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【摘要】
AACSB認證要求所有工作要圍繞使命來展開，并且注重認證過程。辦公室信息化管理是管理人員結合日常工作來提升管理效率，記錄管理過程的有效途徑，是實現、保留認證過程的可行方法。本文就辦公室信息化管理的重要性、具體內容、當前存在的問題及如何開展辦公室信息化工作進行了具體的論述。
【關鍵詞】
使命；辦公室；信息化；機制
一、背景
國際高等商學院協會（AssociationtoAdvanceCollegiateSchoolsofBusiness，簡稱AACSB）是全美唯一一所對工商管理及會計專業有鑒定權的權威機構。2013年10月23日，北京聯合大學商務學院正式成為國際高等商學院協會（AACSB）的會員單位。這標志學院開始融入全球商學院的大家庭，為未來緊跟世界商科教育的步伐，提升人才培養質量奠定了基礎。AACSB標準依據戰略管理標準，突出使命的重要性，強調每個商學院都要有一個清晰明確的“使命”描述，學院的一切教學活動都應該為使命的實現而服務，并鼓勵學校創辦自己的辦學特色。
二、圍繞學院使命開展工作的重要性
北京聯合大學商務學院未來幾年的發展目標是成為國際商學院，目前，已確立了學院使命“踐行社會責任，推動應用創新，培養商界骨干，服務區域發展”。AACSB認證標準最重要的特點之一是“圍繞使命”。參與認證的學院必須通過詳細的使命陳述證明自己的資源和所有努力都圍繞學院的教育使命而展開。學院的所有參與者（領導、教師、職工、學生）都應理解使命，明確認識。為了實現使命，學院所做的各種努力不僅僅體現在口頭上，更應該體現在具體的行動中。在發展國際商學院的目標下，商務學院管理人員正面臨新的挑戰，面對新的發展形勢，管理人員應從AACSB認證標準及辦公國際化角度出發，圍繞“學院使命”落實，掌握其內涵，不斷提升自身素質、增強業務能力，緊跟學院發展，為學院的使命落實及實現而付出努力。
三、什么是辦公室信息化管理
信息是高校行政管理活動中進行計劃、決策、組織、控制的基礎和依據，是內部各工作環節相互溝通協調的紐帶。傳統的行政管理模式僅將信息作為一種管理要素，信息的統計管理工作大多依賴人，各環節間信息交流不暢，影響了管理工作的質量和效率，導致信息準確率不高、信息溝通不暢和資源的浪費。所謂信息化管理是指以現代信息技術為支撐，將信息的產生、收集、處理和傳遞等作為組織的一項重要職能。加強信息化建設是高校主動適應信息社會的需要，是提高高校行政管理水平的需要，通過新技術新手段的應用，既可提高管理的效率，又可減輕管理者負擔，集中主要精力改善管理水平，促使高校行政管理工作更加規范化和透明化。AACSB認證標準另一特點是“重視過程”，體現在學院做的每一個具體的項目和活動，都需要圍繞著使命實施戰略管理，整合有限資源。在整合資源的過程中，信息是其中的一項重要要素。“重視過程”，就是在工作的過程中，留下痕跡，亦是信息資源的積累過程，管理人員的信息化意識就顯得尤為重要，如何使得各個部門之間的信息資源實現共享，如何更好的為領導、師生提供最有效的、最新的數據信息等等，需要管理人員對信息資源進行有序歸類及規范整理。結合以上內容可見，辦公室信息化管理的重要性及必要性，管理人員增強信息化意識的重要性。
四、辦公室工作管理中存在的問題
AACSB的第三個特點就是“基于證據”，即根據證據判斷認證結果。AACSB認證所需的證據和材料必須全面反映學院的管理和教學水平。AACSB認證要求觀測學院每個方面每個細節的原始材料，由于AACSB要求學院提供的證據涉及到整個學院的方方面面，所以學院須整合所有力量，包括教職工和學生，共同參與證據的搜集和整理工作。作為綜合性服務部門，信息管理工作是辦公室工作的重要組成部分。在實際工作過程中，由于學院管理人員有限，采集、跟蹤、測量的數據和信息很不完整，很難提供認證所需的有效證據。這暴露了學院管理過程中存在一定問題。
（一）管理人員信息素養不足。
受傳統觀念影響，一些管理人員習慣于過去的管理模式，缺乏對信息的敏感度，信息化意識缺乏足夠的認識，重視程度不夠。
（二）數據信息不完整。
傳統的信息管理模式局限于信息的收集，但缺少對信息的歸類整理，為后期的文檔資料查閱及檔案借閱帶來很大的困擾。
（三）信息化管理過程中缺乏統一規劃。
統一規劃的缺乏體現在橫向部門間和縱向時間上。為適應新要求，管理人員需重點研究流程再造，以便更好地服務于師生。
（四）對新信息渠道開發的不足。
隨著科技的迅速發展，現代信息有著來源廣、數量多、傳播快的特點，信息的來源已超越傳統的模式，不僅僅是通過電視及紙質媒體、網絡媒體進行傳播，微博、微信等新興社交媒體的加入，使得信息的傳播更加迅速快捷，如何更好地借助這些媒體工具對信息進行科學有效及時地收集管理，是值得管理人員深入研討的一項重要內容。
