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辦公檔案數字化管理范文1
文書檔案作為檔案管理工作的主要組成部分之一，其主要是對領導決策、基本建設、研究開發以及問題處理等各個方面進行的客觀性反映。隨著我國改革開放的深入和市場經濟的不斷發展，文書檔案的管理工作也逐漸進入了一個新的發展階段。文書檔案管理的辦公自動化主要是通過電子計算機等現代辦公設備和技術來準確、迅速地對文書檔案信息進行處理，進而提高工作效率。辦公自動化在文書檔案管理中的應用有著巨大的優勢作用，但同時也存在著一些弊端，這就需要檔案館在新時期的發展中要加快管理設備的硬件建設，并通過有效的措施來增強文書檔案的保密性，從而保障文書檔案管理工作的健康高效開展。
1 文書檔案管理辦公自動化存在的問題
1.1 電子文件的保密性受到削弱
與紙質文件相比，電子文件沒有固定的形式且易于變化，這就使得其文件內容容易被他人修改，且改動后不留下痕跡。此外，電子文件還沒有特定的字跡，并且其字號、字體等的修改都較為容易，同時，電子文件還不能同紙質文件一樣進行簽名或蓋章。電子文件的這些特性都使得其自身的保密性受到削弱，人們無法根據文件的印章、字跡等特點來判斷其是否為原件，這也造成了電子文件自身原始性不能得到確定。以上這些問題都對網絡電子文件自身的保密性造成了嚴峻的考驗，并使文件自身的保密性受到削弱。
1.2 對檔案管理人員自身的綜合素質要求提高
電子文件和電子檔案的歸檔與管理是一項技術性和專業性結合較強的工作，這就決定了其對檔案管理人員自身的綜合素質有著更高的要求。具體來說，檔案管理人員不僅要具有較高層次的知識素養，還要熟練掌握數據通訊技術或計算機技術的應用，并且熟悉傳統檔案管理的原則、理論、技術和方法，從而以高水平的業務素質和專業技能來切實提高文書檔案工作的管理水平。
2 提高文書檔案管理辦公自動化的有效措施
辦公自動化在文書檔案管理中的有效應用有著巨大的優勢，也揭開了文書檔案管理工作的新篇章。但同時，文化檔案管理的辦公自動化也存在著一些問題，針對這些問題，該文提出了以下幾個方面的解決措施。
2.1 積極進行硬件建設，促使硬件環境的改善
文書檔案管理的辦公自動化主要依賴于互聯網、電子計算機以及其他各種類型的數字化設備，因此，積極進行硬件設備的建設對于提高文書檔案管理的辦公自動化有著決定性的作用。同時，只有加強檔案管理設備的硬件建設，改善文檔管理的硬件環境，才能促使工作人員更積極地參與到現代化技術的學習和應用當，從而實現文檔管理技術手段和技術設備的現代化，促使檔案管理水平的提高。
2.2 加強對系統自動化外網和內網的合理布局
辦公自動化內外網的有效隔離是保證網絡安全的最有效和最主要措施之一。具體來說，第一層主要是利用路由器來過濾掉被屏蔽的服務和IP地址，然后在選擇一些可以放行的地址來進入文檔辦公自動化的網絡。第二層是利用防火墻來進行有效地隔離防護。一般來說，網絡中的防火墻大都具有認證機制，且從整體來看，防火墻具有的基本功能主要有以下幾種：對網絡攻擊的相關檢測和告警；對經過防火墻的活動和信息內容進行記錄；封堵一些被禁止的業務；對進、出網絡的某些訪問行為進行管理。通過這樣的方法不僅能夠對文檔信息起到保密作用，還可以提高檔案管理的時效性。
2.3 促使檔案管理人員實現現代化與專業化的有機結合
檔案管理人員的現代化是促使檔案管理辦公自動化實現的重要保證。傳統文檔管理模式的長期沿用使得當前的檔案管理存在著工作人員的現代技術水平較低或者是技術文盲的現象，這就使得進行檔案管理的一些現代化設備并不能得到良好的應用，文檔信息管理的辦公自動化也就無從談起。因此，在科學技術快速發展的新形勢下，檔案管理人員必須要增強憂患意識和時代精神，認清時展的形式，通過培訓或學習來積極掌握傳統檔案管理的原則、理論，技術和方法等專業技能，同時還要不斷提高對數據通訊技術和計算機技術等的掌握能力，以實現自身現代化和專業化的有機結合。
2.4 采取有效的措施來提高電子檔案管理的安全性
