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畢業生檔案管理辦法范文1
關鍵詞：高職院校；學籍檔案；管理
中圖分類號：G717
文獻標識碼：A
文章編號：1673－2111(2009)04－053－03
作者：胡婭麗，湖南體育職業學院辦公室；湖南，長沙，410014
學籍檔案管理是教學行政管理的重要內容，它對學校領導和教師全面了解學生情況，并及時改進教學管理和教學方法均起著重要作用。教育的進步，高校改革的深化，對學籍檔案管理工作的嚴肅性、準確性和適時性，提出了更新、更高的要求。因此，學籍檔案管理人員要不斷的研究學籍檔案管理過程中的新問題，拓展新的工作途徑，充實新的工作內容，尋找新的管理方法，以適應新形勢的需要。
一、高職院校學籍檔案的主要內容和主要作用
(一)高職院校學籍檔案的主要內容
學籍檔案是學生從入校到畢業分配的整個在校學習過程的原始記錄，是學生在校期間學習、考試、實習和社會實踐等一系列教學活動中直接形成的具有保存與利用價值的文件材料。依據根據《中華人民共和國檔案法》和國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》，結合高職院校的實際情況，高職院校學籍檔案主要包括：(1)招生計劃、新生名冊等；(2)在校學生名冊，新生登記表，學生學籍卡片、考試成績卡，學生學籍變更(休學、復學、轉學、轉專業等)的材料；(3)學生職業技能培訓參訓情況和所獲證書統計表；(4)各年級實習計劃和實習單位合同、學生實習情況、實習報告和實習成績；(5)學生獎懲材料：獲獎、評優、處分等；(6)畢業證書和發放登記表：(7)畢業分配單位統計表和簽約單位合同；(8)擴展材料――畢業生跟蹤調查統計情況：使用單位對畢業生質量的意見、畢業生社會滿意度調查、優秀畢業生情況和典型事跡等。
(二)高職院校學籍檔案的主要作用
學籍檔案對個人、學校和社會都具有重大價值。(1)對個人而言，學籍檔案記錄的內容是評價學生在校表現和學習情況的依據。因此，學生在校期間，通過了解學籍制度，可以明確努力的方向、規范自己的行為，并有意識地遵循有關規則，從而促進良好學風的形成。學籍檔案作為學生在校期間真實情況的證明，學?？蓳藶閷W生開具相關證明。(2)對學校而言，學籍檔案的建設是學校基礎性建設之一，學籍檔案的管理是學校日常管理的重要部分。好的學籍檔案管理制度可引導教學活動的有序進行，有效降低學校管理成本。?學籍檔案管理工作的規范化、科學化和標準化水平在一定程度上體現著高職院校的教學管理水平。加強學籍檔案的管理，可大大提高職院校的管理水平。(3)對社會而言，學籍檔案是用人單位挑選人才的重要參考依據，學籍檔案的完整性、真實性在一定程度上影響單位對學生的評價。此外，用人單位對畢業學生的反饋情況進行統計分析和評價，可以為學校擬定人才培養方案提供重要依據，有助于促進高職院校向社會輸送全面發展的、社會迫切需要的合格人才。
二、高職院校學籍檔案管理的現狀
高職院校對學籍檔案工作在宏觀上普遍比較重視，現在許多高職院校不僅安排政治素質好、責任心強、學歷高的同志從事檔案管理工作，而且提供了比較完備的硬件設施條件。但是，高職院校學籍檔案管理在微觀的具體管理上，還存在不少問題，主要體現在以下幾點：
(一)學籍檔案自身的問題
1、學籍檔案繁雜：這是由目前高校自身的教育形式決定的。許多高校不僅有學歷教育，還有非學歷教育。學歷教育又分脫產學習的全日制教育和業余學習的成人教育，成人教育又包括大專教育、專升本教育、遠程教育。非學歷教育的名目則更多，如短期培訓、單科教育、證書教育、職業技能認證等。而每個學員的個人檔案又包括新生錄取審批表、登記表、名冊(含照片)、學籍變動檔案(如轉學、休學、復學、轉專業等)、在校各科成績登記表、畢業生登記表、短期學員名冊、成績冊、結業名冊等。如此，學員從入學到畢業所形成的學籍檔案材料就相當繁雜。
2、學籍檔案缺損：高職院校學籍檔案的缺損表現在材料不齊全，不完整。有些學院、分校在填寫學籍檔案材料時，沒有逐一填滿；有的竟然在畢業生名冊上沒有填寫畢業生情況，給日后的學歷核實、查找帶來了困難。
