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摘要：云計算技術為實現檔案信息大范圍共建共享提供了技術支撐作用，促進高校檔案在校園文化建設中的傳承、創新、協調、開放和共享。通過對云計算環境下高校檔案資源共享現狀進行描述和梳理，分析存在的問題和業務瓶頸，并提出相應策略。
關鍵詞：云技術；高校檔案；資源共享；策略
大數據時代，高校產生了海量的檔案信息數據，即有反映重大歷史事件和重要決策的珍貴文獻，也有校園文化和地方風土人情的點滴記錄，檔案信息資源共享能豐富公眾的信息生活品質，促進信息產業的發展，傳統的檔案管理模式已跟不上新時代檔案信息資源共享的需求。云計算技術是一種新興的共享模式架構技術，具有虛擬化、整合、安全等特性。以計算機信息網絡為基礎的云平臺，通過云虛擬化技術，將大量的物理資源進行統一虛擬化管理，形成一個巨大的虛擬化資源池，能為不同系統提供較完善的服務，且能實現各部門信息數據的全面開放共享。云計算技術已廣泛滲入到檔案資源體系建設和信息資源開發利用等環節，檔案云平臺在某種程度上解決了檔案數據不斷膨脹的問題，開放、多元、包容的特色讓檔案云平臺“海納百川”，為實現檔案信息大范圍共建共享提供了技術支撐作用，促進了高校檔案在校園文化建設中的傳承、創新、協調、綠色和共享發展。
一、云計算環境下高校檔案信息資源共享研究現狀及存在問題
（一）云計算環境下高校檔案信息資源共享研究現狀
云計算技術是伴隨著計算機和網絡技術的飛速發展產生的，在2007年才正式走進公眾的視野。2009年開始，國內外很多學者就開始對云計算、電子文件和檔案管理進行相關研究，從國內對云計算平臺、電子文件和高校檔案方面的研究來看，基于大數據時代的高校檔案管理研究也已引起重視。截至2019年4月，在對中國知網數據庫進行文獻統計，以主題、關鍵詞為檢索點進行檢索，檢索結果如圖1所示。由檢索結果分析得知，目前國內學者對檔案信息資源共享及共享平臺的研究在應用和理論方面的研究較為豐富。
1.關于云計算平臺下高校檔案信息資源共享應用方面的研究向禹在“基于用戶需求的高校檔案在線服務平臺的設計與實現”中提到中南大學已開通了網上服務在線平臺，通過計算機進行數字化的檔案管理，提供檔案查閱、出國成績翻譯等，極大的方便了用戶的需求[1]。吳玫在“我國高校檔案工作面臨的機遇和挑戰———高校檔案工作專題講座”中提到目前許多高校都在積極推進基于“云架構”的檔案信息平臺化建設管理工作，其中南京大學已經開發了基于云平臺的電子檔案歸檔系統，極大地方便了校內電子文件歸檔及資源開發利用工作，其單位研發的檔案軟件系統“南大之星”也已為很多高校借鑒利用[2]。裴偉在“智慧校園環境下的高校數字檔案館建設方案介紹”中提到湖北大學數字檔案館通過大數據技術提升檔案工作者挖掘檔案價值，實現了新舊系統的無縫銜接過渡，確保了數據平滑遷移、功能平穩擴展。廣東工業大學數字檔案館實現全部進館檔案“一門式”收管用，構建出高校檔案大數據中心，將檔案館內部各系統集成于統一的檔案云平臺，實現校務協同模式下檔案的統一管理；檔案信息資源目錄結合智慧大數據分析，實現關聯檢索及主體展示，構建不同形態的應用視圖[3]。