電子檔案保密性和安全性的提高可以從以下幾個方面來進行：（1）采用縮微技術把字跡模糊、帶有手跡或蓋有印章的文書檔案轉成具有圖像性質的網絡電子文件，以防止文件信息被篡改，從而保證文件內容的原來面貌和原始性。另外，通過這種方式還可以減少文檔的儲存空間，并且有利于實現文檔的長期保存；（2）運用專用軟件來加強對電子文檔的保密處理；（3）通過采用驗證和備份措施來防止文件的失真和丟失，同時還要把一些需要永久性保存的文件制成縮微品或者紙質文件；（4）利用防火墻和路由器等措施來把辦公自動化的內外網進行隔離，以增強文檔的保密性。
辦公檔案數字化管理范文2
1 辦公自動化環境下的文檔管理優勢
在實踐研究中發現我國目前實施的辦公自動化文檔管理的優勢主要在三個方面，這三個方面對于促使文檔管理的順利實施都起到非常重要的作用。在這種情況下就需要對現在社會上實施的辦公自動化條件下的文檔管理進行全面研究，保證其在我國社會發展中有更加廣泛的應用，在這里筆者就針對于辦公自動化環境下的文檔管理中存在的三方面優勢進行詳細的論述。
第一，目前在我國社會上各個企業中實行的文檔管理大多數是使用計算機進行的，在這個過程中主要是利用計算機自身靈活性進行實施的。在目前使用計算機進行文檔管理和傳統的紙質檔案管理進行比較，發現在檔案管理過程中使用的計算機自身具備非常良好的信息處理和存儲功能，也就是說采用計算機進行檔案管理能夠有效減少在進行檔案管理中投入的時間和人力，減少處理檔案的復雜性，從而達到提升文檔整理和歸納的速度。另外在進行檔案查找的過程中還能夠有效利用計算機自身具備的檢索功能，有效減少在進行檔案查找過程中投入的時間。在這個過程中能夠減少人們對檔案的查找時間，主要是因為計算機在接收相應檔案的過程中，在第一時間就對相應檔案進行分類歸納，并對檔案所屬的科室也進行有效過濾。另外在企業中采取這種檔案管理方式，還能夠大大提升企業在實施檔案管理上的工作效率。
第二，在對現在企業內部使用的計算機檔案管理進行深入研究，了解到我國各個企業內部使用的電子檔案管理方式具備靈活的儲存形式。在辦公自動化的環境下，相應的檔案管理人員可以將企業自身涉及的檔案儲存在硬盤、內存卡和光盤等高科技存儲介質中，這種儲存方式并不受環境的影響，也就是說在任何環節下都能夠完成存儲。而且在對這些存儲介質進行全面分析中，發現這些存儲介質自身存儲范圍都比較大，而且檔案在其中存儲的時間也長于傳統的紙質檔案存儲方式。另外在研究中發現采取這種存儲方式還能夠地檔案進行密保處理，有效降低不法分子竊取企業內部檔案的可能性，使得檔案存儲更加安全可靠。
第三，在企業發展過程中各個科室、部門之間形成的檔案也存在很大的差異，這就導致采取傳統的紙質檔案存儲還存在一些問題，針對于這一點就可以采用現在社會上使用的計算機檔案管理技術，實現各個部門和科室之間的檔案信息共享，這樣對于促使整個企業得到更好的發展起到非常重要的作用。除此之外在進行計算機文書檔案管理的過程中，還能夠有效減少企業在實施檔案管理中的成本，使得檔案自身利用率得到有效提升。在使用計算機信息技術進步性檔案管理的時候，在相應人員進行檔案查詢的時候，還能夠有效減少相應人員查詢檔案時需要的時間，并且在寫檔案還能夠通過網絡技術進行直接傳送，對實現我國企業內部檔案的全面化和規范化都起到不可忽視的作用。
2 辦公自動化環境下文檔管理的問題
2.1 網絡辦公環境存在安全風險
在辦公自動化環境下，文書檔案的傳輸與共享以網絡為依托，這就意味著電子檔案面臨著傳輸與存儲上的風險性。為此，如何有針對性的加強電子檔案在傳輸與歸檔上的安全與穩定是自動化辦公的關鍵問題。首先，檔案管理者應定期進行辦公設備的軟件、硬件維護、升級與維修，對存檔的文件進行多重備份與更新，以確保文書檔案存儲的穩定性；此外，檔案管理者應當充分發揮用戶身份驗證、網絡防火墻等加密手段的強大優勢，最大限度的提升文檔存儲與信息共享上的安全性與保密性，杜絕其他用戶對重要文件進行非法閱讀、下載與修改，避免因文件泄露造成的不必要的損失。
2.2 電子檔案處理易造成操作失誤
