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關于檔案管理的知識范文1
關鍵詞：檔案管理；知識管理；關系
1、知識管理提升檔案管理
1.1知識管理可以拓展檔案管理的領域。傳統的企業檔案管理過分強調檔案與文件、檔案與圖書情報的區別，將文件、圖書情報等排除在管理職責之外，從而極大地限制了自身活動的范圍。傳統的企業檔案管理拘泥于歷史記錄的保管，而不是為現實工作服務，脫離于企業價值創造過程之外，從而極大地限制了自身發揮作用的領域。知識管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態的知識納入管理范圍，并將不同載體形態的知識進行整合與集成，建構一個整體的知識資源體系。知識管理強調在企業各項生產、經營、管理活動中創造知識、共享知識、應用知識，使知識直接服務于企業價值創造活動。這樣，檔案管理就被融入一個更廣闊的活動領域，而與組織的發展戰略、業務活動直接相結合，成為企業日常工作中必不可少的組成部分。
知識管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態的知識納入管理范圍，并將不同載體形態的知識進行整合與集成，建構一個整體的知識資源體系。知識管理強調在企業各項生產、經營、管理活動創造知識、共享知識、應用知識，使知識直接服務于企業價值創造活動。這樣， 檔案管理就被融入一個更廣闊的活動領域，而與組織的發展戰略、業務活動直接相結合，成為企業日常工作中必不可少的組成部分。
1.2知識管理可以提升檔案管理的價值。傳統的企業檔案管理重保管輕利用，通過查卷、借閱、復印等落后的手段，被動地提供簡單、淺層的檔案服務，不能充分地滿足用戶對信息、知識的需求，不能有效地為企業各項生產、經營、管理活動服務。知識管理強調借助先進的信息技術，最終實現知識的價值，提升企業的核心競爭力。檔案管理現代化通常指三方面的含義：一是在檔案管理中運用現代化的技術和手段；二是檔案管理人員掌握了現代科學知識；三是建立起現代化和科學的檔案管理機制。計算機時代下，計算機技術已經運用到檔案管理之中，使得檔案管理具備了硬軟件基礎，如打印機、掃描儀、數碼相機、計算機等硬件設備被應用到檔案管理部門，而在查詢、利用、存儲等一系列的應用中，都建立了軟件支持，如聯機數據庫、網上信息咨詢平臺等，這就為現代檔案管理智能化提供了有效支持。[1]檔案工作中的人性化管理是指在檔案管理過程中，在充分尊重人、信任人、愛護人的基礎上實現的以人為本的管理理念。具體體現在三個方面：其一、檔案工作人員的人性化管理，包括檔案工作人員的專業素質、服務質量、工作環境、獎懲制度等；其二，檔案基礎工作建設；其三，檔案工作環境的改善。[2]
2、檔案管理促進知識管理
2.1檔案管理有助于沉淀、積累知識。隱性知識占企業知識資源的大部分，而且具有相當重要的價值。但是，隱性知識存儲于企業員工個人的大腦之中，難于管理。根據野中郁次郎和竹內弘高的SCEI模型，對于隱性知識的管理有兩種途徑：一是從隱性知識到隱性知識的“社會化”（socialization）；二是從隱性知識到顯性知識的“外部化”（externalization）。但是，隱性知識“社會化”之后還是隱性知識，仍處于難于管理的狀況，而且當員工流動率較大時，組織的隱性知識資源就易于流失。因此，一些學者質疑“社會化”的真實有效性和普遍適用性。學者貝克曼就認為，“隱性知識只有通過外部化、文件化轉化為組織的能力才能對組織產生價值”。至于“外部化”，就是我們通常所說的隱性知識顯性化，即通過記錄將隱性知識“物化”于文件、檔案之中。檔案管理強調企業在各項活動過程中產生必要的文件，客觀地記錄企業各項活動的全部過程和結果，防止組織記憶的丟失。員工在工作中會自然地運用其隱性知識來認識問題、解決問題，對員工工作過程和結果進行客觀的記錄，形成文件，就可以將其隱性知識部分“物化”于文件之中。這些文件被歸檔保存下來，就實現了組織知識的沉淀。
2.2檔案管理有助于傳播、交流知識。信息和知識的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語言，二是書面。語言交流包括面對面的口頭交流、會議交流和電話交流。書面交流主要是指以文件為載體或工具的交流。語言交流的優點是簡潔、隨意，便于及時對某一問題進行深入探討，易于激發知識創新。語言交流的缺點在于：第一，受到時間、空間的限制，信息、知識傳播的范圍較??；第二，信息幾經傳遞以后，容易發生損耗或失真，難以保證信息的真實性；第三，語言交流過程中，時常不會生成相應的書面記錄，從而不利于組織記憶的留存、知識的沉淀，已故美國著名檔案學家謝倫伯格曾經批評電話是“掠奪歷史的大盜”。書面交流的缺點是過于正式、規范，不便于即時對某一問題進行深入探討；文件所要求的規范統一的格式與處理程序，有時會無形中約束員工的知識創新思維。但是，借助現代信息技術的書面交流（傳感技術、計算機技術、通信技術）可以不受時間、空間的限制，信息、知識的傳遞速度快，傳播范圍廣；減少發生信息損耗或失真；便于及時記錄信息、沉淀知識。通過交流，檔案管理人員可以及時了解信息需求，推動檔案管理開發檔案資源，真正實現“開發信息資源，服務四化建筑”；知識管理人員可以針對檔案管理人員的需求，積極地向他們提供技術支持，使檔案資源的開發更加高效快捷安全。
