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秘書年度工作計劃范文1
1高職院校行政秘書的工作職責和范圍
高職院校行政秘書工作范圍寬廣,涉及事務繁雜瑣碎。
1.1 日常行政工作
學院對內、對外文稿(如年度工作計劃、總結、申請報告等)的草擬和上報學校;會議記錄與會議紀要的整理;學校各部門文件的收發和歸檔,教職工檔案資料的登記、審核和保管;辦公用品的采購保管、固定資產管理、辦公設備維護等。
1.2 行政溝通工作
聯系院領導與師生、學校各職能部門之間的工作,承擔院系的公關、接待事務等。
1.3 人力資源工作
學院教職工的考勤、年度考核、各項評優、職稱評定,協助院領導編制院系行政組織架構,如崗位設置、人才招聘等。
1.4 財務報賬工作
承擔學院教師日常培訓、進修、集體活動、各項辦公、教學費用等支出的報賬。
1.5 科研項目的申報工作
負責協助院領導組織教師申報科研項目、精品課程、教學成果、教學立項。
行政秘書在工作過程中必須認真仔細,有強烈的事業心和高度的工作責任感,作風正派、為人正直、忠于職守、無私奉獻。因此,行政秘書工作舉足輕重。
2高職院校行政秘書的在行政管理中的作用
2.1 參謀和助手作用
行政秘書是學院領導的得力助手。院領導在年度工作計劃、總結、人事工作、崗位聘任、考勤、考核和職稱評定、日常行政工作都要由行政秘書來協助完成。同時,行政秘書還是院領導的重要參謀。主動為院領導提供可靠的第一手資料,在必要的情況下提出合理化建議,為領導出謀獻策。
2.2 橋梁和紐帶作用
在行政管理工作中,行政秘書是領導、教師和行政職能部門之間的橋梁和紐帶,具有上傳下達、協調左右、溝通信息、改善關系、互通情況、合理統籌的作用,其協調職能發揮得好壞將對院系的行政工作產生直接的影響。
3高職院校行政秘書工作存在的問題
3.1 對行政秘書工作重視不夠,職稱晉升機會渺茫,造成行政秘書隊伍的不穩定
長期以來,人們往往對行政秘書工作缺乏正確的認識和評價,輕視行政秘書在行政管理中所發揮的作用。至今仍有些人認為,行政秘書只是打打雜的人,只有那些沒有能力的人才去從事行政秘書工作,他們的勞動只是簡單、機械的勞動。因此,在行政秘書的配備、業務學習、崗位培訓等方面,重視程度遠遠不夠;在干部聘任、職稱評定、利益分配等方面都受到相對不公正的待遇;加之行政秘書平時工作任務重、責任大,付出的勞動得不到尊重和理解,晉升機會處在高學歷人才集中的高職院校環境中,行政秘書提升學歷的壓力很大,由于工作繁忙,特別是“坐班制”的工作性質,學習的時間很少。當前很多高職院校實行“定崗定編”的崗位設置,緊緊地把行政人員綁在了工作崗位上。目前行政秘書的提升機會少,個人發展空間有限,在職稱晉升上困難重重,最終導致缺乏職業認同感,從而造成行政秘書工作積極性不高、思想壓力大、心里不平衡,很多人不安心行政秘書崗位,離崗、轉崗人員相對較多,行政秘書隊伍呈現不穩定狀態。
3.2 行政秘書工作缺乏活力,大大制約了行政管理能力的提高
行政秘書工作千頭萬緒,看似簡單,其實非常繁重而細致,在學校行政管理中處于紐帶橋梁位置,上聽命于學校各行政部門和學院領導,下服務于廣大師生,所以常常處于各種具體事務的“糾纏”之中,工作缺乏活力,多靠經驗辦事,習慣于按領導指示、文件精神處理問題,主動參與和科學預見性差。許多高職院校對行政秘書重使用、輕培養,送出去培訓學習、交流進修的機會幾乎沒有,導致其知識更新嚴重不足,現代信息意識薄弱。面對知識經濟時代的突飛猛進和高職院校教育的迅速發展,行政秘書得不到相關管理方面的系統培訓,觀念不能及時更新,大大制約了行政管理能力的提高。
4關于做好高職院校行政秘書工作的幾點思考和建議
4.1 加強學習管理等科學知識,提高行政秘書的工作效率
行政秘書從事的是管理工作,管理是一門科學,也是一門藝術。行政秘書必須不斷豐富自己的管理學知識,掌握先進的管理理念和方法,才能保證管理工作事半功倍,卓有成效。
4.2 重視行政秘書隊伍整體素質的提高,加強行政秘書的繼續教育
在行政秘書培訓和知識更新方面,學校要加大投入,并在政策和經費上保證落實。制定切實可行的中、長期培訓計劃,多渠道、多形式加強行政秘書的培養,提高其專業素質和理論水平。經常組織行政秘書參加校內外行政管理研討會和經驗交流會,學習先進的管理經驗,改進管理方法,提高管理水平;定期不定期組織崗位培訓,尤其是對計算機的運用和操作技能的培訓,提高工作效率。除此之外,還應鼓勵行政秘書利用業余時間自學一些與自己專業工作相關的學科知識,多學科、多角度、全方位地提高認知能力和管理水平。
4.3 通過多種渠道解決行政秘書的后顧之憂,激發其工作積極性和主動性
行政管理工作的開展需要多個部門的關懷和支持,學校各級領導要主動關心行政秘書的工作、學習和生活,在獎金發放、職務晉升、職稱評定方面,要建立相應的激勵機制,通過多種渠道解決行政秘書的后顧之憂。同時,要充分肯定行政秘書的地位和作用。對于那些責任心強、業務水平高、管理經驗豐富、工作業績突出的行政秘書,學校要在適當的時候,給予一定的物質獎勵和精神激勵,激發行政秘書的工作熱情,充分調動其工作積極性和主動性,促使其開拓進取,大膽創新,為高等教育事業的改革和發展,奉獻自己的聰明才智。
參考文獻
[1] 胡虹.談高校院系行政秘書執行力的提升[J].秘書之友,2007(1):44.