辦公自動化環境下的檔案管理，因其在電子文檔的存儲與共享上存在一定的安全風險性，因此，檔案管理者應當建立規范的管理操作規程與嚴格的檔案管理制度。例如，檔案管理者應當針對電子文檔收集、存儲、傳輸、共享的各個環節制定科學有效的操作規范，避免操作流程中的錯誤與漏洞造成文檔的損壞與遺失；為加強文書檔案的保密性與安全性，檔案管理者不僅應當充分利用現代信息加密技術的強大優勢，更要建立嚴格的身份驗證制度與檔案保密制度，通過完善的檔案管理制度彌補檔案加密技術的疏漏與不足。
3 辦公自動化環境下文檔管理的有效手段
3.1 以保證檔案歸檔的安全為前提
計算機網絡技術的迅猛發展是一把雙刃劍，快捷、高速的文件傳輸也意味著黑客入侵與網絡病毒等不穩定因素威脅著檔案管理的穩定與安全。對此，企事業單位的檔案管理者應當不斷學習并應用最先進的信息安全技術與加密手段。管理者應當設置嚴格的權限，設定可以登錄數據庫或服務器的用戶的范圍，避免文檔被非法下載、盜用、篡改甚至刪除。
3.2 以培養高素質的檔案管理人員為基礎
只有培養一支專業的、高素質的檔案管理隊伍，才能使現代化的辦公設備得到最大限度的利用。辦公自動化環境下的檔案管理要求管理人員不僅應當掌握文檔處理方面的基礎知識，還需熟練操作計算機等電子設備，靈活運用辦公自動化系統來實現信息數據的編輯、儲存、分類、檢索、傳輸、共享等環節。為此，企事業單位應當定期組織培訓與講座，有效的提高檔案管理者的業務素養和管理水平。
辦公檔案數字化管理范文3
關鍵詞：文書檔案管理 辦公自動化應用
在機關事業單位檔案的整體工作中，文書檔案占據了十分重要的地位，它明確記載著機關事業單位的歷史發展過程，對處理問題、領導決策、研究開發、基本建設等方面的內容有一個客觀的反映。隨著信息網絡的快速發展，怎樣應用辦公自動化管理文書檔案以提高機關事業單位的檔案管理水平顯得尤為重
一、應用辦公自動化的文書檔案管理的優點
1.提高工作效率
計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。
3.電于文件保存的穩定性
與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高濕、高溫、酸、堿、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通^網絡工具進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。
二、應用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。
2.檔案管理人員無法適應現代技術要求
對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現檔案信息辦公自動化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、應對措施
文書檔案的辦公自動化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實踐應用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。
1.辦公自動化系統內、外網隔離
在內部辦公自動化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護辦公自動化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進人辦公自動化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質
一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。事實證明只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備、設施的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、提高管理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區域間系統合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維。