2.3檔案管理有助于理解、挖掘知識。檔案管理的最基本理論和最高原則是“來源原則”（Principle of Provenance）。來源原則起源于近代法國，是在逐步否定事由原則（principal of pertinent）的過程中產生的。來源原則在不同國家表現的模式盡管略有差別，但這并不妨礙各國對來源原則核心思想或者說基本內容的理解和認同。來源依據傳統的“來源”一般是指文件的形成者。電子時代的“來源”是指文件的形成者、形成目的、形成活動、形成過程等，“即文件是由誰、在什么條件下、運用哪些數據、為了何種目的、采用怎樣的結構形式等方面的綜合背景，這些來源信息正是了解、管理和利用電子文件的關鍵所在”。對來源的尊重，使得文件、檔案在記錄“內容知識”之外，還隱含了更深層的“背景知識”。這種“背景知識”可以幫助人們更好地理解“內容知識”，也可以為人們提供尋找知識的線索和評價知識的依據。因此，加拿大著名檔案學家特里?庫克認為，來源維護了文件、檔案的證據價值與相互關系，“這種證據和職能的相互關系是檔案人員的特殊權限范圍，也是使數據變成信息、信息變成知識的關鍵”。[3]
結語
檔案管理和知識管理工作都是企業內部管理工作中的重要內容，加強企業檔案管理和知識管理工作，能夠降低企業經營風險，提高企業發展戰略的有效性和準確性，不斷提升自身的價值，能夠為社會提供更好的服務和發揮更大的作用。
參考文獻
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[2]徐淑霞.淺談檔案工作中的人性化管理[J].學術園地，2009
[3]徐擁軍.檔案管理與知識管理的關系研究[J].山西檔案.2008
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關鍵詞：知識管理 管理技術 檔案管理 數字化
一、檔案管理與知識管理相近相通
（一）管理對象重疊
如今，在檔案管理中，對檔案的分類十分的細致，主要是按照文件或檔案的內容進行不同程度的劃分，而且并對不同年限的的檔案進行明細的標記，并且排列好順序，以方便讀者在進行閱讀時，可以詳細的對檔案進行了解。而知識管理則與文檔管理有很大不同，它主要是對知識進行不同的分析、解釋和研究，也是文件最基礎的組成部分。組織的知識的知識為顯性知識和隱性知識。顯性知識是通過組織自身工作和活動中逐步形成的非文件和收買其他各個組織信息以及通過其他外部因素得到的文件和檔案；主要由收集、購買、交換等方式從外部獲取的圖書、報紙、期刊、數據庫等。目前在進行檔案管理的過程中，我們主要很大一部分是進行知識管理。換句話說其實知識管理其實包含著檔案管理，而且在進行檔案管理和知識管理時，我們所面對的對象其實都是文件和檔案。雖然從表面上這兩個管理方式是有著不同的管理模式，但是隨著科技的發展，這兩個不同的方式，都以及相互聯系和相互包含。
（二）管理目的相近
檔案是以知識形態為世界做出服務的一種方式，是為了滿足社會各界在需要某些知識時能夠提供到相應的檔案的一種管理模式。為組織各項活動提供檔案服務，滿足用戶的檔案需求，是檔案管理工作中的根本目的和管理模式，也是檔案管理工作在應用中的主要出發點和落腳點。知識管理的最終目標是實現知識的價值、提升企業的核心競爭力，為此在知識管理過程中必須通過將知識模式應用在恰當的地方，更是能夠傳遞給需要這些知識的人們，以便于其在工作中能夠對其產生良好的幫助和制定出最佳決策。
（三）管理流程類似
長期以來，我國檔案界將傳統檔案管理業務劃分為六個環節：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、統計和利用服務。實現文件、檔案一體化管理、集成管理，則還包括文件的制作或接收、傳遞、處理、歸檔等環節。知識管理的流程是知識的產生、收集、存儲、加工、整理、評價、利用等。檔案管理和知識管理的管理流程相當類似：都是對散布在各個角落的文件或知識進行識別，收集，集中在一起。之后再整理，歸納，辨別。最后使之大眾化，可以被所有人利用學習，實現其應有的價值；而在利用過程中又會產生新的文件、檔案或知識，需要對其進行收集、存儲。
（四）管理技術相同
受信息技術全球化的整體趨勢影響下，科學技術越來越發達，信息傳遞越來越迅速，文件和檔案在管理中逐步的出現相互交流和相互的改革控制，各種信息形式的日益復雜化。對于從古代流傳下來的羊皮或絹帛或紙質的文件和檔案，為了能在當前網絡一體化的管理模式下適應發展，應當對其進行數字化處理，使其所傳遞的知識能讓現代人所了解學習。同時也可以保證檔案管理工作和知識管理能夠進行綜合應用。因此，現代檔案管理的全部活動——文件、檔案的制作或接收、傳遞、處理、歸檔、整理、鑒定、保管和提供利用等都依賴于現代信息技術。而知識管理更是信息技術飛速發展的產物，知識管理的實現離不開計算機技術、通訊技術和網絡技術等的應用。
二、檔案管理與知識管理相差相異
1、管理的對象不同
從管理的對象上來看，檔案工作的管理對象是對文本文檔、文獻資料等相關的可記錄與記載的信息進行管理，不論是在傳統的紙質管理模式中，還是在現代化技術下的檔案信息化管理模式中，其所要進行管理與工作的具體對象都是可見、可聞的信息或者數據；但是在知識管理中，它所管理的具體對象有可能是無法用文字或數據經記錄于記載的，比如企業員工在生活實踐中所領悟出的經驗之與知識管理的對象的范圍度進行比較，前者是應該被包涵于后者中的，即：信息包含于知識，知識包含信息。
2、管理的具體流程的不同
