在線批注、意見建議在線提交。系統同時支持通信運營商4G網絡和會議場所WLAN網絡。當出現網絡無法覆蓋時，通過數據緩存和同步更新技術，暫時將信息儲存于移動終端設備上，待重新連接上網絡時，可自動或輔助手動完成數據同步及斷點續傳。無線網絡中的數據傳輸要保證數據的完整性，文件操作的不可抵賴性，保障數據傳輸過程中的安全性，利用先進的加密技術、用戶驗證、存取控制等安全機制，使用戶只能看到和自己有關的文件。若終端設備意外丟失，安裝和保存在終端設備上的系統軟件、相關文件等數據可接收遠程控制進行徹底銷毀。
二、會議電子閱文系統的功能設計
會議電子閱文系統從功能上應至少包括會議基礎信息管理、與會人員管理、會議文件管理、終端軟件管理、文檔安全管理五大部分。下面就各模塊功能進行詳細設計和闡述。
2.1會議基礎信息管理
會議基礎信息管理為會議電子閱文系統的各項應用功能提供基礎支撐，并對會議的基礎信息進行結構化管理。
1）會議基本信息管理。對會議類型進行設置和管理，可以自定義會議類型。對不同會議類型下的具體會議信息進行管理，包括會議標題、時間、地點等，支持會議的樹狀層級結構管理。
2）會議分組信息管理。對會議的分組信息進行管理，分組信息包括所屬會議、分組編號、分組名稱、分組會議地點等。與會人員的分組信息在與會人員管理中設定。
3）會議日程與議程管理。各類會議日程議程安排，議程必須屬于且唯一屬于某一項日程，一項日程中可包含多項議程。
2.2與會人員管理
按與會人員的不同身份來定義不同角色，不同角色又對應不同的操作權限。例如，可將用戶劃分為參會人員、列席人員、會務服務人員等，根據不同的身份來定義用戶角色及操作權限。系統可支持默認為上次會議與會人員，支持與會人員增減及微調。建立與會人員名單總表，增減與會人員時可從與會人員總表中挑選。支持人員復用功能，即對于同類會議，能直接復用上次會議的參會人員作為本次會議的參會人員。對于出席前后兩次會議人員差異部分，支持通過手工增減微調。與會人員請假、臨時變動等情況應反映到系統中。系統支持與會人員信息批量導入功能。數據覆蓋前需提示。
2.3會議文件管理
會議文件必須與會議議程、會議日程、會議地點、與會人員等進行對應和關聯。會議文件管理的核心是建立一套文件操作機制，包括文件的制作、分發、下載、閱讀、批注、歸檔等；支持文件打包批量導入；支持文件批量刪除；支持議題拖拽排序；支持根據議題進行文件關聯。對不同時期形成的每一個會議文件都應以不同的版本進行歸檔，并詳細記錄版本號、歸檔時間、歸檔人等信息，系統管理者或其他用戶可以隨時調閱，方便進行文件歷史的回溯。
2.4終端軟件管理
為了方便會議與會人員使用電子閱文系統，需開發與本系統配套的終端軟件，通過簡潔的操作界面、良好的人機接口、方便的操作方式為與會人員審閱文件、提出審議意見提供便利，最大限度的發揮系統效益，提升會議質量和效率。會議終端軟件主要功能如下：
1）會議文件展示
支持按照本次會議或歷史會議等不同分類展示；支持類似文件夾式的展示方式；支持會議文件綁定會議議程和日程功能；支持參閱材料關聯會議文件功能。
2）文件閱讀和批注
文件閱讀和批注是電子閱文系統的基本功能，也是與會人員使用頻率最高的功能，直接關系到與會人員閱讀文件的效率，需盡可能接近紙質文件的瀏覽方式供與會人員閱讀和批注，基本功能如下：（1）支持翻頁、頁面定位、關鍵字查詢、頁面無級縮放、手寫圈畫、文字高亮顯示、下劃線、刪除線等功能。顯示的會議文件內容可以類似紙質的流暢翻頁、拖拉、快速定位。（2）支持在文件上手寫批注和文字批注功能，實時記錄并保存批注內容（包括手寫圈畫、文字等）、批注人、批注時間、修改記錄等一切操作信息。支持同一頁文件中的不同批注可有選擇性地去除，同時不影響本頁文件中其他批注。可以控制顯示或者隱藏批注。（3）支持書簽添加和管理功能。用戶可以對某頁文件插入書簽，并對書簽進行管理，如在書簽上手寫輸入文字。當文件以縮略圖的形式展示時，需向用戶顯示哪些頁面被插入了書簽。點擊被插入的書簽圖標時，可以顯示書簽上用戶書寫的文字。（4）支持全文縮略圖顯示。盡可能將全文展示于整個終端設備屏幕，并對縮略后的文件文字具備一定的辨識度，方便查找。（5）支持文字的選擇、復制功能。被選擇的文字經復制后可粘貼至備忘錄或其他新建文件中，方便用戶編輯。（6）與會人員能快捷地實現文件閱讀和其他應用功能的切換。
3）會議文件同步瀏覽
實現所有與會人員和會議主講人同步閱讀會議文件的功能，如文件翻頁、頁面滾動等。此功能是非強制性的功能，用戶可自由選擇隨時退出同步瀏覽并使用系統中的其他功能。允許為某一特定工作人員設定權限，授權其從另一臺終端上實現主講人的文件同步瀏覽功能。
4）會議文件自動更新
用戶都可以通過WLAN或4G網絡實現會議文件的自動更新，在客戶端程序運行的情況下，系統就會識別并啟動更新工作，將最新版本的會議文件自動下載存儲到會議終端設備并提示用戶。保證用戶在不同網絡環境下都能夠快捷、安全、完整地獲取會議文件。
5）會務信息推送及回執
可以定時或即時推送會務信息，終端設備可以接收推送的會務通知，通過會議終端處理參會信息，提交會議回執或執行相關回復操作。
6）全文檢索
實現會議文件的全文檢索功能。支持結構化和非結構化數據的混合檢索，可以在每次檢索前靈活定義檢索的范圍，支持中文的各種編碼。支持按字索引、按詞索引、按關鍵句索引。
2.5文檔安全管理
由于會議文件必須在限定的時間內給限定的人群閱讀，具有較高的敏感性和實效性，為防止會議文件被非法獲取和篡改，必須應用專業的文檔安全系統對會議文件加以管理。會議文件自進入會議電子閱文系統就受到電子文檔安全管理系統的保護。系統提供保護的功能包括對會議文件進行加密保護，根據保護策略對特定用戶群或用戶賦予不同的訪問權限，具有靈活可調的授權審批機制，可按部門、用戶組、用戶等有針對性地實現多種授權策略。系統對于文檔的下載、閱讀、修改、批注、刪除、移動等各類操作都能進行詳細的日志記錄，并提供高效、靈活多樣的查詢功能。會議電子閱文系統具有資源節約性、瀏覽便捷性、查詢快速性、安全可靠性等諸多特性，相信在不久的將來，會議電子閱文系統必將逐步取代傳統的紙質文件閱覽方式成為機關企事業單位會議的必備系統。
作者：高強 單位：山東省人大常委會辦公廳信息中心