四、結語
文書電子檔案是信息時代的產物，是現代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究整理文書電子檔案管理和利用中存在的管理和技術上的問題，并加以解決，以實現安全、高效的管理和利用文書電子檔案的目的。
在當代信息化迅速發展的今天，在加強文書電子檔案管理工作時，要根據文書電子檔案自身的特點，不僅要注重硬件建設，充分利用計算機技術和網絡技術，更要注重軟件建設，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質，不斷加強各個環節的溝通、管理。只有這樣，才能順應時代的發展，準確、快速地向社會提供有利的信息資源，最終做到既能節約開發資源，又能提升信息時代文書檔案管理的層次和工作效率。
參考文獻：
辦公檔案數字化管理范文4
關鍵詞：辦公自動化；文書檔案管理；信息化
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：
計算機強大的信息處理能力使辦公自動化成為強大的優勢。以往的文書檔案管理工作中，工作人員過多地依賴手工操作，費時費力。OFFICE辦公軟件的專業檔案管理軟件的應用，使文件材料的收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分便捷有序，同時大大縮短了辦公時間。下面我就以辦公自動化環境下的文書檔案管理的若干問題進行探討。
一、辦公自動化對于文書檔案管理的優勢
（一）高效、方便、快捷的歸檔速度。強大的信息處理能力是計算機賦予辦公自動化的最大優勢。辦公自動化環境下的文書檔案管理，是與信息化技術充分結合，最大限度地將傳統紙質檔案的繁瑣程序降到最低，同時還能進行歸檔的相關工作，通過這些優勢的發揮，能有效保障單位的優勢資源得到更好的利用。
（二）全面高效地實現資源共享。辦公自動化環境下的檔案管理能充分發揮信息技術的作用，能有效地實現檔案的體系管理，實現資源上的共享，閱讀、查找等等都能更加方便與快捷。同讓翻閱時網絡、信息傳輸等技術的推廣，讓電子檔案管理可以根據不同的情況進行搜索、分類、安排、優化、過濾等等操作，這些都有利于檔案管理的加強，最大限度的發揮了傳輸速度快、應用能力強、儲蓄信息量大等優勢。另外還能夠共享單位資源，在政府機關事業單位的各種信息使用方面更加全面、更加高效。
（三）儲存更加穩定、安全。辦公自動化電子檔案管理與傳統的紙質檔案對比，電子檔案可以充分利用現代科技技術，如 DVD 光碟、U 盤、移動硬盤、內存卡等等進行儲存與傳輸，這些設備的優勢在于不容易受到客觀環境的影響，而且具有儲存時間長、信息量大、超強穩定性的特點，通過網絡工具直接傳遞文書檔案資源，促使傳遞文件的穩定性、安全性得到很大的提升。
二、應用辦公自動化管理文書檔案存在的風險問題
（一）電子檔案數據的完整性。傳統的紙質檔案管理中，一次處理上的失誤或者筆誤，所造成的后果影響范圍會比較小，而且容易進行補救。而辦公自動化電子檔案管理中是對文件進行批量處理的，一次處理的文件量是非常大的，一次操作上的失誤就可能造成很嚴重的后果。另外，文件是屬于開放狀態的，更新不及時，也會讓信息出現丟失的情況。電子文件在結上是比較復雜的，而且儲存的方式也多元化，在不同的方式轉換中容易因為外界因素的影響導致信息丟失或被破壞。
（二）電子檔案儲存的安全性。事業單位保存的檔案大部分是屬于重要的文書資料，如今很多儲存設備具有高速讀寫的速度，如果被盜取了，受侵害的程度是非常大的。其次，因為信息化手段所使用都是統一的字體與標識，喪失了手寫漢字的特點，這樣也不利于對真假進行鑒別，導致被侵害的文件不易被察覺。另外，網絡傳輸的風險性也很大，在傳輸的過程中存在被修改、被惡意破壞、被盜用等風險。因此電子檔案儲存的安全性問題是不可忽視的。
