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［摘要］要想構建與完善專業年鑒的結構，穩定與提升其編校質量，實現其社會效益和經濟效益相統一，就需要年鑒編輯部與主辦方、供稿單位統籌協同和密切配合，統一進行流程優化，精確定位出版的關鍵節點，確保年鑒的出版時間，并監督和控制質量，從而保證年鑒內容的權威性和科學性，使年鑒常編常新。
［關鍵詞］專業年鑒；項目管理；流程控制；質量控制
權威的專業年鑒是記錄各行業工作基本狀況的大型資料性工具書，是行業從業人員和相關研究人員從事專業工作必須倚重的資料。專業年鑒的出版過程環節繁多，項目囊括范圍廣泛，且基于年鑒一年一鑒的規律性，其出版時間的安排和內容的統籌必須妥善有序，各環節緊扣且資源集中。可見，專業年鑒的編輯出版過程在一定程度上可以作為項目進行流程管理，其與項目管理流程極具契合性。
一、專業年鑒與項目流程管理的契合
按照《現代漢語詞典（第7版）》的解釋，年鑒即匯集截至出版年為止（著重最近一年）的各方面或某一方面的情況、統計等資料的工具書，逐年出版，其一般分為綜合性年鑒和專業性年鑒。文章以專業年鑒為研究切入口，嘗試進行理論和實踐的創新，以期為專業年鑒的編輯出版提供參考。專業年鑒是年度各專業領域各方面情況的資料性文獻，具有年鑒的普遍屬性，即“系統性、記述性、區域性或專業性、全面性、年度性、資料性”［1］。專業年鑒一般由權威機構主辦，在權威機構的組織和協調下，建立年鑒編輯部，組建供稿單位，確定特約編輯和編輯出版，其從工作流程到人員配備以專業性為依托和統領。專業年鑒的出版是一項系統性工作，需要積極地將各行業廣泛運用的項目管理方法落實于其出版過程。從項目管理目標的分解到項目時間的控制，再到項目組織機構的優化，最后到項目內容的質量控制，專業年鑒出版的各個環節必須嚴格標準控制、優化流程，確保年鑒的專業性及其實施的完整性、延續性。從現代項目管理學角度出發，項目根據目標可劃分為一系列的階段，通過運用專門或者復合化的知識和方法，靈活地管理和整合各項資源，從而實現設定的目標，并再校驗目標和結果之間的差距，為下一周期的項目目標輸入新的參考元素，使自身不斷規范、創新。項目的生命周期包括不同階段、不同的時間節點。簡言之，專業年鑒的出版任務繁重、工序繁多，與項目管理存在不少契合之處。因此，筆者認為，借鑒項目管理的理論和實踐，能夠有效實現專業年鑒的質量控制，并能把控年鑒的出版項目內容與時間進度，促進其高質量出版。
二、專業年鑒的標準化流程控制
項目管理的基礎是項目階段的劃分。每一個項目需要根據項目目標，按照準備、實施、收尾三個階段，結合項目的具體情況和限制條件，進行精準的階段細分，優化項目流程?；诖耍恼峦ㄟ^對專業年鑒項目實施階段的劃分，界定專業年鑒出版的項目流程模塊，以期對其他年鑒出版的項目控制提供參考。
（一）準備階段的流程與節點—重視供稿單位的配合
要想專業年鑒的出版有條不紊，年鑒編輯部就必須在準備階段做好相關統籌。一般在每年年初，年鑒編輯會議召開，啟動該年度專業年鑒工作。年鑒編輯會議基本由年鑒主管單位組織召開，會議內容主要總結上一年度年鑒的得失，同時召集各供稿單位的負責人就新一年度年鑒工作的開展提出意見與建議，并根據各行業的形勢變化以及各單位的工作開展情況，針對專業年鑒的欄目設置、內容選擇、編校質量等方面，探討更適合專業年鑒發展的具體方案。約稿是年鑒編撰工作的中心環節。約稿包括準備約稿函、年鑒大綱、編輯規范要求等內容，年鑒編輯部需要盡快向供稿單位發出約稿文件。每年的約稿內容既有常規設置，又富有變化。約稿文件的準備則是年鑒整個項目的開端，通過對上一年度專業年鑒的總結，明確新一年度的年鑒大綱設置以及供稿單位的工作職能，經過積極籌備形成正式約稿文件。同時，該準備流程需要供稿單位積極配合。供稿單位是年鑒內容的提供方，明確供稿單位的任務分工，明晰年鑒出版的重點，才能確保年鑒出版工作順利開展。在一般情況下，供稿單位較為穩定，但供稿單位的聯系人員會有變動，且各年度年鑒收集的流程也存在差異，無法避免暫時沒有明確供稿單位的特約編輯，以及不同的人所提交稿件的習慣、文風不同等特殊情形。