3、學籍檔案模糊：學籍檔案除漏填現象比較嚴重之外，另一個嚴重的問題是填寫時書寫不工整，字跡潦草，而且多處有涂改的痕跡。有的用圓珠筆或鉛筆填寫，時間長了檔案內容往往模糊不清、難以辨認，客觀上削弱了高職院校學籍檔案的憑證效用。
(二)學籍檔案管理問題
1、學籍檔案整理不規范：主要存在以下幾種情況：一是編排混亂，同一學院的檔案材料年度互相穿插：二是組卷、裝訂不規范。組卷沒有嚴格規定，沒有按學院(或分校)、系、專業的層級關系組卷，有時兩、三個系、或幾個專業一起組卷。
2、學籍檔案管理不嚴：在學籍檔案里竟然發現有假材料，還有篡改學籍的現象，嚴重違背檔案真實性的特點。每年開展干部學歷、學位檔案核查，檔案部門就可能發現不少假畢業證書、假證明。這雖然絕大多數是社會上不法分子的行為，但是與高校部門操作不當、管理不嚴也有一定的關系。
3、學籍檔案檢索不先進：高校自2001年實施《高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規定》之后，1991年(含1991)以后的學籍全部實行網絡化管理，電腦檢索，查詢十分便利。但1991年前的學籍檔案資料卻仍是手工查找，加上以前的檔案資料雜亂、不規范，使得查找相當困難。
三、對高職院校學籍檔案管理的幾點思考
(一)增強學習意識：既要學習相關的黨的路線、方針、政策和法律法規，以保證工作中能依法辦事，又要掌握計算機技術、統計分析等專業技能；既要堅持孜孜不倦地自學，又要虛心向老同志請教；既要加強理論知識的學習。又要積極參加實踐鍛煉。
(二)增強服務意識：學籍管理工作事關學校的發展和學生的前途，學籍管理工作者必須時刻牢記黨的全心全意為人民服務的宗旨，在工作中擺正心態，絕不能唯利是圖。
(三)增強政治和法律意識：學生學籍管理有著嚴肅性和規范性的特點，學籍管理工作者的一切行為都不能違背黨的路線、方針、政策，不能違背國家的法律法規。同時，必須時刻保持清醒的頭腦，認清學籍管理工作的嚴肅性，自覺抵制不良風氣的影響。
(四)增強創新意識：在學籍管理工作上，一些舊的學籍管理文件、學籍管理方法和學籍管理手段，已經不再適應時展的需要，必須大膽改革。學籍管理工作 者要勇于探索、敢于創新，淘汰不適應要求的舊方法和舊手段，把新的管理方法和手段運用到學籍管理工作中。
(五)增強統計分析意識：學籍管理工作者應該用好統計知識和統計分析手段，及時、真實、準確地為學校有關領導提供有關學生的學習成績分析、教學計劃的調整和完成情況的資料統計以及分析結果，以便領導能采取有效措施，保證教學質量的不斷提高。
(六)運用好現代化技術：學籍管理是一項嚴謹細致的工作，許多信息用手工處理非常困難，為此，可以運用適合實際需要的計算機軟件，并通過計算機網絡技術對學生的學籍進行管理。
四、高職院校學籍檔案的管理辦法
正確認識目前高職院校學籍檔案管理中存在的問題，制定科學的管理方法，就顯得尤為重要。高職院校有關職能部門應切實加強和完善學籍檔案管理工作，著重做好以下幾方面的工作。
(一)不斷完善管理制度
隨著高等教育的不斷發展，學生學籍管理部門必須結合具體情況，對細則進行適當合理的修訂，使之日趨完善。不斷完善管理制度實施細則，對學生提出更高、更符合時展的要求，以便更好地保證學生素質的提高。
(二)做好原始材料的收集與整理
學籍檔案具有周期長、頭緒多、問題雜的特點。為了確保歸檔材料的準確性、真實性，必須從原始材料的收集整理做起。要做好這一工作，要做好以下幾點：一是要重視學籍檔案和檔案工作的重要性，增強責任感，使各部門上報的有關材料、數據準確無誤，真實可信。二是要加強管理，從嚴要求。對各部門教學管理人員，職能處、室與學籍檔案工作有聯系的工作人員，要加強管理，責任到人。明確應該收集什么材料，何時上交，以保質保量，按時完成。三是要建立相應的規章制度，獎懲分明，調動有關工作人員的積極性。四是要根據不同檔案的分類，設計相應的材料收集上報表格，以便及時匯總，歸入檔案。
(三)加強學生考核管理工作
在對學生的考核中，注意健全和完善考核命題制度，加快考試科學化進程；不斷改進考核方法，實行教考分離制度，并實行口試、論文答辯、演講等多種考試形式；加強考試和考場管理的規范性和制度化，對考試中的違紀行為要及時、嚴肅處理；認真組織好集中閱卷登分工作和緩考、補考工作。
(四)做好學生成績管理工作
