人事處檔案管理范例

隨著各地高校的不斷擴建，教師隊伍日益壯大，高校人事管理越來越復雜，傳統的工作模式已不能跟上信息化步伐，原有的系統已無法滿足高校發展的需求。大數據時代的到來，給人事管理帶來了一定的挑戰，與此同時，也帶來了人事管理改革的機遇，為了減少工作的重復率，提高高校人事管理工作效率，實現人事部門內外部之間數據的共享，構想與設計現階段高校人事管理信息系統意義重大。

一、高校人事處工作概況

高校人事處主管全校職工人事相關工作，一般內設人事管理科、工資福利科、社會保障科、師資管理科等四個科室，主要職責是貫徹執行國家有關各項人事工作方針、政策法規，建立健全學校人事管理制度，積極探究并推進人事制度改革工作。包括根據學校發展需要和校內各單位隊伍建設實際，做好人才引進與招聘工作，負責學校機構及人員編制的規劃和崗位設置等管理工作，落實上級工資福利相關政策、做好全校所有教職工工資及津貼福利管理工作，貫徹社會保障相關政策、為全校職工按時繳納公積金和社保，負責職工醫療報銷、工傷認定等保障工作，做好退休人員養老金的申報和發放，負責出具各類工資收入證明，解答職工相關政策的咨詢服務工作。

二、高校人事管理工作現狀

（一）管理人員各自為政，人事信息管理分散零亂

人事處工作內容煩瑣，任務較多，處內人員之間各行其是，沒有很好的溝通，各自掌握自己需要的數據，沒有形成一個完整的信息庫，信息管理分散零亂，重復工作較多，比如，工資福利科和社會保障科需要新進人員的基本信息時，由于需求不一，只能各自聯系職工本人前來提供相關信息，這種工作方式浪費時間，大大降低了人事管理工作效率，同時也給職工本人帶來了麻煩。

（二）人事信息相對獨立，數據共享性較差

摘要：隨著高校信息化的發展，人事管理工作不斷面臨著工作效率和精細化的挑戰。本著減少人工處理中的數據差錯和查詢過程中低效等問題，以浙江水利水電學院為例，設計了一種方便、快捷的、便于管理的信息系統與方案，包括人事管理八個功能模塊，力求滿足高校人員管理的需求和個性化的服務需要，提高人事管理的工作效率。

關鍵詞：數字化；人事管理信息系統；功能模塊

0引言

隨著我國IT的快速發展，有不少傳統行業已實現信息化、數字化轉型，但作為國內高校的人員組織檔案信息化管理的研究和實踐還遠遠不夠，與實現信息化還有較大差距；其次，大部分高校人事管理還只停留在傳統的檔案管理狀態。大部分院校的管理方案缺乏實際的可操作性，沒有推陳出新，缺乏創新。高校中采取合理且高效的人事檔案管理，能對教師人事信息進行專門的分類管理，保證教職工的個人信息安全[1]。高校人員組織管理信息系統的建立能有效地為高校、社會提供很好的幫助。從紙質化轉變為網絡化、數字化方便管理人員的管理，提高人力資源管理者的工作效率。高校人力資源管理主要研究高校人力管理的內在聯系和客觀規律。高校人力資源主要是指以教師為核心的教職工，人力資源信息不僅是人員數據信息，高校在職人員的人事基礎信息、科技研究信息、教學檔案信息等各種教學與日常工作的相關信息也包含在內。隨著信息技術的發展，信息化、數字化時代的到來，在國家和相關部門的大力支持下，各大高校得到快速的發展，生源不斷擴大，師資力量不斷增強，各個部門在不同程度上進行了轉型，對各種人事變動與資源整合等問題，無疑給高校人事管理帶來巨大的挑戰。高校人員組織數字化成為更好的本科院校的必然要求，也是對未來高校管理發展的新要求。采取數字化人事管理平臺的必要性體現在以下兩個方面：第一，能改變傳統紙質介質記錄檔案的方式，以電子數字化的方式把師生信息完整的保存，避免紙質文件的損壞對信息準確度的影響；第二，數字化的實現能極大地提高管理人員的工作效率，在搜索調查和添加修改等工作方面，只需從服務器中快速地搜索和輕松的鍵盤輸入操作就可完成，減輕人事處的工作壓力并優化了流程。以浙江水利水電學院為例，在院校管理部門，人力資源管理工作具有一定的復雜性，且工作量極大，伴隨著院校發展與規模擴大、各類人員數量在不斷地增加，如仍采用傳統的人工管理方式，將會為數據流動、使用等帶來極大的不便，影響工作效率。而采用數字化管理，能較好地保證數據的即時更新和動態調整，保持數據在部門間的一致性，確保組織人力信息的完整性和準確性，從而提高高校在人才培養、科研、通知、公告等方面的辦事效率和管理水平，形成具有高效率、高質量、高標準的人力資源管理信息系統。

