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摘要：事業單位在實踐的過程中，直接形成的原始記錄就是其檔案信息。檔案信息不僅具有記錄有關事務進展情況、財產變動情況以及人事變化等功能，而且還能準確記錄群眾的反饋信息，服務社會。在對檔案信息進行管理的過程中，如果想要確保檔案信息的各個階段更加系統完備，就需要運用現代化的手段對其進行管理。為了有效降低事業單位檔案管理的成本，最大限度提高使用效率，就必須對檔案信息資源進行科學的存儲、使用與開發，才能使得各個部門實現資源的共享，進而使得檔案信息發揮最大的價值。
關鍵詞：事業單位；檔案信息；資源共享
1引言
由于社會的發展，為事業單位帶來了新的發展機遇，同時也兼具挑戰。這與當前信息資源日趨完善的背景息息相關，基于此，以往的檔案管理已經難以滿足現代事業單位發展的要求，甚至還會使得檔案管理成為無效管理。為此，事業單位要想更加科學的管理檔案信息，就必須以檔案管理信息化建設為基礎，深入剖析檔案管理中可能存在的問題，并制定與之相對應的措施，才能將檔案管理的作用發揮到極致。
2檔案信息化建設的內容
對于相關的檔案建設管理部門來說，其職責在于組織和規劃檔案，進行檔案的信息化建設。相關人員為了更加完善檔案管理工作，在具體管理的過程中，結合了現代信息技術，不僅提高了檔案的使用效率，還能夠使得檔案資源更好發揮自身的價值。同時，檔案管理模式作為檔案管理任務改革的重點，應進行有效地創新。為此，要想盡可能提高檔案資源的保管安全性、延長使用壽命，就需要把工作重心放在檔案儲存管理中去，才能夠在提高檔案管理工作效率的基礎上，促使其實現信息化發展。另外，在進行檔案信息化建設的過程中，還要遵循以下幾個原則，即檔案一體化、雙軌制度、網絡安全等。由于檔案信息化是一個漫長的上升的發展過程，所以在建設的過程中對于工作人員也有嚴格的要求，首先應當掌握現代互聯網技術，其次還要熟練運用網絡技術完成各項檔案管理工作，才能使得檔案資源實現循環利用。
3事業單位檔案信息化建設的重要意義
3.1事業單位檔案資料永久性保存
對于以前的檔案存儲方式來說，其實就是簡單地將不同類型的紙質檔案放在固定位置，從而便于檔案管理人員隨時查看。然而在具體工作的過程中，由于紙質檔案自身具有不穩定性，不僅容易受到陰雨天氣的影響，而且由于時間的推移，還會出現字跡模糊消失等現象。為此，就需要盡快推行事業單位檔案信息化建設工作。要想更好的存儲紙質檔案信息，應有效地利用信息化建設將其轉化為電子信息數據。只有這樣才能更好保存文件，同時還能最大限度減少空間占有率，從而使得一些重要檔案實現永久性保存。
3.2方便單位對檔案信息進行管理
對于單位檔案來說，數量是顯著變化的。由于受到單位發展模式以及工作種類的影響，檔案的數據量也會相應的變化。所以，以往的檔案管理模式已經難以支撐現代工作的需求。為了有效提高工作效率，就需要利用現代化信息技術將紙質檔案轉化為電子信息數據，并根據一定的規律儲存在數據庫中。另外，為了方便檔案管理人員查找信息數據，還增加了搜索模式。通過搜索關鍵字的方式，就能夠準確快速地找到相關信息。搜索模式的增加大大簡化了檔案管理的流程，實現了高效管理。
4當前檔案信息資源共享存在的問題
4.1檔案資源信息共享信息化手段落后
由于社會信息化不斷深入，事業單位在檔案管理的過程中，要想實現資源的整合開發與共享，就需要引用信息化手段?，F階段，對于一些事業單位來說，雖然引入了數字化電子檔案管理新模式，但仍有部分事業單位依然使用老舊的紙質檔案管理方式。既沒有運用信息化進行數據保存，也沒有對軟件設備進行更新，甚至有些單位還將信息化管理手段看作是一種負擔。長此以往，不僅會使得電子檔案的使用率降低，而且還會阻礙信息共享化的實現。
4.2缺乏熟悉計算機技術的綜合管理人員
