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摘 要：本文立足于陜煤集團榆林化學有限責任公司煤炭分質利用制化工新材料示范項目，以項目建設過程中產生的項目文檔作為具體研究對象，根據項目建設的不同階段劃分項目文檔不同階段的管理工作，對文檔全過程管理進行探究，提出前期控制、過程控制、后期控制等方面的參考性措施，為本項目及今后其他建設項目的文檔管理工作提供借鑒。
陜煤集團榆林化學有限責任公司煤炭分質利用制化工新材料示范項目是陜煤集團“十三五”期間重點規劃建設的大型煤轉化項目，總投資1022億元，項目檔案正在經歷著和陜煤集團榆林化學有限責任公司（以下簡稱“榆林化學”）一樣從無到有的歷程。從2017年12月公司成立起，項目文件逐漸產生，該項目投資金額大、建設周期長，文件來源廣泛、數量巨大、專業和門類多、內容、歸檔過程復雜以及管理難度大，因此必須要加強項目文檔全過程管理，為各專項驗收及項目竣工驗收奠定基礎。
一、前端控制階段
1.建立項目文檔管理組織機構
檔案管理應遵循統一領導、分級管理原則。由公司主管領導總指揮，榆林化學項目檔案歸口管理部門統一指導公司各單位（部門）、施工單位、監理單位文檔部門，組建完整的文檔管理結構，明確該項目文檔移交的各項具體要求和檔案移交考核機制。各參建單位在開工前需確定各自的文檔管理機構，配備專業的文檔管理人員，由建設單位檢查各參建單位的文檔組織架構，對文檔人員進行崗前面試，滿足要求后進行文檔培訓和指導。監理單位根據自身職責對施工單位的文檔工作進行督查，如果存在EPC模式，那么總承包單位文檔部門對相應的分包單位的文檔工作進行指導和管理，確保設計、施工、供應商等單位的文檔工作合理化、規范化。根據文檔組織結構確定的職責，各參建單位的文檔管理人員應多溝通協調，做好項目文件的接收、流轉、登記、保管等工作，在當前信息化背景下，更要做好項目文檔的數字化工作，完成項目文檔紙質和數字化雙軌運行。
2.制訂合理的文檔管理制度體系
“無規矩不成方圓”，合理的規范、程序對文檔管理有重要的指導作用，因此必須在榆林化學項目建設之初就建立一套系統、可操作性強的管理體系，對組織機構、人員職責、激勵機制，項目檔案的收集、整理與歸檔、移交等做出明確規定。公司項目文檔歸口部門應根據實際工作需要制訂一套針對項目文檔管理的程序文件，包括項目文檔編碼程序、施工監理文件編碼程序、文檔控制程序、文檔控制工作流程、項目檔案管理規定、項目檔案竣工移交程序等，并將程序文件下發至各參建單位作為執行標準，以此來保證整個項目文檔管理工作的標準和規范。
3.納入項目合同管理
首先，將項目文檔管理及要求納入合同，在簽訂合同時嚴格把關、控制，從源頭進行強化，確保項目文檔工作順利開展。榆林化學建設項目參建單位眾多，不同參建單位的管理要求、水平、標準不一，直接影響建設項目文檔的質量，因此檔案管理人員應提前介入項目招投標文件的編制及合同談判過程中，要求在招投標文件及合同中明確參建單位項目檔案管理職責，提出文檔歸檔范圍、質量要求、歸檔套數、歸檔時間及違約責任等要求。其次，提前明確榆林化學建設項目文件收集及檔案整理的相關規范，以及專業技術人員共同確定建設項目用表參照標準，寫入合同，確保項目文檔管理過程“有據可循”避免標準不一影響文檔移交進度。最后，根據項目實際情況，制訂合理、有效、具體的文檔工作考核細則，把項目檔案的質量與移交進度納入合同管理，與項目工程款項直接掛鉤，便于建設單位對合同方進行監督和有效約束。
4.提高檔案意識
首先，作為文檔管理者要從自我做起，樹立檔案意識，明確檔案在公司項目建設、生產經營、產品開發等方面的作用。雖然文檔工作人員的日常工作瑣碎平凡，但瑣碎中有著崇高的使命，這份神圣的職業會使文檔工作者充滿自信。其次，文檔歸口管理部門通過開展檔案展覽，以圖片、視頻等多種形式向大家進行宣傳、展覽，用真實的案例使大家明白項目文檔就是工程建設的反映，是經濟糾紛的憑證，是公司生產發展、良好運營的動力、資源與財富。最后，通過文檔工作者自身的努力，獲取領導的重視，只有獲得領導的關注，才能確保在項目前期準備階段為文檔管理配備必要的人力、物力和財力。
5.建立標準化檔案室（館）
