前言：中文期刊網精心挑選了綜合檔案室管理制度范文供你參考和學習，希望我們的參考范文能激發你的文章創作靈感，歡迎閱讀。
綜合檔案室管理制度范文1
1 檔案管理中存在的問題
1.1 檔案材料歸檔困難現象比較普遍。職業學校的機構設置比較復雜，除基礎科室外，一般還設置培訓科、就業科、企業科等科室，教研室也會對應相應的專業而設置。如，濮陽市職業中專設置了學前教育組、汽車維修組、電子組、計算機組等專業教研室，由于部門多，部門性質又有很大差異，材料的管理難以統一，容易出現交叉管理和多頭參與現象，材料誰拿到就是誰的，該移交的不移交，部門之間在利用方面達不成共識時，各自為政，各取所需，擅自處理材料，導致檔案材料歸檔困難現象比較普遍。
1.2 教學檔案材料分散，結構層次復雜。職業學校課程門類多，教學材料分散在各個教研室中，教學檔案材料收集歸檔任務比較重。目前，職業學校教育趨向專業化，而一個專業的增減和去留與社會需求關聯密切，專業設置靈活性較強，它沒有普通學校課程設置的相對穩定性，其課程的設置也表現出與這種特點的高度一致性，每門專業除了教授公共課外還要教授專業課內容，并以專業課為重心，各專業的教學內容涇渭分明、各呈其彩，教研材料內容豐富，層次結構復雜，在整理教學檔案時，要格外注意分類的準確性。
1.3 學籍檔案管理難度較大。職業學校的教育形式是多樣化的。如，濮陽市職業中專以三年制中專教育為主，學生注冊的是中專學籍，但為了適應社會需求，也會開辦一些其他形式的教育模式，諸如以校企合作方式開辦短訓班、直培班等，和一些院校合作開辦“3+2大專班”等，還會招錄一定數目的干部身份的普通中專生，這部分學生學籍注冊情況比較復雜。濮陽市職業中專還成立了綜合高中部，這些學生注冊高中學籍，由于辦學形式多樣化，學籍檔案的內容以及種類也相應地表現為多樣化，給管理帶來一定難度。
2 解決問題的相應對策
2.1 健全檔案管理體系，完善檔案管理制度。歸檔困難現象反映出的實質是檔案管理制度和檔案管理體系的不完善，制度理順了，歸檔的途徑也就理順了，所以，成立綜合檔案室實行集中統一管理是必要的，綜合檔案室由校級領導分管，辦公室主任主管，并設置專職檔案員崗位，以綜合檔案室為中心，輻射各個部、室，同時，要制定一套行之有效的檔案管理制度。例如：濮陽市職業中專檔案室依據《濮陽市學校檔案管理辦法》，結合實際確定了歸檔的范圍、時間和要求，把歸檔的完成情況和崗位職責相結合，使檔案材料從歸檔到整理、保管、利用等環節都有章可循，有力杜絕了不歸檔和材料歸檔困難現象。
2.2 在各專業教研室設置兼職檔案員。職業學校的教研室因專業而分門別戶，要杜絕教學材料的分散，就要在各教研室挑選長期從事教研業務的教師作為兼職檔案員，他們熟悉和了解教學業務，能及時獲得第一手教學資料，作為負責教學檔案材料的兼職檔案員更能盡職盡責。由他們定時對應該歸檔的教學材料收集整理，統一向綜合檔案室移交，可以最大限度地避免教學檔案材料的分散現象。
2.3 成立學籍檔案室，并派專人管理。由于學籍檔案需要特殊保管，利用率較頻繁，又有一定的獨立性，針對學籍檔案的這種特點，可設立專門的學籍檔案室，學籍檔案室受檔案部門和業務部門的雙重領導，其檔案目錄匯入綜合檔案室統一編目，在學籍管理中，還可以根據學校實際情況把管理進一步細化。如，濮陽市職業中專由于兼有中專和高中，學籍管理也劃分成高中和中專兩塊進行，并分別設置了管理員，使其可有更多時間和精力應對職業學校復雜的學籍情況，能更好地為學生提供學籍、學歷證明等材料利用。
綜合檔案室管理制度范文2
【關鍵詞】藥檢檔案；管理
藥品檢驗所是國家藥品監督質量保證體系的重要組成部分和技術依托部門，是《藥品管理法》規定的承擔依法實施藥品審批和藥品質量監督檢查所需的藥品檢驗工作的法定專業機構，其主要職責是依法對藥品在生產、流通、使用等環節的質量實施技術監督檢驗。
廣州市藥品檢驗所成立于1953年11月，是我國建立口岸藥品檢驗所之一。廣州市藥檢所從1998年通過國家二級評審后，檔案管理方法一直沿用至今。根據每十年一次的檔案數量統計檔案歸檔率達100%。檔案完整率達99%以上，擁有豐富的藥檢檔案管理經驗。
1 藥檢檔案的基本內涵
藥檢檔案即藥品檢驗、鑒定檔案，是藥檢機構在藥品檢驗實踐、科研、培訓和管理活動中直接形成的， 反映了藥檢機構的檢驗實力和檢驗水平的佐證，屬于科技檔案范圍，既具有科技檔案相同的屬性[ 1]，又與其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“使用價值 ”的屬性，還具有材料分散性、時效性強等自己的特性 ，其內容主要包括藥檢管理和藥檢業務兩部分。
2 藥檢檔案管理存在問題
2.1 檔案設施落后