檔案管理工作的具體流程主要有信息資料的收集、整理、鑒定、保管、編目和檢索、統計、編輯研究、提供利用等等，其管理流程中的每一個環節都是極其重要的，這主要是檔案信息化管理工作的具體流程，相對較復雜，傳統的檔案管理工作程序就簡單很多了，它只有其中信息資料的收集、整理、館藏與利用四大環節；而知識管理工作中，它所包括的具體工作主要有：建立知識庫；促進員工之間知識的交流；在企業內部建立起尊重知識的良好環境；將知識作為企業的資產進行管理，知識管理需要在企業內部構建一個完整的、量化與質化的知識系統，讓企業員工通過不同途徑獲得相關的知識，并將所獲取的知識轉化為工作績效，最后回饋給企業，促進企業的發展
三、檔案管理與知識管理相輔相成
（一）知識管理提升檔案管理
1.知識管理可以拓展檔案管理的領域
傳統的企業檔案管理過分強調檔案與文件、檔案與圖書情報的區別，將文件、圖書情報等排除在管理職責之外，從而極大地限制了自身活動的范圍。而在管理內容上，現今的大多數企業檔案都只是記錄歷史，保留已有的文件，其實這些對于企業的發展來說，已經成為過去式，并不能帶來太大的利用價值，在當今的時代潮流下，檔案管理應該服務于現實，與時俱進，積極的搜集各種有利于企業進步發展的信息，進而歸檔研究分析，最大的發揮檔案管理的作用，為企業創造更多的價值。
知識管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態的知識納入管理范圍，并將不同載體形態的知識進行整合與集成，建構一個整體的知識資源體系。知識管理強調在企業各項生產、經營、管理活動創造知識、共享知識、應用知識，使知識直接服務于企業價值創造活動。
2.知識管理可以提升檔案管理的價值
傳統的企業檔案管理重保管輕利用，大部分都是將企業過往的資料保存，所提供的信息自然也都是過時的，不能滿足企業發展的信息。而知識管理可以再分析研究知識的過程中發現新的信息，這樣一來，知識管理體現了檔案管理的意義，進而也提升了檔案管理的價值。。
（二）檔案管理促進知識管理
1.檔案管理有助于沉淀、積累知識
檔案管理可以保留從人類文明開始的一切知識和信息，通過文件或檔案的方式流傳下來，使后來者可以學習借鑒，豐富自身的知識，在此基礎上創新發展，這也是世界能夠得以發展的基礎。
2.檔案管理有助于傳播、交流知識
信息、知識的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語言，二是書面。語言交流包括面對面的口頭交流、會議交流和電話交流。書面交流主要是指以文件為載體或工具的交流。
在語言交流的過程中對檔案管理分析與應用是最為關鍵的，但是語言交流也存在一些缺點，比如受時間空間的限制，容易失真，不能以書面的方式流傳下來等。對于書面交流來說，費時費力和文化限制又成為其主要的缺點。
3.檔案管理有助于理解、挖掘知識
檔案管理的最基本理論和最高原則是“來源原則。也就是說文件是在何種條件下被誰用什么方式為達到哪種目的而產生出來的。這些來源信息正是了解、管理和利用電子文件的關鍵所在。
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關鍵詞：數字檔案館；知識管理；知識服務
1檔案知識管理的服務方向
知識管理的核心是通過對知識本身的管理（包括顯性知識和隱性知識的管理）和對知識過程的管理(包括知識生成、知識積累、知識分類、知識整理、知識組織、知識挖掘、知識開發、知識服務、知識共享、知識交流和知識評估等)，充分挖掘知識的內在潛力，提高創新能力。
2檔案知識管理的服務模式
2.1主動式知識服務模式：通過檔案用戶需求建模，刪除與主題無關的知識資源，提高知識資源的篩選效率，為檔案用戶提供全過程、全智能化的主動式知識服務。2.2交互式知識服務模式：依托信息管理平臺，通過跟蹤服務，發現和挖掘用戶的潛在需求，以主動提問的方式引導用戶更有效地利用知識。2.3推送式知識服務模式：充分發揮知識庫中知識地圖的效用，記錄和分析用戶以往的檢索需求，通過知識單元之間的語義關聯自動發現相關需求，定制性地推送急需的知識資源。2.4導航式知識服務模式：面對海量的檔案知識資源，需要通過導航式的服務方式為用戶提供服務。
3檔案知識資源的科學規范管理
各類知識資源的科學規范管理不僅能真實反映企業發展歷程，而且對有效保存企業知識，實現企業知識共享，提供有效信息服務，保持企業核心競爭力等方面起到了重要基礎保障作用。3.1重視核心知識資源的科學規范管理，保證歸檔文件的系統完整、安全可靠與長期可讀。3.2加強電子檔案管理：嚴格執行國家相關標準和規范《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894-2002)，確保電子文件的標準統一，格式一致，數據規范等。同時綜合管理信息平臺的應用，保證了對電子文件的全程控制。3.3做好紙質檔案的數字化工作。首先要進行重新鑒定。根據本單位實際，將永久、長期和短期檔案進行一次全面系統鑒定，剔除無保存價值的檔案。其次，做好優選工作。把利用率高、價值高、社會需求大的檔案優先數字化，進行全文錄入。最后，要建立檔案目錄數據庫，方便檢索。在數字化工作中，要嚴格遵循規范性、安全性和效益性原則。
4建立符合用戶需求的檔案知識管理體系架構
