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高校檔案管理工作是高校工作的重要內容，是提升高校管理水平以及整體工作效率的重要前提，更是促進高校不斷發展的重要動力。而隨著信息化時代的不斷發展，高校檔案管理的數字化可以充分滿足時展需求，對其存在的優勢與弊端進行分析，有助于高校檔案工作的高效、全面開展，以促進高校各項工作的順利進行。
一、高校檔案數字化管理的重要性
隨著科學技術的快速發展，信息技術在各行各業中得到了廣泛應用，而數字化管理就是應用網絡、計算機等開展管理工作。而在高校的運營、管理過程中，檔案管理工作的良好開展對其自身的健康、持續發展有著十分重要的作用，并且科學、正確的管理方法對管理工作的落實存在直接影響。高校檔案是對學校發展的有效記錄，是高校管理者對未來發展進行研究規劃的重要基礎，是眾多管理者不斷分析、研究、總結的寶貴財富。而高校檔案的數字化管理是緊隨時展潮流的必然結果，有利于促進高校檔案管理工作的順利、高效開展，顯著提升高校各項工作的水平。因此，充分落實檔案管理工作對高校、社會發展有著重要意義，而檔案管理工作的數字化有利于增強工作的生機與活力，需要管理者在實際工作中進行不斷探索與創新，重視對數字化管理優勢的充分發揮，并對其弊端進行有效完善。
1.保障高校檔案的完整性。在目前的高校發展過程中，大部分高校的立卷工作通常會被檔案室管理工作所替代，這樣就需要檔案管理人員對相應檔案實施立卷管理。但是在實際管理過程中，檔案管理人員并不屬于專業人員，所以對檔案立卷管理的工作內容不是特別了解，無法對檔案的完整性進行確切判斷，這對檔案管理的質量有著不良影響。而采用數字化形式對檔案進行管理，可以對檔案實施網絡信息化管理，這樣能夠把檔案輸進相應的網絡系統中，以便于檔案管理人員對檔案實施統一管理與保存，進而由根本上落實高校檔案的高效管理。2.提升管理質量與效率。在傳統的高校檔案管理過程中，因為受到時間、空間上的限制，管理方面存在眾多不便。例如，在傳統管理中，想要對相關資料進行查詢，首先需要得到校領導的查閱批準，才能夠進入學校檔案室通過檔案室人員進行查找，然后再開展有效查閱。而通過數字化形式實施高校檔案管理后，只需要通過網絡平臺就可以對檔案進行有效管理與查詢，以降低管理人員的工作難度。采用數字化管理有助于對檔案的分類、歸檔和排序，并且可以在不同載體上進行保存，讓檔案的保存與查詢變得更加便捷，同時還可以提升檔案的安全性與保密性，可以為檔案的完整性提供可靠保障。在檔案數字化管理環境中，每個想要對檔案進行使用的人員都能夠在通過網絡允許的狀況下，快捷、方便地對檔案進行查找與應用，省時省力，顯著提升了檔案管理工作的效率。同時資料的更新更具時效性，只需要對檔案系統進行實時完善，提高工作效率，從而有效促進高校檔案管理工作的高效、持續、健康發展。3.提高深入檔案查找的效率。在傳統的高校檔案管理過程中，能夠確保的只有檔案自身的原始性以及完整性，但檔案所占據的空間十分大，對所使用的庫房有較高要求，并且對檔案的查找、應用十分費時費力。而對高校檔案采用數字化管理之后，所有檔案都能夠統一在局域網上進行有效管理，同時還可以對檔案進行明確、詳細的分類，并且擁有大量的保存空間。對新的檔案進行增添時，可以隨時在網上進行，在對檔案進行查找時，能夠精準對所需檔案進行查找，進而使檔案信息的全面性、完整性得到有效提升。此外，以一條線索為依據還能夠找出與所查找內容相關的其他檔案，方便快捷，這對檔案信息的有效開發與利用有著十分重要的作用。此外，還有利于對相關事項的充分追溯，充分滿足使用人員的更深層次的需求，實現檔案價值的最大化。
三、高校檔案采用數字化管理的弊端