從硬性設備來看，大部分藥檢所因建所時間短，檢驗及辦公場地小、場所少，故未設檔案室或檔案專人、專庫，檔案放在辦公室的柜子里，有的還是木柜，沒有落實防火、防盜、防潮等安全措施，沒有空調、除濕機等設備[2]。以廣州市藥檢所為例，其硬件設施、設備完善，符合“八防”的要求。
從軟件來看，省級以上藥檢所基本實現LIMS接入的信息化管理，而基層藥檢所有的自行設計開發保管系統，有的仍處在純手工階段?，F階段，尚未建立全面的LIMS系統，北京地區的多數區縣藥檢所還未接入LIMS系統，未能充分發揮LIMS系統應有的作用[3]。廣州市藥檢所軟性設施稍有缺陷，該所檔案工作仍未使用LIMS系統，而是使用自己設計的保管系統。這在日常工作中會有許多問題，如檢索步驟復雜、檢索操作不可逆等。其中最明顯的是檔案借閱管理，其借閱需要手工登記。手工登記借閱記錄有兩個弊端，一是，人工容易遺漏，不利于檔案管理；二是，無法實現大規模的檔案利用，這就使藥檢檔案的利用受到限制。對比來看，廣東省藥檢所接入了LIMS系統后，其實現了大數據聯網，并且引入條形碼方便了管理，讓檔案實現了網絡信息化。
綜上所述，藥檢所檔案設施差異程度大，其差異與級別和地區有關。普遍來說，基層藥檢所設施較為落后。
2.2 藥檢檔案不受重視
藥檢檔案管理中普遍存在“重檢驗，輕管理”的意識。在廣州市藥檢所檔案管理工作中，檔案工作地位低下會出現有“法”不依的情況。在2006年該所制定了完整的藥檢檔案管理制度，并且逐年更新，但是由于檔案工作不受重視，工作中常常出現部門之間的推諉。在《廣州市藥檢所檔案管理制度》中明確規定，各科室在出實驗報告時需要整理出目錄和入盒后移交給檔案室，但在現實工作中，往往事與愿違，綜合檔案室的工作被大事的整理工作所填滿，工作人員無暇進行檔案管理的深度開發。
2.3 藥檢檔案利用率低
從我國當前實際情況看，檔案利用的權利壟斷、區別對待及優先利用等非公平性表現較為明顯，這種種表現與公民享有的平等使用檔案信息權是矛盾的[4]。在此背景下，藥檢檔案開發利用率低。2014年廣州市藥檢所檔案的借閱量也只占到檔案庫存量的3%。除了前文所述的原因以外，藥檢檔案還因其自身保密性和信息渠道不暢導致利用低的問題。
2.4 藥檢檔案部門職責不清
藥檢檔案部門職責不清，一方面由于管理者對檔案內容界定不清；另一方面是其本身歷史和行業原因。
檔案內容界定不清是對藥檢檔案的含義認識不到位，藥檢檔案從定義出發，其檔案內容有明確的界定，我國也有相應的制度，定了藥檢檔案的內容，詳細可以查閱《全國藥檢系統和中國藥品生物制品檢定所科技檔案范圍和保管期限》。各地藥檢所由于各種原因，仍未設立相應的管理制度，因此會出現未對納入檔案管理的內容賦予明確要求，各藥檢所根據自己的理解和實踐“因地制宜”管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。除此之外，也會出現本不該納入的檔案進入庫房，占用了緊張庫房位置。
部門職責不清原因各不相同，主要是歷史沿襲和藥檢行業管理方面的原因。廣州市藥檢所從1998年通過國家二級評審后，便設有綜合檔案室，檔案內容包含了廣義檔案內容。依據《廣州市藥品檢驗所檔案綜合管理制度》，各業務科室做好檔案分類和目錄后將其移交給檔案室，檔案室重新編碼、入庫進行保管。但是在工作中，由于藥檢業務科室工作繁忙，分類及目錄還是由檔案室負責，現實工作流程和管理制度有出入，讓管理制度成為一紙空文。
3 藥檢檔案管理對策
3.1 重視檔案工作，形成理念化
領導高度重視是搞好藥檢檔案管理工作的關鍵[5]，轉變檔案服務理念是檔案管理的精髓。
單位檔案工作的效果直接與單位領導重視程度有關。領導的重視將是一個單位的風向標。因此，領導的高度重視有利于改變檔案工作的低地位，增強單位內部檔案的意識，促進檔案的深加工，有效推動吸納和培養檔案人才。
綜合檔案室管理制度范文3
關鍵詞：財務檔案管理；財務管理；企事業單位
中圖分類號：F253文獻標識碼： A
一、現階段財務檔案管理工作的基本狀況
隨著經濟社會和信息技術的發展，檔案管理工作在我國各個行業也迅速發展起來，各個社會機構也對檔案的管理更加重視。諸如檔案室或史志室等檔案保存和管理部門也逐步被加大投入力度。而在傳統保存和管理的基礎上，信息技術和網絡管理等高科技方式在本工作中的逐漸成熟也為單位檔案保存管理和利用效率的提高做出了極大的貢獻。但是在實際情況中，財務檔案的管理始終是一個受重視不足的工作。除了一些重視文化存留與延續的大型企業會對財務檔案管理進行專人專地的管理和研究之外，大部分社會機構對于財務檔案的重視和正確認識都是不足的。這就導致本單位的財務管理檔案的歸檔、鑒定和利用不及時，對于本單位的經濟活動的記錄來說是一種嚴重的資源浪費。