4.1獲取與轉換：從用戶角度進行組織建設，圍繞企業生產經營、管理決策等核心工作，尤其是重點項目的需求，先建選題目錄數據庫，按照主題或專業等多種分類原則；后建選題內容數據庫，采集相關數字信息，并按照知識化管理的要求進行加工處理，轉換成結構化數字信息，包括信息整理、格式轉換、知識分類、知識編碼等過程。4.2挖掘與發現：構建檔案信息數據庫、數據倉庫和相關知識鏈接，實現檔案信息資源的整合、組織、存儲和更新。同時利用先進的隱性知識挖掘工具，將信息管理系統中的元數據信息、背景數據和用戶信息作為一個集合體，從中發現隱含的有規律的信息，應用特定的算法工具，找出相關的知識聯系。4.3分類和建模：按照分類標準構建有序化的數字檔案信息資源分類體系。充分利用專題數據庫的功能優勢，立足用戶需求建設企業各類知識庫，如院史庫、文檔庫、資料庫、規章制度庫、榮譽庫等，成為企業知識資源管理與知識服務平臺,實現集成化和智能化管理。在檢索方面實現了目錄檢索，全文檢索和空間檢索，提高了檔案的查全率和查準率。4.4反饋和更新：用戶反饋就是判斷、評價知識的價值，將有用的知識信息輸入知識庫。用戶可以將知識服務過程中的任何問題提供給檔案管理員，并提出意見和建議。這樣有助于更好地挖掘用戶需求，提供有針對性的服務，將隱性知識顯性化，并轉化為生產力，具有高邊際效益，成為知識服務的重點。
5知識服務的有效應用
5.1專題服務。充分利用數據庫技術進行整序和知識重組，將檔案的歷史價值體現出來，形成知識密集型的服務內容。檔案編研員通過對檔案用戶的需求偏好分析，查閱相關檔案資料編撰成為系統性強，參考價值高的專題。利用電子檔案舉辦展覽，形式新穎多樣，紙質、照片、錄音、錄像、實物檔案等都可以通過數字化后完整地展現其原貌，使展覽內容豐富，有身臨其境之感。5.2咨詢服務。數字檔案館咨詢服務是利用現代化服務軟件，包括電子郵件、留言表單及在線實時通訊等，解決檔案用戶在尋找相關信息和知識過程中遇到的各種問題，幫助其更好地利用館藏資源，找到所需的信息和知識，實現有一定深度和知識含量的服務。
6促進信息共享與知識創新
知識庫建設是在數字化前提下，向網絡化、合作化和集成化方向發展。創新信息資源建設模式，實現實時通訊、協同工作、共享文件等功能。充分發揮專業用戶的作用與積極性，同時加強館際間的交流與合作，實現網絡信息資源共建共享。
7對企業知識管理者的新要求
7.1在知識層面上，要兼備檔案學專業知識及相關學科知識。對數量龐大的檔案進行科學管理，具備發現和尋找信息的能力；組織和管理信息的能力；評估和傳遞信息的能力。不僅讓用戶更有效率地使用檔案資源外，還可根據檔案提供者的背景資料，找到該主題領域內的知識專家，進一步實現企業知識的交流和共享。7.2在技能層面上，要具備信息管理技能與溝通協調能力。知識庫建設是數字檔案館的中樞工程，是成功實施知識管理戰略的先決條件之一，其規劃、實施、管理、維護、標準建設等都需要相關人員具備較高的綜合素質，不僅要熟悉館藏，還要掌握數據庫管理的基本技能和業務流程。加強知識管理的培訓和學習，營造合作與研究的環境和氛圍。7.3在態度層面上，要具有良好的人格特質。知識管理者具有敬業精神，工作細心、耐心，工作積極主動，樂于學習新知識，有一定的創新能力?？傊?，在大數據時代晨曦初現的當口，檔案部門在創新性地開展知識管理建設工作中，為社會提供了一種全新的服務模式，使檔案管理工作真正適應知識經濟時代的要求，為企業的發展做出更大更多的貢獻，不斷開創檔案工作的新局面。
參考文獻
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【關鍵詞】知識服務；檔案管理模式；創新
在時代的沖擊下，我國的各項事業建設得到了全面地發展，同時為了迎合新時代進一步發展的需求，國內的事業單位也在積極謀求各項工作上的完善。在以往的事業單位中，由于工作進展速度并不快，所產生的信息記錄并不多，因而嚴重忽略了檔案管理的重要意義和作用。現如今，隨著社會建設步伐地加快，各項事業工程建設得以全面有效地開展，而且其規模和數量也與日俱增。在這樣的形勢下，許多事業單位開始嘗試對檔案管理模式進行創新和完善，以求實現更高效率的檔案管理。而在這個時期，知識服務這一概念被完全地提了出來，并取得了相當好的運用效益。它主要是指以檔案管理為基礎，對管理模式進行思考和創新的機制，主要通過對知識管理的編碼化，實現創新型的科學管理。知識服務有別于其他檔案管理模式的主要原因在于，它能夠對檔案管理的保管工作進行完善，服務于檔案的主體用戶。在對基于知識服務下的檔案管理模式進行運用時，各個事業單位應當根據自身的獨特功能和體系，選擇最為合適的檔案管理模式。以知識服務為基礎的檔案管理模式，首先是被社會上的企業所提出來的，由于企業的客戶相對較多，他們需要對客戶進行一對多的檔案信息記錄，而對這些檔案的管理模式，一直較為落后，為企業整體的經濟鏈帶來的效益十分小。并且，對于一些較大的企業而言。他們在對待客戶檔案管理上采取地是分散管理的方式，給企業的檔案集中使用造成了相當大的阻礙。為此，企業開始進行了檔案管理模式上地創新和完善，進而形成了以知識服務為基礎的檔案管理模式。它給企業帶來的效益主要體現在管理理念與技術的結合，并進一步完善了檔案管理制度，使得企業的戰略目標及客戶管理更加科學有序，大大提高了企業的經濟效益。
一、基于知識服務的檔案管理模式的本質與意義分析
現如今的我國，已然逐步走向了知識經濟，在企業的每一條生產鏈上，包括最初的生產加工，到最終階段的銷售，都充斥著相關的知識人員，而且在企業的發展當中，生產人員所具備的工作經驗越來越多，對于企業效益地提高有著最為實質的作用。檔案管理在企業的知識生產中，屬于一個十分重要的服務性內容，而檔案則是企業知識生產的一部分內容。與政府的檔案管理模式不同，企業無論在管理性質還是在管理意義上，都是為了提高自身的整體效益，進而創造更高的經濟水平。政府的檔案管理，則是為了更好地提供服務。但是，在知識經濟的時代中，兩者卻有著一定的聯系。首先，兩者都是為了改進自身的工作效率，使得檔案管理工作更加協調而完善。其次，兩者都需要以知識服務為基礎，對管理模式進行各方面內容上的改進，包括制度、管理方法、管理人員的素質。最后，兩者雖然工作性質不同，但都在不同的層次上推動著我國的經濟建設步伐。
