前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的高校檔案數字化管理探討，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
1．1高校檔案數字化是信息時展的要求
社會發展對檔案的借閱需求不斷增加，紙質的檔案已經不能滿足社會的需求，必須建立完全、快速的數字化檔案存儲平臺，達到檔案信息的共享，便于直接快速的查閱。高校檔案數字化能夠大大減少檔案人員在建立檔案時的編研工作量，使得檔案管理人員有更多的時間去進行檔案數據整理的工作，提升檔案的管理效率。檔案管理工作將變得方便、快捷、高效，檔案的查閱以及整理都將變得十分方便，提高高校內部辦公效率。
1．2高校檔案信息數字化是數字化校園的必然結果
在社會數字化的背景下，高校作為技術發展的前沿已普遍開展數字化改革，高校檔案部門的數字化也是其中重要的組成部分。檔案信息的數字化會將大量的檔案信息寫入計算機中，并實現聯網共享，這種方式使廣大師生足不出戶就能夠獲得大量的信息為其所用。
1．3高校檔案數字化是完善檔案管理的重要途徑
高校檔案數字化建設是高校檔案管理模式創新的方向。在將傳統檔案管理向數字化檔案管理轉化的過程中，必須打破檔案管理的傳統管理模式，實現新時期檔案管理的科學優化。檔案數字化能夠大量節省檔案存儲空間，有效減少紙質檔案存在和查閱過程中的損毀。而且檔案數字化可以縮短信息加工時間，提高檔案信息的時效性。
2高校檔案管理數字化存在的問題及對策分析
應當看到，高校檔案管理數字化目前仍存在一些問題。例如，一個突出的問題是數字化檔案的利用率有待提高。一些高校并沒有把數字化檔案的管理當成一項緊迫的任務來抓，檔案管理人員仍遵循傳統觀念和管理模式，文檔的檢索和借閱仍然主要依靠人工來完成，使得計算機等多媒體硬件成為“高檔打字機”。使得投入的人力和物力的價值沒有得到充分體現，電子文檔的使用效率不高而造成雙重的浪費。其次，檔案管理應用系統與校內辦公自動化系統的兼容性問題有待解決。為保證數字化檔案信息處理的方便利用，前提是建立信息資源共享系統。目前高校內部的辦公自動化系統與其檔案管理部門使用的檔案管理系統來源往往不同，有時候并不兼容，不同軟件環境下形成的數據難以轉換，造成檔案電子文件歸檔困難。上述問題出現的原因在于缺少科學規范的數字化檔案工作制度和專業化的數字化檔案管理人才。另外，有些單位數字化檔案管理缺乏硬件投入，檔案管理軟件的采購和開發比較混亂也是困擾檔案數字化進一步拓展，影響檔案數字化的重要原因。為此，在實際的工作中需要把握以下幾點：
2．1盡快建立健全檔案信息管理標準
新型載體的應用和計算機智能化管理，必然要求信息處理規范和標準化。在實現由傳統檔案管理向現代信息管理轉變的過程中，必須遵守嚴格的業務規范和技術標準，即檔案信息管理標準化。其標準通常由檔案行政管理部門制定、頒布、實施，這是檔案管理信息化的可靠保障。同時，各單位也應充分發揮自身能動性，根據自身條件和檔案管理的特點制定詳細科學的管理標準，為檔案信息化管理打好框架，夯實基礎。
2．2不斷改進檔案管理數字化系統
要重視以軟件系統為中心的電子檔案的綜合管理方法。在管理系統設計階段，依據數字化標準，充分綜合文件檔案業務部門、管理部門及技術開發部門的意見，統籌協調，通過技術手段把相關的管理性措施納入系統中，并根據實際運行中出現的問題，不斷通過軟件系統來滿足檔案管理數字化的功能需求，確保電子檔案的真實有效。
2．3加快硬件基礎建設
檔案管理數字化建設，需要計算機技術、數據庫技術、多媒體技術等高新技術作為載體，需要加大資金投入來引進先進的技術和設備。電子新產品的開發周期越來越短，如出現老版本不兼容、存儲格式淘汰等硬件和軟件的過時問題會引發一系列不良結果，要及時對系統關鍵設備進行更新換代和升級，以確保信息化建設的順利進行。
