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被授權單位邀請函范文1
隨著中國科研能力和水平的提高，越來越多的大型國際學術會議將在中國召開。它們的成功舉辦不僅交流了該領域國際前沿的最新進展，更好的促進了學術交流與合作，而且對提升我國該學科在國際上的知名度和影響力具有重要的作用和意義。近些年來，陸續發表了一些對國際學術會議的總結，但現代科技為人們生活方式帶來的巨大變革，對傳統的基于人工方式的邀請報告人管理、注冊、投稿、審稿等會務工作提出了嚴峻的挑戰。此外，相比于中小型國際學術會議，大型國際學術會議的籌備周期更長、管理更為復雜、需要建立全面地、系統地、科學地組織管理體系。本文試圖從節省人工和時間成本出發，尋找保障信息的準確性、實時性的有效途徑，建立通用的大型國際學術會議的組織管理體系（圖1）。
大型國際學術會議的籌備應至少在會議召開時間的前一年半或更長時間。主要包含兩大方面的工作（圖2）：學術部分和會務部分，分別由學術組和會務組完成。學術部分是國際學術會議的關鍵，直接決定了會議的學術水平以及大會是否可以按日程順利舉行；會務部分的所有工作都將圍繞學術部分而展開，為學術部分服務。
一、學術部分工作
1.確定和發出邀請報告（Speaker）
會議邀請報告（Speaker）通常包括以下幾類：Plenary Speaker、Keynote Speaker、 Invited Speaker以及Oral Speaker。秘書處學術組工作人員受主席的委托，承擔發送邀請函的具體工作，并記錄和統計他們的回復情況、特別要求等各種相關信息。
在目前的國際學術會議中，邀請報告人的數量可能會達到參會人員的30%或更多。且報告人的邀請類別更改、信息更改、回復狀態更改、暫時不確定等因素繁多，因此建立“邀請報告人數據庫”是極其必要的，可以保證信息數據的唯一性、準確性和實時性。數據庫中的關鍵字段應包括：姓名、學校（國家）、Email、邀請類別（Plenary、Keynote、Invited、Oral）、邀請函發送狀態（已發送/未發送）、回復狀態（接受/拒絕/暫時無法確定）、變更情況（類別變更/回復狀態變更/信息變更）、報告題目、個人主頁、注冊狀態（已注冊/未注冊）、日程要求、備注等信息。將“邀請報告人數據庫”作為會議網站后臺數據庫的一部分，不僅可以實時更新網站上邀請人的信息、實時掌握他們的注冊情況、避免傳統人工方式產生的延遲、反復較對和疏漏、保證數據的準確性和唯一性，而且方便注冊系統中對各類邀請報告人費用減免的設計，從而節省大量的時間和人工成本。
2.會議日程和會議手冊
會議日程（Scientific Program）是整個國際學術會議的核心，主要包括：大會、分會的整體時間安排、分會場數及各分會場的議題（Topics）；各類報告的時間長度、報告人（Speaker）的安排和報告題目；主持人（Chair）的安排；開幕式和閉幕式的安排。組委會根據報告人的學術研究領域，結合各分會場的議題，全局把握、合理的編排整個會議的日程。會議日程編排初步完成后，還需要對整體安排的邏輯性和沖突性進行檢查，如檢查姓名、類別、時間安排、同時擔任Speaker和Chair的時間是否沖突等。
大型國際學術會議中，常見報告人或主持人因故臨時取消參會，會務組需要提前做好預案。一個很好的方法是建立口頭報告儲備制度（Oral lecture reserve），事先向具有口頭報告意愿的參會人發放邀請，建立報告候補人數據庫，并依據現在通訊技術（如email、推特群或微信群等）及在會場的通知欄中將會場缺省的報告信息及時，對會議程序進行實時的調整安排。