1研究特點和內容

1.1研究特點

基于人力資源管理理論框架，結合浙江水利水電學院人力資源管理部門業務需要，解析管理系統所涉及的關鍵模塊和技術，并進行功能分析和技術方案設計。這一設計的主要特點如下：

摘要：民辦高校是國家高等教育的重要組成部分，與公辦高校在經費來源上的不同，帶來其人事管理制度的不同，同時也使其人事檔案和人事檔案管理與公辦高校有較大差異。本文分析了民辦高校與公辦高校在人事管理制度上的不同，帶來的人事檔案管理的差異，在對民辦高校人事檔案管理存在問題梳理的基礎上，提出了民辦高校加強人事檔案管理的對策建議。

關鍵詞：民辦高校；檔案管理；人事檔案管理；對策

探析民辦高校是指企業事業組織、社會團體及其他社會組織和公民個人利用非國家財政性教育經費，面向社會舉辦的高等學校。民辦高校的教職工，是學校發展不可或缺的人力資源，直接影響學校教育教學質量，決定學校未來發展，而記載教職工個人履歷、師德師風、年度考核、職稱聘任、獎懲等方面的人事檔案，是學校人事管理工作的重要組成部分。由于民辦高校與公辦高校舉辦方其經費來源不同，從而產生不同的人事管理制度，進而使其人事檔案和人事檔案管理也不相同，做好民辦高校人事檔案管理，是民辦高校規范化管理的需要，也是民辦高校教職工職業發展的需要。

一、民辦高校人事檔案內涵解讀

（一）人事管理制度。公辦高校編制內教職工，與學校簽訂聘用合同，與學校形成人事關系，學校對教職工進行管理適用《事業單位人事管理條例》相關規定。民辦高校教職工，與學校簽訂勞動合同，從而與學校形成勞動關系，學校對教職工進行管理適用《勞動法》《勞動合同法》等相關規定。所以，民辦高校人事管理制度從適用法律法規、管理性質等方面與公辦高校不同。

（二）公辦高校人事檔案。中共中央辦公廳印發的《干部人事檔案工作條例》適用范圍為：“黨政領導干部、機關公務員、參照公務員法管理的機關（單位）工作人員（工勤人員除外），國有企事業單位領導人員、管理人員和專業技術人員的人事檔案管理工作。”公辦高校屬國家事業單位，其管理人員和專業技術人員的人事檔案管理，適用于本條例。該條例定義干部人事檔案為：“各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄材料。”因此，公辦高校人事檔案包含以上內容，同時，根據該條例，公辦高校人事檔案由單位保管。

（三）民辦高校人事檔案。民辦高校人事檔案，是教職工在學校工作期間形成的反映個人實際的各類材料，在學校工作期形成的檔案由學校管理并提供利用，并向人才交流中心定期移交。為什么要向人才交流中心移交呢？因為教職工的人事檔案往往由兩部分組成，一是教職工在進入學校前的學習檔案和工作檔案，由于學校不具備保管人事檔案的資格，所以該部分檔案一般是托管在人才交流中心。二是教職工進入學校工作期間形成的個人檔案資料。民辦高校人事檔案管理相關依據主要有兩個，一是《企業職工檔案管理工作規定》（勞力字〔1992〕33 號 ），該規定定義企業職工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料。二是《流動人員人事檔案管理暫行規定》（人發〔1996〕118 號 ），該規定所稱流動人員的第一、第二、第五類人員，符合民辦高校教職工的情形。由于民辦高校既不是國家事業單位，但也不能完全按照企業職工的檔案來進行人事檔案管理，因此，民辦高校人事檔案有其特殊性。