做好學生平時成績的登載檢查工作，對學生缺考、作弊、補考科目一定要如實記載；對學生各科考核成績要按照教學計劃要求和學籍管理辦法規定進行登記，并載入學生學籍管理檔案；對成績的查詢、修改一定要嚴格履行學籍管理規定的手續。
(五)做好學籍異動工作
在對學生進行學籍異動處理工作中，要嚴格執行學生學籍管理辦法的有關規定。不管是留降級還是退學處理，都必須堅持“教育先行”的主導思想，要把相關處理看作是教育手段，鼓舞學生進步，而不是機械的處罰，讓學生厭學。
(六)做好畢業質量把關工作
畢業生檔案管理辦法范文2
關鍵詞：高等院校；檔案管理；管理方式
1、 前言
高校學生檔案是高校檔案群的一個分支，是高校學生在學習、學校生活和社會實踐活動等形成的文件材料，真實的記載了一個學生從高中到大學學習期間的德、智、體、美、勞等方面的情況。它不僅包括學生的簡歷、成績表、教師鑒定評語，還包括學生的獎懲材料、健康體檢表、干部登記表、黨、團組織材料等。2008年9月1日，國家教育部、國家檔案局頒發了第27號令《高等學校檔案管理辦法》，明確把高校學生檔案列入高等學校檔案的管理利用范圍，為新階段高校學生檔案的管理提供了新思路、新機制，也為高校學生檔案的規范管理提供了基本法規。隨著我國高等教育事業發展迅猛，使高校學生檔案管理工作實現專業化、規范化已經成為高校學生檔案管理工作人員的一項重要職責，科學規范地管理學生檔案也已成為高校檔案部門的一項重要任務。因此，對高校學生檔案管理進行研究，使之適應教育體制和就業制度改革具有十分重要的意義。
2、當前高校學生檔案管理工作中存在的突出問題
（1）檔案意識淡薄，檔案管理人員忽視了日常資料的收集和積累
隨著高等教育的飛速發展，高校領導越來越重視教學、科研及學生管理，而學生檔案管理工作常常處在很少有人問津的地位。在高校檔案管理中往往沒有配備專職人員與充足的經費投入，沒有必需的檢查和監督，更沒有將學生檔案管理的好壞與部門的業績掛鉤，檔案工作人員的專業素質也參差不齊。學生檔案往往成為相關管理部門的附帶任務，對學生檔案管理工作造成不良影響。其次，學生大多缺乏檔案意識，對自己的檔案不關心。筆者在檔案管理工作中發現，學生在填寫歸檔材料時不認真、不仔細，經常出現姓名與身份證姓名不符的現象。
（2）學生檔案的收集整理體制不規范
高校學生檔案主要有以下3種管理模式：由各院（系）管理、由學生處管理、由學校檔案機構管理。大多數高校學生檔案的管理由學生管理部門進行統一管理，并將學生檔案的整理交由院系來完成。但由于高校學生檔案管理缺乏相關的規定，許多高校尚未形成一套規范、科學的管理制度和工作流程，導致了檔案整理隨意性增大，各個院系評價的尺度不一，歸檔材料缺乏統一協調、把關不嚴，檔案移交手續不規范、不嚴密，容易泄漏檔案內容，嚴重影響了學生檔案工作的質量。
（3）學生檔案管理方式落后，信息化技術利用較低
隨著高校在校學生人數的不斷增加，高校學生檔案材料遞增，而現階段我國大部分高校未能形成一套行之有效的學生檔案管理應用軟件，學生檔案的管理基本上還處于傳統的、手工操作的實體管理模式中，學生檔案仍以紙質檔案為主，這與高等教育的迅速發展、高校學生檔案管理工作日趨復雜的現狀不相適應。
（4）缺乏畢業生后續檔案管理
隨著高校畢業生就業制度的改革，國家不再對高校畢業生進行分配。同時，學生的就業觀念和就業方式也發生了很大的變化，很多學生愿意去外資、合資、私營企業工作。統包統分時代的學生檔案寄往畢業生生源所在地的人事局，而現在生源地的人事部門沒有保管畢業生檔案的權利和責任，忽視對高校畢業生檔案的管理，加上轉遞環節復雜，導致一些學生檔案丟失。而畢業生工作的企業不具有檔案人事權，加上私人企業只管聘任用人，不需個人檔案，因此，出現了許多學生畢業后人檔分離的局面，造成高校很難對畢業生就業狀況進行了解，很難了解用人單位的需求，造成畢業生后續檔案很難跟蹤調查。
3、提高高校學生檔案管理工作水平的一些建議
（1）領導重視，強化師生檔案意識
做好高校學生檔案管理工作是關系到高校全面推進素質教育、向社會輸送合格人才的大事。強化檔案意識，首先領導要重視，強化學生檔案管理意識，提高學生檔案管理地位。按照《高等學校檔案管理辦法》要求對檔案材料形成部門提出具體要求，認真落實檔案管理所需的人員、經費、設備等問題，明確責任，定期進行規劃、部署和監督。其次，加大宣傳力度，讓學生本人增強檔案意識。要讓學生充分認識檔案的重要性，關心自己的檔案，使他們做到準確、完整、規范填寫個人檔案。