二、財務檔案管理方存在各方面的問題
1、財務檔案管理意識淡薄
財務檔案工作是保存歷史、服務現實，承上啟下的一項重要工作，但在當前各單位財務工作人手少、工作繁雜、檔案管理經費又較為緊張的形勢下，對財務檔案工作的重要性認識不足、重視不夠，存在應付思想。檔案資料的收集、整理往往被忽視，以致單位形成的一些重要合同及文件等資料散失、霉變；有的甚至將一些資料據為己有，在工作調動、崗位調整、離退休時一并帶走。
2、財務檔案沒有專人負責
除一些大型企業設有專門的財務檔案管理人員外，大部分企業機構缺乏對財務檔案的重視和正確認識，對于財務檔案的管理責任不明晰，該歸檔案部門管理還是財務部門管理不明確，出現了亂堆亂放的現象。歸財務部門存放的，年久丟失損壞的較多；歸檔案部門存放的，分類不明確，沒有按會計流程編號，查找費時費力。
3、會計檔案內容不全、不規范
應歸檔的會計檔案不但包括各種憑證、賬簿、報表，還應包括納稅申報表及稅務的其他材料，各種票據的領用使用登記簿，財務人員移交清單及交接登記簿，會計電算化磁盤拷貝及光盤，各種經濟合同、資產評估報告，借款合同及抵押合同，驗資報告、審計報告及各種內部審計報告等。而大部分單位只將憑證賬表等歸檔，對于一些重要的應永久性保存的合同卻不整理，以致多年后查無實據。
4、檔案室的設施不完善
有的企業沒有設專門的檔案室，有的企業將財務檔案與其他檔案混放同柜，還有一些企業檔案室條件差，以致有些檔案潮濕、污損，也沒有配備一些專用設備，國家規定的《檔案法》中的防蟲、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光的“七防”要求相差甚遠。
5、管理制度不健全
多數財務檔案管理部門沒有系統的規章制度，日常工作無章可循，基本上憑經驗辦事，可隨便借閱，有些檔案保管期限不明確。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規范。
三、提高財務檔案管理水平的措施
1、加強財務檔案管理組織建設
1.1單位應高度重視財務檔案管理工作，并把財務檔案管理納入單位組織架構體系，并配備主要領導主抓并負責財務檔案管理的領導工作。
1.2根據單位的實際情況，配備專（兼）職人員負責處理日常的財務檔案文件的接收采集、整理分類、建檔歸檔工作，并做好財務檔案的日常管理、調閱服務和登記備案工作。
1.3提高檔案管理人員的素質，是提高財務檔案管理水平和質量的組織保證，財務檔案管理隊伍人員的素質能力構成要與財務檔案管理工作的要求相適應，并保持人員隊伍構成的相對穩定。
1.4單位應適時的組織相關工作人員的財務檔案管理方面的后續教育，多途徑、多形式的參加各種專業學習與培訓活動，以不斷的更新和提高工作人員專業素質與能力，適應和跟上時展的步伐。
2、強化責任，大力提高財務檔案管理制度的執行力
良好的財務檔案管理制度只有真正貫徹落實到企業財務檔案管理具體工作當中才能發揮其作用，才能體現出制度規范對財務管理工作及企業經營管理的價值。要想真正將財務檔案管理制度落到實處，在工作當中應該注意以下幾點：第一，加強財務檔案管理制度的執行監督，一方面針對教育培訓的實施情況，企業應該要求財務負責人會同相關管理部門對參與培訓的相關管理人員進行嚴格的考核，另一方面，應該在制度中明確監督處罰的措施，定期檢查財務檔案管理有關人員的檔案管理工作，要求檔案管理人員必須嚴格按照法律的規定做好財務檔案的立卷、歸檔、保管工作，所有的查閱、復制、銷毀應該嚴格遵守企業的財務檔案管理規定。第二，將財務檔案管理納入到績效考核當中，企業在績效考核當中，應該將財務檔案管理作為績效考核的重要內容，除了對相關管理人員的工作作出評價和獎懲之外，將考核的結果與管理人員的薪資待遇掛鉤。第三，企業負責人應該帶頭執行財務檔案管理制度，樹立良好的榜樣，用自身的行為去影響其他的人嚴格遵守財務檔案管理規定。
3、實現財務檔案管理部門的專業技術水平與能力提升
企事業單位的檔案管理人員應當適時開展專業技能與綜合素質方面的培訓與指導，目的是為了促進財務檔案管理工作的效率提升。在進行培訓的過程中，應當形成獎勵機制，對從事該項工作業務能力突出和綜合素質較高的員工進行獎勵，激發員工的工作熱情。相應的監督管理的開展能夠提高其檔案管理工作的合理性，盡量減少疏忽，提高財務檔案管理水平，提高檔案的可利用價值。
4、搞好數據挖掘和整理，建好數據庫，并及時采集動態數據
