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摘要：本文首先對檔案信息化作出簡要闡述，然后對事業單位檔案管理信息化建設作用予以說明，對事業單位檔案管理信息化建設問題展開分析，最后針對問題產生的主要原因，結合實際情況，提出幾點事業單位檔案管理信息化建設的有效策略，希望可以對業內起到一定參考作用。
關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設
隨著云共享技術、大數據技術的迅速發展，信息化管理已經成為各行各業未來可持續發展的重要途徑。在事業單位檔案管理工作開展中，存在檔案信息資源數量大、檔案信息類型多等多種特點，在檔案管理工作中，信息化技術的應用可以讓管理效率、管理質量得到有效提升，對于檔案管理模式創新具有重要意義。
一、檔案信息化相關概述
信息化本身具有滲透性、創新性、增值性以及帶動性特點，在事業單位檔案管理工作中，信息化技術的應用對于管理工作順利開展具有重要意義。檔案信息化主要指的是在網絡技術、信息技術的應用下，圍繞檔案信息數據庫建設中心，以檔案數字化人才為支撐，構建檔案電子化規章制度、標準體系，進而形成檔案數字化綜合體系?，F階段，檔案信息管理工作開展主要目標是管理模式化、館藏共享化、歸檔自動化以及應用專業化、控制高效化。在具體工作開展中，首先，應做好信息技術開發工作與應用工作，為檔案信息化高效開展奠定基礎；其次，應做好檔案管理信息化建設產品更新工作，保證檔案管理工作實施水準；最后，應做好信息化數據的開發與應用工作，并構建管理工作開展長效機制。
二、事業單位實現檔案管理信息化的重要意義
在當前的事業單位檔案管理工作中，加強計算機化建設的過程以及使用計算機化介質作為傳播檔案資料的手段具有許多優勢。它可以顯著提高分發過程中檔案管理信息的速度，并優化和改善公共機構中傳統檔案管理的服務模式。同時，可以增強檔案信息反饋機制的最新性，提高工作效率，從而提高檔案管理水平、部門工作水平。此外，事業單位建立檔案信息還可以有效提高檔案信息的質量，提高受眾交流的影響力，改善檔案存儲環境，從而有效減少紙張資源的浪費?？梢越鉀Q文件模糊，損壞的問題，有效增加文件的存儲容量。檔案管理可以有效地優化公共事業單位的檔案管理體系和管理方法。在某種程度上，可以減輕文件管理人員的工作壓力，確保公共機構更加專業化并融入文件管理中，通過電子化和智能化確保公共機構的良好發展。
三、事業單位檔案管理信息化建設作用
事業單位檔案管理信息化建設的主要作用有：
1.檔案資源永久保存。在傳統事業單位檔案管理工作開展中，紙質文件受到濕度、溫度等環境因素影響，可能會有損壞、發霉等情況產生，進而讓檔案信息出現丟失現象。通過檔案管理信息化建設，能夠轉換紙質檔案為數字檔案，在計算機系統以及磁盤中進行存儲，進而規避檔案損壞問題。
2.檔案管理效率提升。傳統事業單位紙質檔案管理過程較為繁瑣，涉及程序相對較多，這對于檔案查詢工作、檔案整理工作開展具有不利影響。通過檔案管理信息化建設，可以讓工作人員利用專業系統完成檔案查詢工作，讓查詢效率得以提升，與此同時，檔案管理工作也可以通過計算機程序完成，可以讓檔案管理工作效率以及質量得以提升。
3.檔案管理持續發展。檔案管理工作應緊跟時展步伐，積極更新管理技術與管理手段，通過信息化建設，可以采用電子錄入方式完成信息資源的管理、記錄、采集、存儲等工作，在保證檔案管理效率的同時，對于其未來可持續發展具有積極影響。
四、事業單位檔案管理信息化建設問題
1.檔案管理信息化的理念尚未深入人心。隨著信息技術的出現和廣泛使用，它在各個領域的發展和創新中發揮了不可磨滅的作用。信息技術已在管理大型公司方面發揮了巨大的優勢。對于事業單位中的文件管理，它還必須配備現代信息技術，這大大提高了文件管理和使用的現代化程度。但是，仍然有一些事業單位的相關管理人員尚未意識到基于信息的檔案管理的重要性，繼續使用傳統形式的檔案管理，由于相關的管理人員和干部對于信息技術存在偏見，因此他們認為進行檔案管理信息建設是必須消耗大量的人力、物力和資金等。同時，部門負責人和各個部門的員工對待檔案管理的態度嚴重阻礙信息建設檔案管理的計算機化設計嚴重阻礙了事業單位在未來的健康穩固發展。盡管在某些事業單位的文件管理過程中，信息構建被視為未來文件管理中的重要問題之一，但通常在建立過程中只是對其進行膚淺的了解，而沒有加深對其管理或健全和完善，并且在構建過程中沒有投入太多的精力。