（2）制定規章制度，規范學生檔案的整理
要保持學生檔案的成套性和完整性，就必須建立一套完善的學生檔案管理制度，實行規范化管理。學生檔案的管理應有一個指定的歸口部門進行統一管理，并指定院系專人負責，實行統一要求。首先，建立嚴格的檔案登記制度。新生一入校，管理人員就要對其檔案認真登記、整理，核實檔案材料是否齊全。其次，制定學生檔案管理制度、借閱制度。學生檔案的保管要專人管理，專柜專用，根據專業、年級等分門別類。嚴格借閱登記手續，防止學生檔案損毀、丟失。
（3）充分利用先進技術，改革陳舊落后的管理方式
隨著計算機網絡的迅速普及，傳統的手工操作已遠不能適應現代檔案管理的需要。因此，高校學生檔案管理要與時俱進，要加大投入力度，建立學生檔案數據庫，實行網絡化管理體系，提高學生檔案管理工作現代化水平。其次，利用計算機、掃描儀等現代設備，將學生的基本信息輸入計算機，使學生檔案數據化，減輕檔案收集、整理的工作強度。同時，利用高校校園網的使用，方便學生檔案的檢索查閱，提高檔案的利用率。此外，建立學生檔案數據庫可以為用人單位提供最捷徑、最準確的畢業生檔案信息，可以實現畢業生電子檔案快捷、方便的轉接。
（4）嚴格畢業生檔案的轉遞工作，并建立畢業生信息反饋檔案
當前高校學生就業，實行的是用人單位與畢業生雙向選擇的體制，對于已經找到工作的學生，設置合理的傳遞方式和周密的傳遞環節，嚴格傳遞手續，以防畢業生檔案丟失。對沒有保管畢業生檔案權利的私企單位，要求當地負責管理檔案材料的人才交流服務機構為畢業生辦理掛靠手續。對于沒有就業單位學生的檔案留在學校保管，待確定接收單位后再進行轉遞。但是要告知學生，學校免費為其保管二年之后，檔案仍在學校的，學校自動將其檔案轉往當年畢業時戶口所在地區的職業介紹所保管。其次，建立畢業生信息反饋檔案。大學畢業生信息反饋檔案，不僅可以了解畢業生參加工作后的情況，用人單位現階段對專業建設和人才的實際需求，而且可以為在校學生提供相關的就業信息。
4、 結束語
高校學生檔案管理工作是一個復雜的系統工程，但是這項工作又關系到每個學生的切身利益。因此，學校領導一定要從思想上高度重視，建立健全并嚴格執行各種規章制度，提高檔案管理人員的素質，并積極采用現代化、數字化的管理方式和手段對學生檔案進行科學、規范的管理。（作者單位：西安財經學院行知學院）
參考文獻：
畢業生檔案管理辦法范文3
【關鍵詞】普通高校；學生檔案；管理
在市場經濟及人才市場的影響下，高校畢業生由最初的統一分配轉變為“雙向選擇”，學生在畢業之時自主進行選擇，或升學或創業或就業。選擇多樣化增加了檔案管理的難度。另一方面，大多數學生無檔案意識，在離校前不關心自己的檔案去向，投遞信息變化后不能及時告知檔案管理人員造成檔案無法寄出。普通高等學校學生檔案如何高效、有序管理是現在高校面臨的普遍問題。
一、高校學生檔案管理存在的問題
（一）歸檔內容不全。學生管理工作中，教職工普遍沒有檔案管理知識，學生檔案中多數只裝入學生基本的檔案內容。學生檔案記載了一個人成長發展的過程，它包括了在校期間的生活學習情況，如高考記錄、學員鑒定、成績總表、畢業生登記表、入團入黨材料等等，但是學生在校期間獲得的獎勵、懲處等材料大多沒有裝入學生檔案。學生個人在簡歷中填寫的獎懲情況缺少支撐材料，其他關于學生創新能力、實踐能力、技術能力等材料也沒有裝入其中。
（二）管理手段落后。高校在校學生檔案的管理，多為各院、系、部自行管理，班主任或輔導員為直接管理者，每個學生的檔案為手工操作管理，在增加內容或信息變動時不能及時反映。管理手段落后，缺乏專業性、技術性?，F有的檔案管理方式與現代化的高等教育快速發展相比已越來越不適應。
（三）畢業生檔案滯留現象嚴重。學生在校期間沒有受到關于檔案知識的教育，對檔案的內容、功能、管理、寄存等認識模糊，學校在學生畢業時也不告知檔案去向。就業時到需要檔案的單位才去了解自己的檔案在何處、該如何提取等問題。剩余的就成了“棄檔族”，造成了人、檔脫離的現象，檔案滯留現象嚴重。
