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摘要：物業公司發展的關鍵在于公司服務水平的高低，而內控機制的建設對于物業公司的發展水平至關重要。物業公司作為發展前景良好的新興行業，需要通過提升財務策略、優化審計考核體系、提高職員專業素養等多項措施來建立完善內控機制，保證公司內部管理體系的完整和平穩運行。
關鍵詞：物業管理；內部控制
一、概述
新常態下，隨著競爭力度的增大，物業公司作為新興行業，若要實現績效穩定增長，關鍵在于提高服務質量，物業管理實現公司目標的條件在于自身績效的提高，而公司績效的提高不僅依賴于外界機會的存在，更需要企業自身的硬實力。物業管理作為新興行業，如何在激烈的市場競爭中立足，擴大自身的優勢，拓寬市場領域，實現公司業務多樣性以及規模擴大，需要自身管理能力的加強。因此，物業公司必須完善內控機制，提高自身的競爭力，以自身實力應對外界環境帶來的不確定變化，動態獲取業主需求，及時有效的分析市場走向，通過制定財務策略、建立信息目標管理系統、營造內控氛圍等內控機制的建設，實現內控建設目標，提升物業管理運營的有效性，實現穩定發展。
二、物業公司內控現狀分析
（一）公司財務體制單一，內控機制不完善
物業公司因公司性質的問題，在財務管理內部控制方面具有一定的欠缺。1.從機制層面來說，我國物業公司大多為民營性質的中小企業，組織規模相對較小，業務活動相對較為單一，企業中涉及到的資金科目以及資金流相對單調，財務預算、財務控制等存在的意義不大，致使管理人員認為企業不需要復雜的財務內控體系，沒有必要消耗大量的時間和精力建立內控體系，因此,企業并沒有建立完整的財務管理內控機制，忽略了財務控制的有效性是公司有效運營的基礎，基礎內控存在問題，運營又怎會順利。2.從財務人員方面來說，公司財務制度的單調性使得財務人員忽略了財務內控制度的重要性，且財務人員缺乏相關的專業培訓，知識與經驗不足，財務內部控制相對薄弱。
（二）物業高層對內控意識的把控不足
目前，國內的物業公司多以中小企業為主，物業管理是在房地產產業的基礎上發展而來，前期因其業務種類的單一以及業務流程的簡單化，物業公司的管理人員并未意識到內部控制對于物業管理的重要性。他們對于物業管理工作的認知停留在較淺層面，認為物業管理和簡單的收費工作、清潔管理、安全維修保護以及住宅區的管理等基礎工作劃等號，相較于內部控制，開拓市場、爭取更大的市場空間和利潤才是最重要的，內部控制反而會束縛企業發展運營的手腳，使其失去賺取更大利潤的機會。因此，物業管理人員并沒有意識到公司內部控制的重要性，只是一味的開拓市場，盲目的追求預期收費率以及客戶滿意度指標，不去深究其他方面，輕視內部控制為企業帶來的益處。物業管理公司對于自己的定位往往是模糊不清的，在公司的戰略定位上對于房地產企業具有一定的戰略依賴性，缺乏自主性和獨立性。由公司職員的構成能清楚的看到，物業管理的很多管理職員都或多或少具有在房地產企業工作的職業背景，在管理過程中，或多或少的帶有房地產企業的管理經驗，這使得在戰略定位上對于房地產企業具有一定的依賴性。從管理人員的構成上考慮，物業管理人員對企業內控沒有充分的認識和準確定位。
（三）內控運營效率低下，獎懲制度執行不足
物業管理人員認識到了內部控制的重要性，也已根據公司具體的運營情況制定出符合公司發展的內部控制制度，但往往因其執行力度的缺乏導致內控制度流于形式。1.有的物業公司管理人員會認為內部控制制度不符合本部門的操作情況，而財務部門與內控制度具有較大的聯系，應該嚴格執行內控制度，以至于輕視了內控制度的重要性，在內控體制建設和執行過程中，對于職員崗位的安排趨于隨意化，具有較大的隨意性。2.公司在制定內控制度的過程中，針對各部門所具體執行的內控制度具有相應的不適應性，比如，針對財務部門所制定的財務內控制度，可能會存在因制度過于理論、脫離實際操作的情況，導致內控制度執行力失效。3.物業公司規模不斷擴大的形勢下，大量的業務數據需要存儲處理，依靠傳統的管理手段必然會導致管理效率低下，存在內控執行力不足的問題，影響物業公司的長久發展。4.不能有效的落實內控工作，公司員工工作成果及績效必然得不到有效的衡量，公司對員工不能實施有效的獎懲。
三、物業公司內控的實踐措施
（一）完善財務管理策略，完善內控機制
加強財務內控有助于物業公司更好的把控公司運營狀況，在對主營業務實現的同時，挖掘更多的增值業務，確保企業健康有序的發展。若要加強財務管理，提升財務管理水平，可以從以下兩方面著手。1.從內控機制的設計出發，財務內控機制體系的建設必須切合企業自身的經營需求，理論聯系實際，具有可操作性。在建設財務制度的同時，可以依據一些頒發的規章條例完善財務管理制度，如《庫房物資管理辦法》、《收費管理辦法》等。定期對各部門的績效進行測評考核，進行有效的獎懲。借助于預算，加強企業的事前控制，將企業實際產生的資金往來與預期目標之間進行對比，確定應對措施和方法。對企業各財務數據分類匯總處理，為高層物業管理者制定戰略方向提供有效的參考依據。2.針對財務人員，物業企業應該轉變傳統的管理思想，重新定義物業管理的財務人員，明確定位，通過多方面的培訓增強財務人員的專業技能。財務人員在提高自身財務水平的基礎上，要更好地了解物業管理有關的基礎知識以及物業管理的相關業務，熟悉物業管理業務流程以及實際情況，學會在數據中發現問題，及時的解決問題。同時，公司要注重對財務部門財務權的監督。根據崗位對財務人員設置一定的財務權限，建立相應的監督機制，防止財務人員對財務數據進行違規操作。