（一）內涵
在新時期的檔案管理當中，事業單位首先需要依照知識服務的具體內容，建立健全相關的管理制度，并以計算機信息技術為基礎，使得檔案管理系統朝著編碼化的方向發展，進而形成科學的檔案管理流程，切實滿足檔案的主體用戶需求?；谥R服務的檔案管理模式，其內涵是以服務為核心，在單位的服務鏈上，加強單位與用戶之間的聯系，并根據對用戶檔案的有效管理，為他們形成更加有效的服務。因而，為了保持這種檔案管理模式的活力，事業單位需要經常地對檔案管理制度和系統進行創新和優化，以緊隨用戶的變化，產生更加切實的服務效益?；谥R服務下的檔案管理模式，無論在內容上，還是操作方法上，都與傳統的檔案管理模式有著很大的區別，它所進行的檔案管理，需要面對事業單位內全部的檔案信息數據，包括了各個項目所產生的文字記錄、圖像、資料以及其他信息，因而基于知識服務下的檔案管理，又是一個對知識信息的整合過程。并且，基于知識服務下的檔案管理，需要切實考慮到對這些信息數據整合以后帶來的經濟效益，以服務為基本的出發點，形成與用戶交流溝通的系統。事業單位通過對它的創新和完善，能夠確保自身的工作效益得到全面地優化。而傳統的檔案管理則缺乏一定的目的性，主要是為了對檔案進行管理而管理，所能產生的效益并不高。
（二）意義
基于知識服務的檔案管理模式的提出和應用，對國內各項事業單位來說，都是一個創新而有效的發展過程。事業單位對它的利用過程，都是以計算機信息技術的運用為基礎，對單位內全部的信息數據進行編碼加工，并根據單位與用戶之間的利益需求，建立起完善的管理體系。這種檔案管理模式的特點十分明顯，能夠將傳統的信息檔案積累工作完全地轉向為用戶提供完善的知識服務，其是在傳統的檔案服務上所進行的拓展和完善，并且也在一定程度上健全了檔案管理的服務職能。但是，它也存在一定的缺點，即需要大量的人力資源，并且在操作過程中，也會對事業單位內的其他資源的，形成較大的消耗量。因而，基于知識服務下的檔案管理模式，能夠為事業單位形成用戶檔案信息的管理系統，并通過這一系統加強與用戶之間的聯系，進而使得服務體系更加完善和合理，同時也能夠為單位的項目管理和決策提供方向依據。
二、基于知識服務下的檔案管理模式構建
（一）事I單位需要對檔案管理模式進行整體上的規劃和布局
在信息化時代，我國的事業單位，對基于知識服務的檔案管理模式的構建，需要從管理基礎和管理目標兩方面共同著手。在管理基礎的布局上，事業單位首先需要對現有的管理體制進行優化和完善，一個良好的檔案管理過程，必然離不開管理體制的科學有效。為此，事業單位可以對本單位的檔案管理部門進行組織結構上的優化，對其進行分層，將檔案管理的部分內容分別形成不同的工作板塊，進而使得整個檔案管理體系能夠科學高效地運行。其次，事業單位需要以知識服務為檔案管理工作的基本出發點，設立明確而有效的管理制度。由于基于知識服務的檔案管理機制，與傳統的檔案管理方法有著最為本質的區別，它的工作內容更多，且服務體系更為廣泛。因此，事業單位需要對檔案管理部門內的各個工作板塊，制定針對性的管理制度，確保每一個工作內容，都有一定的工作人員負責。最后，由于檔案管理模式的管理目標和方向發生了改變，因而事業單位也需要對管理流程進行創新，以促使其跟上事業單位整體工作的發展和變化。檔案管理的流程，需要包括檔案信息搜集、檔案整理、檔案分析以及檔案的檢索，在知識服務的基礎下，事業單位還需要為檔案的檢索設置相應的搜索引擎，以提高檔案的檢索效率。在對檔案管理的基礎進行有效地構建以后，事業單位就需要明確自身的管理目標，并以該目標為導向，進一步優化管理模式。對于管理目標的設置，事業單位要根據部門內工作人員的實際狀況，以及單位當前的事業開展需求，制定最為切實且能夠達到的管理目標，否則會嚴重降低工作效益。
（二）對檔案管理原則進行構建
1、管理目標原則。檔案管理的最基本功能在于提高事業單位的工作效率，為它的決策及管理形成依據。因而在企業構建檔案數據庫的時候，需要以自身的工作效率優化為目標。雖然檔案管理的工作內容，并不能為事業單位的工作產生直接的效益，但是，它可以從側面為事業單位制定具有一定價值的目標，并在達到這一目標的過程中，幫助單位事業工作得到迅速地完成。在基于知識服務下的檔案管理模式中，檔案管理的目標要隨著外界的變化而不斷進行優化和改進，只有這樣才能保障檔案管理目標長期具有較高的適用性，促使事業單位的工作進程更加合理有效?？傊?，事業單位的檔案管理部門，應當在時代的發展中，將先進科學的目標管理意識最為切實地貫穿到檔案管理的流程中，以充分調動部門工作人員的工作積極性，提高檔案管理的整體效率。
2、協調系統原則?；谥R服務下的檔案管理過程，本身是通過計算機信息技術實現對事業單位數據信息的管理過程。為了提高檔案管理的有效性，管理部門應當對管理制度、體制、組織結構進行合理地協調，確保它們的工作處于科學有序的狀態，進而形成明確的知識管理系統。為此，管理部門應當堅持協調系統的原則。首先，事業單位的檔案管理，應當與當前工作的方向和內容結合起來，為了更好地完成當前的工作任務，事業單位必須重視檔案管理系統協調的重要性，并將檔案管理工作與事業單位的整體工作流程完全地結合起來，進而使得檔案管理內容能夠符合其他部門的工作需求和進展，凸顯出更好的經濟效益與價值。其次，檔案管理部門應當重視管理制度的規范作用，與部門內部的組織結構相協調，兩者相互促進，使得檔案工作的工作體系趨于完善。最后，在協調系統的原則中，事業單位應當考慮監督體系的完善。雖然事業單位往往設有監督部門，但其的權利范圍過于分散，而且監督的重心也不在檔案管理上。為此，在檔案管理部門設置全新的組織結構時，應當形成一定的監督體系，并賦予這一體系監督檔案管理流程的權利，進而使得檔案的封存和數據搜集管理得到有效地監督，變得更加完善。同時，很多檔案管理部門的工作人員，在進行工作的時候，經常會由于自己的馬虎大意，而搞混一部分檔案，容易導致檔案的缺失。在這樣的狀況下，通過設置合理的監督體系，檔案管理部門能夠及時地發現這一問題，并進行迅速地更正，提高了檔案管理服務的高效性。