秘書年度工作計劃范文2
高職院校在發展中，加強內部績效管理始終是一個非常重要的方面。內部績效管理的主要目的是提升管理的效能與調動人的積極性，從而達到提升學校整體管理水平和辦學質量的目的。
但在實踐中，一些高職院校并沒有建立一套行之有效的內部績效考評體系，導致工作中無目標、有目標無檢查、有檢查無整改、有整改無成效，吃大鍋飯與苦樂不均同時存在，因此構建一套完整有效的績效考評體系，對高職院校而言是一件非常重要的事情。
一、問題的提出
1.學校發展的需要。構建一套科學合理且符合實際的績效考評體系是學校發展的需要，更是提升自身治理能力的基本一環。在教育部《高等職業教育創新發展行動計劃（2015―2018年）》中，提出了“制訂體現高等職業教育特點的教師績效評價標準”的要求。一套完整科學且針對性強的考評體系，有利于合理劃分各部門的工作職責，有利于工作目標的完成，有利于進一步提升管理的效能。
2.目的性不強?，F代大學的四個職責是：教育教學、科學研究、社會服務與文化傳承。高校已從社會的邊緣轉向社會經濟的中心，如何更好地完成這四個目標，是擺在高職院校面前的一個難題?？冃Э荚u體系應緊緊圍繞這四個目的來設置考評指標，以達到調動人的積極性來更好地完成時代所賦予的職責的重任。一些院校的績效考評體系沒有體現這些目的導向。
3.指標不科學。要將高校的四大職能細化為考評指標。一些考評指標沒有建立在可靠的可供測量的數據基礎上，而是更多地體現為一種定性的評價，因此指標的科學性不強。比如有的院校將工作紀律納入到對教工的考核，但又沒有對工作紀律的考勤記錄。學生對教師的評教，由于沒有一套客觀的指標體系，反而導致那些對學生認真負責嚴格要求的教師，得分更低。
4.效果不明顯。由于認識不到位、目的不明確、指標不科學，所以考核出來的結果不但達不到激勵人的效果，甚至還帶來很大的負面作用：（1）學校的目標沒有完成；（2）沒有科學合理地評價一個部門與一個人的工作；（3）沒有起到激勵人的作用，導致做得多、錯得多的局面出現，結果是大家都不愿意做事。這與學校起先所開展的績效考評體系的原意背道而馳。
二、內部績效考評性評價體系構建的理論基礎
內部績效考評性體系具有其理論依據，主要來自以下幾種。
1.X理論。X理論是麥格雷戈對把人的工作動機視為獲得經濟報酬的“實利人”的人性假設理論的命名。主要觀點是：人類本性懶惰，厭惡工作，盡可能逃避；絕大多數人沒有雄心壯志，怕負責任，寧可被領導罵；多數人必須用強制辦法乃至懲罰、威脅，使他們為達到組織目標而努力；激勵只在生理和安全需要層次上起作用；絕大多數人只有極少的創造力。借鑒X理論，要用制度來制約極少數不認真負責的人，使他們能夠按要求完成自己的本職工作。
2.Y理論。一般人本性不是厭惡工作，如果給予適當機會，人們喜歡工作，并渴望發揮其才能；多數人愿意對工作負責，尋求發揮能力的機會；能力的限制和懲罰不是使人去為組織目標而努力的唯一辦法；激勵在需要的各個層次上都起作用；想象力和創造力是人類廣泛具有的。借鑒Y理論，高職院校構建科學的內部績效考評體系，是為了激勵絕大多數人的工作激情與創造力，從而使單位發展得更好。
3.成就動機理論。麥克利蘭認為，具有強烈的成就需求的人渴望將事情做得更為完美，提高工作效率，獲得更大的成功，他們追求的是在爭取成功的過程中克服困難、解決難題、努力奮斗的樂趣，以及成功之后的個人的成就感，他們并不看重成功所帶來的物質獎勵。個體的成就需求與他們所處的經濟、文化、社會、政府的發展程度有關，社會風氣也制約著人們的成就需求。借鑒成就動機理論是為了激勵少數優秀精英人才，創造性地搞好本職工作，帶領單位前進。
4.需求層次理論。馬斯洛理論把需求分成生理需求、安全需求、愛和歸屬感、尊重和自我實現五類，依次由較低層次到較高層次排列。在自我實現需求之后，還有自我超越需求，但通常不作為馬斯洛需求層次理論中必要的層次，大多數會將自我超越合并至自我實現需求當中。根據這一理論，當人的基本生活問題解決后，就會產生一種自我實現以及別人對其認可與尊重的需要，因此在高校里，要更多地尊重教??的個性與人格，而不能以一種對待一線生產工人的方式來管理大學教師。
三、內部績效考評性評價體系的構建