（四）檔案意識不強。1.教職工檔案意識不強。大多從事學生管理工作的教職工沒有檔案管理方面的專業學習，學校統一通知要給學生裝檔案的材料就統一給每一位學生裝入檔案袋中。屬于“批量生產、批量管理”，沒有注意個別學生其他需裝入檔案袋的材料，造成學生檔案不完整、不齊全。2.學生檔案意識不強。由于現在就業方式的改變，很多用人單位只和學生簽訂勞動合同，注重的是畢業證、學位證等，而戶口和檔案要掛靠到人才交流服務中心；一些畢業生沒有固定在一個單位工作，流動性大，畢業后沒有完整的工作記錄，檔案長期放置學?；蛉瞬沤涣鞣罩行亩鵁o法建檔。有的學生畢業前的實習單位和正式畢業后的單位有變動，不及時告知學校，造成檔案投遞無法寄出，或原單位收了檔案沒有轉遞到新單位，造成檔案丟失。
二、普通高校學生檔案管理問題的成因分析
（一）學生檔案管理崗位職責不清。檔案管理人員時常變動，人員變動過程交接不清楚，崗位職責落實不到位。輔導員或班主任檔案管理知識欠缺，致使管理檔案存在漏洞較多。學生流動性強，信息更新、處理不及時。
（二）學生就業方式多樣化。畢業生擇業方式多樣化，檔案的投遞需要機要局進行轉遞，但是機要局規定接收機要件的單位必須是縣團級以上的黨政機關和企事業單位的教育、人事部門，這就對檔案投遞產生了不小的限制。
（三）檔案管理不受重視。檔案管理規定要確保庫房有防火、防潮、防盜、防光、防塵、防鼠、防高溫等措施，庫房要安全、堅固。保持庫房的清潔，溫度控制在14攝氏度到24攝氏度，相對濕度控制在45%-65%。但是在很多高等院校中，學生檔案堆放的庫房通常較潮濕、清潔工作不到位、無防火防潮等設備。無專門的學生檔案管理經費，使檔案工作處于無發展狀態，與日趨高速發展的教學管理不相適應。
（四）學生個人不重視。根據《高等學校學生檔案管理辦法》（試行）中的第七章第二十九條第四小條規定：學生個人不能查閱自己的檔案材料。學生從建檔之初就從來沒有看見過自己的“神秘”檔案，不能引起學生足夠的重視。還有的學生認為自己畢業后所從事的工作或單位不需要檔案，自己的檔案記錄“不漂亮”，更不愿意把檔案轉走，使其成為“無頭檔案”。
三、學生檔案管理探究
（一）將學生檔案管理知識納入學生入學教育中。在學生進入高校時，組織學生學習個人檔案中涉及的檔案內容和分類；檔案的管理范圍、檔案的利用制度、學生檔案的轉遞等相關學生檔案管理制度、章程。一是讓學生知道檔案的重要性，引起足夠重視，二是讓學生知道在校期間哪些材料需要裝入檔案中，提前做好準備，主動將材料交到學生檔案管理老師處，信息變動時及時進行報告，畢業時將檔案轉到單位或人才服務交流中心，保證檔案的安全、不丟失。
（二）明確檔案管理人員的工作職責。學生檔案管理實行統一管理，由至少2名專人負責，在其中1人變動時保證檔案工作的連續性。每年進行一次登記和統計，并認真核實，發現問題及時解決。
（三）保障檔案管理建設經費。檔案管理要求嚴格的庫房管理條件，要保證檔案庫房達到要求，就必須保障經費。除檔案工作所需硬件設備外，檔案庫房還必須配備加濕機、除濕機、空調、滅火器等設施設備，有條件的學校還應該配備密集架進行檔案存放。
（四）學生信息數字化。在學生畢業前夕應將學生在校的德、智、體主要表現和學生歷年成績輸入計算機，在紙質檔案投遞出去以后保證學校留存學生的個人信息，若學生檔案因各種原因丟失學?？梢蕴峁┭a辦檔案業務。 （下轉第133頁）（上接第148頁）
（五）遺留檔案的處理及時處理。大多數學生在畢業之后能順利地將檔案轉遞到學生工作的單位或人才服務中心，除此之外還有退學、因故死亡、休學等其他學生在尚未畢業就終止學業的，其檔案應分類管理，不能直接投送到人才服務中心。
【參考文獻】
畢業生檔案管理辦法范文4
___________同學已被（在）我院___________專業錄取（就讀），根據我院《學生檔案管理辦法》，請貴處將該同學的檔案轉至我院招生就業處。
玉溪師范學院招生就業處
年 月 日
調檔函范文（二）
________：
因工作需要，商調貴處___（檔案號：___）等___名同志到我公司工作，如蒙應允，請將其人事檔案轉遞至我部，待研究后函告。
多謝合作！
___公司人事部（公章）
年 月 日
畢業生調檔函范文（三）