3、優化資源配置原則?；谥R服務下的檔案管理模式，主要通過計算機信息技術的運用而開展，因此，它需要事業單位對檔案管理部門配置一定的物力和人力資源，而且在知識服務的引導下，檔案管理工作已然得到很大程度上地拓展，僅僅保持原先的人力是不夠的，還需要增加一定的管理人員，以實現高效率的檔案管理工作流程。同時，事業單位還需要對現有的數據檔案資源進行分類和整合。之所以要進行分類，主要是由于新時期的事業單位工作項目和事務，所形成的信息記錄是相當繁瑣地，管理檢索起來十分地不易，要想實現以知識服務為導向的工作性能，檔案管理部門必須對這些檔案資源進行分類，以分別為不同的工作和決策提供有效的信息依據。而對檔案資源的整合，主要是由于事業單位的整體戰略規劃，需要實現對全部檔案資源的有效管理。而在傳統的檔案管理體系中，這些檔案資源的管理是十分分散的，存在相當多的問題。為此，必然需要進行合理地整合。在具體的整合過程中，事業單位的檔案管理部門應當對檔案資源從生成對歸檔的整個流程進行整合，同時也需要其他部門給予一定的支持和配合，進而形成檔案資源的科學轉化流程，提高事業單位的整體工作效率。
三、基于知識服務下的檔案管理模式創新方法
隨著時代的變遷，我國的事業單位紛紛加大了對檔案管理模式的創新，并且也采用了一系列的科學方法?；谥R服務下的檔案管理模式創新，主要是以知識服務為核心，所展開的檔案管理方法創新。為了提高檔案管理的效率，管理部門應當在知識服務理念的指導下，采取針對性的管理辦法，以優化檔案管理，提高部門的工作效率，并為檔案信息的用戶提供更加優質的服務。
（一）改變傳統的檔案管理理念
傳統的檔案管理工作，僅僅是為了管理檔案而進行管理，并沒有完善的工作方向和目標，而且缺乏一定的實效性。隨著以知識服務為基礎的檔案管理模式的建立，事業單位應當改變傳統的檔案管理理念，并將知識服務作為整體檔案管理工作的導向，以對事業單位的檔案管理體制和內容進行創新和完善。同時，基于知識服務下的檔案管理模式，應當充分尊重檔案信息用戶的主體性，以為他們的服務為宗旨，積極進行各方面內容的完善。因此，為了滿足用戶的不同需求，管理部門應當對這些檔案內容，以知識服務為選擇，進行科學的整理總結，進而使得檔案管理具有較高的靈活度，能夠適應外界的變化，為客戶生成更好的信息服務。此外，新時期的事業單位檔案管理，其工作的有效性會對事業單位的主體工作形成直接的影響，因而事業單位應當加大對其的重視度，合理完善其的工作內容，加強其與其他部門之間的聯系。
（二）對檔案管理工作進行業務和制度上的創新
新時期的檔案工作，所面對的檔案信息數據是相當多地，而傳統的檔案管理業務和制度，都已經不再適合這一工作的需要。為此，事業單位應當對n案管理工作進行業務和制度上的創新，具體的措施可以分為以下幾方面的內容進行：首先，適當拓展信息數據的搜集范圍。在傳統的檔案管理工作當中，管理部門所要搜集的內容并不多，主要為當前工作的各項數據。而在新時期的檔案管理工作中，需要將事業單位相聯系的信息、非正式文件資源、事業單位的工作規劃以及客戶信息，進行完善地搜集，因而它的搜集范圍是相當廣泛的。其次，檔案管理部門應當對檔案的分類方法設置創新的方案?；谥R服務下的檔案管理模式，需要對檔案管理的不同板塊工作內容進行分類，分類依據主要為信息數據的類型和使用主體。這種全新的檔案分類方法，相比以往的檔案管理分類工作，更加科學高效，能夠改善傳統檔案分類不合理的狀況。最后，事業單位應當對檔案的管理分析制度進行創新。在搜集完一份數據信息以后，并不能直接將其進行存檔，而應當優先審核其的價值，因而需要運用到一定的鑒定制度。而傳統的檔案鑒定制度過于籠統，所能產生的適用性十分低。在對其進行創新的過程中，需要設定明確的價值標準，以確保檔案的價值得到正確地評定。
（三）以知識服務為核心，引進先進的技術人員及設備
基于知識服務下的檔案管理模式開展，需要以一定的計算機設備為基礎，而且需要檔案管理人員具有相當高的專業素質。因此，事業單位要以知識服務為核心，引進一些以計算機為主的先進檔案管理，同時，為了較好地運用這些設備，事業單位需要對檔案管理工作人員進行適當地培訓，如果培訓的效率并不高，事業單位也可以考慮從外部引進一些先進的技術人員，以確保新時期檔案管理工作的有效性。同時，事業單位也可以科學地利用這些設備和技術人員，廣泛地搜集數據信息資料，積極做好數據信息的導入工作，并在數據信息形成切實的檔案資料后，合理鑒定檔案資料的價值，進而直接有效地提高檔案管理工作效率。
結束語
總而言之，基于知識服務下的檔案管理模式，為新時期檔案管理工作的改革和創新提供了全新的思路，事業單位應當加大對其地關注，以知識服務為基礎，積極采取針對性的方案和措施，進而最為有效地改善檔案管理工作，提升整體的工作效率。
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關于檔案管理的知識范文5
[關鍵詞]知識化角度 檔案 檔案管理 知識管理
伴隨著經濟的飛速發展，信息化時代已經到來，海量的信息開始涌入各個事業單位，大量的紙質或電子文件使檔案管理工作面臨新的挑戰。檔案是一個單位的內在基礎，檔案的管理將會很大的影響到單位的發展。所以我們要從根本上發展，就要在檔案管理上下功夫?，F在的檔案管理也是需要一定的技術的，我們要從知識化的角度去考慮它。下面我們就從知識化的角度對事業單位的檔案管理進行分析。
