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目前在科技檔案的管理中主要存在以下幾個方面的問題：第一，科技檔案管理模式落伍，信息化時代下的科技檔案管理涉及大量硬件和軟件的投入，尤其是在知識爆炸的背景下，科技檔案的產生、分類、甄別、歸檔等工作量迅猛增長，繼續采用傳統模式對科技檔案進行管理已經無法滿足需求；第二，科技檔案管理手段落后，科技檔案管理的重要內容之一就是對科研工作的管理，而多數科研工作都具有周期性、階段性和長期性等特點，涉及到需求論證、項目申請、科研實施、驗收推廣等諸多環節，持續時間長，涉及內容廣，這一情況下，如果缺乏科學管理的手段和制度，往往會造成管理混亂和低效管理的情況發生；第三，科技檔案管理專業化水平較低，完整的科技檔案全程記錄了科學研究活動的全程，由于信息化手段在科學研究活動中的廣泛應用，因此，科技檔案中涉及大量的設計圖、工程圖、照片、錄像等新型記錄形式，給管理活動帶來更多的挑戰，對其進行管理要求很高的專業化水平，但目前的管理水平和能力還存在較大差距。綜合來看，目前在科技檔案的管理中主要存在管理能力不強、投入資源不足、人才隊伍培養滯后以及專業化水平不高等問題。
二、信息時代對科技檔案信息化管理的做法和思考
科技檔案信息化管理的目標要求就是充分利用現有的通信、計算機、數據庫等先進技術，在國家、行業以及單位科技檔案管理法規制度和標準規范的框架下，用信息化手段來保障和促進科技檔案的管理水平，為科技檔案資源的形成、收集、整理、保管、開發、利用等提供堅實的基礎，科技檔案開展信息化管理，重點可以從以下方面進行。
第一，采用信息化手段實現科技檔案的自動編目、檢索、立卷和標引等工作。對科技檔案實施自動編目和自動檢索是應用信息化手段管理科技檔案的基本要求，其中自動編目是將收集到的科技檔案相關信息制成檔案機讀目錄數據庫，在不同要求下編制出不同的檔案檢索工具，包括全宗目錄、分類目錄、案卷目錄、專題目錄、作者目錄等各種目錄和索引，充分發揮信息化編目速度快、項目全等優勢。自動檢索是通過查找檔案目錄并利用檔號、題名、責任者、分類號、關鍵詞等檢索標志，迅速、準確地查找出滿足要求的檔案資料，與手工檢索相比，自動檢索速度快、線索形式多樣，檢全率和檢準率高，能最大限度地滿足利用者要求。計算機自動立卷是計算機以科技檔案目錄中每份文件的有關存錄項為依據將某方面具有共同點和聯系密切的文件綜合在一起組成案卷，并自動對同一卷的卷內文件進行排列和編號等工作，極大地提高了立卷速度和立卷質量，改善了效率?？萍紮n案自動標引是計算機通過對科技檔案題名或全文信息進行字詞切分、對內容特征進行分析，提取及給出正式主題詞或分類號的過程，科技檔案自動標引能夠顯著提高工作效率和加快科技檔案目錄數據庫的建設。
第二，采用信息化手段實現科技檔案的借閱、統計、編研及保管環境的自動控制。科技檔案的借閱管理和統計工作復雜而繁瑣，而通過采用信息化手段進行自動借閱管理和統計，對科技檔案的利用登記、審批、檢索、調卷、歸檔、利用情況統計等進行自動管理，不但能夠有效完善科技檔案的借閱管理制度，還極大地提高了工作效率。采用信息化手段實現科技檔案的借閱管理，重點涉及內容包括以下幾個方面：用戶的借閱資格驗證、借閱情況登記、歸還登記和自動統計。
通過利用計算機技術，還能夠有效實現對科技檔案資料的自動編輯處理，不但能夠提供對科技檔案原文信息的檢索和分類，還能夠對科技檔案資料進行文字編輯處理和排版印刷等工作，實現科技檔案資料的自動編研。另外，在科技檔案的管理環節中，對檔案保管環境的自動控制非常重要，應用計算機技術對檔案排架進行自動管理，能夠結合科技檔案登記數據庫的信息，給出檔案庫房架位的分配圖，實現架位的自動分配，為新進科技檔案合理分配架位，提高架位的利用率，還可以實現對科技檔案保管環境的溫、濕度以及防火防盜等進行自動監測和管理。
第三，加強培育科技檔案管理的信息化人才。對科技檔案實施信息化管理以及使信息化管理模式不斷深入的關鍵是信息化人才，信息化人才是使用信息化手段進行科技檔案管理的主體，也是實現科技檔案信息資源增值的主體，更是不斷將科技檔案管理向信息化方向不斷推進的中堅力量，因此需要加強科技檔案信息化人才培訓，使科技檔案管理的信息化活動能順利開展，并實現可持續發展。
三、結束語
在信息技術飛速發展的背景下，在科技檔案管理領域，基于信息化的應用將越來越廣泛，因此科技檔案管理部門需要采取有效措施，加大投入，確保科技檔案信息資源的完整、安全和有效開發利用，全面推動科技檔案管理現代化和信息化水平。
作者：任平 單位：中冶賽迪工程技術股份有限公司