（三）電子檔案管理的長期可讀性。電子檔案的信息存儲在不同的載體上，信息的讀取與儲存需要指定的設備，這樣會導致信息對軟硬件的依賴。當前辦公自動化、電子技術等發展非常快，計算機影響的更新速度也非?？?，若是在兼容性方面出現了問題，也有幾率會讓信息丟失，直接將電子檔案的使用壽命縮短。
（四）對檔案管理人員的綜合素質要求較高。絕大多數政府機關事業單位從事檔案管理工作的都是兼職人員，對于檔案管理沒有經過系統專業的培訓，對檔案管理專業知識比較匱乏。而應用辦公自動化對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對檔案管理人員的綜合素質提出了更高的要求。如果引進了現代化的設備，卻不能得到充分的利用，那么就談不上檔案管理辦公自動化。
三、辦公自動化在文書檔案管理中的具體應用
（一）加強電子檔案儲存設備以及辦公自動化網絡的安全性。前面提到電子檔案在網絡傳輸過程中存在一定的安全風險性，因此，要重視這個環節，要針對性的進行加強檔案儲存設備的安全性，方法可以是：對相關軟硬件進行檢查、更新、升級、維修，要定期對相關設施與網絡服務期進行檢測、維護與清理，要以此為職責設立網絡安全監督員，定期對存檔的文件，特別是重要的文書文件進行備份與更新，還要加強身份驗證、數字簽名、網絡防火墻等等，利用這些手段來提升設備的安全性，最大限度的保障電子檔案在傳輸、儲存、運用操作的過程中的保密性、發展性、持續性、安全性。同時，應用辦公自動化進行電子檔案管理時，必須遵照相關的要求，在使用的過程中不能擅自修改與下載，最大限度的防止電子文件被其他用戶進行非法使用或者隨意修改，進一步提高其安全性。
（二）對相關規章制度進行完善，對操作流程進行規范。在對具體的文書檔案管理實施辦公自動化的過程中，需要對相關制度進行科學完善，并且要以實際情況為出發點，例如：文件保密制度、歸檔制度、用戶身份確認制度等等，從而最大限度的保障電子檔案管理中信息化建設的安全程度。在實際的工作過程中，應該構建一個相對規范的管理制度與操作標準，需要將各個部門的儲存格式、處理手段進行統一，對保管、使用、收集等各個環節的標準進行完善與規范，最大限度的防止在轉換過程中又或者兼容性的問題導致文件被破壞，杜絕在實際操作過程中出現漏洞，同時更要保障文件制作與檢索過程中與檔案管理及時同步。從實際出發，根據政府機關事業單位現有的資源，加以充分利用，來對階段性的目標進行明確?；谀壳笆聵I單位檔案管理信息化的現狀來分析，必須要分步推進，實現文書檔案信息化管理。需要加強這方面技能與思想方面的培訓，從而擁有正確的文書檔案信息服務意識。
（四）強化技能培訓，提升檔案管理人員的綜合素質。事業單位的文書檔案管理工作具有很強的政治性及政策性，因此文書檔案管理人員的工作任重道遠。單位的辦公室領導需要注意加強單位員工的檔案工作建設，就需要著力組建或打造一支專業化的檔案管理隊伍，在選配相關管理人員時，要選擇作風正派、責任心強、政治上可靠的，真正能夠在實踐工作中堅持原則和立場，能夠快速適應科技信息更新的專業管理工作人員擔任單位的文書檔案管理工作。同時還需要側重于對文書檔案另外，需讓我們的工作人員充分了解管理檔案的重要性，增強工作的責任心，不斷掌握如何收集、鑒別歸檔材料、整理、裝訂檔案的技術，知道如何把檔案管好。要做好新時期的檔案管理工作，必須努力學習、掌握科學管理原則和方法，從提高工作人員素質方面來不斷提升事業單位文書檔案管理工作的整體水平。
結語：為了適應新形勢下的檔案管理工作需要，辦公自動化檔案管理在政府機關事業單位的整個檔案管理應用的作用是不可忽視的。我們應該科學地應用辦公自動化積極探索，勇于嘗試，不斷的進行分析、總結和創新，規范和完善相關操作流程與制度，切實加強和提高信息時代的文書檔案管理工作。
參考文獻：
① 陳文珊 . 簡述檔案管理與辦公自動化的融合 [J]. 信息與電腦（理論版）, 2012, 01.