____大學研究生院：
_______同學是我校_______屆本科畢業生，由于該同學檔案尚在整理中， 需等到__月份該生離校時將檔案寄往貴單位。該生成績合格，沒有欠費，能夠按時畢業，特此證明。
（單位蓋章）
年 月 日
研究生調檔函范文（四）
___________大學：
您單位___________同學報考我校____年碩士研究生，現已擬錄取，請將該生人事檔案于__月__日前（開學前），寄至：___________大學___________學院學生工作辦公室（郵編___________）。以便我們審查，審查合格檔案不再退回；如按期檔案未到，不予錄取，后果自負。
多謝合作！
畢業生檔案管理辦法范文5
【關鍵詞】高校 學生檔案 管理
一、高校學生檔案管理中存在的問題及其原因
1.缺少合理完善的學生檔案管理機制。目前，高校學生檔案管理缺少明確的法律和制度依據。制度的缺位制約了高校學生檔案管理水平的提高。除《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規范》及《高等學校檔案管理辦法》外，教育部當前還沒有一部針對高校學生檔案管理的系統性、具體性、可操作性的制度，更沒有明確規范的管理標準。因此，造成大多數高校學生檔案管理部門職責不清，管理混亂的局面。
2.檔案來源缺少統一規范的標準，造成學生檔案內涵不能實現標準化。目前，教育部尚沒明確考生檔案標準化內涵要求。不同省市考生檔案內容各異、五花八門，有的省市考生檔案內容豐富：有考生報名登記表、考生志愿表、考生體檢表、高中畢業生登記表、高中生學籍卡片等，而有的省市考生檔案中只有高中學籍卡片或學生成長記錄冊、高中學生發展報告等名目。但對于考生檔案中到底應具備哪些材料，教育部沒有明確規定。學生畢業后，用人單位則以較全面、豐富的學生檔案來要求，致使部分畢業生返校要求學校補充檔案內容，而實事上對于高考檔案材料，學校只能以各省招生辦所寄檔案材料填充，對于考生檔案中缺少的材料，高校也無能為力。因此，教育部應從高中階段的檔案內容開始規范要求。由于高考檔案材料各異，造成高校建立學生檔案時無法標準化要求。
3.檔案管理人員的業務管理水平尚處于初級階段。高校學生檔案管理員素質直接關系到高校學生檔案管理工作的質量，而大部分高校沒有專職檔案管理人員，多為兼職，且人員變換頻繁，隊伍薄弱。高校領導及職能部門重視程度不夠，各檔案收集部門配合不力，加之檔案管理人員缺乏專業培訓，檔案知識欠缺，管理意識淡泊，管理模式陳舊，管理手段落后等等原因造成學生檔案丟失、管理混亂、檢索困難等情況發生。檔案管理水平的好壞，取決于檔案人員的主觀意識和業務水平。目前的管理水平僅僅是簡單的收集、整理、登記、裝訂、歸檔的初級階段，相距現代化的檔案信息化管理模式的實現較遠。
4.學生檔案收集、整理的動態化管理制度尚未建立。學生在校學習期間的獎懲材料、借貸和還貸情況、學籍異動材料、思想品德評定等材料是逐步形成，逐漸歸檔。而大多高校學生檔案管理從入校時初步建立（即高考檔案內容）后，中間過程靜止，只至畢業前方從各部門收集整理。幾年的學習過程中，由于輔導員的變動或部門老師管理意識淡泊，致使學生檔案材料不全或丟失。因此，最終的畢業生檔案中能夠反映學生學習過程、思想品德、創造性思維的材料太少，使用人單位無法從檔案中全面了解學生的在校學習過程。
二、加強高校學生檔案管理工作的對策
1.建立合理完善的學生檔案管理機制。高校應明確學生檔案管理主體部門，隸屬于學生學籍管理部門，實行檔案分級管理。按照“分級管理、分級負責，誰主管、誰負責”的原則，從“有利于學生檔案收集，有利于學校規范管理，有利于學生檔案信息化管理，有利于學校的科學發展”出發，建立“學校黨政統一領導，職能部門統籌協調，相關部門齊抓共管，二級學院和輔導員具體落實，全校師生參與監督的學生檔案管理工作運行機制。學校校長是學生檔案管理工作第一責任人，對學生檔案管理工作負全面領導的責任；分管學生檔案工作副校長是學生檔案管理工作直接主管責任人，承擔領導、協調和監管責任。學校學生檔案管理部門為學生處，負責人承擔組織實施責任；教務處、招生就業處、二級學院負責人是學生檔案管理工作直接責任人，二級學院的學生檔案管理人員負責本院學生檔案編目、整理、歸檔工作，輔導員是學生檔案收集、造冊、整理、移交的具體責任人。這樣才能有效地解決高校目前學生檔案管理中各自為政的問題，才能做到學生檔案管理工作中的“形散神不散”。