摘要：目前，在我國社會和經濟快速發展的過程中，國家的發展需要人才，人才的培養需要高校，在這樣的背景下越來越多的人開始意識到大學教育管理工作的重要作用。所以，本文也針對高校內部干部的人事檔案管理工作具體開展形式進行分析和思考，了解其中存在的問題，提出最新的創新管理方式，希望能夠有效地促進我國高校干部的人事檔案管理工作的順利開展和進行，實現管理工作效果的最大化，與時俱進地實現人資管理向著科學化、現代化和信息化的角度發展。

關鍵詞：創新；高校；干部；人事檔案

干部的人事檔案是高校內部人資工作中信息存儲的重要環節，也是能夠全方面對高校人才綜合素質進行分析和考察的信息重要來源。但是，目前我國高校的干部的人事檔案在管理工作開展過程中，其檔案資料的收集和整理，以及傳遞等方面存在著眾多的不足，還需要深入的探究創新管理模式，以此盡早實現人資管理工作向著更高的水平發展，提高高校整體的教育工作效果。

一、高校干部的人事檔案管理工作存在的問題

首先，材料收集渠道不暢、范圍較窄。不同的材料檔案歸屬于不同部門監管，導致了這部分資料不知道應該在教務處、人事處，還是科技處收集，也導致資料被弄丟，或者是銷毀。同時，高校內部也出現了檔案歸納整理不及時，影響整個檔案存儲的現象這也導致高校內部經常會出現，干部的人事檔案的材料缺失的現象，很難真正完全地反映出干部在實際工作中所具有的真實面貌；其次，材料不規范、缺失，影響檔案質量。材料整理不規范和缺失現象，也影響了檔案的整體質量為其工作的順利開展，對檔案后期的整體質量造成嚴重的影響。再次，信息開發不足，利用率較低。管理工作人員嚴格地執行了對檔案和資料進行檢查和翻閱的制度，但卻在很大程度上，忽視了干部的人事檔案在資源的開發和使用上，使其僅僅維持在查閱和借閱這一較低的水平。

二、高校干部的人事檔案管理基礎工作

(一)上級業務部的監督和檢查工作機制的建立是基礎。人資在管理工作中，向信息化建設方向的發展能夠有效地保證相關單位及時挖掘和掌握校園內部人力資源工作開展的基礎性內容。上級的業務部門把有效的監督機制和檢查方式，推動到人力資源的管理工作過程之中，能夠使人資的工作向信息化發展，也能夠使這一工作的開展具有原動力。

摘要：在中職學校，檔案管理與教學活動、研究活動、學校管理、學科教學等領域有著密切聯系。在新時代背景下，我國中職學校涌現出非常多的問題，傳統的檔案管理方案已難以適應當下的需求。因此，中職院校需要不斷加強檔案管理的規范性，對其內容不斷創新，并努力開展信息化建設，通過檔案管理工作的完善與健全來實現高效發展。本文就中職學校檔案管理的規范創新與信息化建設提出幾點對策，以期能夠為相關工作者提供一定的參考價值。

關鍵詞：中職學校；檔案管理；規范；創新；信息化；建設途徑

中職學校的檔案管理往往能夠體現學校各個階段的工作與活動，包括學校招生就業、人事變更、教育發展過程，是學校良好發展必不可少的環節，也是一項系統性、持久性工程。然而，隨著科技技術的日新月異，導致檔案管理的問題不斷凸顯，需要學習順應時代的發展要求來對檔案管理流程進行創新與規范，并落實信息化建設，進而實現檔案管理的實效性與高效性，中職學校檔案管理是檔案管理發展必要趨勢，需要相關人員給予足夠的重視與關注。

一、中職學校檔案管理信息化現狀

隨著信息化技術的不斷發展與普及，大多數中職學校逐漸開始部署檔案管理信息化，不過就目前而言，中職學校檔案管理的信息化建設現狀并不樂觀，很多學校并沒有實行檔案管理的在線檢索與查詢，其網絡范圍也只是局限于校園網內互通，信息系統鏈接與在線功能匱乏，離真正意義上的信息化檔案管理還存在較大的距離。該結論與2019年中職學校檔案管理信息化調查數據一致，詳情如圖1所示。

