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摘要：辦公室作為企業的辦事機構，具有綜合、全面、系統的特點，統籌協調著各部門的工作。同時在輔助決策、發展企業文化方面起著重要作用。隨著時展，辦公室正在向綜合服務管理機構轉變，逐漸成為企業的核心機構。新形勢下，辦公室行政管理工作面臨著新的問題與挑戰，越來越多的受到內外部因素的影響。本文對辦公室行政管理矛盾問題進行分析，根據問題提出新時期做好辦公室行政管理工作的策略，旨在更好地促進企業發展。
關鍵詞：企業；辦公室；行政管理；職能
一、企業辦公室行政管理的職能
1.宣傳構建企業文化
企業文化深刻體現著企業的價值觀和發展導向，是企業的靈魂，是推動企業不斷向前發展的重要動力。企業辦公室是一個對外展示的窗口，作為企業文化的重要踐行機構，辦公室承載著對內對外宣傳與構建企業文化的重要職能。企業在構建企業文化的過程中，充分運用行政手段可以起到良好的效果。辦公室在企業文化的實際踐行過程中，既是重要的執行機構，也是企業文化構建的重要監督機構，內部企業員工對本企業文化的認同與接受，是一個企業對外樹立良好口碑與形象的基礎。
2.輔助企業領導決策
在企業辦公室逐漸向綜合機構轉型的背景下，辦公室越來越成為企業的核心系統，其在輔助領導決策方面發揮著非常重要的作用。辦公室通過日常行政事務的處理，可以接觸到企業內外各個層級的人員，同時能夠積累大量的信息和豐富的資源，在企業信息傳達與反饋的實踐中處于非常重要的位置。當企業領導需要針對某些計劃、戰略做出決策時，辦公室可以根據自身所積累的信息與資源，提出有針對性的意見和建議，從而起到輔助領導決策的作用。此外，辦公室還負責文件的草擬與，對公司決策進行準確表述，確保政策能夠得到正確執行。
3.統籌內外部關系
企業行政管理的過程實際上也是信息溝通與協調的過程，在此過程中，企業辦公室有效連接了不同層級領導與各崗位的基層員工，承擔著重要的中間環節的職能，將信息由上而下的逐級傳達，同時將基層的訴求與建議向上級反饋。此外，企業辦公室在行政管理過程中還起到統籌全局的作用，在公司的運轉中，辦公室通過搜集和匯總各類信息，確保這些信息的完整性與準確性，對基層部門的實際運轉進行監督管理，出現問題時進行協調與處理，確保整個體系始終處于高效運轉的狀態。這也使得企業辦公室成為綜合指揮與決策執行的關鍵部門。
二、企業辦公室行政管理存在的問題
1.精細化管理意識不足
基于企業辦公室在企業運轉過程中承載的重要職能，對企業辦公室行政事務管理人員的素質也提出了比較高的要求。當前，隨著精細化管理理念的宣傳與普及，越來越要求辦公室行政管理人員轉變觀念，樹立精細化管理理念。但是在實際工作中，很多辦公室行政人員還不具備過硬的理論素質，同時存在著重管理、輕服務的問題，更沒有樹立精細化的管理理念。這些問題對辦公室的實際工作產生了消極影響：一是阻礙了企業的各項制度建設，不利于企業的各項工作形成完成的體系。二是不利于工作流程的梳理，員工既未能有效地落實自己的本職工作，也不能同企業的企業部門進行良好、有效地溝通，進而導致了企業中不擔當、不作為現象的普遍發生，長此以往會對企業的進一步發展產生阻礙。
2.行政工作效率低下
當前，很多企業受到傳統企業管理模式的影響，辦公室行政管理效能低下逐漸發展為常態趨勢，這樣的問題會影響企業進行有效決策，成為很多企業發展的瓶頸。而產生這些問題的根源在于企業缺乏規范、標準的管理體系，各個崗位的職責權限不明確，對于各項規章制度的執行力不強，使自身的管理工作處于被動局面。工作中無據可依，缺乏規范流程，也容易導致官僚主義盛行，一些領導在工作中重形式輕內容。導致員工工作態度不端正，工作缺乏主動性與積極性，進而影響了行政管理效率。從辦公室工作人員的角度看，行政管理工作要求增強個人服務意識和工作前瞻性，對各項工作進行有效檢查與梳理，但在實際工作中，由于各部門利益不同，跨部門溝通存在著諸多阻礙，一些工作存在重復操作的現象和推諉扯皮的現象，浪費了很多企業資源，工作中存在機械化勞作的問題，也降低了企業辦公室的行政效率。
3.行政事務管理制度不完善
企業辦公室的各項工作想要做到有效執行，就必須要做到有制度可依，有據可循，同時能夠規范辦公室行政人員的行為，防止組織內部推諉現象的產生，由此可見，制度建設是加強企業辦公室行政管理的基礎。但是在實際的工作中，很多企業的辦公室事務管理的相關制度建設較為滯后，也由此組織發展產生了諸多消極影響：工作中遇到問題時無制度保障，職責權限較為混亂，使得工作進度緩慢，不利于工作的公開化與透明化，最終導致內部腐敗的發生?？偠灾谌鄙賴栏?、規范的辦公室行政管理制度的情況下，企業辦公室的行政管理的很多事項職能分工不明確、工作依據不清晰、工作流程不順暢，成為制約企業穩步向前發展的主要瓶頸。
4.業務文檔保存不規范