內部績效考評性評價體系構建的邏輯聯結點是以事的完成來檢查人的工作成果付出，以人的工作激勵來促進事的完成。必須將事和人結合起來。考評性評價的基礎是設定年度工作目標，將教學科研、招生就業、內涵發展、校企合作、安全穩定等內容，融入分解到年度工作目標中。
1.行政工作目標的設定與完成。從學校層面看，要確定并構建三層目標責任體系。三層目標責任體系，就是將學院年度目標分解為一級指標、二級指標和三級指標。一級指標根據學院發展規劃和黨委與行政年度工作計劃分解，為學院層面的工作目標，各分管院領導為一級指標責任人；二級指標根據一級指標分解，為部門層面的工作目標，各部門負責人為二級指標責任人；三級指標主要根據二級指標分解，為崗位層面的工作目標，各崗位人員為三級指標責任人。學校對這些目標完成情況進行半年核查和年終統計，力促這此指標的完成。這些目標的來源：（1）學校的“十三五”規劃中年度工作中需要完成的目標；（2）創新強校規劃；（3）學校黨政年度計劃；（4）部門“十三五”規劃之年度計劃；（5）上級部門的重要工作。根據年度工作目標，黨委與院部按月編制月度重點工作計劃。月度重點工作計劃是年度工作計劃的重要組成部分，是落實年度工作計劃的重要步驟，各部門必須積極貫徹實施。學院實施月度經濟責任制考核，從而保證月度重點工作的完成。
秘書年度工作計劃范文3
秘書部個人工作計劃1 新學年，新氣象。作為秘書部的新人，我查閱了我院上屆秘書部的工作記錄等相關資料，對其工作及其流程有所了解，并對此有了自己的認識。在與部長長時間的討論、慎重的權衡，結合上屆秘書部的工作，新學年本部門的工作計劃與規章已經出爐，現由我作出以下陳述：
一、認真完成本職工作職能
1、做好主席團、部長及各項重大會議的會議記錄；通知相關會議的時間、地點。
2、搜索各種相關的文件格式，以便順利完成各項文書工作。例如，學生會各項規章制度的建立和起草，各種文書的執行和發放。
3、管理各部門會議記錄的收信整理、歸檔。
4、負責起草制定學生會的有關文件。
5、負責掌握各部門的活動資料。
6、負責“優秀學生干部”的評比、監督及檢查工作。
7、負責各部門之間的協調工作，發揮好橋梁紐帶作用，使各部門之間建立良好的工作群體，方便工作順利進行。做到院學生會各部門分工不分家。
秘書部近期工作計劃如下：
1、制定團委、學生會各部門職責條例，以便于明晰各部門職能，有利于院學生會順利開展工作。
2、協助、協調各部門做好招新工作，并進行本部門的招新工作，吸納一批細心、耐心、有責任心的新生作為部門干事，為部門各日常工作的開展準備充足的人力資源。
3、協助文藝部做好迎新晚會工作。
4、協助學習部根據資環學院相關規章做好獎學金審核、評定工作。
二、工作分工及工作要求
〈1〉工作分工：
1、部長是一個部門的核心。熟悉學生會工作程序，協調本部門與其他部門的關系，不僅要帶領部門完成本職工作，還需在其他部門需要協助時，主動給予幫助。著眼與對重大事件的統籌管理、決策。
2、副部長是部長的助手。必須積極配合部長完成各項任務，同時應及時了解本部門干事的工作態度和工作完成情況，勇于指出干事的不足，并協調干事間的關系，對其工作給予幫助。
3、委員將完成會議點名、查考勤、會議記錄、策劃案設計等文書工作，文字編輯、打印表格資料等工作。由于我們預計招納三名干事，因此各項具體分配工作待定。
〈2〉工作要求：
1、工作時要認真仔細，在追求效率的同時保證質量。當今社會，效率被視為工作中最重要的環節。一項命令的下達，須以100%的精力在規定的時間內完成，絕不能拖延，將其作為硬性制度來要求內部人員，才能達到效果。認真仔細的工作態度是順利完成工作的根本，好的工作態度配以高端的效率保證工作的進行。
2、要文明禮貌。在工作中注意自己的言談舉止，積極配合學院的各項工作，以大學生素質教育和文明工程為主，鞏固良好的學風和院風，全面推進大學生精神文明建設，促進學院的共同進步。
3、提高各種素質。秘書部是一個繁瑣的部門，接觸其他部門的機會較多。這更能體現出高素質培養的急切性和重要性。因此，我們決定在部門間定期召開例會，議題自由發揮，由部門人員主持召開，給每個成員提供一個鍛煉自己能力的平臺，或推舉一人代表秘書部策劃一次比賽，邀請其他部門參加。既鍛煉了自己，又增進了與其他部門之間的感情。