一、 有關檔案管理的相關知識
事業單位檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指事業單位人事部的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。事業單位檔案業務歸屬人事部，由人事部指定人員兼職負責。各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。事業單位檔案管理員按照國家有關規定，以及事業單位檔案工作制度、條例統一管理事業單位的檔案；各部門的檔案管理人員應參照事業單位的有關管理規定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。檔案管理人員要嚴格執行事業單位檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。事業單位檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
二、 檔案管理工作
檔案管理是建立事業單位制度的重要內容之一。主要包括“實體管理”與“信息開發利用”兩個方面的內容。即檔案實體管理為基礎，以信息公開為總之和方向，為各項工作提供憑證和參考作用。但是，據調查表明，占所有知識46%的檔案中蘊含知識，被很好的歸類，并及時提供給需要這些知識的人，從而發揮作用的只有12%，檔案蘊含著大量可待開發的隱含知識，因此，檔案管理工作面臨的問題不僅僅開發單位檔案的顯在信息，更為中國要的是發掘檔案中的隱含知識，將這一部分知識轉化為顯在知識，實現知識共享和知識創新。從這個角度來說，檔案管理和知識管理具有共同的目標和動機。
易度文檔管理系統是針對文檔管理中普遍存在的問題，基于知識管理的理念，開發的一套用于文檔資料管理、知識管理的軟件系統，幫助單位進行文檔的全生命周期管理。易度文檔管理系統適合于任何體系、任何規模的組織。易度文檔管理系統采用了領先的文檔權限控制和SSL傳輸加密技術，為單位中的個人、團隊以及部門提供海量文檔資料的安全集中存儲空間，支持文檔的共享和審核協作管理，并提供強大的文檔檢索機制。
三、檔案及知識管理
知識管理是事業單位的一種資源組織形式，可通過知識管理有效的采集、搜索一切對其有用或可能有用的信息與知識，并以最優的方式加以開發運用和創新，從而使得單位在現代競爭中獲得可持續發展的能力和機會。以計算機技術和現代通信技術為代表的技術革命變革了現代社會的信息環境，對作為人類記憶的檔案及其管理帶來了革命性的影響，檔案管理從實體管理、信息管理直至知識管理演進的過程，實際是檔案價值的升華和知識內涵的擴展過程，實現這一跨越對檔案管理工作至關重要。
三、 檔案管理促進知識管理
首先，檔案管理有助于沉淀、積累知識。隱性知識占知識資源的大部分，而且具有相當重要的價值。但是，隱性知識存儲于員工個人的大腦之中，難于管理。而進行了檔案管理就有利于解決這一問題，檔案管理能夠把隱性的知識轉化為顯性的知識，也就是隱性知識顯性化，即通過記錄將隱性知識“物化”于文件、檔案之中，更加便于管理。
其次，檔案管理有助于傳播、交流知識。信息、知識的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語言，二是書面。語言交流包括面對面的口頭交流、會議交流和電話交流。書面交流主要是指以文件為載體或工具的交流。而檔案管理就是一種書面的交流，突破了時間地域的限制，更加有利于知識的傳播、交流與共享。
檔案管理還有助于理解與挖掘知識。塞里·休斯說：“文件管理者能清楚地理解組織的知識基礎，而且長期涉及組織知識，他們可能比任何人更接近組織的智力資本。他們了解正在構建的信息、正在使用的信息、靜止或休止的信息。他們明白組織中哪些信息是當前的，哪些信息是至關重要的、重要的或不重要的?！彼詸n案管理者更能深入的發掘知識的內容。
總結：檔案管理與知識管理在管理對象、管理目的、管理流程、管理技術等方面相近相通；而又在管理層面、管理深度、管理范圍、管理側重點、管理特點等方面相差相異。檔案管理與知識管理相輔相成。知識管理可以拓展檔案管理的領域，提升檔案管理的價值；檔案管理可以促進知識的沉淀、積累、傳播、交流、理解、挖掘，加強知識產權的保護。所以要對事業單位的檔案進行知識化管理。
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關于檔案管理的知識范文6
摘 要：在信息時代，傳統意義上的開發利用因存在各種局限而難以向用戶提供滿意服務，把知識管理引入檔案工作中，分析兩者的關系，運用知識管理的理念和方法分析目前的檔案開發利用工作存在的問題，并提出對應的策略，以期更好的推動檔案實踐的發展與檔案學理論和知識管理理論的融合創新。
關鍵詞：知識管理；檔案信息資源；開發利用
1.知識管理與檔案開發利用的關系
知識管理理論一般將知識劃分為顯性與隱性，而檔案作為社會實踐的原始記錄，承擔了隱性知識的顯性化和顯性知識固化的作用，因此，檔案具有知識屬性，檔案信息資源中包含了對組織和個人十分重要的亟待挖掘的知識。
筆者認為，用知識管理理論指導檔案信息資源的開發利用就是要用知識管理的理念武裝檔案工作者的頭腦，促使檔案工作者成為知識工作者，把檔案部門作為一個知識管理和交流創新的平臺，成為知識的加工者、分享者、服務者，把檔案信息服務提升到知識服務的層面上來，從而做好開發利用工作[2]。
