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摘要:高校檔案管理工作，是高校管理工作的重要內容之一，是高校發展和進步的重要依據。做好檔案管理工作，不僅有助于提升學校管理效率，保障學校教學質量，同時還能有效地促進高校的發展和進步。此外，教學檔案是教學研究與改革的根本依據，不但可以借鑒過去的教學經驗，適當地改變教學策略，還可以根據學生的考試成績，掌握學生對某段課程的學習效率。
要保障高校檔案的管理的高效率和高質量，就要注重現代化的信息技術的運用。高校檔案信息資源建設，把書面檔案資料進行適當加工成為電子文本資料，建立網上檔案資料數據庫，建立健全檔案信息共享機制，建立健全各部門的檔案信息聯動機制，同時推動高中學校檔案管理工作科學發展，逐步實現現代檔案資料管理信息化與自動化。但是，在現實中，高校檔案信息資源共享還存在一些列的問題，諸如檔案管理人員的缺失、重視程度不夠、各部么不配合等問題。只有將這些問題加以解決才能保證高校檔案的可持續發展，
一、高校檔案信息資源共享的管理存在的問題
1.檔案資料難以收集，高校的重視程度嚴重不足
檔案作為高校各種文件的集合體，是高校建設和發展的有力憑證。但是在實踐中，高校對于檔案管理的重視程度不高，主要經費側重于高校建設和學科建設，對于內部管理制度的建設一筆帶過。從檔案管理工作實踐中，可以看著學校管理層比較注重教學管理和高校建設，學科管理和校園建設的文件較多，而對于檔案管理的相關文件非常至少，同時忽視檔案管理對教學管理的輔助作用，錯誤地認為檔案管理工作就是純屬于保管事務，而沒有探知檔案的歷史性價值、指導性價值等，導致高校沒有投入過多的人力物力。管理層普遍認為保證方案不丟失、不損壞、不泄密，能夠用于外調、查檔、分配等工作便可。由于高校不重視檔案管理工作，所以檔案管理工作人員多為兼職，專業人才缺乏，兼職人員要么來自校內的任課教師要么來自于校外大學生，學校的任課教師在承擔大工作量教學后，難以投入精力于檔案管理工作中，而校外大學生自身經驗不多，對該學校也不熟悉，所以才會導致檔案管理工作進展不順。
2.信息化管理系統不完善，各部門配合度較低
由于管理人員信息化系統不完善、缺乏現代計算機知識以及缺少管理制度的約束，導致檔案管理工作的效率及安全性在不同程度上受到制約。此外，受學校資金的限制，學校資金投入主要集中在教學管理上，對檔案室的資金投入少之又少，導致檔案室硬件環境設施不齊全。檔案管理部門配備的掃描儀、電腦、打印機、復印機等設備非常有限，而且經久未更換，導致一些設備超負荷運轉，嚴重影響工作效率和質量。在以往的工作中，高校管理層主要將將檔案管理工作全權交由檔案管理部門進行管理，導致檔案管理的相關部門對檔案管理工作不上心，不注重對檔案管理工作的配合。事實上，檔案管理工作的系統性很強，需要學校各部門間通力合作、密切溝通才行。
二、高校檔案信息資源共享的管理對策
1.提升檔案管理人員的職業素養和職業技能，建立專業化的檔案工作隊伍
做檔案管理工作，不是一項簡單工作，而是一項系統化的工作，涉及到檔案收集、檔案修訂、檔案整理、等各項工作。為了提高檔案管理工作的效率和質量，高校就應該從實際出發注重定期組織檔案管理人員進行專業培訓，不斷優化檔案管理人員的專業知識和專業技能，根據培訓內容設定相應的獎勵機制，從而調動檔案管理人員的工作積極性和主動性，激發檔案管理人員的工作興趣，保證檔案管理人員的工作質量和效率。通過培訓，讓每一個檔案管理人員能夠熟悉地掌握校史檔案、了解學校檔案的內容和開放策略、掌握學校的歷史和文化名人、熟悉已有的檔案編研成果等。培訓的方式應該要多種，既可以邀請相應的專家進行專業講座，也可以將相應的檔案管理人員送到專門的學校去學習，還可以由內部組織形成相應的培訓小組，從而幫助檔案管理人員具有較好的業務技巧和職業能力。管理人員能夠利用培訓所學的技能技巧，運用到檔案管理工作中，能夠更好地對各種檔案檔案進行整理、分類、排序、補充等，保證檔案材料更加真實、可靠、全面，使得檔案管理工作有條理、全面、系統。
2.推進檔案管理工作的信息化建設，打造檔案信息網絡共享平臺
隨著科學技術的不斷發展和進步，計算機網絡技術已經融入進各行各業。為了檔案管理工作更加先進、科學，就應該注重運用計算機網絡技術在檔案管理中的運用。要推動現代化的檔案管理工作改革，實現高校檔案信息資源的網絡化、數字化、信息化的目標，運用計算機網絡技術不可或缺。在檔案儲存方面，需要借助海量存儲，保證檔案信息的安全，諸如數字光盤、移動硬盤、芯片等現代信息載體在檔案管理中已經被普遍運用。在檔案查詢和登記方面，運用計算機網絡技術可以更加便捷、快速。在檔案備份方面，運用計算機網絡計算能夠解決檔案的遺失所帶來的一些問題，從而有效地維護檔案數據的完整性。在檔案聯系方面，檔案管理人員可以借助計算機網絡促進不同領域、不同部門之間的信息溝通。在高校檔案信息服務上，運用計算機建立相應的服務平臺，可以有效地實現在想查詢、網上等。由此可見，在檔案管理工作中，運用好計算機網絡技術，能夠使得工作更加有序、合理、科學。
3.建立健全收集工作的聯系制度，使檔案材料更加齊全
檔案整理工作作為一項系統性工作，是對高校各種工作的文件管理工作，因而就決定了檔案管理工作不只是局限在檔案管理部門之中，強調檔案管理部門與其他部門之間聯系。因而，高校的管理人員應該根據實際情況，加強檔案材料收集聯系制度的建設。根據檔案管理的自己需求，建立健全統一性的檔案管理網絡系統，加強對各個部門的文件管理和收集。、建立健全各個部門之間的檔案聯系制度的同時，還應該要嚴格做好檔案材料審查工作，對不符合歸檔要求的材料絕對禁止歸檔。對于需要歸檔的材料應該嚴格按照歸檔要求操作，注重對畢業證書、學歷證明等關鍵材料的復印件的管理。同時，對材料書寫的規范性進行審查，避免墨跡不規范影響檔案保存的年限。
三、結束語
隨著科學技術的不斷發展和進步，建立健全信息化的高校檔案管理，實現現代化的檔案分享是智能化、高效化、現代化高校建設的重要指標。所以在檔案管理工作中，高校管理人員應該從實際出發，重視檔案管理的作用，建立健全檔案信息管理制度，加大檔案管理人才的培養，注重信息化檔案系統建設，從而保證檔案管理工作的質量和效率。
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作者:溫靜 單位:淮陰工學院