4、樹立良好的工作形象。它是學生工作的一個有利條件，本學期重點要抓好以下幾點：一是抓好我部人員在生活中的言行舉止問題；二是抓好業務素質，做到公正嚴明、不以公謀私；三是搞好學生干部與同學關系以便日后工作正常進行。
5、“不以規矩不成方圓”，好的制度是保證工作順利進行的前提。我們秘書部制定了一份用以約束各成員行為舉止的準則，它們是秘書部每個人遠都必須遵循的。
①全體學生干部要遵守學院和學生會的規章制度，按章辦事。自覺接受黨、團組織的指導，一切行動聽指揮。
②熱忱、真誠為同學服務，團結干部、同學，搞好群眾關系。
③崇尚科學，努力學習，刻苦鉆研，認真對待每一節課，學習成績優良，成為同學們學習的榜樣。文明用語，不打架、斗歐，不做有損學生會、學院的事。
④工作積極，任勞任怨，有較強的責任心和樂于奉獻的精神。
⑤團結協助，互助配合，在規定的時間內完成規定的任務，不得故意拖延。
⑥自己的責任自己承擔，不可推卸給他人成故意逃避。
⑦參會時，不得遲到、早退，更不得曠會。遲到、早退三次以上者按曠會一次處理，并記入期末年度考核、評估。若有特殊情況，需向部長請假并附有假條，標明原因，經允許批準后方可執行有效。情況緊急可有人代請。會議時，認真聽取，做好記錄。
⑧不得以秘書部的名義在外滋事，若有發現，應立即舉報。
⑨對每個部員實行量化評分。表現優秀者給予表彰，表現差者警告并作檢討工作，對于表現極差者，部門內部經商議可將其解決。
⑩對部長、副部長工作中的錯誤，各干事有權指出。若屢犯不改，不虛心聽取意見者，可上報主席團，撤消其職務。
秘書部個人工作計劃2
時光飛逝，又迎來了一個新的學期，學生會在校團委的領導下，各項工作開展得有聲有色。在這新的學期，我預祝學生會工作將取得更好的發展，繼續走在學生組織的前面，為學校師生提供更好的服務。下面我就新學期秘書處工作的展開做一個簡單的介紹：
一、部門工作。
新的學期的開始，秘書處將繼續發揚光榮傳統，以嶄新的面貌和高漲工作熱情將自己的本職工作做好，密切配合其他部門將團委交給的任務完成。并積極協調與溝通，努力辦好學生承辦的每一個活動。同時收集整理好學生會各部門的資料以及舉辦活動的心得體會等，爭取在這一屆學生會任期結束前做出一份學生會年鑒。
二、部門建設。
無規矩不成方圓。我部將繼續抓好部門的紀律，對新老干事嚴格要求，做到嚴格遵守學生會的規章制度。另外我部會做好同其他部門的職能合理化分配，使各部明確我部的工作程序及方法，以便更好的開展我部工作。新學期我們也會加強與其他部門之間的聯系制度建設，使各部門之間相互了解相會支持，以便更有利地開展各項活動，為全校師生服務。
三、新干事的培養。
新干事是學生的`新鮮血液，是學生會未來的棟梁。我部在這學期將對新干事進行系統的培養，使其了解我部的工作內容、流程，以及學生會其他部門的概況。同時會派一些優秀干事到辦公室值班，讓其
與團委老師多溝通接觸，接受團委老師在工作上的指導。另外在部門例會上，也盡量讓新干事有上臺發言的機會，使其有機會得到鍛煉。
四、部門間的交流。
作為學生會的一個部門，我部有義務使各部門成員之間相互了解相互信任，讓學生會集體更加協調。我部將在這新學期里加強與其他部門之間的溝通，同時將計劃與其他部門進行聯誼，不斷協調開展部門工作，及時相互了解，增進各部門人員間的了解與默契，促進整個學生會的團結與發展。
秘書部個人工作計劃3
一、納新工作
1、做好迎新宣傳稿的撰寫,資料的預備.
2、在納新前做好納新工作的整體排班職員安排,口試也要排好班.
3、學生會納新時要督促各部分提交年度工作計劃、招新計劃,收好存檔.
4、我們要輔助宣傳部做宣傳,輔助組織部咨詢、口試地點的申請,我們還要打印好相應的表格發放給會員,發放到班級.
5、照例要收集學生會成員的聯系方式、課表,整理好,以便日后工作排班等.
6、收集各班班委的信息資料以及各班的課表,整理好存檔.
二、完善規章制度
在納新完畢后,鑒于上屆的總結經驗,制定出一份新的學生會規章制度,并制定出相應的賞罰細則,在以后的工作中按照制度實行治理,使學生會的工作能順利無誤的完成.
三、通知工作
這是秘書部最基本的工作,其中包括學生會內部活動、會議的通知和院校領導下達的全院性活動、會議的通知,無論什么活動、會議都要及時通知到位,確認收到,以保證各部成員能準時參與.