因此，在約稿過程中，年鑒編輯部需要不斷摸索新的方式，探求更有效率的工作方法。例如，近幾年，“年鑒的微信工作群”建立，輔助了傳統郵件、電話溝通等聯系方式，促進了年鑒出版工作的開展。目前，不少專業年鑒采取發公函的形式傳送約稿文件，使供稿單位做好工作歸口管理，較好地提升約稿的效率和質量。值得注意的是，年鑒供稿工作并非每個供稿單位的必要工作，因此，年鑒編輯部應盡量將年鑒約稿工作做到細致、體貼。除了發送約稿函和編撰要求，年鑒編輯部還要進一步分解約稿的欄目，羅列每個欄目的具體要求，制作約稿清單和明細。這樣做是為了對年鑒出版進行標準化管控，明確各供稿單位的內容設置，節省供稿單位信息篩選的時間和精力，提高約稿效率。此外，年鑒編輯部也要及時跟進供稿單位對照約稿明細所提供的資料，為后續的年鑒出版工作奠定良好的基礎。
（二）實施階段的流程與節點—協調多方打好質量戰
年鑒的實施階段主要指稿件進入編輯出版流程。整個實施階段需要項目負責人發揮積極的協調作用，整體把握項目，調配各方力量，積極投入年鑒的出版流程，確保年鑒內容的專業性和準確性。在約稿后，年鑒編輯部需要定時通過郵件、電話、微信等多種方式跟進稿件情況，了解各供稿單位稿件準備的進度。即使年鑒的體例相對穩定，供稿單位也基本穩定，年鑒編輯部也需要持續地關注稿件情況，隨時爭取供稿單位的配合與支持。在年鑒稿件齊全后，年鑒編輯部需要對稿件進行“三審三校”，嚴格把好出版質量關。需要注意的是，專業年鑒一般是由主管單位作為統籌單位來開展工作的。在整個出版流程中，除了與主管單位進行請示與溝通，年鑒編輯部還必須在年鑒審校結束時，根據稿件情況撰寫送審說明，提請主管單位需要重點審核的內容。一般主管單位會從全行業的發展角度進行審核，把握專業年鑒的政治方向，并提出具體意見。對此，年鑒編輯部要積極落實主管單位的意見，同時征求各供稿單位的意見，并調整稿件，最后待主管單位確認書稿無誤后才能付印。在年鑒的出版過程中，年鑒編輯部還要確保年鑒的客觀性和專業性，避免年鑒收錄一些主觀性論述，甚至夾雜隱性或者顯性廣告，從而有損專業年鑒的專業性和權威性。
（三）收尾階段的流程及節點—細節決定成敗
年鑒的收尾階段主要包括年鑒樣書發放、稿費統計分發及營銷。其中前兩項工作一般由專人統一跟進與處理。需要注意的是，年鑒收尾階段的所有工作需要年鑒編輯部從細處著手，增強供稿單位的出版服務體驗，進一步維系與供稿單位的良好合作關系。但是，鑒于年鑒編輯出版的傳統運作模式，年鑒編輯部大多以印制完成提交至主管單位為年鑒出版流程的結束。然而，專業年鑒作為工具書也擁有一定數量的需求者，做好專業年鑒的市場營銷和推廣，精準定位目標讀者，才能發揮專業年鑒的出版價值。因此，年鑒編輯部應當將年鑒出版工作延伸至發行環節，充分發揮專業年鑒的社會價值，助力行業的發展。專業年鑒的出版過程積極汲取項目管理的精華，從流程優化的角度來看，年鑒根據具體情況設計不同階段、不同的時間節點，有助于對年鑒的質量控制提出明確要求，提高專業年鑒編輯出版的工作效率。
三、專業年鑒的質量控制
（一）欄目的穩定和優化
專業年鑒內容質量存在的突出問題：一是內容單薄，表現形式單一；二是內容結構不合理，記述重點不突出；三是條目編寫不夠規范［2］。該觀點較為準確地闡釋了專業年鑒內容質量的結構性通病。專業年鑒的欄目設置就是其“骨架”，要保證欄目設置的穩定和內容的正確，體現完整性和關聯性，年鑒既要具有反映各行業年度發展變化的綜合性、全面性的概述，又要具有預測性的理論前瞻，做到結構合理、重點突出、詳略得當，還要注重數據、條目的延續性和可比對性。同時，專業年鑒的欄目設置應盡量不大幅度地修改體例，避免所有的信息失去參照值。為了適應行業發展，回應社會的需求，年鑒編輯部需要與年鑒主管單位以及各供稿單位積極溝通，在大欄目的小分支上進行內容整合或者增加小分支板塊。此外，在每年的年鑒編輯會議上，主管單位會從行業大局的發展方面對專業年鑒的欄目設置提供專業指引，各供稿單位也會從實際可行性方面對專業年鑒給出切實意見，為專業年鑒的出版奠定堅實的基礎。