所謂檔案管理工作，簡單來說就是整合、分類、管理和保存大量的、重要的檔案信息資料。而檔案信息資源共享則是利用現代計算機為依托，將數據資料錄入、保存共享于計算機中。這就對檔案管理人員提出了新的要求，管理人員不僅需要掌握基礎的檔案管理技術，而且還要熟練掌握計算機的運行操作。然而，對于當前的事業單位檔案管理人員來說，不僅部分人員不具備檔案管理能力，而且匱乏計算機應用知識，難以勝任檔案管理工作。另外，由于事業單位缺乏對檔案管理人員的崗前培訓，所以使得事業單位檔案信息管理工作開展緩慢。
4.3檔案管理開發利用率低
對于老舊的事業單位檔案管理而言，其采取的管理模式往往都是分塊管理，也就是說，不同的部門分別掌管不同的檔案類型，具體劃分為員工人事檔案、戶籍檔案、醫保檔案等，這樣的管理模式使得檔案信息資源嚴重分離，大大加劇了檔案信息資源整合共享的難度?，F階段，由于相關部門并沒有對檔案信息資源共享建設進行具體協調，也沒有建立完善的常設管理機構，所以使得檔案管理共享建設難以進行下去。另外，事業單位在進行檔案管理的過程中，并不能夠產生收益，所以很多事業單位管理人員出現輕視檔案管理工作的現象。對于當前的檔案管理工作來說，僅僅是將檔案進行簡單收集、保存、復制、移動，并不重視對其的開發和利用工作，從而使得很多具有價值的檔案信息難以發揮真正的作用，進而導致檔案信息的共享率極低。
4.4對檔案管理中的信息安全保障不夠
針對事業單位檔案信息來說，包含我國的科教文衛體等各個方面的信息，而且很多檔案信息中含有較多的機密文件，一旦在檔案管理的過程中重要信息遭到嚴重泄露，那么將會造成巨大的損失。如果事業單位的檔案管理基礎設施不達標，數字信息化掃描設備不健全，那么以往的紙質檔案就很可能會毀損、丟失，甚至還會給不法分子篡改的機會，這些都會造成嚴重的不良影響。另外，一部分事業單位的安全意識薄弱，對重要的信息資源沒有進行安全保密處理，造成隨意查閱等不良現象，大大增加了檔案保密信息泄露的風險。另外，對于電子信息化數據來說，由于計算機網絡具有廣域性的特點，所以如果不加以保護，那么重要的信息可能會被竊取、盜用。基于此，檔案信息管理部門在建設檔案信息化的過程中，就必須注重對檔案信息共享安全性的維護。針對那些檔案信息資源，如果在必要時必須公開，嚴格依照國家的有關規定，在保障檔案信息資料安全的前提下，才能對檔案信息資源進行合理的公開使用，只有這樣才能保障檔案管理中的信息安全。
5事業單位檔案信息資源共享的途徑
5.1加強檔案管理人員工作能力建設
事業單位在進行檔案信息資源整合的過程中，應當加強對檔案管理工作人員的能力培養。不僅要培養檔案管理人員自身的專業素養，還要提高其計算機應用技術的水平。事業單位在進行檔案信息資源共享建設時，應當加大對人力和資源的投入。應當大量招聘檔案管理專業技能過硬且具備熟練操作計算機技能的綜合性人員。為了招聘更多的人才，事業單位還應當盡可能提高工資、福利待遇以及不斷優化職稱評定的方法，才能充分激發管理人員的工作積極性和創造性。針對當前的檔案管理崗位人員來說，事業單位還需要對其進行培訓。除了需要加強不同部門、不同地區之間的業務溝通以外，還需要學習更加先進的檔案管理制度，努力做到與時俱進。同時，需要對其進行系統的計算機應用知識培訓，使其掌握先進的人員檔案管理工作綜合處理技術，才能推動現代檔案共享化發展。
5.2確保檔案信息資源共享安全
由于受到當前網絡傳播速度過快的影響，很多具有孤本性和機密性的檔案就要在保障安全的前提下進行管理。對于管理的硬件設備來說，應當對信息儲存設備以及檔案室進行安全防護，不僅要注重調節檔案室的溫度和濕度，還要做好檔案室的防火、防盜等工作，同時還應當明確有關人員的職責，建立崗位責任制。在制度上，事業單位應當不斷完善安全保密責任管理機制，不僅要與管理人員訂立安全保密責任書，還需要對檔案進行安全保密分級管理，只有在前期鑒別檔案保密級別，才能做好后期的開發和共享工作。對于需要共享的檔案資料，在進行公開前，還需要按照有關標準對其進行全方位的審查。在軟件技術上，為了盡可能地確保信息安全，還需要建立保護機制，例如可以引進數字加密技術、建立信息資源備份庫、云信息安全防護等。只有不斷加強檔案信息網絡管理的精密度，才能避免檔案信息在傳輸的過程中出現問題。
