科室檔案管理范例

摘要:以恩施某三甲醫院為例，指出了該醫院檔案管理中存在的問題:檔案管理科室分散，檔案收集不夠精細，檔案管理缺乏監管，管理執行效率較低，檔案管理標準不統一，信息共享困難，檔案管理硬件不足，難以滿足長遠發展需要，檔案管理人員混雜，專業素養尚待提高。提出了改善建議:應增加醫院檔案管理資金投入，建立健全檔案管理制度，完善檔案管理標準，增強員工檔案管理意識，建立適宜的獎懲制度。

關鍵詞:醫院;檔案管理;制度;對策

1案例醫院檔案管理現狀

案例醫院為恩施某三甲醫院，目前有59個科室，在職員工2000多人。由于醫院檔案管理牽涉人員數量多、分工雜，隨著就診人數的增加，醫院檔案資料維護成本及難度逐漸增加。該醫院檔案室最早建立于1952年。2010年，該醫院開展了創AA級檔案室改革，成立了職能較為集中的中心檔案室，并積極將1952－2010年檔案錄入電腦檔案管理系統，實現整個醫院檔案管理系統的電子化。檔案的電子化雖然方便了檢索和查看，但因為網絡信息化程度低，以及員工對電腦界面的接受程度低，雖然每份檔案都盡量錄入系統，檔案的使用率并未提升。近年來，該醫院再次開展了創AAA級檔案管理部門的改造，目的也是為了提高檔案的利用率，這一工作也給目前的檔案管理團隊帶來諸多挑戰。

2案例醫院檔案管理存在的問題

2.1檔案管理科室分散，檔案收集不夠精細。醫院檔案管理首先需要將檔案收集齊全，案例醫院科室數量多，收集工作困難重重。目前，各個科室只知該存檔的內容，對于檔案管理工作流程及方法則無標準。按規定，各科室上傳的資料由中心檔案室核對。然而，由于中心室工作人員數量有限，難以核對檔案資料是否收集齊全。且諸多檔案的收集工作并未明確規定責任科室，一旦發現問題，實際責任難以明確。醫院各個科室收集的檔案不成系統，上交不及時，給中心檔案室增加了額外工作量。一些科室對檔案資料的收集及移交不積極，損害了檔案的精準性與安全性。一些科室安排人員兼任檔案管理工作，兼任人員檔案管理方式各異，缺少與檔案管理中心的溝通，不配合監督檢查檔案，損害了檔案的完整性。

2.2檔案管理缺乏監管，管理執行效率較低。案例醫院檔案管理缺乏監管主要體現在兩個方面:一是缺乏監管力度。醫院檔案管理的重視程度不高，雖然檔案管理配置了電腦、打印機等多種現代化設備，但是對于操作及執行檔案管理人員的監管不力，檔案管理質量更多的是依靠工作人員工作態度的積極性，而無責任機制。監管力度的缺乏直接導致了醫院檔案管理的執行情況欠佳。二是缺乏獎懲制度。由于該醫院對檔案管理缺乏獎懲制度，醫院檔案管理的執行效率一直無法提高，工作人員缺乏對檔案管理工作的擔當精神，導致醫院檔案管理工作效率較低。

摘要:隨著社會的發展，現在知識管理的理念已經深入到了社會上的各個領域，在醫院的人事檔案管理中也是如此。通過知識管理實現了醫院檔案管理的深刻變革，完善了醫院檔案的管理體系，讓醫院的檔案資源在醫院發展中發揮了越來越重要的作用，因此探討知識管理在醫院檔案管理體系中的構建具有重要的現實意義。