會議日程是會議手冊的核心，需要集結會務組全體工作人員合力完成。會議手冊中，除詳細的會議日程安排、Poster Presentations之外，還包含組委會主席的歡迎辭、組委會&秘書處信息、主辦&承辦單位介紹、贊助商介紹以及會議期間的通用信息（如會場地圖、住宿、交通、天氣、信息臺、旅游、網絡、電信）等。會議手冊應至少在會前半個月修訂和校對完畢，以保證會議手冊有充足的印刷時間。對于會議程序的變動，及時在網上和大會的通知欄進行公布，讓每一位參會人都能及時了解程序的調整情況。
3.投稿/審稿和摘要（或論文）手冊制作
為保證摘要集（或論文集）格式的統一，組委會需要制作摘要模板提供給所有參會者。參會者根據所要求的格式在“會議投稿/審稿系統”中提交摘要。在注冊中后期，組委會組織專家對投稿進行評審，決定是否接收以及哪些被選為“口頭報告”（Oral）。為方便專家的評審，“會議投稿/審稿系統”包括在線評審和線下評審兩種方式。在線評審為實時發送摘要（或論文）的評審意見和錄用狀態提供了可能性；線下評審則需要學術組工作人員將投稿批量導出發送給專家，再將最終評審意見錄入到“會議投稿/審稿系統”中。
會議通知一般為三輪，此外還有可能發送注冊延期通知和摘要延期通知。會議第一輪通知，相對比較簡潔，包含會議的介紹、歡迎辭、召開的時間、地點、議題、組委會和秘書處成員、聯系方式、注冊信息及方式、投稿的格式要求及方式、已確定的Speaker名單以及通用信息等。會議第二輪通知，除在第一輪通知基礎上完善相關信息之外，還需補充會議的初步日程和重要的時間節點，增加衛星會、贊助商的相關信息。會議第三輪通知，即最后一輪通知，應至少在會前一至兩個月發出，便于參會者了解到會議最終的詳細安排，包括各類報告的時間長度、POSTER板的尺寸、詳細的日程安排、各分會場的議題等。每個國際學術會議的各輪通知都會因其具體情況而有所不同，所包含的內容也并不是固定不變的。
5.大會邀請函
大會邀請函分為參會邀請函和簽證邀請函兩類。參會邀請函是指以大會主席和組委會之名向會議參加人發出的邀請函，包括普通邀請函和報告邀請函兩種。而簽證邀請函是指由會務承辦單位提供給國外參會者用于協助辦理來華簽證的邀請函，也分為兩種：普通簽證邀請函，即由主辦單位蓋章簽發的包括了參會人所需簽證信息的邀請信件。被授權單位邀請函（Invitation Letter of Duly Authorized Unit）。對于少數國家，申請中國簽證必須持有被授權單位邀請函。辦理被授權單位邀請函需要每位申請者提供他的個人簡歷、護照掃描件和行程安排說明。由秘書處工作人員對材料進行審查和身份核實無誤后，填寫申請表和呈報上級相關部門進行審批。
6.獎項設置和評選
大型國際學術會議通常會設置一些獎項，如“Best Poster Award”、為支持學生參會的“Travel Grant Award”等。近些年來，從Student Poster中選出的Slam Poster很受歡迎，選中的學生有機會在大會上做3分鐘左右的演講，增進了學術交流，并提高了學生參會的積極性。為此，大會還會設置“Best Slam Poster Award”。此外，根據贊助商的支持，還有可能設置其它獎項。
二、會務部分工作
由秘書處會務組承擔的“會務部分工作”是“學術部分工作”的服務支撐。財務、網站、設計制作（圖3）、會場&酒店、贊助和其它（旅游、交通、餐飲、物資等）構建起會務服務的六大保障體系。任一方面的差錯或疏忽都可能造成不良的國際影響。