2.關于云計算技術下檔案信息資源共享理論方面的研究楊博文在“檔案信息化‘十三五’發展研討會綜述”中描述了本次會議主題是就大數據與云計算的應用及檔案資源建設、電子文件管理等方面進行了深入的交流與探索[4]。劉生湘在“云計算環境下高校檔案信息化探討”中闡述了云計算即能解決高校檔案信息建設中存在的問題，還給高校檔案信息化發展帶來了新的變革，構建云計算環境下高校檔案信息化構架，實現高校檔案資源整合共享，是高校檔案信息化順應時展的必然趨勢[5]。王濤在“大數據時代背景下的高校檔案資源共享研究”中描述了大數據時代為高校檔案資源的共享帶來了新的機遇，并提出了高校檔案資源共享的途徑[6]。郭佃曉在“大數據時代檔案資源共享控析”中分析了大數據時代檔案資源共享的意義，探究了大數據時代檔案資源共享的實現路徑[7]。學者們的研究皆有著諸多的真知灼見，對云計算平臺下高校檔案信息資源共享建設有著重要的指導作用。通過文獻與調查發現，云計算環境下高校檔案信息資源共享水平參差不齊。少數發達高校充分利用云技術，建成數字檔案館，開啟了全部檔案“收管用”智能管理模式，充分實現了檔案信息資源的共建共享；大部分高?；就瓿闪艘孕@網內的檔案管理軟件系統為支撐，以檔案目錄數據庫和全文數據庫建設為內容的檔案信息化管理體系，實現了局域網內的信息資源共建共享；部分高校還是以傳統的手工登記查閱為主，方法原始，造成了檔案存在庫房未被識，談不上檔案信息資源的開發和共享。
（二）高校檔案信息資源共享存在的問題
1.檔案標準不統一。在各個獨立的環境下，各檔案機構“自掃門前雪”，編寫平臺的信息系統使用了適合自身發展的編程語言，但對公共網絡共享信息資源的分類、著錄、計算機網絡規劃等方面，沒有統一的規范和技術標準，缺乏檔案信息資源共享聯機編目，信息資源共享聯機端口不兼容等，阻礙了基礎性工作的開展和網絡的發展，給檔案信息資源共建共享造成了系列難度。
2.檔案數字化水平低，專業人才缺乏。目前大部分高校的檔案以實體檔案管理為主，受傳統的檔案管理理念管理模式的影響，館藏檔案以紙質的檔案管理為主，紙質檔案數字化進程緩慢，信息化程度較低。而檔案管理人員大多是半路出家，年齡偏大，對新生的事物接受力弱，大數據時代，檔案人員需要對在海量數字檔案資源中沙里淘金，這對檔案管理人員提出了較高的專業知識和專業技能要求，現有人員的知識結構和業務技能已不能滿足檔案信息資源共享的需求。
3.配套設施不完善。檔案信息資源共享需要技術、人才和經費的支撐，高校檔案資源共享中需要的共享平臺、計算機、服務器等配套設施跟不上，安全設施不全面，軟硬件設施薄弱、計算機專業人才缺乏，技術支持落后等。
4.檢索方式單一。由于數字化水平較低，大部分高校的檔案檢索方式以手動檢索和機讀目錄檢索為主，大數據時代，現有的檢索方式不能滿足多元化的利用需求，檔案資源內容孤島化與用戶需求多樣化之間存在沖突。而其中一些民族高校民族文字檔案由于自身特點，很多文字檔案材料除了漢字以外，還有很多少數民族語言文字或口述檔案，對于研究少數民族歷史和發展具有重要作用，由于缺乏相應的檢索工具，很多珍貴的少數民族檔案不能識別[8]。
5.資源系統化整合不強。根據《高等學校檔案管理辦法》，高校檔案目前有黨群、行政、教學、科研、基建、學生、會計類等十幾門類的檔案，涉及文書、科技、專門檔案等不同種類和載體檔案，實際工作中，由于各類檔案整理方法的差異性，檔案的標準規范各有千秋，相互間以互不干涉，各自為政的條塊分割管理為主，且各部門間相對獨立的信息管理系統較多，各數據格式的設計主觀隨意性、兼容性較差，嚴重影響了檔案信息資源共享平臺數據融合和管理，缺乏資源的協調與合作，服務理念也比較滯后，跨部門、跨行業的合作較少，共享的力度、深度不足[6]。原因分析：傳統的檔案管理以幕后性管理為主，由于檔案價值的體現具有滯后性，故在很大程度上，觀念守舊，不被重視，政策支持力度不夠，資金不足，技術和人才缺乏是主要影響因素。