檔案作為公司重要的隱形資產，有著較高的保管要求，只有改善項目檔案管理條件，保證項目檔案的安全、完整，才能為項目工作的順利開展、公司生產運營提供信息保障。首先，要保證有獨立、安全的檔案室（館），室（館）址周邊1500m內沒有嚴重空氣污染企業，50m內沒有可燃、助燃石油氣等儲蓄罐區；室（館）內各功能分區布局合理，做到檔案室（館）庫房與辦公室、閱覽室分離，鍋爐、變配電室、食堂操作間等與庫房分離，確保庫區內無其他用房。其次，檔案室（館）內要做到防火、防潮、防塵、防鼠、防盜、防光、防蟲、防水、防高溫的檔案庫房“九防”管理，在此基礎上，編制并落實檔案安全責任制度，配備符合標準的檔案密集架、溫/濕度監測儀器、空調、加/除濕機、滅火器等設備，滿足檔案保管需求，消除實體檔案安全隱患。另外，根據榆林化學建造“智能工廠”的目標，將“數字化檔案館”納入工作計劃中，由于榆林化學才成立不久，檔案館尚未建立，因此在項目初期就將該計劃考慮在內，編制數字化檔案室（館）設計方案與需求，與智能化工廠完美融合。最后，要充分做好文檔保密工作，在檔案室（館）建成之前，保證紙質文件的安全，使用專業的數字化軟件、檔案管理系統，保證電子文件的可靠性和安全性。
二、過程控制階段
項目在建設過程中產生大量文件，全廠性工程、各生產裝置、公用工程等各專業工作全面展開，資料龐雜，在攻堅克難階段，文檔人員必須要主動做好對項目文件控制工作、文件質量監督檢查工作。
1.建立溝通協調機制
一是加強信息溝通。建設單位文檔管理部門與參建單位，項目管理部門、計劃部門、財務部門、設備管理部門等加強溝通交流，通過工程月度會、監理例會、進度會、發函、口頭溝通、面對面約談、專題報告等形式了解項目建設情況，便于處理項目文檔問題；二是要相互理解，相互支持。在項目建設期間，建設單位內部各部門、各單位同心協力、積極配合，形成全員參與文檔管理的共識，根據文檔管理部門的要求做好文件形成、收集等前期工作，把文檔“等、靠、要”的思想扼殺在搖籃里，主動配合、主動工作。溝通交流使檔案人員融入各業務工作交流之中，有效推動項目竣工文件管理目標的實現，從而保證項目文件能夠完整無損地歸檔。
2.實施文檔考核制度
首先，對建設項目檔案實行“四納入”管理，即納入計劃管理、合同管理、考核管理以及工作流程，建立項目檔案崗位責任制，在項目建設的每個階段，將項目文檔計劃納入項目整體及階段計劃中，將項目文檔的要求納入合同管理中。在公司的招投標管理辦法、合同管理辦法中明確項目文檔的歸檔要求及范圍，在實際工作中嚴格以合同為依據，約束各參建單位，如有問題及時要求整改，避免后期文件短缺嚴重、整理無章；其次，形成周期性的工作考核，建設單位對公司各單位、項目部、各參建單位的項目文檔工作進行監督考核，檢查項目文檔等與計劃的偏差，啟動相應的激勵機制，并在公司項目建設期盡快形成項目文檔與項目同步、參建單位款項支付與文檔質量掛鉤，以及項目文檔的歸檔驗收情況與相關人員績效考核掛鉤的良性工作制度。
3.“四參加”“四同步”
建設單位項目檔案人員必須要多途徑了解項目建設進度，掌握工程重大節點，提前介入工程建設中，如參加有關項目建設的重要會議、參加設備儀器開箱驗收、參加項目（設備）評審、參加項目竣工驗收等，確保將“四同步”落實到實際，即項目建設開始的同時應提出項目文件形成、積累、整理和歸檔要求；檢查項目計劃進度的同時要檢查文件形成和積累情況；工程項目竣工驗收的同時要對文件材料進行歸檔審查；上報登記和評審時，檔案部門要出具專題說明。檔案人員應時刻了解項目建設情況，定期檢查項目文件，確保項目建設與項目資料同步，了解工程知識，掌握資料檢查的切入點，滿足項目建設要求。
4.發揮各級檔案人員的作用
將檔案管理融入項目管理之中，兩者相輔相成，真正實現過程化管理、同步化管理。一是建設單位檔案管理部門要提前介入，跟蹤項目建設過程，加強監督、檢查、指導竣工文件的收集、整理等工作。不同專業、不同單位工程的施工資料如果管理無序，堆積在一起，到工程竣工驗收時才突擊整理，不僅工作量大，而且清理起來麻煩，影響竣工驗收進度；二是項目管理部門的檔案人員不僅要注意收集施工過程中業主方對工程的管理文件，還承擔著指導、檢查施工單位、監理單位資料員工作的責任；三是施工單位檔案人員要根據業主文檔要求，履行合同約定，收集、整理施工過程中形成的文檔資料；監理單位不僅要形成、收集歸檔監理文件，還要指導、檢查施工單位的竣工文件是否符合標準要求，出具資料審核報告供施工單位整改、業主檢查。