辦公檔案數字化管理范文5
關鍵詞:檔案數字化;加工;管理
檔案現代化管理是國家電網公司建設“一強三優”現代化公司的基本要求,也是國家電網公
司實施“SG186”工程的重要部分。檔案數字化是指利用計算機、掃描、數字攝影、數據庫、多媒體、存儲等高新技術,把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息,以數字化的形式存儲,網絡化的形式互相聯結,利用計算機系統進行管理,形成一個有序結構的檔案信息庫,實現資源共享。這也是辦公自動化和檔案現代化建設發展的需要。
1檔案管理現代化的定義及內容
檔案管理現代化就是指運用現代化管理理論、思想、技術、設備、方法對檔案和檔案工作實行科學管理，提高工作效率和效益，以適應社會政治、經濟、文化科學、技術發展對檔案的需求。檔案管理現代化主要包括以下內容：實現檔案的標準化、規范化管理。按照國家標準對檔案進行分類、組卷、著錄、標引，保證歸檔文件齊全、完整、分類科學合理，卷內文件排序正確，檢索清楚便捷，以適應應用微機管理檔案的需要；實現檔案管理科學化、高效化和系統化；加強對檔案人員的專業培訓和管理，使之掌握先進的檔案管理技術手段和知識，不斷引入競爭機制，充分發揮檔案工作人員的積極性、創造性，建立一支適應檔案管理現代化要求的檔案干部隊伍。
2協同辦公與檔案管理系統的銜接為歷史檔案數字化提供了保障
協同辦公系統與檔案管理系統的建設,為做好歷史檔案的數字化奠定了基礎。
1)檔案數據加工后,轉移到檔案信息管理平臺,檔案目錄進入管理系統中。
2)檔案掃描后,可直接在目錄下掛接電子文件。
3)在系統中對遷移的歷史數據進行信息補充與完善,為用戶查閱、借閱等做鋪墊。
4)在系統中對用戶進行權限、檔案類型及角色配置。
5)對遷移的數據進行項目配置,如文書檔案配置年度、工程檔案配置工程項目等。
6)協同辦公系統中流轉的文件,在基本信息填寫后直接歸檔。
7)紙質來文可在協同辦公系統中收文登記后網上流轉,填寫文件基本信息等數據后歸檔。
3歷史檔案數字化加工實施要求
3?1準備階段
1)做好現存歷史檔案的現狀分析。包括檔案類型、載體形態、狀態、數量等。根據檔案情況
制定檔案數字化方案,確定項目需求以及掃描系統的集成解決方案。
2)發揮輔助設備功能。重點從檔案數字化設備配置計劃的成套性、項目硬軟件的集成性、數
字化方案與公司檔案需求的適應性等方面加以考慮,從實際需要出發長遠打算,力求確保掃描儀等硬件設施的配套具有較強的支撐能力和擴展能力。
3?2實施階段
1)檔案數字化加工。形成電子文件的存儲格式。國家電網公司實施的檔案管理系統中設置
有:一是稿本代碼,包括正式、草稿性和非正式電子文件;二是類型代碼,包括底(原始)稿、附件、
發文稿簽/收文單、正文;三是文件類型,如聲音、數據、圖像、超媒體鏈接、程序、文本、影像文件等。對紙質載體檔案做數據化處理時,根據現行檔案管理系統設置的要求選擇相應的格式,使用掃描儀按頁掃入計算機制成圖形文件,然后根據格式要求逐一掛接到相應文件目錄下的檔案信息化管理平臺檔案庫中。
2)根據公司具體情況逐年推進。檔案數字化受設備及檔案室人手制約,檔案室要根據歸檔
文件保管期限、檔案整理規范進行數字化,盡量將部分重點檔案、特色檔案、利用率比較高的檔案優先進行數字化處理,力爭做到數字化檔案的高價值和高利用率。
3)加強載體質量檢查和處理。經數字化加工處理后的檔案要保持原貌,并且字跡清楚不失真,紙質文件在擺放時要端正,亮度達到要求。由于查閱,造成文件有破損的須紙面處理后方可進
行掃描。
4)形成資料。為保證每個環節的正常進行和順利銜接,需制定紙質檔案數字化加工流程表,