二、云計算環境下高校檔案信息資源共享對策
1.規范檔案元數據標準建設和執行情況。元數據是描述文件的背景、內容、結構及其整個管理過程的數據，詳細記錄了與文件形成過程相關的所有原始信息，真實地體現了檔案形成的歷史原貌，具有全面描述作用，能回溯電子文件的原貌和變化過程，確保電子文件的完整性、真實性。所以應明確元數據的標準和規范，優先遵循國際或國內通用標準，先行介入源頭，采取前端控制，為檔案信息資源共享服務。
2.加快館藏檔案數字化，建設信息資源總庫。檔案資源數字化是檔案信息共享的前提條件，首先在遵循國家數字檔案相關標準規范的前提下，注重完成館藏存量檔案的數字化掃描加工，信息采集等再生電子檔案的歸檔管理，建立起高校檔案數字資源的收集、存儲、加工、管理和利用的過程體系規范和高校檔案信息化管理模式，將檔案信息轉化為數據時，要遵循《紙質檔案數字化規范》（DA/T31-2017）、《錄音錄像檔案數字化規范》（DA/T62-2017）等各類檔案數字化標準規范，對現有館藏檔案資源數字化加工處理、同時注重增量電子檔案的在線歸檔管理，并根據數字檔案館的規模和硬件配置等情況，綜合考慮任務量、并發用戶、安全性等因素選擇終端操作系統和服務器操作系統，合理構建目錄數據庫、全文數據庫、管理過程數據庫、規范標準數據庫和系統維護數據庫等模塊，逐步實現對數字檔案信息資源的網絡化管理以及分層次多渠道提供檔案信息資源利用和社會共享服務[8]。
3.增加經費投入，完善配套設施。檔案基礎設施優化整合保證了組織機構管理、用戶管理、資源管理、權限管理等各項任務的有序化運行，新時代檔案工作要樹立創新思維，從發展戰略的高度，把檔案工作納入學校發展規劃之中，在信息資源共享技術、人才、經費等方面爭取得到學校的重視，增加經費投入，完善檔案資源共享的基礎設施，所需的檔案管理系統服務器、資源數據庫、交換機、計算機、防火墻等軟硬件設備。注重穩定檔案人員隊伍，鼓勵現有人員參加檔案業務技能培訓，及時引進檔案與計算機專業的技術人才，以事業留人。
4.檔案著錄標引規范化。檔案著錄是獲取檔案情報信息的主要途徑，著錄質量直接影響檔案的查全率和查準率。故在在著錄條目時，要嚴格遵循統一的《檔案著錄規則》，對著錄項目、錄用文字、格式、標識符號、信息源等條目規范錄入，并分析檔案主題內容，嚴格相應的《檔案標引規則》完成檔案標引，為檔案檢索做好基礎性工作。大數據時代下，充分利用云計算技術，尋求能識別和語言轉換功能的技術，在著錄時要注意解決少數民族語言文字的識別和統一化等問題，加強少數民族語言文字信息化，通過標準化著錄，解決漢語與少數民族語言之間的矛盾。充分挖掘少數民族檔案，構建信息資源共享平臺，促進資源共享。