檔案信息的數字化是整檔案管理信息化的基礎，其他的一切工作都建立在此基礎之上。實現檔案管理的信息化，必須向數字化、信息化檔案管理轉變。未來的財務檔案室就是財務檔案的數據采集源泉和基地，是數據存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數字化信息服務工作基地。必須建立企業財務檔案數據庫，可以按企業財務檔案的內容分類建立若干個主要的數據庫，如按標準制度、原始憑證、會計賬簿、指標文件、工作資料等建立幾個主要基本數據庫。數據庫一經建立，立即著手數據的錄入，將本單位的財務檔資料及時錄入電腦。
5、加強財務檔案管理信息化建設，提高現代化管理水平
在當今，信息化成為推動社會進步、促進社會生產力高速發展的驅動力之一。以電子計算機技術、網絡通訊技術為基礎平臺的電子商務、電子政務、無紙化辦公等信息化管理建設在社會的各個領域迅猛展開，并對人們的工作、學習和生活行為方式日益產生重大的變革與深遠的影響，并業已產生出巨大的社會效益和經濟效益。
財務檔案管理信息化是現代信息管理系統的重要子系統，也是衡量一個單位管理水平的重要標志之一。我們不要把財務檔案管理信息化建設簡單地看做是經濟資源的投入與負擔，財務檔案也是經濟主體的重要資源之一，以史為鑒、把握未來，可以為單位重大的決策提供有價值參考和依據，具有很大的社會價值和經濟價值。充分挖掘和合理使用各種檔案資源，同樣能夠產生出可觀的效益。
6、財務檔案管理由專人負責
對于一些小型企業可由一名財務人員專或兼職財務檔案的管理工作，但出納人員不得兼任此項工作。由財務人員做這項工作，能很好的把握財務檔案工作中的細節，能按會計工作流程序時地將會計檔案整理成冊，不易造成編號混亂，利于查找。如企業檔案不是很多，也可由財務人員將財務檔案整理歸檔后，統一交由檔案室分別歸柜存放。
負責財務檔案整理的人員除了熟悉財務的處理流程外，還應學習檔案管理知識，參加上一些檔案部門組織的業務培訓，這樣才能不斷提高自身水平，將財務檔案管理工作做得更好。
7、加強硬件設施建設
不斷加大財務檔案管理硬件投入，配備了專門的檔案柜、計算機、滅火器、濕度計、干燥劑、檔案憑證專用裝訂機、切紙機等專用設備，原則上應有專門的財務檔案室，如企業規模小可統一歸入一個檔案室，檔案室應由專人管理，外人不得入內，檔案室內應通風好，保持干燥整潔，這樣才能為財務檔案規范化管理奠定堅實的基礎，為提高財務檔案管理水平的提高提供保障。
結束語
財務管理工作中充分加強檔案管理工作的力度，不斷提升財務檔案管理水平是當今社會經濟環境中企事業單位得以發展的內在保障。企事業單位的發展離不開相應的經濟支持，資金環節的暢通和相關數據會計資料真實、完整對企事業單位的管理有效具有重要意義。因此，規范財務檔案管理，能有效提升財務管理水平，實現企事業單位的管理效能，實現經濟效益提升。
參考文獻
綜合檔案室管理制度范文4
【關鍵詞】中等職業學校；綜合檔案室；建設；策略
中等職業學校綜合檔案室是以教育教學檔案為主體，對教學檔案、文書檔案、會計檔案、聲像檔案、學籍檔案、科技檔案實行集中存放，統一管理。面向教育科研，積極開發利用檔案信息資源，采取各種有效途徑，為教職員工和教育教學及時、準確、系統的提供科學依據是職業學校檔案工作的首要任務和服務方向。為提高檔案管理水平，更好的為學校發展提供優質服務，我們要切實加強檔案室的建設，完善和提高服務質量，最大限度地滿足教職員工和教育教學工作的需要。
一、領導重視，硬件投入是做好檔案工作的關鍵
作為職業學校檔案室的主管領導，首先要重視檔案管理工作，加強檔案室基礎設施建設。職業學校的檔案工作是由主管領導直接負責管理的，這為檔案室的建設提供了有利條件。在檔案室、閱覽室、辦公室的基礎建設上，檔案室的溫濕度計、除濕機、滅火器的配置，檔案材料的微機管理，檔案的安全保護措施等方面進行必要的投資是搞好檔案管理工作的硬件基礎。只有領導重視檔案工作，才能做好檔案工作的硬件投入，也才能更好地為教育教學提供科學的服務。
二、制度健全，管理規范是做好檔案工作的有力保障
檔案管理制度是檔案管理人員做好檔案工作的行為準則和依據。為了加強檔案管理工作，提高檔案管理水平，應根據本部門的實際情況結合上級檔案部門制定的檔案管理規章制度制定本部門檔案管理有關制度。如：《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱制度》、《檔案銷毀制度》、《各類檔案歸檔制度》、《文書予立卷制度》、《收進移出檔案制度》、《檔案員工作目標責任制》等，這些制度涉及到各處室檔案資料的收集、整理、歸檔、立卷等各個環節，使檔案的管理工作做到有章可循，是做好檔案工作的規范化、標準化、制度化的有力保障。
三、認真學習《檔案法》，增強檔案意識和法制觀念