（二）編校質量的保障和提升
編校質量是圖書的生命線。近幾年，國家新聞出版署越來越重視圖書編校質量，每年都組織開展圖書質量管理的專項工作，加強質量監督與檢查。專業年鑒需要較多的人力和物力合作完成，其編制出版遵循木桶原理［3］。年鑒的編校質量主要指編輯、供稿人員和校對人員對年鑒“血肉”即內容進行“調理”，通過“三審三校”，嚴把質量關，降低差錯率，保證年鑒的專業性與權威性，并從流程管理和人員配備等方面保障其出版。年鑒編輯部要緊緊圍繞國家新聞出版署對圖書出版編校質量的標準和要求，緊跟專業領域的行業發展動態，在科學收稿的前提下，采取多項措施，保證專業年鑒的編校質量。第一，年鑒編輯部要從源頭上把控專業年鑒的稿件質量，與各供稿單位密切溝通，保證稿件的準確性。最為重要的是，年鑒收錄的文章要具有專業代表性，不能傳播與各行業專業年鑒不相關的內容。第二，年鑒編輯部應組建穩定而強有力的編輯隊伍，加強年鑒出版的“三審三校”。編輯需要擁有一定的編撰經驗，具有相關專業學科背景，熟悉專業年鑒的體例結構、編撰要求和特定術語。同時，年鑒編輯部應就專業年鑒內容的編校規范實行“臺賬”管理制，及時針對每年年鑒出版遇到的共性問題進行總結，并定期對編輯隊伍進行編校內容的培訓，更新年鑒內容的編校規范，使編輯的編校工作有章可循。此外，年鑒編輯部還應積極發揮主編、副主編的能動性，組織多方力量對年鑒的內容質量進行把關。第三，年鑒的主管單位應做好組織協調工作，尤其側重對年鑒的整體架構提出意見和建議，使年鑒的出版質量得到進一步提升?？傊?，專業年鑒編校質量的保障和提升需要多方力量共同努力。
（三）封面設計的包裝和加持
圖書的封面設計是圖書的形象包裝，是讀者對圖書感知的最直觀印象。圖書封面設計作為視覺形象，需要具有一定的視覺沖擊力，滿足對圖書內容的形象表達，引起讀者的心理共鳴。目前，出版行業進入高質量發展階段，專業年鑒的出版也必須順應時代發展的要求，其封面設計需要具有專業意識和精品意識，不能忽視專業性的體現。其開本的選擇和封面的裝幀設計存在一些約定俗成的做法。在市面上，可見的專業年鑒基本采用185mm×260mm的成品尺寸，由于專業年鑒內容較多，字數也相應較多，所以采用此開本形式能體現專業年鑒的厚重性和專業性。同時，專業年鑒作為案頭翻閱用書，具有工具書性質，其封面裝幀應采取精裝形式，且年鑒一年出版一冊，其設計風格不應過于花哨，要具有規模性和體系性。此外，專業年鑒的封面主要設計元素和顏色都應以穩重和端莊為考量，選取與各專業產生共鳴的色調和設計元素；其書脊要突出年度設計，既具有明顯的區分度，又體現整體風格一致性和專業性。例如，《中國知識產權年鑒》封面設計主要選取每年十大科技事件的關鍵圖片，凸顯該年鑒的科技感和創新性。
四、結語
專業年鑒的編輯出版工作涉及面廣、出版流程長。在實踐中，專業年鑒出版要利用項目流程管理的有效工作方法，保證年鑒的按時保質出版，并進一步提升內容質量，各方需要從以下幾方面努力。第一，同心協力。年鑒編輯部要建設年鑒編輯工作編委會，從組織上保障年鑒出版工作的主動性，爭取主管單位和相關部門的大力支持。第二，良好的運作機制。年鑒編輯部要將項目管理流程的方式方法融入專業年鑒的工作出版機制，緊扣年鑒編輯出版工作日程和時間節點，精確劃分工作階段，充分優化資源配置，按時完成各階段的工作任務。第三，細致工作、密切配合。各供稿單位需要做好大量細致有效的供稿工作。只有這樣，專業年鑒才能履行好記載各行業年度常規工作的職責，突出相關行業的年度大事、要事和新事，為各行業相關實踐發揮指導作用，實現并擴大專業年鑒的社會效益。
［參考文獻］
［1］武星斗.論年鑒屬性［J］.中國地方志，2015（12）：44-48，64.
［2］許家康.再論專業（行業）年鑒內容質量控制要領［J］.史志學刊，2017（01）：76-81.
［3］呂鴻雁.我國年鑒編輯出版存在的問題與成因［J］.現代傳播（中國傳媒大學學報），2016（12）：166-167.
作者：崔開麗 單位：中國政法大學出版社有限責任公司