2.管理經驗不足。管理經驗不足的問題在我國事業單位檔案管理信息化建設中普遍存在，現階段，在國家層面，雖然針對事業單位檔案管理工作制定了一系列具有宏觀特點、全局特點的法律法規政策，但對于地方工作開展僅能起到指導作用。而地方事業單位檔案管理工作開展往往存在管理經驗不足的主要問題，人員管理能力水平難以滿足信息化管理需求。與此同時，還有部分事業單位檔案管理部門存在管理認識不統一的主要問題，會對信息化建設管理工作順利開展造成阻礙。
3.技術發展滯后。在事業單位檔案管理信息化建設過程中，技術發展滯后的問題依然普遍存在。其主要表現為：（1）開發利用滯后。部分事業單位在檔案信息化建設中存在開發利用滯后的主要問題，之所以產生此類問題，其主要原因是市場中檔案信息化管理產品較為缺乏、工作人員參與檔案信息化開發利用積極性低等。（2）建設進程滯后。部分事業單位相關工作人員沒有對檔案管理信息化建設工作予以高度重視，存在信息化建設進程滯后的主要問題。同時，還有一些事業單位在檔案管理信息化建設中會面臨諸多困難，如果沒有對此困難予以及時克服，就會讓管理工作開展效果受到不利影響。（3）信息整合滯后。信息整合工作需要多部門、多單位共同完成，但就目前來看，部門各自為政的現象普遍存在，這會讓信息整合出現滯后問題。
4.管理水平不足。管理水平會對管理效果造成直接影響，之所以產生管理水平不足問題，其主要原因為：（1）網絡科學技術、信息技術迅猛發展，在部分事業單位檔案管理信息化建設中，因為人員思想先進性不足、技術選擇不合理等問題，可能會對整體管理水平造成不利影響。（2）在我國部分事業單位中，存在檔案信息化管理監督力度不足的主要問題，缺少對檔案管理的強制執行規定，難以保證人員工作開展規范性。同時，檔案信息化管理工作開展對人員工作具有新的能力要求，如果人員能力水平不足，就會讓管理效率、管理質量受到不利影響。
5.管理模式缺陷?，F階段，管理模式缺陷的問題依然普遍存在，其主要表現為組織結構缺陷、管理體制缺陷這兩個方面。在組織結構方面，部分事業單位沒有對檔案信息化建設管理工作人員權責進行明確劃分，存在權責不清等現象。與此同時，還有部分事業單位檔案信息化建設管理存在管辦不分以及政事不分情況，這會讓檔案信息化管理出現冗余情況，讓管理工作開展有效性受到不利影響。在管理體制方面，部分事業單位存在文件檔案各自保管情況，缺乏保管統一性與信息化處理統一性，此種管理模式規范程度相對較差，可能會讓檔案丟失現象產生，讓檔案信息化管理措施落實效果受到不利影響。
五、事業單位檔案管理信息化建設有效策略
事業單位檔案管理信息化建設過程中，伴隨著社會經濟的快速發展，事業單位會有更多的專門檔案、重要檔案、聲像檔案、科技檔案出現，只有對信息化建設策略進行有效實施，才能讓檔案管理工作質量得以提升。
1.加大對事業單位檔案管理的資金投入。不管是工程項目還是公司管理部門，順利進行的原因都是每個部門都投入了大量的人力、物力和財力，事業單位中的文件管理也是如此。為了能夠及時更新舊設備并有足夠的資金來引進高新技術，必須增加文件管理方面的資本投資。首先，在有關部門的大力支持下，事業單位可以積極引進現代化的管理設備，取代原來的計算機、掃描儀、打印機和其他文件管理所需的材料。但是，應注意的是，更換設備后，人員應保存原始數據并將其傳輸到新設備中，以進行有效的分類和集成。其次，為了確保所收集文件的安全性和機密性，還應建立完整的安全保護系統，以確保文件信息不會丟失，從而確保信息的安全性、完整性和有效性。
2.制定檔案管理標準制定檔案管理標準是事業單位檔案管理信息化建設的首要工作。首先，應制定具有針對化的信息化管理標準體系，在管理架構上，應保證檔案管理具有高度統一性特點，避免有分散管理、多頭保管、各自操作等情況出現。還應做好領導管理工作，對組長、負責人進行有效安排。其次，應對資源進行有效整合，完成可操作檔案共享標準體系構建工作，保證文書檔案網絡共享平臺可以得到有效運行，保證查詢快捷性、歸檔安全性、機關工作高效性。