認真學習《檔案法》，使檔案管理人員堅持依法治檔，是為教育教學提供依據的重要保障。學習宣傳《檔案法》，可以增強全員的檔案意識和法制觀念，提高大家保護檔案、利用檔案的自覺性和責任感。通過各種宣傳學習強化法制宣傳力度，增強學校領導和廣大教職員工的檔案意識，使依法治檔工作健康發展，使檔案管理工作做到有法可依。
四、參加業務培訓，提高自身素質是做好檔案工作的先決條件
檔案管理工作是一項科學性、技術性很強的工作，也是一項復雜、細致、繁瑣的工作。檔案管理人員既要有一定的政治素質、科學文化水平及高尚的職業道德，又要有一定的技術業務素質，才能保證檔案工作的順利開展。因此，檔案管理人員應積極利用一切可以學習的機會學習《檔案管理學》、《文書學》、《檔案文獻編纂學》、《檔案法》等專業知識，積極參加各種檔案學習班。通過學習，對檔案管理知識有了更全面、更系統的認識和理解，才能提高對檔案管理工作的重要性的認識，掌握檔案管理方面的先進技術，增強做好檔案管理工作的信心和決心，為教育教學提供科學依據。
五、做好檔案工作目標管理，使檔案管理跨上新臺階
中等職業學校的綜合檔案室檔案人員一般一人兼多職，應積極協調好各處室檔案兼職人員開展檔案工作目標管理活動。根據活動要求，從檔案工作的組織管理、設施配備、基礎業務建設、開發利用等方面認真地進行自評工作，找出不足之處，并對之加以改進，在活動中不斷提高檔案管理的水平。積極地進行檔案室考評定級的申報工作是反映檔案管理水平高低的一種標志。檔案目標管理認定工作的準備過程能夠提高檔案的管理水平，促使檔案工作跨上一個新臺階。
六、開發利用檔案信息資源，發揮檔案的服務作用
中等職業學校的檔案工作是一項服務性工作，主要表現在檔案的提供利用上。檔案人員要想查檔者所想，急查檔者所急，為其創造并提供便利條件，在不違背原則的前提下想方設法為查檔者提供方便，積極、主動、準確地提供檔案資料，為查檔者提供優質服務。
檔案管理人員應熟悉所管范圍及相關業務，調卷迅速準確。可以通過開放閱覽室、匯編和公布編研材料等形式及時了解教職工的需求，為教育教學及時提供各種服務。檔案管理是手段 ，充分發揮作用是目的。檔案管理人員在整理、保管好檔案的同時還應改進服務方式，多搜集和了解教職工的意見，積極參與教育教學、科研、課題等學校重大活動并留好記錄。只有提供大量的檔案資料才能體現出檔案工作的重要性，充分發揮檔案的潛在作用。中等職業學校的檔案資料為教育教學所提供的依據是重大的。例如我校在2004年國家級重點中等職業學校評估中所提供的各種檔案資料，經過專家組的論證評估，順利通過驗收，充分體現了檔案在教育教學工作中不可或缺的作用。
七、利用現代化技術，提高檔案管理水平
檔案的現代化管理水平主要體現在對先進技術的應用上。計算機技術的飛速發展為檔案資料的存儲、檢索提供了良好的技術設備。檔案管理人員應努力學習計算機技術，把它應用于檔案管理之中。計算機應用于檔案管理工作能進一步促進檔案管理的規范化。我校于2005年安裝了“杰瑞”檔案管理軟件，可以快速、準確地進行檔案資料的檢索、查詢、統計等工作，提高了檔案管理的現代化水平。
總之，中等職業學校綜合檔案室的建設應逐步進行完善，不斷加強檔案管理工作，提高檔案管理水平，為學校教育教學提供優質服務并為學校的發展提供有力的保障。
【參考文獻】
[1]吳青霞.人事檔案基礎數字匯集的編制實踐及價值探析[J].檔案時空，2011，（04）.
[2] 鄒金嫦.三管齊下共同推進學校檔案工作[J].檔案管理，2002，（04）.
綜合檔案室管理制度范文5
【關鍵詞】學校檔案管理 加強意識 健全制度 增加投入 提供服務
Brief talk about how to manage well the file information of the high school
Pei Xiaohua
【Abstract】The school files are the important historical data of a school, so to manage well the school files is a piece of great work in the school management. The present files management of the high school is in a starting period, so there are some problems, which need us not only to strengthen the consciousness but also to introduce into the modern management and new equipment so as to offer the school the knight service.