二、中職學校檔案管理信息化建設必要性

1.中職學校檔案管理信息化是時展必要需求。十八大以來，黨中央在以為核心的基礎上牢牢把握住了信息化發展的歷史機遇，并出臺了一系列的信息化改革政策，積極推動基礎網絡設施建設，加快信息化服務的普及。尤其是5G技術的布局，使得信息技術得到了巨大創新成就，在這種背景環境下，中職學校的信息化建設就顯得尤為必要。所以，中職學校為了能夠更好融入到信息化時代中，需要對相關文字檔案、影像檔案進行數字化管理，并予以規范和標準，通過存儲、編碼等方式將復雜繁多的紙質資料與影像資料進行數字化存檔，能夠更好地推動數字化校園的建設。

摘要：目前，在我國社會和經濟快速發展的過程中，國家的發展需要人才，人才的培養需要高校，在這樣的背景下越來越多的人開始意識到大學教育管理工作的重要作用。所以，本文也針對高校內部干部的人事檔案管理工作具體開展形式進行分析和思考，了解其中存在的問題，提出最新的創新管理方式，希望能夠有效地促進我國高校干部的人事檔案管理工作的順利開展和進行，實現管理工作效果的最大化，與時俱進地實現人資管理向著科學化、現代化和信息化的角度發展。

關鍵詞：創新；高校；干部；人事檔案

干部的人事檔案是高校內部人資工作中信息存儲的重要環節，也是能夠全方面對高校人才綜合素質進行分析和考察的信息重要來源。但是，目前我國高校的干部的人事檔案在管理工作開展過程中，其檔案資料的收集和整理，以及傳遞等方面存在著眾多的不足，還需要深入的探究創新管理模式，以此盡早實現人資管理工作向著更高的水平發展，提高高校整體的教育工作效果。

一、高校干部的人事檔案管理工作存在的問題

首先，材料收集渠道不暢、范圍較窄。不同的材料檔案歸屬于不同部門監管，導致了這部分資料不知道應該在教務處、人事處，還是科技處收集，也導致資料被弄丟，或者是銷毀。同時，高校內部也出現了檔案歸納整理不及時，影響整個檔案存儲的現象這也導致高校內部經常會出現，干部的人事檔案的材料缺失的現象，很難真正完全地反映出干部在實際工作中所具有的真實面貌；其次，材料不規范、缺失，影響檔案質量。材料整理不規范和缺失現象，也影響了檔案的整體質量為其工作的順利開展，對檔案后期的整體質量造成嚴重的影響。再次，信息開發不足，利用率較低。管理工作人員嚴格地執行了對檔案和資料進行檢查和翻閱的制度，但卻在很大程度上，忽視了干部的人事檔案在資源的開發和使用上，使其僅僅維持在查閱和借閱這一較低的水平。

二、高校干部的人事檔案管理基礎工作

(一)上級業務部的監督和檢查工作機制的建立是基礎。人資在管理工作中，向信息化建設方向的發展能夠有效地保證相關單位及時挖掘和掌握校園內部人力資源工作開展的基礎性內容。上級的業務部門把有效的監督機制和檢查方式，推動到人力資源的管理工作過程之中，能夠使人資的工作向信息化發展，也能夠使這一工作的開展具有原動力。

一、高校做好人事檔案管理工作的重要意義

第一，在高校做好人事檔案管理工作，不僅有利于保存黨和國家的寶貴文化財富，而且有利于高校檔案管理工作的順利進行。人事檔案是一個人的客觀的歷史記錄，特別是那些優秀人才以及專家學者高度集中的高校，人事檔案不僅對個人非常重要，而且對單位以及國家也是非常重要的。人事檔案是一個具有歷史價值以及文字財富的人文資源，所以做好人事檔案管理工作是非常重要的。

第二，做好高校人事檔案管理工作，能夠將高校人才的巨大優勢發揮出來。由于高校是人才高度集中的一個地方，這就要求人事檔案管理部門要對高校人才進行分類、分析，從而能夠解決高校人才的實際困難，最終能夠調動高校知識分子的積極性。在高校人事檔案管理工作中，要最大限度地發揮高校知識分子的潛能以及智慧，從而使得每一個知識分子能夠充分發揮自己的才能。

第三，做好高校人事檔案管理工作，能夠促進學校的教育改革以及發展。在高校人事檔案管理工作中，要密切聯系學校的各項改革。比如：勞動人事制度的改革以及人才的進出以及流動；有關提拔以及使用干部；培養以及配置相關的專業技術人員等工作。所以，在人事檔案管理工作中要注重采用科學的管理方法，從而能夠使得人事檔案管理工作對學校的教育改革以及和諧發展起著一個積極的推動作用。

