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【摘要】當前，企業人事檔案管理工作的復雜程度在不斷提高，將電子信息化管理方式融合進企業的人事檔案管理工作當中，能使其工作效率和質量有所提高，從而有利于提高企業的整體工作水平。本文就企業人事檔案電子信息化管理的相關內容展開一系列的研究。
【關鍵詞】人事檔案；電子信息化；管理方式
人事檔案管理是企業工作體系中非常重要的組成部分，實現其電子信息化已經成為企業管理工作發展的必然方向。企業檔案管理部門將電子信息方法融入到管理工作當中不僅能使檔案管理工作趨于規范化、系統化，還能在很大的程度上為企業節省更多的人力和物力，從而從整體的角度提高企業的工作效率。因此，企業的檔案管理部門應該充分認識到應用電子信息技術開展人事管理工作的重要性，根據企業的實際經營情況，發揮電子信息技術在檔案管理工作中的技術優勢，從而更好地推動企業實現現代化發展。
一、構建健全的電子信息化檔案管理系統
構建健全的電子信息化檔案管理系統是企業檔案管理部門實現其信息化發展的前提。在電子信息技術支持下構建的檔案管理系統應該具備分類和整理功能，能根據企業的實際經營情況對不同部門的檔案進行分類，并在網絡的平臺上使數據能實現共享。首先，企業檔案管理部門應該仔細收集企業各個部門員工的檔案信息，并將其錄入到檔案管理系統當中。其次，利用信息技術對不同部門、不同崗位的員工信息進行整理和分類，提高檔案管理系統的科學性。最后，對企業檔案管理系統設置一定的登陸權限和安全防護措施，盡量避免由于網絡故障造成人事檔案的丟失，為企業帶來不必要的損失。
二、強化企業檔案管理部門人員的信息化意識
在傳統的企業檔案管理模式下，信息收集工作的進度比較緩慢，這樣的工作情況對企業實現人事檔案電子信息化管理造成了一定的困難。所以，要想更好地實現電子檔案的構建，相關人員應該具有較強的安全意識，保證對檔案信息進行保密。企業檔案信息管理部門還應該對檔案數據庫進行加密處理，防止惡意盜取檔案信息的行為發生，防止有人故意破壞檔案信息系統。對于一些重要的數據應該進行多重保護，從而保證檔案信息的完整性和真實性。另外，檔案管理部門還可以制定相應的管理制度，更好地提高檔案管理工作的質量。
三、在企業網絡內部建立檔案數據庫
企業實現人事檔案的電子信息化主要是在一定的程度上解放人力，主要依靠現代信息技術實現對人事檔案的管理。這樣的工作方式就涉及到將紙質檔案信息錄入到網絡系統當中這一項工作，這也是建立信息化檔案數據庫的基礎。企業檔案管理人員在對企業從經營之初到當下所積累的人事檔案進行由紙質轉化成數據的過程中，會涉及大量的文件，其包含的內容也較為冗雜，這樣的工作內容對企業檔案管理部門開展數據庫建設工作造成了一定的困難。因此，企業的相關部門應該對檔案信息化改革給予高度重視，調派更多的工作人員參與到這項工作當中，這樣的工作方式能在很大的程度上提高紙質文件掃描與錄入的效率，并能更加細致完成對檔案數據的分類和歸納，從而形成一個完整的檔案數據庫。企業檔案管理部門應該對檔案數據的輸入、歸納、更正、檔案查詢以及系統升級維護等工作環節進行正確的安排，從而更好地實現將信息網絡與計算機結合在一起。這樣的工作方式不僅能實現檔案數據的遠距離傳輸，還能在一定的區域內實現信息共享。
四、提高對檔案管理人員培訓的力度
企業實現人事檔案的電子信息化，對檔案管理部門提出了新的要求，這樣的工作形式使得負責檔案管理工作的人員也應該提高自己的管理能力以及運用信息化系統的能力。因此，企業的人事部門應該為檔案管理部門的工作人員制定合適的培訓計劃，特別是計算機操作技術以及運用信息軟件的技術。企業可以為員工聘請一些該方面的專家，對檔案管理部門的人員提供一些專業指導，也可以在網絡中查找一些相關課程供檔案部門的工作人員觀看。另外，培訓活動過后，企業可以組織相關工作人員參與考核，考查其對信息化軟件的操作程度。
五、結論
綜上所述，當前，我國已經逐漸進入信息化社會，信息技術已經延伸到各個領域當中。企業對人事檔案進行電子信息化管理具有非常重要的意義。這樣的管理方式不僅能為企業發展提供推動力，還能在很大的程度上提高檔案管理工作的質量和效率。通過本文對企業人事檔案電子信息化管理的相關內容展開的一系列研究，希望能為促進我國企業檔案信息化發展提供一些有價值的參考。
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作者:靳妮娜 單位:新疆油田公司風城油田作業區