3.完善檔案管理制度。事業單位檔案管理信息化建設工作開展中，完善檔案管理制度是工作順利開展的重要保證。首先，事業單位應構建層層負責制度，并成立專業領導小組，保證檔案管理信息化建設具有專人專崗特點。其次，事業單位應對檔案管理信息化建設制定長期規劃與長期目標，具體應涵蓋在線接收、在線移交、在線查詢、在線鑒定等多種內容，讓政務內網、檔案信息數據庫得到有效對接，讓安全防護防泄密問題、網絡技術攻關問題、數據格式統一問題得到有效解決。最后，需要對權利義務制度予以明晰化處理，保證工作開展有序性與工作流程明確性。
4.構建良好運行程序。在事業單位中，為讓良好運行程序得以構建，首先，應結合檔案信息化建設工作實際需求，對檔案電子文件裝訂方式、存儲格式、管理架構以及人員專業技術進行全面分析，對工作流程進行有效完善，保證管理、保管、移交統一性。其次，應保證在職人員、離職人員對保密責任予以嚴格履行，避免有涉密文件泄露情況產生。最后，應嚴格管理涉密檔案，可以對此類檔案進行登記目錄，開展備案備查工作，全面了解當前檔案管理情況。
5.提升人才素質水平。（1）強化人員培訓強化人員培訓是提升事業單位檔案管理信息化建設工作人員素質水平的重要方法，是讓信息化人才短板得以彌補的重要舉措。在具體工作開展中，應對培訓力度予以增大，一方面應保證培訓人員全面，確保檔案部門工作人員可以全部到位；另一方面應保證培訓方式多元性，對講座培訓方式、互聯網培訓方式、模擬實踐培訓方式予以綜合采用，保證培訓工作開展效果。（2）加強交流鍛煉事業單位應對檔案管理工作人員定期組織交流學習活動與進修學習活動，讓檔案管理工作人員在學習中提升自身的能力素質水平，讓人員工作態度變得更為端正，進而為檔案信息化建設管理工作高質量開展提供人力支持。值得注意的是，檔案管理工作人員自身也應積極樹立終身學習理念、自主學習意識，根據單位需求，及時學習計算機硬件維護知識、軟件應用技能，讓平臺應用、維護、管理工作開展有效性得以提升。
6.加強對于館藏紙質檔案的數字化建設。傳統的檔案管理形式主要是保留已登記檔案信息的記錄，將其分類為紙質檔案，并進行館藏管理。如今，現代技術在各個領域的使用為人們的生活帶來了極大的方便。事業單位的文件管理應逐步將文件轉換為某種形式的數字信息，數字處理不僅可以促進文件的組織和存儲，而且可以成為創建文件信息的主要因素。首先，該部門的文件管理人員應根據各種類型和部門的數據信息以及分類返回的文件信息的準確性進一步對現有的紙質文件進行分類。其次，執行數字處理以避免將來由于時間和空間的變化而造成的存檔信息丟失，從而不能保證存檔信息的完整性。
7.加強信息安全防護。在檔案管理信息化建設背景下，檔案管理工作開展效率迅速提高、耗時大幅縮短，但與此同時，檔案信息資源安全問題也變得更為嚴峻。所以，事業單位在檔案管理信息化建設工作中，需要對信息安全防護工作開展力度予以加強。首先，事業單位需要增強管理工作人員安全意識，讓工作人員嚴格開展檔案資源信息安全鑒定工作，讓檔案開放范圍以及安全保密程度得以明確化處理，讓檔案安全管理工作開展有效性得以提升。其次，事業單位應開展檔案資源存儲殺毒工作，應在實際情況基礎上，裝設殺毒軟件以及防火墻，并對硬件設備、軟件設備開展定期升級維護工作。最后，在信息化檔案建設中，需要對數據備份功能、數據恢復功能予以全面應用，確保檔案數據信息安全防護工作開展綜合性，值得注意的是，事業單位應在安全防護工作開展中全面結合實際情況，讓自身優勢得到充分發揮，完成安全風險與安全問題的監控工作、識別工作、處理工作與報告工作，讓檔案資源管理工作更具綜合性特點。
六、結束語
綜上所述，事業單位在檔案管理的信息化方面存在著很多的問題。因此，強化信息化建設的任務勢在必行。事業單位通過制定檔案管理標準、完善檔案管理制度、構建良好運行程序、提升人才素質水平以及加強信息安全防護的主要策略，可以讓檔案管理信息化建設工作得以高效完成，為我國事業單位的檔案管理工作打下堅實基礎，使以后的檔案管理工作更加完善。
參考文獻：
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作者:徐娟 單位:濰坊市海洋發展研究院