國際學術會議的財務預算涉及到收入和支出。會議收入一般來源于注冊費、贊助費和基金項目支持等；會議支出一般用于會場（場租、設備等）、住宿、餐飲、交通、安保、印刷、設計制作、人員費、網站、稅費等。組委會需預估參會人數，合理做出財務預算，以確保收支平衡，從而保障會議的順利進行。
被授權單位邀請函范文2
第二條在本鎮行政區域內進行建設工程招標投標活動，適用本規定。
本鎮行政區域內的下列建設工程項目（包括項目的總承包、勘察、設計、施工、監理、咨詢、勞務以及與工程建設有關的重要設備、材料等的采購），必須進行招標：
（一）全部或者部分使用政府投資、融資的建設工程；
（二）大型基礎設施、公用事業等關系社會公共利益、公眾安全的建設工程；
（三）使用國際組織或者外國政府貸款、援助資金的建設工程；
（四）國有、集體所有制單位投資的建設工程；
（五）國有、集體所有制單位參與投資的建設工程；
（六）國有、集體所有制單位參股的企業投資的建設工程；
（七）法律、法規和規章規定必須進行招標的其他工程建設項目。
第三條村集體經濟組織投資或參與投資、參股的投資規模在200萬元人民幣以下的工程建設項目和鎮屬的投資規模在100萬元人民幣以下的工程建設項目必須在本鎮規定的場所進行招標投標，超過以上投資規模的工程建設項目必須到市建設工程交易中心進行招標投標。
第四條有下列情形之一的工程建設項目，經市人民政府批準，可以不進行招標。
（一）涉及國家安全、國家秘密、搶險救災而不適宜招標的；
（二）屬于利用扶貧資金實行以工代賑、需要使用農民工的；
（三）建設施工的勘察、設計等主要技術采用特定的專利或者專有技術或者其建筑藝術造型有特殊要求的；
（四）法律、法規或者國務院另有規定的。
第五條工程建設項目招標分為公開招標和邀請招標兩種方式。
（一）公開招標，是指招標人以招標公告的方式邀請不特定的企業投標，并按本規定相關程序選定中標人的招標方式。
（二）邀請招標，是指招標人以投標邀請函的方式邀請特定的企業參加投標，并按本規定相關程序選定中標人的招標方式。采用邀請招標的，招標人應當向5個以上符合資質條件的企業發出投標邀請書。
按本規定必須進行招標的工程建設項目，全部使用國有資金、集體經濟組織投資的，或者國有資金、集體經濟組織投資占控股或者主導地位的，應當公開招標。其它工程建設項目可以采用邀請招標。
第六條由鎮紀檢監察、鎮財政等有關部門組成的招標投標監督小組依法對在本鎮進行的工程建設項目招標投標活動進行監督，確保招標投標活動能依法、公平、公正進行。
第七條招標投標監督小組依法對下列招標投標活動實施監督：
（一）必須進行招標的項目不依法進行招標的。
（二）招標投標活動不按法定程序和規則進行的：
1、招標項目不具備招標條件；
2、招標文件內容不合法；
3、招標、定標過程不公正、不公平；
4、中標人的確定不合法。
（三）合同簽訂、履行的情況：
1、合同簽訂與招標結果不一致的；
2、合同內容與招標文件不一致的；
3、實施過程中概算控制情況與合同確定不一致的；
4、履行質量、進度等情況與招標文件及合同不一致的。
第八條嚴禁將必須進行招標的工程建設項目肢解、化整為零或者以其他方式規避招標。
第九條工程建設項目招標應當符合下列要求：
（一）招標項目按照國家和省有關規定需要履行項目審批手續的，應當先履行審批手續，取得批準；
（二）項目資金來源已經落實；
（三）法律、法規、規章規定的其他條件。
工程建設項目的施工招標還應當具備滿足施工需要的設計圖紙及有關技術資料，施工圖設計已按規定獲得批準，有相關行政主管部門批準的建設工程規劃許可文件。
專業工程的招標條件，國家另有規定的，從其規定。
第十條工程建設項目招標投標按下列程序進行：
（一）確定招標方式
（二）招標人資格備案