四、檔案收集治理
1、每次的活動,都要提醒活動負責人一周內把活動策劃書、總結交到秘書部存檔.理事會所有上傳的資料我們都要備份,總結有相應的模板填寫.
2、會議記錄及總結:做好學生會干部例會,全體學生會成員會議的會議記錄,整理好并存檔.
五、簽到工作
每次學生會活動、會議都有我部負責簽到工作,并收集整理出來,在學期末時回納出出勤率,供評定優秀干部等獎勵用.
六、通訊工作
學生會的大小活動都要及時的寫出通訊稿,并附上照片,發到大院和團委的郵箱里,確保我院學生會活動能及時的發到校網上,讓全校師生都能瀏覽到我院的活動,并提出建議和意見,這樣我院的工作才會越辦越出色.
七、工作總結
為使我院學生會能及時的把握日常工作的動態,我部月末、期末、年末都會做出工作總結,對學生會各部組織的活動進行總結,以便之后做出更出色的活動. 八、特色活動
在我校申請精神文明校園之際,統計學院學生會秘書部也積極響應我校號召,預備了一系列活動,在本學年,我部將會開展以下活動:
1、創建文明校園系列活動之三風建設材料評選
(1)活動目的:為了讓大家體驗秘書日常資料整理、排版的細活,為了讓大家把握基本辦公技能,配合系首屆秘書節的開展,配合學院的三風建設,讓跟多的班級參與到三風建設和秘書節活動中來.
(2)活動主題:當好秘書,建好三風
秘書年度工作計劃范文4
一、概述
委認真貫徹落實《中華人民共和國政府信息公開條例》依照縣政府對政府信息公開工作的要求，年。繼續深入推進政府信息公開工作，加強組織領導，完善體制機制，提升信息公開工作認識、深化政府信息公開內容、拓寬政府信息公開渠道等方面取得了一定效果。年以來，委主要從以下幾方面開展工作：
（一）健全機構。
委把政府信息公開作為一項重要工作來抓，為順利開展信息公開工作。成立了專門的信息公開領導小組，分別成立了由主任任組長，分管領導主席任副組長，各股室負責人為組員的信息公開領導小組；設立了信息公開辦公室，信息公開辦公室設立在秘書股，有專人負責工作信息公開資料的收集、公布、歸檔及審議和監督檢查工作，并適時根據工作的需要進行公布，確保信息公開工作有人抓，形成齊抓共管的工作格局。
（二）健全制度。
制訂了信息采集、審核、、更新及網站平安管理制度，結合單位實際。明確責任，嚴格把關，做到應該主動公開的全部公開，涉及國家秘密、國家平安、公共平安及個人隱私，影響社會穩定的不公開，并做到及時、準確。
（三）做好宣傳。
委廣泛開展宣傳教育和學習培訓，為促進政府信息公開工作的順利開展。組織集中學習《條例》不時提高大家對政府信息公開工作重要性的認識，進一步增強做好政府信息公開工作的主動性和自覺性，切實把政府信息公開作為接受社會監督、提高服務質量、促進內部和諧的一項重要工作，努力營造推進政府信息公開的良好社會氛圍。
二、主動公開政府信息的情況
（一）信息公開的數量和類別
重點公開了以下內容：年度在政府信息公開網站上共公開政府信息143條。
1單位簡介、班子成員及分工。
2年度工作計劃、工作總結。
3省旅游條例》旅行社條例》等政策法規25條；
4旅游平安、旅游企業爭先創優等政務公告23條；
5旅游新聞動態87條；
6旅游招商引資5條。
（二）信息公開的形式
1縣旅游官方網站上。
2通過政府信息公開網站進行。
3通過報紙、雜志、電視臺等媒體。
4開設宣傳欄等其他主要政府信息公開形式。
三、依申請公開政府信息及咨詢受理情況
委未收到信息公開申請，年。沒有提供依申請公開政府信息。
四、政府信息公開的收費及減免情況
全年我委未向公民、法人和其他組織收取任何與政府信息公開工作相關的費用。
五、政府信息公開復議、訴訟和申訴情況
委未發生針對本單位有關政府信息公開事務的行政復議案、行政訴訟案和有關的申訴案。年度。
六、政府信息公開工作面臨的主要問題和改進措施
（一）主要問題
但也存在一些問題和困難，年政府信息公開工作取得了一定的效果。主要表示在以下幾個方面：
一是政府信息公開的時效性仍然有待提高；
二是公開內容不夠全面；
三是政府信息公開工作隊伍建設有待加強。
（二）改進措施
一是找準不足。解其他單位信息公開情況，找出差距與不足，并學習借鑒；通過各種形式，及時聽取和廣泛征求各股意見，不時豐富政府信息公開內容，創新公開形式，力求使公開的信息更貼近公眾、方便群眾。
秘書年度工作計劃范文5
關鍵詞:國際職教聯盟;運行機制;動力機制;約束機制
一、構建機制的內涵