二、高校人事檔案管理工作中存在的主要問題

目前，高校人事檔案管理工作存在一些問題。然而從總體上來說，高校人事檔案管理工作不能夠適應社會主義市場經濟的發展以及高校教育改革的需要，并且高校人事檔案管理工作中的問題主要表現在以下幾個方面：

首先，在人事檔案管理中，人事檔案的寶貴資源沒有得到充分的開發利用。目前，高校的人事檔案管理工作仍然停留在收集以及整理上，從而使得人事檔案不能夠充分地發揮其自身的作用。

退役軍人檔案管理工作，是退役軍人移交安置、就業創業、權益維護、軍休服務、優撫褒揚等重要依據，關系到退役軍人的切身利益，關系到國家長治久安和社會穩定。廣州市退役軍人事務局是于2019年2月新組建的政府組成部門，檔案工作開展時間短、起點低、基礎弱。為更好推動廣州市退役軍人事務局檔案管理，提升檔案管理工作水平，助力退役軍人事務服務，根據廣州退役軍人事務局檔案工作的實際以及檔案工作發展趨勢，我們對檔案工作進行了規劃，提出了近期、中期、遠期目標。

一、退役軍人檔案管理目標規劃

遵照“統籌規劃、循序漸進”的原則，利用后發優勢，爭取5年內基本建成高效服務全市退役軍人的檔案資源體系、檔案利用體系和檔案安全體系，推動局檔案工作實現“行業領先、全面領先”目標，助力退役軍人服務保障體系工作再上新臺階。

1.近期目標（2020—2021）。考核指標：達標機關檔案綜合管理省一級標準（自評分達85分以上）；能力定位：夯實基礎，從“新學員”成長為“優等生”；規劃路徑：將檔案工作納入局領導議事日程，完善檔案管理機構與工作網絡，建立健全各項檔案工作制度，配備檔案專職人員，提升檔案人員隊伍專業能力，機關各門類檔案收集齊全、整理規范、利用方便，綜合檔案室管理系統運行良好，力爭在2021年通過省、市檔案行政主管部門聯合驗收，達到機關檔案綜合管理省一級標準。

2.中期目標（2022—2024）?？己酥笜耍荷墳闄n案綜合管理省特級單位（自評分達93分以上）；能力定位：練好內功，從“被動服務”向“主動服務”轉變；規劃路徑：在現有綜合檔案室基礎上重新選址并進行升級擴容，改善檔案庫房設施，改進檔案服務基礎條件；創新檔案服務手段方法，加快推進信息技術與檔案工作的深度融合，全面推進檔案數字化，建設覆蓋全系統的數字檔案室和數字檔案資源共享體系；拓寬檔案開發與利用的廣度和深度，豐富檔案文化產品。爭取2024年前通過省、市檔案行政主管部門聯合驗收，升級為省特級單位，推動局檔案工作實現“行業領先”目標。

3.遠期展望（2025—）。目標構想：籌建廣州市退役軍人檔案館，力爭成為全國第一家具有退役軍人特色和廣州地方特色的紅色檔案館；定位分析：“三基地、兩中心、一場所”，把檔案館建設退役重要檔案保管基地、退役軍人培訓基地、愛國主義教育基地、退役軍人檔案信息服務中心、已公開現行文件利用中心和退役軍人服務場所（整合現有的服務中心、權益中心）；規劃路徑：樹立“大檔案”理念，在退役軍人事務局機關綜合檔案室的基礎上，整合局機關及局屬事業單位全部檔案資源，同時廣泛征集退役軍人相關檔案，建設成為一個集檔案辦公、整理、閱覽及檔案收藏、保管庫房為一體，配備信息化、數字化智能設備，具有檔案展覽展示和愛國主義教育功能的智慧檔案館；形成一批具有重大影響的檔案編研產品，滿足退役軍人群體及經濟社會發展對檔案資源及其衍生品的利用需求；定期舉辦退役軍人相關主題展覽，努力打造退役軍人服務保障體系建設品牌活動，助力退役軍人事業實現“全面領先”的目標。

二、主要任務