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【摘要】隨著經濟社會的快速發展，信息化成為經濟快速發展的一種必然趨勢，與此同時檔案管理也被逐漸重視起來，如何將信息化融入到檔案管理之中，成為事業單位檔案管理發展的重要課題。本文在分析事業單位檔案管理中存在問題的基礎上，對提升事業單位檔案管理信息化建設的方法提出建議。
【關鍵詞】檔案管理；信息化；事業單位
一、事業單位檔案管理現存問題
（一）部分領導對檔案管理工作重視不到位
事業單位的檔案管理很大程度上是無人領導、無人管理的狀態，在檔案管理工作上很少有直接的領導負責人，由于部分單位領導對檔案管理的不重視，導致檔案管理工作人員積極性不高，工作不熱情，致使檔案管理的工作很難開展，檔案收集工作也很困難，檔案管理工作的連續性、材料的完整性很難實現。
（二）事業單位檔案管理人員知識匱乏
很多事業單位沒有專職的檔案管理工作人員，大部分兼職檔案管理工作人員接手檔案管理工作之前幾乎沒有接觸過檔案管理工作，對于檔案管理工作屬于零基礎知識儲備，更不用說單位其他工作人員對于檔案管理工作的認知程度。對于單位委派接手檔案管理工作的人員來說，由于接手后沒有接受正規的檔案管理知識培訓，在工作過程中也是摸索前進，很多管理工作都不規范，沒有嚴格按照國家制定的檔案管理標準進行檔案的收集、保存、歸檔和立卷，這就給以后的檔案管理工作帶來了很多的不便，增加了檔案管理工作與信息化融合的難度。
（三）事業單位檔案管理設備陳舊
由于部分事業單位領導對檔案管理不重視，致使檔案管理的設備落后，有部分先進地區也僅僅是配備了電腦、打印機等基礎設備。另外多數單位的存放檔案環境達標率很低，給傳統的紙質檔案保存工作帶來很大影響，大部分紙質檔案在整理存放過程中造成了信息的缺失、材料的不完整、紙面的破損和字跡不清晰等現象。
二、事業單位檔案信息化管理的優勢
隨著網絡的發展和軟件的逐步升級，給事業單位的檔案管理提供了良好的技術支持和優越的發展環境。
（一）比紙質保存更永久
事業單位的檔案管理工作很長一段時間都是紙質保存，紙質檔案的保存很容易受到自然天氣、室溫的影響，易受空氣潮、蟲咬、干燥、浸染等因素的破壞，致使檔案保存難度增加。而且紙質保存對空間要求很高，查詢起來也比較困難和麻煩，檔案材料缺失的可能性很大。而檔案管理信息化則解決了這一難題，檔案管理信息化可以實現檔案的多份備存，將檔案用掃描、拍照等方法存儲到電腦磁盤里，節省了檔案存放的空間，也加快了檔案查詢的速度，提高了檔案查詢的辦事效率。同時也保證了檔案管理的永久性和完整性。
（二）有效地促進便捷工作
傳統的檔案管理比較繁瑣，建檔存檔需要花費很長一段時間，面對大量的歷史檔案，查詢起來也很費時，且程序繁雜。而實現檔案信息化管理后，應用先進的查詢工具，輸入查詢檔案的幾個關鍵詞，與之相關的檔案材料都會出現在一個頁面上，查詢起來省時省力，大大地提高了工作效率。
（三）信息化管理改變了存儲方法
加強事業單位檔案信息化管理，從本質上改變了傳統檔案管理工作的方法，在很大程度上拓展了檔案管理工作的職能，檔案的信息化管理將傳統的紙質媒介、人工錄入整理等方式轉變為以電子錄入方式、網絡平臺為媒介的新方法，使檔案的傳統職能轉變成為信息資源的采集、管理、存儲等相關類型的服務，推動了檔案信息化管理工作方式的轉變。
三、提升事業單位檔案管理信息化建設的建議
（一）加強領導對檔案信息化建設的重視程度
一是事業單位領導應該清楚地認識到檔案管理工作對于一個單位的發展及領導決策起到的重要作用，應該把檔案信息化管理作為工作中的一項重要內容，嚴格按照國家規定的檔案管理標準開展檔案管理信息化工作。二是設置專門的檔案管理辦公室，提升辦公配置水平，包括所有的門窗和存儲設備；加強檔案信息化管理的保密性，委派專職的檔案管理人員，嚴格檔案查詢程序步驟，提升檔案管理工作的嚴密性。三是定期組織檔案管理工作人員對檔案知識的學習，提升檔案管理工作的專業性，同時調動檔案管理工作人員的積極性。更好地為單位檔案管理工作服務。逐步普及單位其他員工的檔案管理知識，為檔案管理工作順利推進奠定良好的群眾基礎。
（二）將檔案信息化管理與傳統的紙質檔案管理相結合
目前，由于我國很多事業單位還是以傳統的紙質檔案管理保存為主要方法，檔案信息化管理發展會有一個緩沖期，不能因為信息化的推進而影響檔案管理工作，所以在推進事業單位檔案信息化管理過程中，要將傳統的檔案管理與檔案信息化管理相結合，逐步實現檔案管理工作的信息化。
（三）建立完善的檔案信息化管理制度
一是事業單位要結合自身的實際情況，根據國家的檔案管理制定辦法，建立健全適合本單位自身情況的檔案管理制度，只有在完善的制度下檔案管理工作才能長遠有序地開展。同時要制定檔案工作的考核制度，提高檔案管理工作人員的工作積極性，逐步提升單位員工對檔案信息化管理的認知。二是在制定事業單位檔案管理制度的前提下，對國家出臺的《檔案法》要開展持續地學習，在學習的基礎上更好地制定完善的檔案管理制度，做到檔案管理工作中有法可依，使檔案管理工作更加規范。
（四）建立完善的檔案信息化管理設施，促進資源建設
要實現事業單位檔案信息化管理，檔案管理信息化基礎投入是關鍵。檔案信息化管理基礎設施主要是指數字化檔案信息化管理辦公環境，包括獨立的辦公室，設立檔案管理存放柜、檔案庫房、檢索工具等；實現檔案管理信息化的硬件要求，包括基本的電腦、彩色打印機、彩色掃描儀等設備；還包括專兼職的檔案信息化管理人員隊伍建設，以及實現檔案信息化管理的網絡技術等軟件平臺建設，只有建立完善配套的檔案信息化管理設施，才能逐步推進檔案信息化管理。具體來說，一方面在檔案管理信息化管理網絡平臺建設中應該制定專門的電子檔案管理制度，實現對管理平臺工作的嚴格化管理。另一方面應加強對事業單位檔案管理工作中視頻、音響、錄音、圖像等檔案的資源建設，對此類檔案文件實現數字化處理和存儲，促進檔案管理工作資源的儲備，突出數字化檔案管理的優勢，完善事業單位檔案管理的資源建設，更好地為單位領導決策和人才培養及考核提供基礎資料，為人員發展提供基礎保障，對單位發展發揮支撐作用。
作者:林曉芳 單位:黑龍江省農墾經濟研究所