“機制”指的是有機體的構造、功能和相互關系，泛指一個工作系統的組織或部分之間相互作用的過程和方式。“一帶一路”職教國際聯盟構建機制主要由三部分組成:運行機制、動力機制、約束機制。“一帶一路”職教國際聯盟是以實現資源共享、優勢互補、協同創新、合作共贏為目的，由“一帶一路”沿線國家和地區的職業院校、行業企業、教育機構等自愿組成的非政府、非法人、非營利性社會團體。雖然聯盟成員單位都是法人組織，但作為社會團體，聯盟有其自身的特征:工作的自主性、參與的自由性、活動的靈活性。因此，必須通過科學的機制建設來凝聚聯盟的向心力、提升聯盟的文化理念、充分激發聯盟成員單位的工作激情。
二、運行機制
運行機制是“一帶一路”職教國際聯盟的活動方式、系統功能和運行原理?！耙粠б宦贰眹H職教聯盟應建立“常務理事會”、“專家指導委員會”、“專業指導委員會”，實現“三級貫通式”聯盟合作體制機制，保證各成員單位的話語權。
(一)常務理事會
“常務理事會”由聯盟成員單位主要領導、專家等組成，為聯盟最高決策機構。成員構成要有區域和行業的廣泛代表性，體現公共利益，明確理事會的職責范圍和權利邊界;理事會對聯盟各成員單位負責，擁有聯盟事務終決權、重大事項審議決策權。推舉產生理事會理事長、副理事長;批準辦事處主任和副主任人選;批準吸納和免除聯盟成員;審議聯盟成員單位提出的提案;討論決定聯盟的發展戰略和重大財務問題、重大科技問題，溝通和協調各成員單位之間的關系，確保聯盟工作高效有序運行。常務理事會每年至少召開一次聯盟工作會議，審定聯盟發展規劃和年度工作計劃;審議聯盟年度工作報告;以輪值方式舉辦每年至少一次的聯盟活動;領導所屬機構開展活動;決定聯盟的其他重大事項。常務理事會可根據工作需要以國家或地區、區域為單位設立常務理事會辦事機構。
(二)秘書處
理事會下設秘書處，處理聯盟日常事務，承擔聯盟門戶網站的運維工作，管理聯盟技術研發中心平臺的工作，負責分設機構的協調工作，定期聯盟簡報，組織盟員單位制定年度工作計劃及發展規劃，管理協調聯盟的各項活動，為聯盟成員提供服務等。
(三)專家指導委員會
“專家指導委員會”是聯盟的學術指導和評議機構，成員由“常務理事會”聘任。專家指導委員會由聯盟領導、聯盟內部專家和外部專家組成。專家指導委員會的主要職責是審核聯盟的研究項目、專業及技術標準以及其它科研成果、提出是否同意以聯盟名義出品交流的建議。(四)專業指導委員會“專業指導委員會”是聯盟的職業教育專業建設指導和評議機構，聯盟聘任的職業教育專家和行業專家組成，負責聯盟內部職業教育的專業建設、課程建設、教材建設和人才培養模式的指導工作，組織推薦教學及科研成果，開展國際交流與合作。
三、動力機制
動力機制是“一帶一路”職教國際聯盟發展的基本要素所構成的動力系統及其作用機理，主要由以下三個方面構成:利益驅動機制、政令驅動機制、社會心理驅動機制。動力機制是聯盟成功運行的保障，是聯盟不斷發展的核心力量。
(一)利益驅動機制
聯盟的合作原則是“和平合作、開放包容、互學互鑒、互利共贏”，聯盟的根本動力為利益趨同性，因此聯盟需要建立利益共享機制，以激勵聯盟成員積極參與聯盟的各項活動，最終實現共商、共建、共享、共贏。聯盟的利益共享要素應包括市場共享要素、技術共享要素、學習共享要素、制度共享要素、資源共享要素等，它們共同作用構成聯盟的利益驅動系統，利益趨同性越好、聯盟成員獲得的增值價值就越大、聯盟也才能走的越遠。
(二)政令驅動機制
由于聯盟的性質是非政府、非營利性的民間社會團體，除受所在國家和區域法律的約束外，并不存在行政管理的約束，因此必須通過聯盟的制度管理，來強化聯盟成員的規劃參與度，實現資源共享。聯盟成員必須密切關注所在國家和區域的政策，每年提交聯盟工作動議，積極推動聯盟的各方面工作。“一帶一路”國際職教聯盟可以建立流動任職機制，以解決“一帶一路”職教國際聯盟賴以發展的動力，既讓一切創造財富源泉涌流，讓一切創新能力迸發，又使每個“一帶一路”職教國際聯盟成員單位各顯其能。
(三)社會心理驅動機制
社會心理是指“特定群體在日常生活和交往中自發形成、不定型、不系統的社會意識，比如:情感、愿望、風俗、習慣、傳統、社會風氣等”，［2］是一種社會意識，又具體表現為職業心理、民族心理和社會思潮等，對社會發展有著不可忽略的能動作用。也就是說，在松散結構的聯盟中，必須提煉、提升和強化聯盟的理念，形成共同的價值觀，以信念帶動聯盟成員的積極性;其次，聯盟應高度重視官網建設，大力宣傳聯盟成果和工作動態，提升聯盟成員的成就感;另外聯盟應強化對外宣傳，通過內強素質、外樹形象，引領聯盟成員的歸屬意識。只有不忘初心的持之以恒的做好“共商、共建、共享、共贏”的聯盟建設，才能避免“其興也勃，其亡也忽”的社會團體運行頹勢。