5.構建共享平臺，優化整合檔案數據。高校檔案信息資源共享平臺開發的設計要依據大數據的特性進行，應基于B/S架構和面向對象的JAVA編程技術以及關系數據庫SQLServer，形成統一的共識和規范[9]，實現現有各個獨立應用子系統的整合。軟硬件建設方面：在完善高校檔案管理系統升級，與OA系統對接及單點登陸工作，促進電子文件的及時在線歸檔、管理及利用工作中，注重平臺的可擴展性和兼容性，實現原有的信息資源進行有效的整合，形成檔案智能管理平臺，促進電子數據的共享互聯。多途徑深化推進智慧校園各體系之間數字資源的共享協作，全面開展高校檔案信息資源網絡化服務，搭建“校園一體化”服務平臺，實現信息資源的共融共享。數據管理方面：以來源原則為依據，各部門自行完成文件材料的收集和整理、鑒定及預立卷任務，通過融入電子文件的準確性、完整性、安全性和可用性檢測，檢測合格后即時實行線上提交，在數字檔案管理系統中提交給檔案管理員處理接收，全過程涵蓋了信息資源的采集、接收、整理、保管、鑒定、統計等流程規范化的管理，建立檔案數字化綜合應用平臺，以此滿足利用者和檔案管理者的需求。通過數字檔案各門戶網站、分配指定的用戶權限，實現多線程調閱檢索信息資源，最終完成檔案數據的資源共享利用服務。云計算強大的數據信息處理能力能高速處理及優化現有的檔案數據結構和內容，實現以數據內容為線索的檔案信息統籌整合，避免檔案信息資源的重復，實現全校檔案信息資源的共建共享。云計算技術觸發并推進了檔案管理從理論到實踐，從理念到手段的全面更新。智能檔案云平臺的出現推動了檔案事業架構重建，轉型發展。云計算技術能有效集成包含OA辦公系統、教務管理系統、科研管理系統等多個業務系統，構建出高校檔案大數據中心，實現校務協同模式下檔案的統一管理，并能協同優化整合校內所有檔案信息資源，實現高校電子信息資源的全面、自動、在線推送歸檔，實現全部進館檔案“一站式”收管用，變管理檔案為管理數據，避免出現實物檔案亂丟亂棄的現象，節省了人力物力財力；也能形成學校特色（如校史年鑒、規章制度、職稱、教職工獎懲、人物專輯、精品課程、科研成果、電子文件等）專題智慧庫。平臺實行“一對多”的運行運轉模式，多途徑擴展了檔案信息服務方式。檔案是一座文化的金礦，檔案云平臺是對外展示館藏開發利用和檔案館動態的窗口，也是檔案史志文化研究者、利用者和愛好者共舞的平臺，利用云平臺的優勢，對高校數字檔案信息資源統籌管理，全面推動高校檔案信息資源的融合和交流，為用戶提供多元化檔案文化創意產品服務，最大限度的實現高校數字檔案資源的開放共享。
參考文獻：
[1]向禹.基于用戶需求的高校檔案在線服務平臺的設計與實現[R].湖南省高校檔案學術會議，吉首，2015：12.
[2]吳玫.我國高校檔案工作面臨的機遇和挑戰———高校檔案工作專題講座[R].高校檔案工作專題講座，長沙，2016：3.
[3]裴偉.智慧校園環境下的高校數字檔案館建設方案介紹[R].廣州：中南高校檔案工作學術會議，2019：5.
[4]楊博文.檔案信息化“十三五”發展研討會綜述[J].檔案時空，2016（2）：28-29.
[5]劉生湘.云計算環境下高校檔案信息化探討[J].湖北檔案，2014（9）：12-14.
[6]王濤.大數據時代背景下的高校檔案資源共享研究[J].蘭臺世界，2016（4）：75-76.
[7]郭佃曉.大數據時代檔案資源共享探析[J].辦公室業務，2019（5）：182-183.
[8]黃宏斌.劉震.基于語義的信息聚焦服務[M].北京：電子工業出版社，2012：11.
[9]王佩.基于云計算的檔案信息資源共享平臺研究[J].蘭臺世界，2015（1）：38-39.
作者:劉英姿 歐陽琳 單位:懷化學院 邵陽學院