（三）招標公告備案
（四）招標公告或發放投標邀請書（招標公告連續7日）
（五）招標文件、資格預審文件備案
（六）發售招標文件、資格預審文件
（七）踏勘現場
（八）資格預審
（九）發放招標文件的補充文件、答疑文件
（十）準備投標文件及召開投標會
（十一）發出中標通知書
（十二）招標投標情況書面報告及備案
（十三）簽訂合同
（十四）建立招標投標檔案
第十一條投標人申請投標必須具備下列條件，并向招標人提供相關材料：
（一）承擔招標項目相適應的技術、專業人員和機械設備、管理服務水平等能力；
（二）資信證明；
（三）相應的資質等級和業績材料；
（四）法律、法規或者招標文件規定的其他條件。
咨詢、設計等允許個人參加投標的招標項目，投標的個人適用本規定有關投標人的規定。
第十二條投標人有下列情況的，不得參加投標：
（一）因工程質量、安全事故受到行政處罰，期限未滿的；
（二）因工程中標后棄標而受到行政處罰，期限未滿的；
（三）因承接應招標而未招標的工程受到行政處罰，期限未滿的。
第十三條公開招標符合資格要求的投標人不足5人的，招標人應當修正招標方案，重新組織招標。
第十四條招標人應當留給投標人編制投標文件的合理時間。從招標文件發出之日起到投標人提交投標文件的截止時間，不得少于20日。
投標文件一般由技術標（施工招標為施工組織方案）和商務標（投標函、投標報價書）組成。
在招標文件規定的提交投標文件截止時間后送達的投標文件，為無效投標文件，招標人應當拒收。
第十五條工程建設項目招標預算，由具有相應資質的單位根據設計圖紙、招標文件及有關資料，按照國家、省和市的有關規定及標準定額編制。
第十六條招標投標活動應當遵循公開、公平、公正、擇優和誠實信用的原則。任何單位或個人不得以行業、專業為理由強行發包或承接工程，不得干預招標投標工作。有關管理部門及其工作人員不得利用職權指定工程承包單位。
第十七條招標人可以在招標文件中要求投標人提交投標保證金。
投標保證金一般不得超過投標總價的2%，最高不得超過80萬元人民幣。投標保證金有效期應當超出投標有效期30天。
投標人應當按照招標文件要求的方式和金額，將投標保證金隨投標文件提交給招標人。投標落標的，其交納的投標保證金應于定標后3個工作日內退回；投標中標的，其交納的投標保證金應于簽訂合同后3個工作日內退回。
第十八條實行項目經理資質認證制度。投標人在參加施工招標投標活動中，必須提交與工程規模相適應的項目經理資質證書，方可參與投標和承接工程。一個項目經理只能負責一項與其資質等級相符的工程，不得同時兼管多項工程。中標人的項目經理資料由建設行政主管部門登記在冊，實行跟蹤管理。
第十九條投標人不得相互串通投標報價，不得排擠其他投標人的公平競爭，不得損害招標人或者其他投標人的合法權益。有下列行為的，均屬投標人串通投標報價：
（一）投標人之間相互約定抬高或壓低投標報價；
（二）投標人之間相互約定，在招標項目中分別以高、中、低價位報價；
（三）投標人之間先進行內部競價，內定中標人，然后再參加投標；
（四）投標人之間其他串通投標報價的行為。
投標人不得以他人的名義投標。以他人名義投標，是指投標人掛靠其他單位，或從其他單位通過轉讓或租借的方式獲取資格或資質證書，或者由其他單位及其法定代表人在自己編制的投標文件上加蓋印章和簽字等行為。
施工單位和監理單位有隸屬關系的，不得同時參與同一建設工程的投標。施工和監理項目招標的投標申請人，不得安排同一項目負責人或者主要技術人員同時參加兩個或者兩個以上施工、監理項目的投標。
第二十條下列行為均屬招標人與投標人串通投標：