四、約束機制
約束機制是指對聯盟行為進行限定與修正的功能與機理，主要包括四個方面的約束因素:權力、利益、責任和社會心理。健全的約束機制是現代社會治理的需要，也是“一帶一路”國際職教聯盟健康發展的需要。國際職教聯盟作為一個跨國的合作組織，是促進沿線各國職業教育合作交流發展的重要平臺，一旦在運行上出現組織漏洞，可能會造成重大的損失。因此，建立完善的約束監管機制至關重要。
(一)權力約束機制
權力約束指既要利用權力對聯盟運行進行約束，又要對權力的擁有與運用進行約束。建立聯盟成員選擇機制及評價方法、剔除標準，是為聯盟權力建立制度化的外部約束，減少其被濫用的機會，是一個好的聯盟發展的應有之義。給聯盟成員提供運用平臺的權利的同時，對運行過程施加影響，對運行過程中的利益因素加以約束，對不符合規定且不糾正的理事會成員和單位予以清退，對表現優異的予以吸納，才能保證聯盟工作目標的最大化實現。
(二)責任約束機制
責任約束指通過明確聯盟內相關人員的責任，來限定或修正系統的行為。聯盟要充分發揮“三級貫通式”的聯盟合作體制作用，保證決策的科學性;還應通過常務理事會的任期管理構建共同治理機制，形成利益相關者對聯盟的共同治理，從而保證國際職教聯盟的存在和運行不會受制于對“經濟利益”的追求，不會受逐利動機的影響。
秘書年度工作計劃范文6
關鍵詞：秘書實務 歸檔 創新
2005年10月24日我院榮獲SFDA國家藥物臨床試驗機構資格；2012年順利通過國家食品藥品監督管理局復核檢查，并頒發了資格認定證書（證書編號XF20120117）。在此背景下，醫院專門設立了受理全院臨床試驗的藥物臨床試驗質量管理（GCP）辦公室，2004年成立藥物臨床試驗倫理委員會，2009年倫理委員會機構掛靠在我院綜合檔案室，倫理委員會審查的所有書面決定、會議書面記錄以及會議圖片等，由檔案專業人員負責歸檔管理，自2009年以來我院藥物臨床試驗倫理委員會共進行42項倫理審查（包括新項目24項、項目方案或知情同意書修改及其他等7項，其中1項為加速查審。跟蹤審查嚴重不良事件11項）。筆者承擔本院藥物臨床試驗倫理委員會兼職秘書工作數年，結合法規及本院實際工作情況進一步探討如何對藥物臨床試驗倫理審查文件進行收集整理歸檔，為臨床倫理審查文件管理提供參考。
一、我院倫理委員會檔案管理現狀
臨床試驗是人類控制預防疾病、維護增強健康、拯救延長生命以及改善和提高生活質量所必需的一項工作。盡最大限度地保護受試者的合法權益，各國或組織的GCP都把《赫爾辛基宣言》作為臨床試驗中保護人類受試者的道德倫理準則；臨床試驗方案與修改及其他有關文件必須經倫理委員會批準；在開始試驗研究之前，必須獲得每一受試者的知情同意；受試者在試驗過程中發生不良事件時，必須及時給予救治，倫理委員會都應介入其中，并全程跟蹤。在這一系列過程中需要保存的文件包含管理文件及項目審查文件兩大類。
1.管理文件：倫理委員會工作制度、職責；倫理委員會委員主任、委員及秘書職責；專業履歷、任命文件；倫理委員會委員培訓記錄；倫理審查、監控材料清單；臨床研究主要倫理問題的審查技術規程；倫理審查費用的管理文件與記錄；年度工作計劃與工作總結。
2.項目審查文件：申辦方提交的審查申請書；受理通知書；倫理委員會審查工作表、會議議程、會議簽到表、投票單、會議記錄；倫理審查意見、批件；嚴重不良事件報告表、結題報告、年度報告等。
3.其他：項目研究負責人責任聲明、倫理委員會與項目研究負責人或其他有關人員就申請、審查和跟蹤審查問題的往來信件、跟蹤審查的相關文件。
二、藥物臨床試驗倫理審查中的文件管理具體措施
1.加強倫理委員會檔案管理意識
檔案管理工作是專業性強、涵蓋面廣、工作內容繁雜的一項事務性工作[1]。我院在綜合檔案室內設倫理委員會辦公室，運分利用了我院綜合檔案管理已達“國家二級”水平的優勢。一是有熟悉檔案業務的檔案專業人員任兼職秘書，確保了藥物臨床試驗倫理委員會能順利地高效率地開展工作；另一方面綜合檔案室備配有檔案柜、計算機、復印機、掃描儀、碎紙機等檔案管理必須的基本硬件設備，還配備防蟲片、空調、抽濕機、消防噴淋、防盜鐵網等安全設施，保證了藥物臨床試驗倫理委員會的檔案管理工作的規范化。
2.建立管理體系，完善各項規章制度