2.規范高中檔案，建立高校檔案內涵規范化要求。高校學生檔案是國家人事檔案的部分，是大學生在校期間學習、生活及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據，更是每個學生由學校走向社會的重要人生履歷。因此，高校學生檔案內涵一定要規范、標準。首先，要從檔案來源開始規范。其次，雖然目前教育部沒有具體的學生檔案管理規定，高?？筛鶕斍案叩冉逃母锖痛髮W生就業工作的整體形勢，再結合學校的實際情況，制定出適合本校的具針對性和操作性的學生檔案管理辦法、實施細則，明確任務目標和歸檔范圍，細化檔案的生成、組檔、轉遞等各個環節的規范化要求，提高學生檔案標準化和規范化水平。
3.加強檔案管理意識，提高檔案管理人員素質。眾所周知，管理水平決定管理質量，而管理質量的好壞又決定于管理人員的綜合素質。高校要真正實現檔案管理信息化的目標，首先要給檔案員制訂考核目標，促使檔案員做到業務精通、愛崗敬業。其次，高校要根據檔案信息化發展需要，對檔案員進行業務培訓，不僅對檔案專業知識理論進行培訓，還需要對計算機輔助管理水平進行培訓，同時對檔案員的實操水平進行考核。最后，提高檔案管理人員的服務水平，熱情服務，不計個人得失，甘于奉獻的精神；加強檔案員的政治思想教育和道德教育，提升思想政治高度，不為名利敢于抵制誘惑，守口如瓶、嚴守秘密的政治素質。
4.建立學生檔案動態化管理制度，多部門齊抓共管。高校學生檔案主管部門，要掌握各部門、各階段檔案形成時間、內容，制定全年歸檔計劃，明確要求及目標。其他部門配合共同收集建檔，并將鑒定為有價值的檔案整理移交檔案管理部門及時歸檔，推進學生檔案動態化管理，提高檔案標準化和規范化水平，使其能夠適應社會需求的變化，尋求更為有效的服務新途徑，以提高學生檔案利用的質量和水平，把“死”檔變成“活”檔，充分發揮學生檔案的作用和價值。
總之，加強高校學生檔案工作是當前高校和社會發展的需要，也是檔案信息化發展的需要。我們必須根據社會形勢的發展變化和檔案發展的需要不斷探索創新，積極尋求解決現存問題的辦法和策略，使高校學生檔案工作得到進一步發展和完善，以改變當前普通存在的高校學生檔案工作相對落后的現狀，加快檔案管理信息化步伐。
參考文獻：
［1］馬潔，佟丞，劉衛智：提高高校學生檔案管理水平的理性思考與路徑探究.教育理論與實踐，2011/09
畢業生檔案管理辦法范文6
2008年8月根據檔案法和有關規定，教育部和國家檔案局制定了《高等學校檔案管理辦法》（教育部第27號令），首次將高校學生檔案納入高校檔案管理與利用的范圍，表明高校學生檔案管理工作有了國家層面的制度化規范?！督逃筷P于做好2012年全國普通高等學校畢業生就業工作的通知》中指出，要創新就業管理和服務模式，認真做好畢業生檔案投遞，也表明學生檔案的管理工作意義重大。
一、高校學生檔案管理現狀
1、對學生檔案管理工作不夠重視
學生檔案是學校檔案的重要組成部分，但有些高校往往只重視教學檔案的管理，而嚴重忽視了學生檔案管理。出現了對于學生檔案工作的重要性認識不足，對于學生的檔案管理工作重視程度不夠等問題。由于長期的認識不足，造成了學生檔案管理工作難以有效開展。
2、學生檔案管理的基礎設施較差
有的高校把辦學經費都投入到教學科研一線，對檔案室的設施設備的更新、添置不重視，導致許多高校的檔案管理設施落后，甚至個別高校沒有專用檔案室。有些高校檔案室狹窄、潮濕“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。學生檔案管理人員專業知識亟待提高。一些高校不重視學生檔案管理工作的重要性和專業性，檔案管理人員穩定性較差，變動頻繁。大部分人員只是兼職管理者，對學生檔案管理的業務技能不熟悉，缺乏專業知識，專業性和規范性較差，對檔案工作精力投入不足。這就在一定程度上影響了學生檔案管理工作的發展，不能滿足日常工作開展的需要。
3、科學化水平不高，信息化程度較低。
學生檔案管理模式陳舊，技術落后，缺乏創新，仍限于手工操作，還停留在紙質管理層面。數據庫、網絡等現代化檔案管理工作條件不具備，雖輔助以計算機管理，但未能形成紙化電子檔案，這些都與當前檔案工作現狀嚴重不符，嚴重影響了學生檔案工作的發展進步和創新。