如《紙質檔案數字化加工流程記錄》、《掃描圖像質檢記錄》、《目錄錄入及校對統計表》、《目錄與圖像檢查對應表》等。這些登記表在數字化加工流程和加工管理過程中起到了重要的保障作用。數字化加工完成后,應及時將登記表整理、匯總、裝訂成冊,并在此基礎上詳細編寫數字化加工說明,包括全宗號、年代、件數、總頁數、目錄代號、案卷總數、電子數據容量、存儲方式以及加工中存在的問題及解決方案等等,形成一套完整規范的資料并保存,它是檔案數據有章可循的依據。
4做好文件材料雙歸制
文件材料雙歸制是保證紙質文件歸檔的同時必須有電子文件歸檔,其工作包括:
1)對有歸檔價值的文件,將紙質文件按要求掃描為電子文件;
2)對地方來文或有歸檔價值的文件,掃描后進入協同辦公系統進行收文登記,保證文件在協
同辦公中流轉;
3)對辦理完畢的紙質文件在檔案管理系統中進行添加,并掛接電子文件;
4)新建、擴建、技改、輸變電(基建)竣工工程資料歸檔:
①工程前期文件。從立項開始,工程資料的收集與工程進度同步進行,并在檔案管理系統中
錄入,掃描掛接電子文件。
②施工資料及監理資料。根據現場施工進度及時在單機版管理系統中進行處理,保證工程進
度與資料數據化同步。
③非物資及物資招投標文件、廠家設備資料。招投標單位在提供紙質文件的同時提供電子文
件,保證歸檔文件數字化。
5檔案管理人員怎樣適應檔案管理現代化的要求
實現檔案管理現代化首先是檔案人員的現代化。它要求檔案管理人員必須具有高尚的職業道德，掌握先進的科學知識和管理技能。同時還要具備較高的業務能力、理論素養和文化修
養。作為一名供電企業檔案工作者，適應檔案管理現代化應從以下幾方面著手：
（1）認清形勢，調整心態，樹立獻身檔案事業的觀念。要適應供電企業檔案管理現代化的需要，必須提高認識，認清供電企業改革和發展的方向，認清檔案工作的意義和價值，強化職業道德，努力開創供電企業檔案工作新局面。
（2）努力學習現代科學技術知識，積累駕馭現代科技設備，運用現代技術手段的能力。
（3）廣泛涉獵現代科學文化知識，逐步完善自身的知識結構，努力使自己成為一專多能的復合型高級人才。以適應檔案工作日益復雜、變化的需要。
（4）努力提高業務水平，在實現檔案管理規范化、標準化的基礎上，積極開發檔案信息資源，為供電企業工業的生產、經營管理提供高效的服務
辦公檔案數字化管理范文6
【關鍵詞】工程檔案；數字化；策略
1.概述
檔案數字化是指利用計算機技術、掃描技術、數字成像技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲、網絡化的形式互相聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享，是檔案信息化建設的重要內容。水電工程檔案是指從水電工程項目提出、立項、審批、勘察設計、生產準備、施工、監理、驗收等建設及管理過程期間形成并應歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料。伴隨著檔案信息化的不斷發展，檔案管理方面也提出了數字化檔案、數字化檔案館等要求。水電工程檔案作為工程建設檔案中的一類，其數字化收集和管理也勢必是其發展的一個方向。同時，隨著計算機網絡技術的不斷發展，數字化、網絡化辦公系統已經在企業中使用，節能環保、無紙化辦公更是社會提倡的一個發展方向。若將水電工程檔案管理在工程建設中就采取數字化和網絡化的管理模式，那么，水電工程檔案的數字化工作同工程建設進度同步進行的目標將得以實現。水電工程檔案數字化的進程將進一步加快。
2.水電工程檔案數字化的主要內容