2．4突出數據庫建設
在紙質檔案數字化過程中，必須嚴格做到正確、科學、規范。這一方面要求每個檔案工作部門必須做到根據制定得著錄規則和細則，在搞好傳統載體檔案數字化數據庫建設的同時，加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環節的監督、指導，保證歸檔電子文件真實、完整、有效。另一方面，在檔案管理數字化過程中，要注意館與館之間檔案數據庫建設的數據交換方式、信息分類編碼、系統匹配、功能設置和通訊規程等的統一性，從一開始就要樹立建設館際共享的數據庫長遠目標。
2．5不斷提高檔案管理工作人員的業務素質
要重視對檔案管理人員應用現代化新技術的業務能力和技能素質的培養。而且數字信息技術的發展日新月益，要不斷督促檔案管理者加強檔案業務的專業知識、多媒體知識和相關的學科知識的學習，做到熟練地掌握計算機操作技術和基本的網絡信息技術。同時，加強檔案管理者的隊伍建設，適時引入激勵考核機制，為檔案管理數字化管理工作提供人才保障。
3切實加強數字化背景下高校檔案的保護
3．1提高數字化檔案管理人員的安全防范意識
首先，要提高檔案管理工作者的法律法規意識，嚴格按照《檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》等法律法規規范檔案資源管理，確保檔案管理的高效運作、安全使用。其次，檔案管理單位要對數字化檔案的管理和制定詳細的規則和規范，從而規范檔案信息者和傳遞者的行為。再次，加強對檔案管理人員的保密安全意識培訓，檔案管理人員必須對安全操作規程做到了心中有數，時刻做好安全防范措施，并重視對密碼技術的應用，不斷提高安全防范意識和防范能力。另外，對數字化管理人員的配備應嚴格把關，突出責任意識、紀律意識和信息道德品質，又要精通計算機知識，把合格的管理人員委派到關鍵崗位上。
3．2提高系統安全防范技術能力
一方面，要依托傳統的網絡信息保密技術，如最常用的是數據密碼法在電子檔案的建立、使用和存儲過程中進行安全保護。另一方面，要充分發揮新型網絡信息安全保密方法的功能，進行以下幾種防范能力的開發：（1）授權控制。對網上信息用戶權限進行設定，設置不同用戶對各類信息的訪問權限，實行檔案信息獲取的分層管理。（2）數字簽名驗證。在計算機網絡中采用數字簽名，動態驗證用戶身份與數據的真實性，確保數據的真實性，防止入侵者假冒、篡改。（3）智能卡技術。根據安全實際要求，可以將數據處理、數據存儲、安保功能制作集成電路芯片，開發智能卡管理功能。（4）安裝防火墻。組織非法用戶訪問，控制進、出兩個方向的通信，借以保護內部網絡不受外部網絡的攻擊，并防止內部網絡的用戶向外泄密。
3．3嚴格執行數據備份制度，提高系統容災能力
影響數字化檔案安全的因素眾多，有諸如網絡黑客、病毒及軟件缺陷等，也可能存自然災害等原因造成的存儲設備硬件損壞。因此，必須嚴格執行電子檔案數據備份制度，有效防止這些因素對系統造成損害，確保既有的關鍵數據、關鍵數據處理系統和關鍵業務在檔案管理系統發生災難后可以迅速恢復的數據備份系統。在實際執行數據備份過程中，隨著時間的增長需要備份的文件數量越來越多，因此備份中心面臨巨大的數據存儲難題。如何安全、科學地保存這些數據，是備份工作的關鍵。可以依托數字檔案館平臺，采取海量數據在線存儲（如磁盤陣列）和脫機載體存儲相結合的辦法。
4結束語
檔案管理在學校管理工作中享有重要的地位，檔案信息化有效整合了資源，同時也是衡量高校檔案管理現代化程度的重要標志。檔案部門要有改革創新意識，充分利用先進技術和管理模式，建立結構合理、信息暢通、運行安全、服務高效的檔案管理體系，為學校的發展建設做出應有的貢獻。
作者：常曉忠 單位：延安職業技術學院
