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（一）高校財務信息管理系統概述
高校財務信息管理系統的內容實現了從單項應用向綜合財務處理轉變，通過核算手段和管理手段的現代化，提高了會計信息搜集、整理、傳輸、反饋的速度、靈敏度和準確性，提高會計的分析決策能力，提升現代管理水平。
（二）基于高校財務信息管理系統的會計基礎工作特點
高校財務信息管理系統的應用不僅是會計發展的需要，同時也對高校會計基礎工作提出了新的要求。高校會計基礎工作在原有基礎上必須進一步做到崗位權限嚴格管理、業務處理程序規范、會計檔案保障安全、監督檢查內部完善。其中人員組織管理不僅要明確會計崗位職責，還應適應信息管理要求嚴格設定并遵守系統功能使用權限；業務處理程序增加了計算機處理與傳遞環節，規范的業務處理程序保障了會計核算過程的規范化；信息管理系統的應用增加了電子檔案保管的不安全因素，因此會計檔案的安全保障工作更加突出；此外，傳統的內部控制機制與事中、事后的監督檢查要適應信息化的特點，不斷完善人機管理系統。
二、面向高校財務信息管理系統的會計基礎工作規范的主要內容與基本原則
為了適應財務管理信息化要求，高校會計基礎工作需要做到會計崗位責任制度規范、會計業務處理程序規范、會計檔案管理規范以及內部控制機制規范。首先，會計崗位責任制度規范是指高等院校要加強財務稽核及資金的宏觀管理，明確各類人員的崗位職責，遵循財務信息管理系統相關人員權責對等的原則，通過口令驗證管理規范系統使用權限，做到業務審核與計算機操作相分離、數據輸入輸出與數據審核相分離、系統維護人員與計算機操作人員相分離、系統數據文件的保管與計算機相分離。其次，會計業務處理規范要嚴格執行會計資料電算化處理程序，減少管理漏洞。原始的會計資料經各級領導批準核銷并經會計人員審核無誤后，應首先由會計進行計算機處理，然后再傳遞到其它環節，規范的會計核算傳遞程序應該是：簽字及審核過的原始憑證→會計編制記賬憑證→稽核→出納付款→會計主管→計算機記賬→會計檔案，如果其中一個環節發現問題，必須返回到上一個環節，以規范會計核算程序。再次，會計檔案管理規范不僅要按照會計檔案有關規定保管紙質檔案，還要通過完善的會計電算化檔案管理的歸檔和保管、查閱、復制登記、立卷、分權限調用等制度，加強數據輸入輸出管理、備份數據管理、保密管理等，做好數據檔案保管工作。最后，內部控制機制規范要加強財務管理內部控制制度建設，將會計系統中不相容的職責進行分離，職責與權限相關聯，制定相應的制度與之配套，設立相互稽核、相互監督和相互制約的機制來防止舞弊，保障會計信息的真實、可靠。
三、當前會計基礎工作規范存在的主要問題
高校財務信息管理系統已經廣泛應用于高等院校的會計核算、預算管理、會計報告、工資核算、決策分析等會計活動，很多院校在使用過程中積累了豐富的經驗，與會計財務信息管理系統有關的會計制度也日益完善，但在信息管理過程中會計基礎工作規范仍然存在以下問題。
（一）與高校財務信息管理系統相關的制度不健全
許多單位會計電算化實施后，只注重軟件的使用和滿足日常工作的需要，在相關的制度建設方面幾乎是空白，對電算化后的崗位責任、操作流程、計算機軟硬件的管理維護和數據信息管理方面尚未形成完整的制度體系。
（二）會計電算化檔案管理不完善
許多單位實行會計電算化的時間較短，對會計電算化檔案的具體內容不甚了解，缺乏管理經驗，造成存儲會計檔案的磁盤和會計資料未能及時歸檔，或者已經歸檔的內容不完整。
（三）忽視電算化條件下的制約機制
許多部門的領導并沒有把會計的制約機制提到日程上來，有的甚至不了解其應有的作用，如有些單位將計算機系統的維護、數據的輸入與修改、軟件的輸入與修改交給一個人完成，大大增加了差錯和舞弊的可能性。
四、會計基礎工作規范的改進措施
（一）健全制度體系保障規范化管理的實施
建立健全基于電子信息管理系統的崗位責任制度、操作流程制度、軟硬件管理維護制度是信息化會計工作規范化管理的制度基礎，是規范化管理的根本保障。改進和加強會計基礎工作必須完善會計基本工作制度，在《會計法》、《會計基礎工作規范》、《會計電算化管理辦法》等基本規章制度的基礎上改進原有的會計制度，確保會計基礎工作規范不斷完善。崗位責任制度必須擺脫以前以記賬、算賬、報賬為主的會計崗位設置模式，應以管理、分析、決策為重點，加強應收應付款管理、投資風險管理，明確會計人員的崗位職責權限，提高電算化條件下會計人員的服務意識。數據流程制度需要強調人機系統的結合點，嚴格執行國家財經法規和各項規章制度，保證輸入會計數據的合法性；輸入會計要素數據要具有規范性，并隨著電算化的發展而不斷細化；利用事中和事后復核工作規范，對輸入數據進行再次審查，確保輸入會計數據的真實性和準確性。軟硬件維護制度要完善硬件環境，不斷升級軟件，實現備用盤與儲存盤分離，做好防磁、防火、防潮、防壓、防塵、防光、防腐蝕工作，按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準建立專門的會計電算化檔案保護措施，確保信息的完整和安全。
（二）完善檔案管理夯實規范化管理基礎
完善的信息化檔案管理包括歸檔和保管、查閱登記、檔案立卷等方面。與傳統管理模式相比較，電子信息系統條件下歸檔的檔案包括系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序、定期打印輸出并簽字蓋章的報表；針對會計電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點，查閱登記需要對硬盤上的會計檔案，進行相應的安全保密、要有加密的機內操作日志管理、數據存取權限限制并設置相應的使用范圍，以保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能；建立會計電算化檔案的立卷制度需要將各單位每年形成的會計檔案整理立卷明確歸檔范圍，將包括存儲在計算機硬盤中的會計數據以及其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據編制會計檔案保管清冊，確保會計檔案管理工作順利進行。
（三）加強內部控制實現規范化管理制衡
會計管理信息系統的應用將人與人之間的手工控制擴大到人與機之間的人機交叉控制，因此，電算化模式下的內控管理應該與傳統模式相結合，并對其進行不斷的改進和完善。首先，會計軟件要有一套相對完整的授權、審批和密碼保護功能，按照不相容會計業務的劃分，規定上機操作人員對會計軟件的操作權限，對操作密碼要嚴格管理，定期更換操作員的密碼，操作人員離開機器時，應執行相應的命令退出會計軟件。其次，選擇好的財務軟件，從源頭上進行控制。大量的內控管理都由系統軟件完成，因此，電算化軟件要從核算型變為管理型。再次，依據會計電算化的特點設計相應的崗位分工與責任，使其與系統操作人員之間形成內部牽制。即使是傳統的內控對象沒有發生變化、原有的內控機制仍然有效的控制環節仍然需要針對信息化的特點進行完善。最后，加強會計事中與事后的監督與檢查。會計的監督與檢查首先要保證會計電算化后的各項規章制度的落實，要通過事中與事后控制，及時發現并反饋問題，通過管理層面的有效溝通不斷完善人機管理系統。
作者：趙志勇 單位：天津城建大學財務處