任何企業工作的最終結果都會以各類文檔的形式加以保存，企業工作的紙質檔案管理應當遵守當地相關部門的規定，按照文檔的內容與性質進行分類保管，并做好記錄方便日后查閱。企業辦公室的日常管理工作接觸的信息量大，工作留存的檔案數量眾多，這就對辦公室的文檔管理提出了很高的要求，鑒于企業辦公室所承載的重要職能，辦公室文檔管理是否規范成為衡量辦公室管理工作好壞的一項重要標準。但是在現實工作中，很多企業的文獻資料整理任務量大、檔案管理人員專業水平欠缺，導致很多企業發生文檔分類不及時、清理較為混亂的現象。雖然越來越多的企業建立了檔案保存的專門機構，但是在文檔的實際保存中，文檔管理還并不科學，一些檔案室的建立只是為了應付檢查，并沒有有效發揮其應有的作用。
三、加強企業辦公室行政管理的路徑選擇
1.提升行政事務管理人員的綜合能力
提升辦公室行政人員的綜合能力，要加強對各崗位員工的培訓力度。首先，可以組織相關崗位人員定期進行理論學習，學習內容應該涵蓋當下最新的精細化管理、行政管理、商務接待、后勤管理、檔案管理等知識，逐步提高他們的精細化管理能力和服務能力。其次，為辦公室行政管理人員建立內部學習平臺，跟人這些員工的實際需求以及職業規劃進行崗位調整，優化人力資源配置，最大限度的激發員工的工作潛力。再次，為辦公室行政人員的智力能力提升提供資源。新形勢下，要求辦公室行政管理人員樹立良好的服務意識，根據企業發展戰略不斷加強學習。在工作中用發展的眼光看待問題，對其進行分類和辯證分析，加強個人工作遇見能力。此外，還應該引導辦公室行政管理人員協調好內外部關系，建設有凝聚力的工作團隊。在行政事務管理的實踐中，應堅持以人為本的管理理念，創造組織的和諧人際關系，進一步增強企業員工的工作主動性，為企業的長遠發展奠定良好的基礎。
2.理順工作流程，明確崗位職責
對崗位職責進行明確劃分，并按照劃分結果嚴格執行，可以為辦公室行政管理各項工作提供明確依據，提升辦公室行政管理工作的整體運轉效率。第一，由于辦公室行政管理工作的特殊性，大多工作屬于事務性工作，將工作按類型進行明確劃分很有必要。應該以各崗位工作人員的能力與特點為基礎，進行工作匹配與劃分，努力做到每人身上有責任，并制定出臺相關的制度規范，將制度嚴格落到實處。第二，由于辦公室業務量大，業務內容復雜，需要對接的企業內部其他部門較多，在實際工作過程中有著較為多樣的辦公流程。基于此，企業辦公室的行政管理工作應該以精細化管理為導向，樹立精益管理的目標，以標準化、規范化指導工作。不斷簡化企業工作流程、提升辦公效率，保證服務質量，以科學、合理的制度為引導，保障各項行政工作能夠高效執行。第三，做好企業內部的基礎溝通工作。溝通是基礎工作，需要辦公室行政人員做好縱向和橫向溝通?？v向溝通主要指與上級領導的溝通，向業務對接部門和其他員工下達領導的指示與決策，向領導上傳基層員工的訴求和建議，在此溝通過程中一定要做到嚴格負責；橫向溝通主要是與媒體部門、外部政府機關以及企業相關職能部門的溝通和交流，在此過程中一定要做好協調和溝通工作。
3.健全辦公室行政管理工作的各項制度
無規矩，不方圓，企業的建章立制對企業后期持續發展起著至關重要的作用。在社會主義市場經濟的背景下，企業辦公室管理工作越來越起到核心的作用，企業應該以具體問題具體分析的原則為指導，結合自身發展的實際情況，不斷建立健全本企業的辦公室規章制度，進而對各項工作起到有效地指導作用，還可以提升辦公室行政管理人員的溝通和執行能力。在此過程中，企業要借助充分有效的激勵機制，對企業內部員工進行科學管理，運用物質與精神激勵結合的手段，在堅持“公平性、差異性”原則的基礎上，出臺符合實際情況的薪酬方案。在薪酬考核的實際過程中，要注重打破固有的分配機制，避免出現“平均主義”和“資歷至上”的分配思想，要明確員工個人的業務考核指標，根據崗位的性質、工作難度、工作質量等實際情況來確定考核得分，并嚴格遵循業績指標達標率進行績效分配。此外，還應該根據績效考核結果，不斷完善和優化激勵制度，在企業的戰略規劃中，將員工個人發展和企業進步進行良好的融合。
4.提升辦公室行政事務的信息化管理水平
隨著經濟發展和時代進步，現代社會的企業競爭越來越激烈，在此過程中，現代信息技術也得到了非常廣泛的普及與傳播，想要在激烈的競爭中保持不敗，就必須充分運用科技手段，及時對企業的信息管理進行更新換代。在企業辦公室的行政管理工作中，引入信息化管理系統已經成為新形勢下企業辦公室行政改革的重要趨勢。與傳統的辦公手段相比較，信息化管理系統有著明顯的優勢，它能夠通過建立科學的內部管理信息系統，來顯著地提升組織內部各要素的靈敏度。同時，企業更高層級的管理人員也能夠通過多角度實時掌握企業信息，通過分析市場走勢，合理判斷市場需求，相應地做出科學、合理的決策。而在企業組織內部之間，還可以運用信息管理系統進行信息共享，有助于簡化工作流程、提升辦公效率。此外，還可以將信息化相關技術運用到企業文檔的管理中，建立企業的電子數據庫，便于對辦公室文檔材料的整理、分類、記錄與查找，對于提高文檔管理的質量和效率、保障文檔的有效性起著十分重要的作用。還能夠減少檔案管理人員的工作壓力，進一步促進企業辦公室行政管理工作的向前推進。
參考文獻
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作者:劉雪鋒 單位:中交路橋華南工程有限公司