建立管理體系做好倫理審查檔案的收集、整理、保管和歸檔工作，完善各項規章制度，不斷提高檔案管理水平。
（1）管理類文件：倫理委員會工作制度、委員會各成員及秘書職責、人員培訓制度、財務管理制度、文件材料歸檔與管理制度。
（2）項目審查類文件的標準操作規程：總則、審查依據及適用范圍、倫理審查體系的建立、倫理委員會組成及任命、藥物臨床試驗倫理委員會審查流程圖、申請藥物臨床試驗機構倫理委員會審查須知、倫理審查會議準備及議程、倫理委員會對試驗方案的審查要點、加快審查、倫理審查的決定、傳達決定、倫理委員會跟蹤審查、會議記錄、臨床研究中主要倫理問題的審查技術規程。
（3）歷屆委員檔案包括每位委員的簡歷、聘書、聲明、培訓證書等。培訓記錄包括委員們進行倫理培訓幻燈材料、照片、文字記錄、試題等。
（4）對項目審查文件類進行管理已形成了一套較為完整、可操作性強的工作制度規范，為做好倫理審核工作奠定了基礎，倫理委員會秘書應嚴格按照檔案管理的標準操作規程執行。
①項目初次審查須提交藥物臨床試驗倫理審查清單包括SFDA批件、組長單位批件、申辦者資質證明、臨床試驗方案、受試者知情同意書、藥檢報告、研究者手冊、受試者量表、緊急聯系卡、受試者招募材料、保險證明、主要研究者簡歷、實驗室參考范圍值等方面內容，申辦方將以上須提交審查資料做成統一文件夾經過項目負責人審核后并附電子版文檔資料一同提交倫理委員會。
②藥物臨床試驗倫理委員會秘書接到初審資料后進行認真地核查，查看報送資料是否符合要求，監控材料齊全與否，若無異議，出書面受理通知書。提交資料審核通過后將編出一個受理號作為項目歸檔編號。
③一般在項目受理一個月內召開倫理審查會議，倫理委員會秘書負責通知會議日程，倫理委員會秘書必須在審查會議召開前3-4天把所要審查的資料電子版發電子郵件給各位委員及專家，提交給每個成員預審，保證他們有足夠時間審閱，使會議規范明確，全程了解，業務熟知而做到一絲不茍進行審核，認認真真履行職責。
④召開會議時，研究者用多媒體幻燈匯報10-20分鐘，并回答倫理委員會成員的提問，這樣可以讓各位委員對項目有一個直觀的、概括性的認識。如果是已實施的項目，對研究方案或知情同意書的修改，也必須經過會議討論，要求研究者說明清楚修改的原因。秘書負責記錄會議內容作為出具審批報告的依據。
⑤會議進入決定程序時，研究者和申請者離場，每位到會委員對每個項目進行實名投票（每位委員對每個項目均填寫一張投票單）。這樣保證每位委員不受其他委員意見的影響，每個項目的投票單均歸在倫理檔案材料中保存。
⑥會后出具審查報告，并提交倫理委員會主任審核簽字。審查決議以“倫理委員會審查批件”的書面形式傳達給GCP辦公室，并附成員簽到表原件1份。
⑦會后寫新聞稿投于本院網站，并附審查會議照片資料，對審查到會專家、項目的匯報人員情況作簡單介紹并詳明審查會議決議情況等。
以上資料由秘書進行收集、整理、分類，待項目結題后作為完成項目分開統一歸檔。倫理委員會秘書對歸檔的文件資料嚴格執行登記、簽名與核查制度。此外項目發生的不良事件跟蹤審查、年度總結等也應定期整理歸檔。
3.加強規范管理，提高檔案管理水平
倫理委員會應建立檔案管理及文件保密的標準操作規程，做好倫理審查資料移交和借閱管理工作，規定可借閱倫理委員會檔案的人員，明確針對借閱檔案人員如何做好本職工作。加強規范化管理，健全檔案管理制度，提高檔案管理水平，促進倫理審查工作的規范化，倫理委員會秘書及時收集文件資料等各類信息，及時更新，標注新的文件版本號，做好秘書日記。
提高檔案質量的關鍵在于做好檔案管理工作的基礎上，進一步加強檔案管理的業務建設。倫理委員會辦公室負責接收臨床研究項目時，工作要嚴格按檔案歸檔的規章制度執行操作。倫理秘書必須按規定把審查所形成的資料收集完整并妥善保管；其次，秘書收集的文件資料要有連續性、系統性，對每一項經倫理委員會審查批準的試驗研究需列出保存資料的清單，按時間先后順序進行分類編排歸檔；最后秘書必須確保及時歸檔，避免個人分散保存，造成資料的流失。只有檔案管理人員的思想素質提高，才能保障檔案管理的規范及完善。
目前，美國西部倫理委員會、香港城市科技大學等工作卓越的倫理委員會都已建立倫理委員會信息化評審、管理平臺。[2]因此，我們也有待借鑒國外倫理委員會經驗建立倫理委員會信息化評審、管理平臺以提高工作效率。
參考文獻：
[1]章蘭云，醫院檔案管理的思路[J].當代醫學，2004，10（4）：57-58