【Keywords】Management of school files Strengthening consciousness Perfecting system Increasing investment Providing with service
學校的檔案工作是教育事業的重要組成部分，是維護黨和國家歷史面貌的一項重要事業，學校檔案真實地反映了學校不同時期的教學工作和管理工作的情況，它利用文字、圖表、聲像等各種形式來保存和查考各類對象的原始記錄，匯集著大量的知識和信息，記載著學校辦學的歷史和全校師生員工的全面發展狀況，是學校的重要史料。如何管理好學校檔案資料是學校管理工作的一項重要內容。
1．中學檔案管理工作的現狀。當前中學檔案管理仍有不盡人意之處，大多數中學檔案管理都處于起步階段。
1．1 檔案材料收集不齊全。有些部門由于檔案管理意識不強，歸檔制度落實不夠，造成檔案收集難、收集不全的部題。例如：文書檔案有些處室沒有及時把閱處完的文件歸檔，有的文件只有正文沒有底稿，或者只有底稿，沒有正文；有的只有請示，沒有批復，或者只有批復，沒有請示。部分教職工和學生的獲獎文件和證書沒有歸檔。領導按計劃聽課但沒有記錄，學校重大活動中形成的照片和音像沒能按規定歸檔。
1．2 管理工作不規范，檔案不得很好利用。中學檔案室是學校一個綜合檔案室，由各個處室把要歸檔的材料交到學校檔案室統一管理、利用，但是目前大多數中學都存在學校各處室為了各自的工作方便總是自己保管檔案資料，等到認為不需要時才交到學校檔案室（學校沒有統一時間限制），例如：學生檔案、學籍檔案、教學方案等由教務處管理；教學經驗、科研成果等資料由科研處管理；有關德育、安全等方面由政教處管理。所以形成多部門管理檔案，使檔案管理處于各自為政、分散管理狀態，缺乏統一、規范管理，使學校的檔案得不到很好利用。
1．3 管理手段落后、基礎設施不達標。目前中學保存的檔案為紙質檔案，以根據檔案材料不同內容、不同的載體形式用手工對其進行整理、分類、立卷、裝訂、統計、制作目錄檢索工具，裝入相應的盒、箱柜中，進行排列保管。這是個靠人工檢索的管理模式，存在檢索速度慢、準確率低不利于學校檔案利用。由于學校資金不足，基礎設施落后，庫房簡陋，大多數中學的檔案室很難找到一個合格的綜合檔案室，即庫房、閱檔室和辦公室混為一體的檔案室。庫房面積狹小，“三鐵八防”配置不全，沒有先進的設備技術管理，所以難以保證學校檔案資料保管的完整性和安全性。
2．如何管理好中學的檔案資料。要管理好中學的檔案資料，不但要強化檔案管理意識，還要引進現代化的管理技術和新設備，只有通過先進的設備技術管理，才能迅速、高效地為學校各項工作提供優質服務，更好地發揮中學檔案管理在學校管理中的重要作用。下面就如何管理好中學的檔案資料，作粗淺的認識：
2．1 加強意識，注重收集。學校領導要高度重視檔案工作，把檔案工作列入學校工作的重要議事日程，要結合實際，支持和維護學校檔案工作。首先學校檔案的收集要按照國家、政府及行政部門的有關規定，把學校各部門分散的有關教育、教學、科研、人事、行政等方面的文件材料以及各種資料，經過挑選，集中于學校綜合檔案室，這是學校檔案工作的起點。學校文件材料收集能否齊全完整，一方面抓好上級單位發給本校的文件材料的傳閱和歸檔，定期（以一學年為期）對文件材料進行清理檢查，確保文件材料齊全；另一方面，強化文書管理，抓好學校活動所形成的文件材料的收集，對有請示沒有批復或有批復沒有請示等有聯系的文件材料，檔案人員應及時查詢，保證這類文件材料的按時歸檔。有效地做好學校檔案的收集工作，還必須建立和健全學校歸檔制度，包括歸檔范圍、歸檔時限和歸檔要求等以保證檔案資料歸檔及時、齊全完整。
2．2 健全制度、規范管理。建立完善的檔案管理工作制度，使學校檔案工作逐步實現規范化，完善學校檔案工作各項制度。我校制定了《綜合檔案室工作職責》、《檔案人員工作職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱制度》、《檔案室管理制度》，此外還編制了檔案分類方案和各類檢索工具。如：文書、教學檔案全引目錄、案卷目錄、專題目錄等，使學校的檔案工作有章可循，保證了檔案質量。即把零散的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合和編目，使其系統化、科學化的過程。學校檔案整理的原則是，按照學校教育、教學、科研、財務、人事、行政和經營管理活動過程中所形成的檔案材料自身規律，保持其結構的完整性；按照學校檔案的來源、時間、內容和性質等條件，保持其歷史聯系，充分利用原有的整理基礎，使之保持其系統性，便于學校檔案的保管及使用。