關鍵詞:知識管理;醫院檔案;管理體系

知識是醫院發展的重要力量，尤其是隨著信息化技術的發展，大數據與云計算與醫院的檔案管理相結合，讓醫院的檔案管理進入了一個全新的時代。醫院檔案的整理、編輯目錄以及開發和使用都是知識型的活動，對醫院檔案信息的開發和利用就是一種知識資源的再整理和再運用。醫院要想實現檔案管理的科學化和制度化，就要與知識管理相融合，讓檔案管理和知識管理相互協調、互相促進，共同促進醫院檔案管理工作向前邁進。新的醫療衛生體制改革讓醫院的檔案管理內容變得更加豐富和富有內涵，不但包括了醫院的行政管理相關的知識，同時還包括了醫院最新的診療技術。以知識管理為視角的醫院檔案管理體系構建必須創建合理的檔案管理模式，讓檔案管理實現知識化。讓檔案中的知識更加的體系化。要從源頭上對檔案信息資源進行整合，對知識管理的平臺建設進行優化，實現檔案信息資源在新時期的智能化控制和管理。在檔案管理的方法上要力求科學性和規范性，搭建軟硬件知識的集成平臺，讓醫院的檔案管理更加的科學，能夠為醫院的經濟發展做出更大的貢獻。

一、建立多維度的醫院知識分類體系

傳統的醫院行政管理中知識資源管理存在一定的問題，因此在新的知識管理架構下，要以部門和專業結構為基礎構建多維度的醫院組織知識體系，根據醫院不同科室和部門的率屬關系，實現知識體系與部門之間的一一對應，從而為醫院開展經濟活動理順關系，明確責任。比如可以將醫院的知識體系分成三級，一級為醫院的組織知識體系總架構，二級為臨床科室、醫技科室和職能部門等。臨床科室包括內、外、婦、兒等醫院各科室，醫技科室包括檢驗、病理、CT、彩超、藥學部、核醫學科等科室，職能部門包括人事、財務、院辦、黨辦、醫務科等科室。然后要明確知識條目與職能之間的對應關系，以便讓后續的知識能夠準確的推送給不同崗位的工作人員，建立相關的知識聯系，然后隨著醫院業務科室和崗位的變化不斷的進行變化更新。

二、建立檔案知識采集模板

知識體系系統設計完畢以后，就要結合醫院的檔案管理實際來開發醫院知識管理的平臺，同時制定標準化的醫院檔案收集和整理制度，在軟件平臺中規范的運用。比如要按照醫院電子文檔歸檔管理辦法、醫院黨群行政類文件歸檔辦法和醫院檔案管理技術規范的要去將搜集到的醫院知識資源通過信息化的手段采用一定的標準格式錄入到醫院知識管理平臺，然后按照統一的格式進行，醫院的知識管理平臺主要是為了采集對醫院經濟發展具有價值的檔案信息，同時確保信息的規范性和完整性。

一、醫院辦公室檔案管理的特點

（一）檔案管理完整延續

通常而言，醫院辦公室檔案管理人員較為穩定，可以有效地促進檔案管理的延續性與完整性。在日常工作中，醫院辦公室檔案進行了有效的分類與整理，便于利用查找與翻閱。

（二）檔案文書工作細致

檔案質量的好壞，在一定程度上仍決定于工作人員的文書工作，在收集過程中，有關于醫院發展與建設的媒體相關報道也是辦公室檔案管理工作的重要組成部分。

二、醫院辦公室檔案管理目前存在的問題

（一）檔案管理人員緊張

1加強醫院檔案管理創新的意義

1.1為了更好地適應時代的發展要求，要對檔案管理進行進一步地加強。在高速發展地現代科學技術背景下，隨著新科研成果愈來愈快地轉化成生產力，信息在發展中起到了愈來愈重要的作用。在經濟高速發展的背景下，對醫院檔案工作方面提出了愈來愈高的要求，只有找到一條集信息化、個性化、多樣化與網絡化于一體的道路才能有效地完善醫院的檔案管理工作。

1.2加強醫院檔案管理工作創新是檔案管理工作自身的要求。通過有效地收集、整理、分析與儲存各種各樣地信息資源，使今后各項工作有一個重要的依據作為參考，以上的工作就是檔案管理工作。在高速發展的社會經濟環境下，傳統的檔案管理工作在現代社會中沒有提供出一個合適的檔案，從而沒有使檔案的作用得到發揮，極大程度地浪費了信息資源。