1.檔案管理人員的專業水平需要提高。信息網絡技術的快速發展，為人們的生活、工作帶來了更多便捷，同時為高校檔案數字化管理工作的開展提供了眾多的便利條件。但是在實際的管理工作中，管理人員缺乏對網絡、信息管理的確切掌握，信息化管理技術不到位，這樣會使管理人員的選擇受到諸多限制。目前，大部分高校檔案管理人員的網絡操作能力需進一步提升，并且需要對檔案數字化管理的相應知識進行確切掌握，只有兩種能力、素質都兼具的管理人員，才能夠對檔案數字化管理工作進行明確落實。檔案管理工作的本質就是要求管理人員能夠對目前相關的各項政策具備較強的敏感度，同時能夠對各項政策內容進行貫徹與掌握，重視對自身數字管理技術的不斷提高。此外，大部分高校的檔案管理人員通常都會身兼數職，所以在檔案管理工作中所投入的精力、時間有限，致使檔案管理人員自身缺乏良好的專業素養，這樣十分不利于高校檔案管理工作的高效、穩定、持續開展。在實際的高校檔案管理工作中，管理人員自身的業務素質通常比較低，這十分不利于對檔案的精準分類，無法對檔案資料進行完整收集，檔案管理的數字化發展相對比較落后。高校檔案的數字化管理對管理人員自身所具備的檔案素養、科技素養有著很高要求，所以在新時代背景下，高校檔案管理人員需要對相應的網絡操作能力進行掌握，并重視自身檔案學術理論水平的不斷提升，這樣才能夠為高校檔案管理工作的順利、高效開展貢獻力量，充分落實管理工作，以促進高校各項工作的順利開展。2.檔案管理的保密性需要提高。隨著網絡信息技術的迅速發展，檔案管理工作變得更加便捷，但是相應的安全隱患也隨之產生，所以在檔案查詢、分類、收集等過程中，急需對信息安全的確切保障。第一，在對檔案進行查找、利用的過程中，可能會帶來相應風險；第二，在網絡上不法分子會對相關信息進行盜竊，這會對檔案信息安全造成非常大的威脅。因此，在檔案管理工作中重視信息的使用程序，以為檔案信息的安全性提供可靠保障，對檔案進行查找的過程中，必須對檔案的利用權限制定嚴格要求，并不是所有人都能夠對檔案進行隨意查閱的，對檔案進行查找、利用時需要遵照完整的審批流程?？偠灾瑱n案管理需要重視對安全關卡的嚴格把控。由文件保密性進行充分考慮，就需要對相關的管理制度進行制定，并監督其實施，不相關的人員不能登錄網站，不能查閱檔案信息。同時需要讓檔案鑒定工作得到確切落實，檔案鑒定原則就是對檔案的信息內容進行有效分析和鑒別，主要是對其現實作用以及歷史作用進行明確，并以國家、高校自身的實際需求為依據，對高校檔案所具備的保存價值進行明確，進而讓高校檔案得到明確的分類管理，以便于以后的查閱與利用。同時還需要重視對文件保密等級的有效劃分，以開展明確的分類管理，對機密文件實施更加嚴格的管理措施。而保密等級的確定需要以信息泄露為國家安全、高校利益所造成的影響程度為依據，進而利用國家所制定的法律、法規進行有效保護，為高校檔案管理工作的安全開展提供可靠保障。3.檔案管理使用效率低下。雖然數字化管理模式的應用為高校檔案管理帶來了諸多便利，但是我國高校對數字化管理的利用率較低，許多高校依然還應用著傳統的管理模式，缺乏對數字化管理的充分認識，缺少先進的科學意識，沒有認識到數字化管理的開展對人力、物力、財力的有效節約，也沒有看到數字化管理模式為高校檔案管理所帶來的便利，更加缺乏對數字化管理中豐富網絡資源的充分利用。而出現此種狀況的主要原因就是管理人員自身缺乏緊隨時代潮流的理念，缺乏對新知識進行有效學習與掌握的動力，依然還是采用人工形式開展檔案的分類、查詢等工作。管理觀念十分陳舊，認為采用觸手可及的方式實施檔案管理，是最為安全、高效的管理方式。這樣不僅嚴重影響數字化檔案管理的利用效率，還人為地對高校檔案管理工作造成相應制約，十分不利于對檔案資源進行有效的網絡共享，從而在人力、物力、財力方面造成了大量消耗，造成了檔案管理的資源浪費。因此，在實施高校檔案管理過程中，關注對管理人員思想理念的有效變革，提升其對數字化管理模式充分利用的重視力度，并對豐富的網絡資源進行有效利用。在提升高校檔案管理效率的同時，對大量資源進行節約，以促進高校的健康、持續發展。隨著信息網絡技術的迅速發展，信息時代下高校檔案管理工作的方式、方法需要不斷創新。想要與時俱進，就不能再對傳統的管理方法進行沿用，需要利用更加便捷、科學的方法開展檔案管理工作。而在實際的管理過程中，充分利用數字化管理模式所帶來的便捷性，重視對其中所存在的問題進行研究與解決，讓數字化檔案管理得到不斷完善。同時對數字化檔案管理經驗進行有效總結，以顯著提升高校檔案管理工作的安全性與便捷性。對發展進程中存在的障礙進行有效清除，充分利用現代技術促進檔案科學管理的確切落實。
參考文獻
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作者:黃莉琴 單位:海口經濟學院