綜合檔案室管理制度范文6
【關鍵詞】技工院校；綜合檔案室；檔案保護；檔案安全
檔案室是檔案工作最基層的組織機構和保管單位，保存著一定數量的各種門類、各種載體的檔案?；鶎訖n案室檔案保護工作做得好壞，不僅關系到本檔案室的檔案壽命，也影響著檔案館館藏檔案的壽命和整體檔案工作水平的提高。檔案是不可再生的資源，如果遭到破壞，損失是不可挽回的，檔案的其它工作也就更無從談起。保證檔案的安全是檔案工作的第一要責，是檔案工作的重中之重，技工院校綜合檔案室檔案安全保護工作也是如此。由此做好技工院校綜合檔案室檔案保護工作，對維護技工院校檔案完整與安全，延長檔案壽命具有十分重要的意義。
1、技工院校綜合檔案室檔案安全保護存在的主要弱點
1.1、檔案安全保護意識淡薄。當前，在大多數檔案工作人員的認知里，基層檔案室的工作只是能按時把檔案整理好，能及時查到就可以了，至于檔案保護方面的工作，那則是檔案館的事。這種認知在一定程度上導致了檔案保護意識的減弱，致使技工院校對做好檔案保護工作的重要性認識不足，存有偏見：多數只顧及檔案的收集、整理、編研和開發利用工作；少數條件比較好的學校卻熱衷于檔案的數字化、信息化，建設數字檔案室之類的工作。只要庫房內不潮濕、沒有明火，檔案文件沒有發霉、生蟲，庫房沒有引發火災，檔案的安全就不成問題。
1.2、檔案安全管理制度不健全，執行不到位。由于檔案安全保護的模糊意識，多數技工院校雖制訂了檔案安全管理制度，但制度不健全，在制度執行上存在一定的疏漏；有制度但沒有嚴格執行，平時很少到庫房去監控，工作只停留在表面上，缺乏必要的細致工作；還有少數技工院校雖制訂了檔案安全管理制度，也只是為了應付上級檢查，上墻了事。檔案安全管理工作沒有提到議事日程，存在不少漏洞，缺乏有效的制度保障。
1.4、部分檔案管理人員責任心不強，缺乏檔案保護技術知識和保護技術手段。基層檔案工作人員，大都不是檔案科班出身，以中途轉行為多：有的經過長期或中、短期檔案知識培訓，有的則是直接由老師傅傳、幫、帶。而檔案人員參加檔案培訓的機會很有限，即使培訓也很少有安排學習檔案保護技術方面的知識，而隨著網絡技術和辦公自動化的普及，檔案的載體呈現多樣化，以膠片、磁性材料為載體的檔案所占比例急速增加，它們的保管、使用等同紙質檔案發生了根本變化。這樣就造成了檔案工作人員缺乏系統的檔案保護技術知識和保護技術手段。
1.3、檔案安全管理的經費投入嚴重不足，設備缺乏，庫房設置不合理。在經濟浪潮的沖擊下，一切為經濟效益服務，技工院校也不例外。作為服務性質的檔案工作，無法直接產生經濟效益，很難得到領導的重視，許多直接威脅到檔案實體安全的問題都難以得到解決。如：檔案室的檔案庫房和辦公用房是最明顯的問題：少數技工院校是利用普通辦公用房改造的；多數是在辦公大樓的某一層劃一、二個房間作為檔案人員辦公用房和檔案專用庫房；更有甚者是一房兩用，即是辦公室又兼作檔案庫房。這就很難達到檔案的防盜、防火、防熱、防潮、防光、防塵、防有害生物和有害氣體的、最大限度地延長檔案的壽命的要求；檔案設備也是最基本的幾樣，有的小型技工院校，設備幾乎為零，檔案的安全無法保障。
2、技工院校綜合檔案室檔案安全保護的努力方向
2.1增強檔案保護工作的意識。首先，檔案工作人員要努力學習檔案保護知識和技能，提高自身檔案保護意識。只有檔案管理工作者自身重視檔案的安全問題，才能通過一些重大的檔案災難案例、檔案展覽等形式加大檔案安全保護的宣傳，增強校領導對檔案保護工作的重視。其次，檔案工作者必須時刻保持清醒的頭腦，強化安全意識，克服麻痹思想，消除各種隱患，關鍵要落實安全第一、預防為主的方針，這樣才能保證檔案這一寶貴的文化財富不受損失。
2.2建立完善檔案保護制度，制度保證上嚴密有效，做到違法必究。檔案的安全包括兩個方面的內容，一個是檔案實體的安全，一個是檔案信息的安全。隨著檔案載體的多樣化，要建立健全和不斷修訂、充實、完善檔案實體安全與檔案信息安全的工作制度。如檔案實體安全的保管制度、檔案實體安全的保密制度、檔案實體安全的利用制度、
電子文件與電子檔案的保管制度、電子文件與電子檔案的利用制度、電子文件與電子檔案異地備份制度、室藏檔案應急預案、計算機檔案信息系統網絡應急預案、檔案信息安全的學習培訓制度等，做到有章可循。學校應將檔案安全管理工作提到議事日程上來，除建立有效的制度保障，還要嚴格按制度辦事，做到違法必究，并進行經常性的安全檢查，一旦發現異常情況，應立即采取應對措施，將事故消滅在萌芽狀態，避免造成不可挽回的損失。