2.傳統的檔案開發利用存在的問題
2.1 利用的意識淡薄
檔案的利用是檔案工作的重要環節，對于檔案館來說，做好檔案的利用工作，不僅是實現檔案價值的重要途徑，更是檔案部門賴以存在和發展的重要基礎。但目前，一方面，檔案工作者主動提供利用的意識不強，檔案工作多重視收集和保管，利用上以被動等待為主，缺少以用戶為中心的服務思想。另一方面，公眾利用意識不足，社會檔案意識淡薄，許多人對于檔案有何價值，如何利用檔案解決工作學習上的問題不清晰、不了解，利用檔案的熱情不高。
2.2 利用方式單一
目前大多數檔案館提供的信息利用方式處于初級階段，多是以利用者到實體檔案館查詢記錄為主，并提供檔案的題錄、文摘等基礎性在線查詢服務。這種落后的服務理念和服務方式也很難適應社會的利用需求。
知識經濟時代，用戶關注的已不再是簡單的獲取文獻而是如何從繁雜的信息環境中找到能解決所面臨問題的信息內容，并將這些信息融化和重組為相應的知識或解決方案。單一的利用方式必然限制檔案利用工作的開展。
2.3 開發的寬度不夠
表現為重視顯性信息的開發而忽視隱性的信息、知識。大量的信息和知識不僅存在于文件或檔案庫中，也根植于各類組織日常管理、生產運行的程序、慣例以及規范之中，更有一大部分存在于組織成員的頭腦中。傳統的檔案開發工作，往往限于檔案的定期接收，缺少主動開發，缺少對隱性信息資源的挖掘。
檔案開發工作除了要對顯性的帶有知識性質的檔案信息進行開發外，也應該盡可能的對分布在個人或不同部門中的片段式的知識資源進行開發，避免因單一形式的檔案開發客體而流失一些珍貴的知識信息[3]。應該注重廣泛的收集、開發那些零碎、隱形的信息。
2.4 開發的深度不足
檔案信息的開發多以一次開發為主，即收集、分類、立卷、排列、編目、鑒定、編制檢索工具以及統計等基礎性工作，少部分深層次開發就是傳統的檔案編研，缺少對于包含有知識的檔案信息的深入挖掘。難以滿足用戶對相關知識的需求。對于某個主題或類別的檔案，只有從更加深入的層次去思考檔案信息內容以及與其相關的知識分布，才能使相關檔案信息最大限度地集結在一起，才能進行深度加工，成為系統、全面的知識成果。
3.知識管理指導下檔案開發利用的策略
3.1 加強檔案宣傳培訓，提高檔案利用意識
檔案工作歸結起來需要人去做，要加強隊伍建設，加大檔案宣傳，從檔案工作者和檔案用戶兩方面提高檔案意識。
第一，把好入口，強化培訓，建立高素質的人才隊伍。明確檔案開發利用工作是一項以專業知識為基礎的不同于機械性和體力勞動的工作，樹立檔案工作是知識工作，檔案利用是向用戶提供知識服務的觀念，營造學習知識、分享知識的良好文化環境，促使館員有意識的創新開發利用工作。
第二，因地制宜開展檔案宣傳工作，助力社會檔案意識的提升。除了利用網絡，多方式的、長期的開展檔案宣傳外，要充分認識到，滿足用戶的利用需求，就是最好的宣傳。做宣傳工作，不能僅依靠幾場展覽，幾個網頁，更多的是要思考如何提供利用。要針對用戶的不同需求，提供小眾化的信息知識服務，對服務窗口和平臺精心設計，將知識性和趣味性相結合，推送一些貼近大眾生活的通俗易懂的宣傳材料，消除檔案與公眾生活的隔閡。
3.2 推動檔案信息化建設，創新檔案利用方式
創新檔案利用方式，使以用戶到館查詢為主的利用轉變為以應用信息技術提供檔案產品為主的方式，要做到這一點，必須要建設數字化的信息資源庫，并著力打造檔案館網站。
一是推動紙質檔案數字化、信息化。具有相當數量和規模的數字化信息、知識是實施知識管理的前提條件。一方面，檔案館應加快檔案數字化與信息化建設，快速、準確、有計劃、有步驟地變紙質檔案為數字化的檔案信息；另一方面，檔案館應加強與科研單位、其他檔案館、圖書館等信息機構的聯系，通過對多方數據資源的整合，及時更新與補充數據庫資源。
二是著力打造檔案館網站。在服務理念上，檔案館網站要從“宣傳型”、“展示型”轉變為服務型。樹立檔案館網站只有為用戶提供信息乃至知識服務才是它最大價值所在的觀點。在服務內容上，要主動提供多途徑的檢索方式，根據對用戶的分析提供針對特定服務人群的信息服務。在網站設計上，做到版式欄目設置合理、色彩搭配和諧、操作簡單直觀。
3.3 注重對隱性知識的挖掘，拓展檔案開發寬度
隱性知識一般存在于人的思維之中，注重對隱性知識的挖掘，需要檔案部門加強與其他單位部門的協同合作。首先，可以利用網絡平臺，建設知識和經驗的共享機制。使得不同的人員都可以在網絡上分享自己的體驗、經驗和知識。其次，檔案部門加強電子文件的收集與管理，對網絡上相對顯性化的信息進行收集、整合。
3.4 建立特色專題檔案庫，延伸檔案開發深度
檔案開發寬度的拓展并不代表開發深度的延伸。通過檔案編研和對檔案知識的整合加工形成專題檔案庫。專題檔案庫能將檔案的歷史價值充分體現出來，形成知識密集型的服務內容從而很好的解決這個問題。專題檔案庫的建設應根據館藏特色和地域特色，收錄有價值的連續性歷史事件相關資料，可以是對某一問題的系統探討，也可以是對某一事件、某一歷史人物的專題介紹，通過對數據庫中的信息進行鑒定、取舍，并充分利用先進的數據庫技術進行整序和重組，把零散的，已經顯性化的知識再加工，形成系統的知識產品。這一活動過程必然需要檔案工作者投入大量的精力和時間，而這種凝結著檔案工作者勞動的知識產品就是檔案深度開發的產物[5]。
實踐發展是理論進步的源泉，檔案開發利用中對知識管理的運用也會為整個檔案實踐和檔案理論開拓一片新天地。
（作者單位：安徽大學）
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