水電工程檔案數字化是指根據《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DT/A 28-2002）規定，要求在工程建設過程中需要進行歸檔的所有檔案資料全部數字化。主要包括以下內容：
（1）檔案目錄信息數字化，建立檔案目錄數據庫。
（2）載體檔案的數字化，如紙質檔案、照片檔案及錄音錄像檔案等的數字化，建立檔案影像數據庫或多媒體數據庫。
（3）檔案管理網絡化，建立檔案管理數據網。
3.水電工程檔案形成過程
4.水電工程檔案數字化的策略
根據水電工程檔案的形成過程，要達到水電工程檔案數字化的目的，特別是要使水電工程檔案數字化同水電工程建設同步進行、同步完成。這就需要將水電工程檔案數字化工作也作為水電工程建設中的一個系統工程進行規劃設計和實施。其主要內容有：
（1）做好數字化整體規劃工作
要將工程檔案數字化工作作為水電工程建設中的一個子系統工程，在工程規劃階段，就要對數字化工作進行整體規劃和設計。提出數字化策略、數字化實施方案和數字化實施步驟等詳細的子系統工程要求。由于工程檔案數字化工作是一個貫穿工程全過程的一項系統工程，這就要求在工程建設初期，甚至在工程規劃階段，就應首先實施工程檔案數字化系統工程。
（2）建立統一的網絡辦公系統
水電工程建設不但涉及到很多文件資料，而且參與工程建設的單位也較多。業主單位、設計單位、多家施工單位、監理單位、制造單位等，這些單位都來自不同地區，又在工程建設過程中發揮不同的作用，各單位之間存在技術、資金、文件、設備等不同的聯系。而作為工程檔案，他們之間發生的各種聯系文件和資料，最終都要歸檔并移交相應單位。如果讓所有因工程而發生聯系的單位，均建立一套統一的網絡辦公系統。所有文件傳送，在通過紙質文件傳送的同時，也在統一的網絡辦公系統上進行傳送的話。就可以使得各種資料在流轉過程中自然完成數字化的工作。
（3）建立統一的文件檔案編號系統
水電工程檔案歸檔分類需按照《水電企業檔案分類表6-9大類》的要求對所有檔案進行編號和分類，最終將以檔號進行排架和上架工作。檔案的分類編號有比較嚴格的規定，若能夠在工程建立之初，就對各單位在檔案管理方面，下達基于水電工程歸檔要求而制定的、統一的檔案分類編號要求。不同單位按照檔案最終歸檔要求對相關檔案按照一定規律進行編號。從而形成統一的、又有聯系的一套完整的檔案編號系統。這樣一來，所有的水電工程檔案在形成過程中就進行了初步的檔號分類編號，既便于檔案的統一管理，又有利于對檔案進行數字化歸檔管理。
（4）建立數字化檔案館
水電工程施工過程中將產生各種各樣的工程檔案，為便于工程檔案的統一管理。可以建立統一的數字化檔案館，數字化檔案館的作用主要是對工程建設過程中已經形成的工程檔案進行預歸檔和日常管理。工程施工過程中形成一份最終的檔案，便將電子檔案提交給數字化檔案館進行歸檔管理，完成一份，收錄一份。最終工程完工時，數字化檔案館的歸檔工作也同時完成。只需要對數字化檔案館所收集到的數字化檔案再按照歸檔要求進行排架，即可形成該工程一個完整的數字化檔案館。
5.結語
隨著信息技術的發展，國家也提出了數字化檔案館建設的規劃要求。國內很多檔案館也在逐步開始將原紙質的檔案進行數字化保存的工作。同時，檔案信息化和數字化，已經是作為新建工程檔案驗收中所需達到的一個指標進行要求。
新建水電工程檔案數字化是將工程檔案數字化工作提前謀劃、逐步實施的過程；將檔案的數字化工作融入到工程建設的過程當中。這樣以來，一方面可以保證工程施工過程中檔案的完整性和可追溯性，另一方面也可以極大的減少將成批紙質檔案數字化所需的人力和物力?？梢灶A見，水電工程檔案數字化的工作必將是水電工程中一個重要的發展趨勢和需求。