2.3、加強業務學習和培訓，提高檔案人員專業素養。由于技工院?，F今檔案工作人員所具備的專業知識和技能的程度參差不齊，對他們進行專業技術培訓就顯得優為必要；即便是檔案科班出身的檔案工作人員，隨著網絡技術和辦公自動化的普及，檔案的載體的多樣化，以膠片、磁性材料為載體的檔案所占比例急速增加，它們的保管、使用同紙質檔案發生了根本變化。如果不隨時補充相關知識，保護工作將無從談起。只有檔案工作人員系統地熟知檔案保護技術知識和技能，并用科學的理論知識指導實踐工作，才能創造條件，為檔案保管提供一個良好的環境。為避免校領導以辦學經費緊張、檔案工作人員不需要那么高深的檔案知識等為由拒絕參加，由上級業務指導部門對業務系列培訓學習做出要求為更好：規定每年檔案工作人員都要檔案繼續教育學習1-2次。以達到提高、更新檔案管理者的專業素養的期許。
2.4、爭取領導支持，加大資金投入，改善檔案庫房的設置與配備。檔案壽命的長短與檔案保存環境及保管條件有著極為密切的關系。雖然由于自然和人為的因素，隨著時間的流逝，一切都是朝著逐漸消亡的方向發展。但適宜的存放環境，卻能在延長檔案保管壽命的過程中起著重要作用。雖然技工院校不可能達到檔案館的保存條件，但卻可以在條件允許的范圍內，盡可能創造有利于檔案保存的環境，最大限度地延長其壽命。具體要從以下幾個方面著手：首先，庫房設置問題：檔案庫房是保存檔案的重要基地，是檔案保護技術中長期起作用的因素，它為檔案保護提供了最基本的物質條件。檔案庫房是否適用，將直接影響到庫房管理措施的繁簡、效果和費用。檔案庫房設置的適用，它就會長期起著利于改善檔案保護條件的作用；反之，則相反。技工院校不可能、也沒有實力另建檔案庫房，條件好的學校，可以根據防熱、防潮、防光、防塵、防火等要求修、改建檔案庫房，要盡可能的實現庫房、閱覽、辦公三室分開；如果是由辦公室改做的庫房，要盡可能的選在辦公樓的北面或南面，樓層不要選在頂層或地下室；窗子要盡可能的小而少，要密閉、牢固、保溫、防火，采用雙層密閉塑鋼窗，外邊要安裝防盜網，向陽的窗戶要采用質地厚密的遮光窗簾，用來通風的窗戶，應安裝紗窗。庫房門要采用密閉的防盜門。其次，庫房溫、濕度控制與調節問題：在影響檔案壽命的眾多因素中，溫度和濕度對檔案的影響很大。高溫、高濕的環境，特別適合霉菌和蟲害的生長繁殖；而低溫、低濕又會影響檔案制成材料的耐久性，使紙張纖維變硬變脆，強度下降。因此，控制與調節庫房溫、濕度是防蟲防霉、保證檔案制成材料耐久性的有效措施。如果檔案庫房門、窗堅固、密閉性能好，可以通過緊閉門窗或打開門窗通風來控制與調節庫房的溫、濕度。在高溫或嚴寒季節，可以通過 空調和抽濕器等設備來控制庫房的溫、濕度，以達到國家規定保存紙質檔案的標準：溫度14～24℃， 相對濕度45%～60%的要求，使之成為更加適于檔案保存的空間。對于一些很珍貴的檔案， 可以在溫濕度適合的條件下，裝入密閉柜中進行保存。第三，庫房的防光、防有害生物與防塵的問題：因為光線會使檔案發生光氧化和光輻射熱反應，進而影響紙張和字跡的耐久性，紫外線對檔案的破壞力更大。因此，庫房應避免光線直接照射，防止或減少漫射光中的紫外線進入庫房，使用人工光源時，應選擇白熾燈，且要用質地厚密的窗簾遮擋，這樣也利于防止空氣中的有害氣體和灰塵進入庫房，因為空氣中的有害氣體和灰塵也是影響檔案“壽命”的因素之一。又由于現今大氣污染越來越嚴重，其不利影響也日趨突出。檔案材料入庫前也應進行除塵處理。第四，庫房的防火問題：隨著各種電器設備的種類日益增多，檔案庫房引起火災的可能性進一步增大?；馂目梢哉f是當今檔案部門的頭號災害。檔案庫房內不能見明火、不允許在里面吸煙、存放易燃化學物品、無人時關閉電源，門口必須配備消防器材，使用無酸阻燃的檔案裝具等。
2.5、檔案的備份和信息保密問題：為防止自然災害的侵協，要做到存放檔案的異質備份和異地備份；使用無酸阻燃的檔案裝具；加強檔案信息的保密工作并定時檢查等。
總之，要做好技工院校檔案安全工作，關鍵要落實安全第一、預防為主的方針，做到思想認識上警鐘長鳴、制度保證上嚴密有效、技術支撐上堅強有力、監督檢查上嚴格細致、事故處理上嚴肅認真，真正為檔案的保存提供一個優良的環境，以維護技工院校檔案完整與安全，最大限度地延長其壽命，使人類的記憶得以永久保存。
參考文獻：
[1] 鄔澤蘭. 基層檔案室的檔案保護工作不可忽視，[J].辦公室業務，2012（14）