（二）優化審計考核職能體系，完善內控機制
除通過提升財務策略來完善內控機制外，還可以通過審計、監督、考核等方式對內控機制進行動態優化。首先，設立審計部門對于物業管理實時查詢管理漏洞具有重大的意義。審計可以通過兩方面來建立，一者來自內部審計制度的建立，內部審計制度的建立主要用來制衡物業企業內部的權力，審計部門正向監督物業公司其他部門，同時，審計部門也要接受各部門的反向監督，實現各部門權力的相互制衡。比如，審計部門對企業的財務部門、采購部門以及業務部門通過系統對其信息以及業務進程等進行動態的監督，反過來，財務部門同樣可以根據審計部門財務數據的處理所反饋出的信息對其進行逆向監督。通過審計監督，在物業公司內部建立起崗位責任制，使職員清楚的意識到各崗位的責任，適時懲處相關的違規人員。最后，可以通過外部審計機構的設立對物業管理企業的采購價格、存貨管理、成本管理以及質量成本控制等進行監督審計。針對財務、采購及業務部門，審計部門的內部監督可以防止職員瞞報、虛報賬目，過多的利用企業的資金資源，將企業資金私有化，業務數據摻假，成本等數據的真實有效性失去了價值。通過監控考核，對各職員進行獎懲，在提高員工工作積極性的同時，警示違規操作的職員，達到警醒的作用。同時，依托自媒體、公眾號等現代化的信息傳播手段，健全物業公司內控考核機制，將物業管理的收費標準透明化，合理計費、合理收費，使業主具有知情權，在一定程度上監督公司職員的操作。
（三）營造物業內控氛圍，完善內控機制
若要在公司內部建立完善的內控機制，除建立內控制度、提升財務策略、優化監督審核體系以外，為內控制度營造良好的內控環境也是必不可缺的。優化內控環境要從物業管理的基礎業務著手，物業管理的業務種類單一、形式單調，物業管理人員要注重基本業務的管理，加強企業部門之間的協調行動，建造基本構架，實現企業整體的優化運營，物業管理高層應加大對內控機制建設的投入，為企業內控機制的有效實施營造一個良好的運營環境。優化內控環境，不僅要從建立業務架構著手，合理的業務流程也是必不可少的。管理者要更新流程程序，建立科學有效的內控機制。對于采購人員亦或業務人員來講，科學有效的內控環境，有助于采購、業務以及財務各部門之間形成制約機制，權力相互制衡、相互協調、互為監督，減少暗箱操作、克扣企業資金等問題，提升整體的服務質量，為內部控制的有效性提供有力保證。
（四）加強信息動態建設，完善內控機制
在數據化的信息時代，管理信息系統的建設對于物業管理內控機制的完善具有重大意義。當前，微博、微信等自媒體形式的多樣性改變了人們獲取信息的途徑、獲取信息的速度等，更新了業主對于物業管理公司收費價格、收費標準等信息的了解度，從更多的層面保障了業主對于各種信息的知情權，在一定程度上杜絕了員工私扣、暗扣、虛報資金賬目等問題的發生。同時，對物業公司的管理也提出了更大的挑戰。物業企業需要加強目標管理信息系統的建設，根據系統記錄的數據及時動態的掌握業主需求以及突發情況，以便及時采取措施幫助業主解決問題，獲得業主的信任。因此，信息化的目標管理信息系統的建設對于物業公司內控機制的完善是必要的。
（五）提高人員的專業水平，完善內控機制
人才是一個企業可持續發展的核心條件，物業公司若想要在大市場環境下取得長久的發展，必須注重專業人才的引進。企業的人力資源部門要注重企業人力資源的戰略導向，結合公司自身的發展規劃，通過招聘、選拔等多項方式引進人才，提高物業管理公司的專業性，不僅注重管理層人員的更新，也要通過培訓提高各部門人員的專業素養。財務人員提高財務素養，綜合的對業務、行業發展等進行了解，以期能夠對公司運營思路更加清晰，對財務數據做出更精準的分析，為管理者做出戰略決策提供依據。采購、后勤部門人員加強自身的專業素養，公司加強對員工的獎懲力度，從多方面避免員工與外界供應商或原料供應者相互包庇、暗扣資金。公司對于業務部門人員制定合理的工資績效，使其業務人員既無后顧之憂，又有為公司、為自身奮力拼搏的動力。注重公司職員專業素養的培養也是物業公司內控機制完善的重要基礎。
四、結語
物業管理作為新興行業，發展前景巨大，但要在信息化的市場下穩健發展，必須要從公司內部做起，建立有效的內控機制，提高自身的競爭力。因此，我們可以通過提升財務策略、優化審計考核體系、加強目標管理信息化建設、提升專業人員素養等措施來完善內控機制，實現物業公司的穩健發展。
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作者:劉宗軍 單位:濰坊威姿特經貿有限公司