2現行醫院檔案管理中出現的問題

在高速發展的現代信息背景下，在人們愈發關注檔案在醫院管理中意義和地位的同時，醫院檔案工作作為醫院管理的重要元素卻無法適應迅猛發展的科研、醫療與教學等工作，顯著體現在以下幾方面：

2.1沒有一個較強的檔案意識和一個較高的檔案利用率。在傳統觀念長期的熏陶下，在很多醫院，檔案管理工作沒有得到其負責人與管理人的高度關注，他們還一味地以經營醫院為主要目標。這種薄弱的意識造成了檔案資源的開發沒有有效地開展起來，從而導致了很低的檔案利用率，最終形一個落后的檔案管理狀況。

2.2不具備較強的網絡與完善的制度。在大多數醫院建立三級檔案管理網絡的背景下，但沒有一個理想的運行效果，由于一些工作人員缺乏較強的檔案意識，在檔案丟失損壞時總出現不能及時歸檔的情況；缺乏一個完善的有關檔案管理的制度來促進檔案管理的發展；在社會高速發展的情況下，醫院檔案管理時刻變化著其內涵與外沿部分，檔案范圍已經由今天的膠片檔案、聲像檔案、科研檔案、計算機磁盤檔案等取代了原有的照片檔案、病歷檔案、人事檔案以及文書檔案。在檔案管理內容的納入方面，缺乏一個明確的標準，各個醫院只是按照自己的想法對其進行管理，從而造成了許多需要納入的檔案沒有及時被納入。

醫院文書檔案是記錄單位發展的重要信息資源。如何充分發揮好檔案作用,更好服務于醫院管理、科研、醫療工作是醫院檔案管理工作人員必須思索的問題。當前醫院檔案管理面臨著多種問題。首先,部分醫療機構對檔案管理重視不足。部分醫院側重于對“病歷檔案”的管理,忽略了綜合檔案,對綜合檔案的歷史價值、管理借鑒及科研幫助作用沒有正確認識。其次,檔案管理體系不健全。檔案管理科室在醫院行政架構中大多被邊緣化。醫院質控管理體系大多重視對業務指標的管理,對檔案歸檔的完整、及時率等缺乏重視。醫院檔案管理制度不健全,如“三合一制度”“檔案收集管理制度”等明顯滯后于醫療機構自身發展。再次,檔案資源再利用效率低。由于上述問題的影響,各科室不能在檔案室完整準確地查找到檔案資料,致使其對檔案缺乏信任;同時,醫院檔案室缺乏必要宣傳,檔案信息資源開發利用不足,查詢方式較為單一,干部職工對檔案室存在效率低的印象,這都降低了檔案利用率。最后,檔案管理專業人員緊缺。醫院檔案管理人員的專業素質參差不齊,知識更新緩慢、人員老化等問題嚴重,對信息化手段的掌握和利用不足,甚至仍停留在手工收集、檢索的操作程序上。受待遇、職稱晉升等因素影響,年輕人員缺乏加入檔案管理工作的積極性。對此,筆者為做好醫院檔案管理工作提出以下建議:

(一)增強各級人員對于檔案管理重要性的認識

醫院要將檔案管理列入目標責任制體系中,積極利用各類會議、宣傳欄、微信公眾號、內部OA系統等渠道宣傳檔案管理的重要性,定期組織醫院干部職工、專兼職檔案管理人員、科室信息收集員學習檔案管理政策法規,牢固樹立全員檔案管理意識。在醫院黨委會或院長辦公會上定期對檔案管理工作存在的問題進行研究和解決,要積極參與上級檔案管理部門舉行的檔案管理工作評估、升級等考評活動,在人財物上給予檔案管理工作支持,保障檔案管理工作的健康可持續發展。