5.注重各種載體文件的收集
收集是檔案形成的第一環節，直接影響檔案的系統性、完整性、準確性、有效性。項目在建設過程中會產生各種載體形式的文件，如紙質文件、電子光盤、U盤、磁盤、實物檔案等，內容會涉及建設前廠址原貌、開工交工、事故等重大事件以及關鍵節點等，如實記錄、反映項目建設全過程，不只是文檔人員，公司全體人員都應參與到文件的收集工作中，形成全員參與的文檔管理理念。項目建設期間會產生各種類型的文檔，分別由各業務主管部門根據檔案歸口管理部門的要求進行收集、整理、移交、歸檔，除了紙質和電子文件的收集，更要注重實物檔案的收集保管，如牌匾、證書、獎章等。收集的同時，更要加強對文檔人員綜合素質的培訓，使其了解不同載體文件的收集及保管要求，加強對信息技術的學習，做好各種載體文件的收集與“雙軌”保存，提高管理水平和工作效率。
6.加強項目過程文件的信息化管理
項目文件在工程進行過程中大量產生，做好過程文件信息化管理對項目建設有著重要作用。建立項目文檔管理一體化平臺，打造全部項目用表模板線上運作模式，實現溝通聯絡類文件、設計文件、項目管理文件、施工文件、監理文件等無紙化流轉、分類、組卷、檢查、進度、質量、安全、費用等專業線上運行、歸檔，打破時間、空間限制，方便參建單位流程提交，節約簽字審批時間，利于建設單位、監理單位、施工單位對工作的檢查與核對。過程文件信息化同時進行檔案化管理，將檔案的要求提前納入項目建設過程中，形成統一標準，納入系統建設，融于工作實踐，使具體工作有規可依，有據可查，為項目文件歸檔奠定基礎。
三、后端控制階段
1.加強項目資料的審查
建設單位需要在規章制度和程序文件的指導下，檢查參建單位的資料收集、整理、歸檔情況，形成層層把關、時時跟進，環環閉合的模式。首先，參建單位對各自形成的文件資料進行自查，由相關技術人員從工程的實際情況及工作程序對資料進行把關，使工程資料滿足進度、質量、安全、費用等要求；其次，監理單位承擔雙重職責，既檢查、審核建設過程中產生的監理資料，還需履行審查施工文件的職責，對文件的真實、規范、完整進行把控，形成文檔監督檢查制度。建設單位文檔人員應定期組織各專業工程師對參建單位資料進行審查。各方審查制既能夠對文件的真實性、完整性等進行監督，保證項目文檔整體質量，又能提高項目文檔工作效率，確保項目文檔形成和現場施工進度同步。
2.積極配合檔案驗收
建設單位、監理單位、施工單位、設計單位等對各自職能范圍內的文件組織文檔及技術審查，符合要求后向建設單位檔案部門移交。建設單位在正式組織項目檔案竣工驗收之前，對接收的全部項目檔案進行梳理、分類、整理、匯總，組織公司各單位、部門對項目檔案進行自查，形成自查報告并及時整改，同時準備檔案驗收的相關資料，如項目檔案形成說明書、項目檔案案卷目錄、全引目錄、合同清單、設備清單、招投標清單、參建單位清單、檔案制度清單等。在驗收過程中，建設單位進行項目檔案情況匯報，并以影像形式直觀地向驗收組展現項目建設的原貌、過程、結果，便于驗收組了解項目情況，為驗收加分。在驗收組檢查過程中，公司各部門、各參建單位應積極配合專家組驗收工作，并做好問題記錄，檔案驗收后，建設單位積極組織檔案整改工作，取得項目檔案驗收批復文件，為項目竣工驗收夯實基礎。
3.總結經驗，舉一反三
一方面，驗收結束后，建設單位應對項目檔案進行評價與總結，整理驗收組的驗收檢查意見與建議，分析項目整體管理中存在的問題，反思項目檔案工作中的不足，以書面報告形式總結工作中優缺點，為今后項目檔案管理提供經驗，揚長避短。另一方面，通過與各參建單位合作，建設單位能夠根據竣工檔案對各參建單位進行信用評價，并在公司供應商庫中形成記錄，作為日后考察參建單位是否有參建資質的重要參考之一，既可提高日后建設單位新項目竣工檔案的質量，又可以保障建設單位工程質量，維護自身利益?？傊?，在項目建設過程中采用全程控制、內外監管、雙管齊下的管理機制，使建設單位與參建單位都明晰有關要求，監管工作目標明確、責任具體、流程清晰，真正達到竣工文件全程受控的預期目標，為項目檔案管理打下良好基礎，為以后的建設項目提供借鑒。
參考文獻：
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作者：劉茸茸 單位：陜煤集團榆林化學有限責任公司