（一）招標人在開標前開啟投標文件，并將投標情況告知其他投標人，或者協助投標人撤換投標文件，更改報價；
（二）招標人與投標人商定，投標時壓低或抬高標價，中標后再給投標人或招標人額外補償；
（三）招標人預先內定中標人；
（四）其他串通投標行為。
第二十一條開標、定標由招標人或者其委托的招標機構依法自主進行。
第二十二條開標時發現投標文件有下列情形之一的為廢標：
（一）未密封的；
（二）未加蓋法人或者單位公章和未有法定代表人、單位負責人或者被授權人簽名的；
（三）未按招標文件規定格式填寫或者字跡模糊不清的；
（四）投標人遞交兩份或多份內容不同的投標文件，或在一份投標文件中對同一招標項目報有兩個或多個報價，且未聲明哪一個有效，但按招標文件規定提交備選投標方案的除外；
（五）投標人名稱或組織結構與資格預審時不一致的；
（六）未按招標文件要求提交投標保證金的；
（七）聯合體投標未附聯合體各方共同投標協議的。
廢標不得參與定標。
有效投標的投標人不足3名時，招標人應當重新組織招標。
第二十三條招標人按以下方式確定中標人。
采用合理低價中標的原則，按以下方式確定中標人：
1、公開投標報價，按由低到高的順序依次排出名次；
2、取消排名第一的投標報價；
3、將排名第二至第五的投標報價進行算術平均，計算出平均標價；
4、最接均標價的下限投標報價人為中標人。
綠化工程、土方工程項目可以最低報價確定中標人
第二十四條中標人確定后，招標人應當在7日內向中標人發出中標通知書，同時將中標結果通知其他投標人。
中標通知書對招標人和中標人具有法律效力，招標人改變中標結果，或者中標人放棄中標項目的，應當承擔法律責任。
第二十五條招標人和中標人應當自中標通知書發出之日起30日內，按照招標文件和中標人的投標文件訂立書面合同。招標人和中標人均不得向對方提出招標文件以外的要求，不得再行訂立違反招標文件、投標文件實質性內容的其他協議；不得對招標文件、投標文件作實質性修改。
招標文件要求中標人提交履約保證金或者其他形式履約擔保的，中標人應當提交；拒絕提交的，視為放棄中標項目。招標人要求中標人提供履約保證金或其他形式履約擔保的，招標人應當同時向中標人提供工程款支付擔保。
招標人不得擅自提高履約保證金，不得強制要求中標人墊付中標項目建設資金。
第二十六條招標人可以將一個建設工程的勘察、設計、施工、設備和材料采購項目全部或多項發包給一個總承包人，也可以將一個建設工程的勘察、設計、施工、設備和材料采購、建設監理項目分別發包。
第二十七條總承包人可以將承包工程中的部分工程分包給具有相應資質條件的分包人，并簽訂分包合同；但是，除總承包合同中約定的分包外，必須經招標人認可?？偝邪朔职こ虘越ㄔO工程中的單項工程為最小標的。施工總承包人分包工程應以單位工程為最小標的。承包工程中的主體工程應由承包人自行完成。分包人應按分包合同的約定對總承包人負責，不得將承包的分包業務再進行分包。禁止任何行業以專業為理由，強行承接分項工程。
第二十八條中標人不得將中標項目的主體、關鍵性工作轉給或者變相轉給他人承包。
第二十九條招標人或者招標機構有下列情形之一的，鎮招標投標監督小組責令其限期改正；情節嚴重的，招標無效：
1、未在指定的媒介招標公告的；
2、邀請招標不依法發出投標邀請書的；
3、自招標文件或資格預審文件出售之日起至停止出售之日止，少于5個工作日的；
4、依法必須招標的項目，自招標文件開始發出之日起至提交投標文件截止之日止，少于20日的；
5、應當公開招標而不公開招標的；
6、不具備招標條件而進行招標的；
7、應當履行核準手續而未履行的；
8、不按項目審批部門核準內容進行招標的；
9、在提交投標文件截止時間后接收投標文件的；