(二)健全檔案管理體系

依據《中華人民共和國檔案法》及有關規定,完善檔案管理運行體系和管理制度,成立由分管領導任組長的檔案管理領導小組,選拔優秀管理人員負責院內檔案管理工作,明晰檔案管理各步驟流程,在各科室設置兼職人員負責文件收集整理和檔案按時移交工作,確保各科室、各種類型檔案材料“收集、分類、整理、移交、歸檔、利用、分析”的規范、高效。建立檔案管理考核量化標準,明確各科室、各部門在檔案管理中的具體職責,通過質控管理體系定期對檔案管理“三率”(及時、準確、完整)落實情況進行監管,使其與需提交檔案科室的主任的績效待遇掛鉤。

(三)加大檔案管理人員培養力度

選拔責任感、綜合管理能力強的人員來充實檔案管理隊伍,將培養檔案管理從業人員納入醫院人才培養計劃,建立良性的檔案管理人才梯隊。實施“引進來、送出去和自己學”的培養模式,引進成熟型檔案管理人才推動醫院檔案管理工作開展,鼓勵檔案管理人員進修學習,學習上級部門、其他單位好的經驗做法,支持本院檔案管理人員應用網課、書籍等在業余時間充電學習,不斷提升適應檔案管理新形勢和新要求的能力和水平。

【摘要】針對繼續醫學教育檔案在實際工作中暴露出的制度缺失、關注度低、缺乏有效制約等問題，提出了建立和完善繼續檔案管理制度，加強培訓，健全制約措施等對策，以此來促進繼續醫學教育檔案管理的規范化和科學化。

【關鍵詞】繼續醫學教育檔案；管理；實踐

一、繼續醫學教育檔案管理存在的問題

（一）對繼續醫學教育檔案管理不重視。繼續醫學教育檔案管理工作是一項系統工程，需要繼續醫學教育管理科室和臨床醫技科室以及其他相關部門的重視并密切配合。繼續醫學教育主管科室對于檔案管理要起到指導、檢查和考核的作用，但是截至目前，我院對于繼續醫學教育檔案的管理并沒有明確的要求，各臨床科室承擔的省、市級繼續醫學教育項目，在項目完成后沒有將資料進行收集、整理、分類，長時間的擱置造成了資料的丟失。醫護人員的學歷教育、進修學習、院內培訓等資料，都由個人保管，他們對繼續醫學教育檔案有排斥心理，不重視繼續醫學教育檔案。

（二）繼續醫學教育檔案管理制度缺失。目前，山東省淄博市對于繼續醫學教育檔案管理沒有形成統一的管理制度，各醫院對于檔案的管理要求不一，參差不齊，沒有統一標準。我們醫院內部雖然制定了《淄博市第一醫院繼續醫學教育管理規定》，但并沒有涉及相關的檔案管理內容。由于缺乏相關制度、責任不明確，致使檔案資料存放無序、丟失嚴重、查找困難，繼續醫學教育檔案在新技術與新業務的開展、醫護人員素質的提高方面，發揮的作用越來越薄弱。

（三）繼續醫學教育紙質檔案管理缺乏有效的制約措施。山東省淄博市衛生專業技術人員繼續醫學教育通過繼續醫學教育管理系統進行管理，該系統同時具有繼續醫學教育電子檔案的功能，個人登錄系統將年度內獲得的學分進行錄入，每年不少于25學分，衛生專業技術人員沒有獲得合格證，不得晉升或者聘任專業技術職務，有了這種制約措施，醫護人員相對重視繼續醫學教育的學習，但是對于繼續醫學教育紙質檔案管理，從市主管部門層面沒有進行日?？己撕捅O督，各衛生單位也沒有結合單位實際采取有效的制約措施，例如跟職稱的晉升和聘任、執業注冊、出國培訓等進行掛鉤，致使繼續醫學教育紙質檔案管理工作仍處于無序狀態。