五、如何開展辦公室信息化管理
針對高校信息工作的特點，為滿足需要，必須建立來源廣、內容精、速度快、成效高的信息工作機制，以實現信息服務的預期目標。只有在全面掌握各類信息的基礎上，才能有效地調整工作狀態，有效地實行管理和服務。作為學院使命落實的參與者，結合自身的崗位特點，在工作管理上要不斷改進，管理人員應從思想上、行動上都有所轉變。因此，針對現有存在的現象，特提出以下幾點改進建議。
（一）提高思想意識，加強信息化管理理念。
辦公室是個中心樞紐部門，辦公室工作任務繁重，工作關系錯綜復雜，需要聯系協調學院各個部門及其資源，以便為領導做好決策服務。在日常工作中，要把信息工作作為一項普遍性、長期性的工作來抓，從思想上，就要增強信息化管理理念，方便隨時提供所需的各種信息情況，這些都需平時工作的積累。管理人員面對新的形勢，要轉變觀念。不能說過去怎樣做，下一步還老樣子；不能說要求太嚴了、做不到、受不了。要調整心態，主動作為。加強對管理人員進行信息化管理的宣傳宣講，組織管理人員進行深入研討，提高管理人員對信息化的認識，動員管理人員積極、主動地參與信息化建設。
（二）借助新形勢、尋求新信息。
高校作為知識創新基地，首先是新信息、新知識的集散地。大量新知識的積累，極大地豐富和促進了高校的教育教學與科研工作，同時在積累與探索中不斷孕育出新的成果。在學院使命的目標下，廣泛尋求新信息并傳播信息成為領導、教師及管理人員的自覺行為。教學與科研是高校工作的兩條腿，就教學而言，掌握各學科、各專業前沿動態并教授給學生，有利于激發學生的創新精神，培養學生良好的專業素質，引導學生攀登科學高峰，即各種新信息、新知識的積累，是高素質人才培養的要求；就科研而言，掌握各研究領域的發展狀況，是科研工作開展的必要條件。只有及時掌握了有關信息，才能準確評價和合理定位自身的研究活動，才能利用已有的成果進行發展創新，以實現研究的價值，可以說沒有科研信息就沒有成功的科研。辦公室作為輔助管理部門，應注重新信息、新知識的收集與積累，與學院的發展戰略保持高度一致，關注學院的發展動態，有意識地去了解師生所關心的學科及專業發展情況，以便為學院的教學和科研提供一定的輔助作用。
（三）努力做到知行統一，學以致用。
學院的價值追求是：立德力行，至能致用。要做到德行統一，并非容易，不僅要靠學知識、受教育，更要靠身體力行從點滴做起，靠不斷自省、不斷自求自得的鍛煉，靠不斷在實踐中得到檢驗。只有身體力行的不斷實踐，才能養成知行統一，德行一致的良好習慣和品行，才能擔負起為國為民建功立業的責任。辦公室的管理人員在實際工作中要做到點線面相結合，既要有各單位縱向的信息傳遞，又要有各部門橫向的交流；充分發揮辦公室的特殊位置，協調各個部門之間的資源，多進行部門間的信息交流和信息共享，充分發揮信息資源最大化，提高資源統籌、咨詢服務、監督管理水平。例如：在學院的工作要點及年終總結報告里，經常會涉及到一些具體的數據，如招生就業情況、師資情況、科研情況等等，對這樣一些常規性的數據，能否進行前期信息統計設計，按月進行數據更新，做好日常的數據積累，使得在撰寫報告時，各個相關部門隨時可以提供近期的最新數據，不至于為了這些常規數據的搜集，增加相關部門管理人員的工作量，這些有賴于各個部門的管理人員日常的知行統一，互相的協同合作。
（四）要提高對信息的綜合處理能力。
高校群體思想活躍、興趣廣泛，對各類信息的靈敏度強、采集量大，其人均信息量高于普通群體。教師、學生、管理人員明確各自職責，充分利用OA辦公平臺及大螞蟻即時通信軟件，除了提高辦事效率外，還可以增加數據傳遞與收集的便捷性，逐漸積累數據，為今后AACSB的認證工作做好準備。依托AACSB協會的相關要求，對辦公室相關業務工作進行梳理，形成規范的工作過程機制，以便更好地保障AACSB體系標準的順利實施，保證信息資源規范化、系統化、準確化。要早作謀劃、未雨綢繆。對收集的信息，一是要正確區分有效信息與無效信息、長期信息與即時信息，同時進行合理取舍，去粗存精，分類處理，并依據其不同內容作不同途徑的反饋與傳遞，服務于不同的工作領域。二是要對平時收集的零星信息注意進行積累，定期綜合，提出帶有全局性、典型性、傾向性、規律性的信息，為領導提供有情況、有分析、有建議的高層次信息，最終為決策服務?？梢?，推進辦公室信息化管理建設的必要性。
六、結論
總之，信息化建設是一項長期而艱巨的系統工程，這有賴于學院領導、師生們的共同努力，從思想上認識到信息化管理的重要性，對其高度重視，才能在通過AACSB認證的道路上越走越遠、越走越順，才能更好更有效的落實學院的辦學使命。
作者：張春艷 李海文 許霞 單位：北京聯合大學商務學院