4、學生檔案管理體制不完善
目前，高校畢業生就業實行“市場導向、政府調控、學校推薦、雙向選擇、自主擇業”的市場化機制，用人單位和畢業生實行實行雙向選擇，不少用人單位都以檔案為錄用大學畢業生的參考依據，因此，高校學生檔案對大學生今后的人生起著重要的作用。但是，我國高校學生檔案管理體制不完善，管理模式和運作方式落后，使得學生檔案的一些歸檔材料沒有得到及時更新，用人單位在審查學生檔案時候，出現檔案材料不全，檔案信息不準確等問題。高校招生規模的擴大也使得學生檔案管理工作量不斷增大，現有的檔案管理模式已經不適應形勢發展需要。
5、檔案轉遞情況復雜，查詢手段相對落后
根據《檔案法》及相關規定，學生檔案應通過機要交通轉遞或派專人送達，不準郵寄或交本人自帶。因為機要交通的機密性特點，學生檔案轉遞情況不能像特快專遞一樣上網查詢，查詢手段相對落后。另外，在實際工作中，因有些用人單位或研究生報考學校急于獲得學生檔案，要求學生自帶或用特快專遞郵寄檔案，這給檔案工作人員增加了管理上的困難。
二、創新高校學生檔案的管理模式
1、創新學生檔案管理體制
目前，一些高校并未設立單獨的機構對學生檔案進行集中統一管理，有的歸屬于學生工作處（部），有的歸屬于就業指導部門，更有甚者，學生檔案歸學生輔導員個人管理。隨著高校管理體制改革的深化，應當重視學生檔案管理工作的地位和作用，將學生檔案從那些附屬部門中脫離出來，成立專門的學生檔案管理部門，由被動變主動，將對促進高校學生檔案管理變革產生重要影響。
2、創新學生檔案管理內容
學生檔案管理人員，應采取積極主動的收集方式，除了收集學籍管理方面的材料外，還應該收集學生在校表現的道德品質、組織能力、實踐能力、思想素養、管理能力等比較有價值的檔案材料，這些材料更是能夠反映學生在校期間的學習、生活以及綜合素質的表現，更能作為用人單位考察學生綜合能力的依據。
3、創新學生檔案管理方式
學生檔案管理工作的好壞，要通過對管理水平的評價來確定，主要應該看其是否為高校畢業生就業提供了服務，是否為用人單位錄用人才提供了依據。首先應該制定統一標準，規范紙質檔案的格式，這就有利于學生檔案的整理，為進一步開發電子檔案奠定基礎。充分利用新技術、新設備，借鑒高等教育學歷證書電子注冊制度，在學生檔案管理上也采用現代技術方式，逐步實現高校學生檔案管理的標準化、規范化。做到學期前安排部署，學期中督促落實，學期末檢查審核，將監督檢查工作貫穿始終。
4、創新學生檔案管理隊伍
在學生檔案管理工作中，人員配備是基本條件，因此高校要針對檔案專業人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性、鼓勵創新、信息理解的良好環境，努力造就一支業務精、作風正、工作實、紀律嚴的專業人員。要不。不斷加強工作隊伍的建設，通過形式多樣內容豐富的業務學習和培訓，不斷提高現有工作人員的專業技術水平，通過人才引進，不斷提高工作隊伍的整體素質和層次，為加強學生檔案管理工作提供人才保障。
5、創新學生檔案管理手段
學生畢業后，高校將學生檔案通過機要形式寄往畢業生工作單位或工作單位掛靠的人才交流中心。學生到單位后通常會來電話查詢檔案去向，我們只要輸入學生姓名或學號，通過Excel表中的查找與替換，很快就能查到檔案去向、機要號等相關信息。隨著計算機在檔案應用中日益成熟，對檔案工作人員的要求也越來越高，它需要檔案工作者不僅要熟練操作計算機，懂得規范準確地使用軟件，還要具有創新意識，跟上現代化的步伐。因此，檔案管理人員要不斷學習新技術、新方法、掌握新技巧，善于用現代科學管理手段管理檔案，這樣檔案工作的地位和作用也就可以相應地得到提高和推廣。
總之，高校學生檔案管理模式的創新工作是一個系統工程，只有不斷更新觀念，更新知識，創新管理，樹立科學化、現代化管理意識，充分利用現代化手段，與時俱進，以創新為主題，才能促進高校學生檔案管理工作的發展。
參考文獻：
[1]肖囡.高校學生檔案管理工作中存在的問題及建議[J].科技信息，2011（27）.
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