5.3加強事業單位檔案信息化建設與發展
現階段，如果想要盡可能完善現代事業單位檔案管理制度，就必須要不斷加強事業單位檔案管理的信息化建設，才能有利于信息資源的共享。對于事業單位來說，應當盡可能的引進與自身發展相適應的軟硬件設備，例如掃描儀、計算機等現代硬件系統。通過這些現代信息技術，不僅可以對圖片和文字等檔案信息進行數據化保存，還能夠有利于單位上下級及平級單位之間進行溝通。利用單位內部局域網，可以將檔案信息資源進行共享，從而實現跨部門、跨區域信息互換。另外，要想使得更多的人能夠在線網絡進行檔案信息的溝通與交流，還可以在信息資源共享平臺中添加信息檢索功能以及在線溝通新模式，只有讓檔案信息多跑路，讓檔案信息管理人員少跑腿，才能充分調動檔案信息資料，進而實現檔案信息的價值。
5.4構建檔案信息資源共享體系，提升檔案安全管理水平
檔案信息資源安全性的高低與檔案信息資源的真實性、準確性和完整性息息相關?；诖?，對于事業單位而言，在建設檔案信息資源共享時，就需要做好安全建設工作，建立健全安全管理體系。首先，事業單位要想做好檔案管理共享工作，可以引入區塊鏈技術、數字加密技術、訪問權限等現代科技，才能有效提高檔案信息資源共享的安全性，從而最大限度地避免病毒系統的入侵。其次，事業單位還要做好安全防范工作，建立云儲存備份。為此，事業單位可以與百度云盤等互聯網公司進行戰略合作，從而實現云服務與檔案管理系統的融合發展。最后，對于特殊檔案，還要增加安全意識，對檔案信息資源進行自動備份。5.5提升檔案信息資源管理工作的靈活性事業單位只有與市場經濟的實際發展情況相結合，并應用于體制中去，才能充分發揮社會職能。然而，在結合發展的過程中，由于沒有具體的要求，難以實現對整個過程的控制，所以為了有效避免風險，還需要謹慎應用。為此，在這一階段融入管理方案，可以使得管理工作更加科學、有效。在改善工作靈活性的過程中，管理人員只有做好分析工作，并與其他部門進行協同發展，才能使其作用發揮到極致。另外，現階段工作中，整個社會更加注重以人為本，在開展工作時，盡可能提高工作的靈活性，才能調動管理人員的積極性，進而有利于事業單位實現長足發展。
5.6強化檔案信息資源的統籌規劃
所謂檔案信息資源共享，不僅是一項較為系統的工程，而且還是一項艱巨的耗時耗力的任務。首先需要進行資源整合，然后建設信息化平臺，進而實現檔案資源的共享，在共享的過程中，就需要對整個任務進行整體的規劃布局，建立完整的規劃體系，形成“統一領導、分層管理”的事業單位檔案管理制度。同時，為了最大限度的轉變現階段在管理中存在的分散、條塊分割的現象，還需要建立更加權威的、能夠不斷整合檔案信息資源的共享機制，才能真正實現檔案信息資源的統籌規劃。
6結束語
事業單位在進行檔案管理的過程中，除了需要不同部門、不同級別的統籌配合，還需要與檔案使用者之間建立完善的溝通、協調機制。建設事業單位的檔案管理系統工程，不僅需要對檔案實體、技術標準、信息、系統、人才結構進行強有力的整合，還需要不斷優化資源結構、確保軟件設備供應、人力資源保障，才能實現信息資源共享?？傊?，事業單位的本質就是公共服務中心，在對檔案進行管理的過程中，需要轉變傳統的收集、整理的理念，不斷創新管理手段，建立健全信息化檔案管理制度，并把檔案管理的工作重心轉移到信息資源開發利用中去，才能實現資源的融合，進而切實可行地服務于人民群眾。
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作者:徐力 單位:甘肅省質量審核中心