（四）影響繼續醫學教育紙質檔案保管的環境因素。繼續醫學教育檔案實行的是“一人一檔”管理，每年進修學習、醫院各種培訓以及省市級繼續醫學教育項目等都會產生大量資料，這些資料占據大量空間，必須有專門的檔案柜進行儲存，其中有些存儲在職能科室辦公室，但辦公室環境無法滿足檔案保管的需求，不利于檔案的保存。

1醫院檔案管理中存在的問題

1．1管理范圍問題

由于醫院檔案管理制度并不完善，所以在界定檔案管理內容時，往往會出現管理范圍模糊的情況。隨著管理理論不斷成熟，社會管理模式發生了很大變化，因此檔案的內涵也發生了很大變化。在各級醫院進行檔案管理時，并沒有制定出一套切實可行的管理標準，而是根據醫院管理經驗制訂檔案管理內容，在這種情況下，會缺失許多需要納入管理的檔案內容。

1．2檔案利用率較低

醫院管理者并沒有對檔案管理有一套系統性的認知，所以對檔案管理工作的重視度不足，也無法了解檔案管理工作可以對醫院帶來何種影響。重視度不足就會導致檔案信息資源不足，影響檔案利用率。

1．3檔案管理分散

目前大多數檔案管理工作由不同科室負責，非常不利于綜合使用，檔案缺失現象嚴重。而不同科室間還需要安排人員進行管理，不僅會造成人力、物力的浪費，也會浪費醫院空間。

摘要：高校財務會計檔案管理是高校財務管理中非常重要的環節和內容，財務會計檔案能夠將學校的財務活動狀況反映出來，做好財務會計檔案的管理工作至關重要。為了全面提升高校財務會計檔案管理的效率和質量，就要求相關的工作人員要加強內部制度的建設。本文就高校財務會計檔案管理的內部制度建設進行探析，旨在為人們提供一定的參考。

關鍵詞：高校；財務會計；檔案管理；內控制度

當前，國家財務部門對高校的內部控制規范建設做出了明確的規定，高校應該積極響應財務部門的號召來建設內部控制規范。高校財務會計檔案管理是財務管理的重要內容，在學校的內部控制建設中也具有非常重要的作用，成為了高校內部控制的重要防控對象。但是，從實際的高校財務會計檔案管理的現狀來看，內控現狀不容樂觀，這就要求高校要引起高度重視，要積極探索有效的策略來做好內控制度的建設。

一、高校財務會計檔案管理對內部控制中的重要性

高校財務會計檔案是指會計核算過程中產生和接收的會計資料，包括各種圖表形式、文字形式的資料，能夠有效反映高校的經濟業務事項。

1.高校財務會計檔案在內控過程中的重要性。內部控制建設在高校的財務會計檔案管理中具有非常重要的作用，財務會計檔案在高校的內部控制建設中也發揮著非常重要的作用。財務會計檔案本身形成的過程就能夠有效體現內部控制，財務檔案客觀記錄了高校財務管理等各種經濟活動，全面覆蓋了各類經濟活動的全過程，無論是預算管理、事中核算還是事后的決算、對賬，記錄都非常詳細，并且檔案具有嚴肅性和真實性，不能篡改。因此，會計檔案形成過程的本身就體現了內部控制的過程。

2.高校財務會計檔案管理體現了內部控制的原則。高校的財務會計檔案管理過程中體現了內部控制的原則，行政事業單位響應國家財務部門的號召，注重內部控制，在實施內部控制的過程中要遵循重要性、適應性、全面性和制衡性的原則。因此，在具體的內部控制實施過程中，要對所有的經濟活動和業務事項進行全面的控制。同時，要記載各種具有保存價值的圖表、文字等會計資料，這凸顯了全面性和重要性的原則。在不同的社會背景下，高校的財務會計檔案管理要采用不同的方法和模式，例如，在當前信息技術不斷發展的背景下，高校的財務會計檔案管理也出現了一定的改變，財務會計檔案的記載方式也更加先進和科學，這就體現了內部控制的適應性原則。