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摘要：在當前信息化時代的背景下，傳統的高校檔案管理模式已經很難適應當前社會的發展。隨著互聯網技術發展和普及，高校檔案管理數字化、信息化、網絡化已經成為了必然的趨勢。數字化管理可以提升高校檔案的管理水平，提高工作效率，降低檔案管理的成本，因此，高校檔案數字化管理是我國高校的必然選擇。本文主要闡述數字化管理的內涵和高校檔案數字化管理的價值，分析當前高校檔案數字化管理的發展現狀，并結合自己的實踐經驗談幾點建議，以期為高校檔案管理數字化建設提供參考。
關鍵詞：高校檔案管理；數字化；內涵；價值；發展現狀；建議
當前，我國大部分高校還是以傳統的檔案管理模式為主，檔案管理效率普遍低下，而且需要一定的空間用于保存檔案，需要諸多管理人員共同協作，檔案管理成本極高。高校檔案數字化管理可以極大的促進高校檔案管理工作的提升，數字化管理模式便于儲存、傳輸、共享，可以極大的提升辦公效率。
一、高校檔案數字化管理的內涵及其價值
（一）高校檔案數字化管理的內涵
高校檔案數字化管理就是利用信息化技術，以互聯網和計算機為載體，實現檔案的儲存、傳輸、共享[1]。建立電子檔案數據庫，利用計算機終端進行數據錄入，然后存儲在硬盤或者云端空間，這樣可以節省檔案占用的實際空間，同時也便于高校檔案管理人員進行管理，高校其他部門在調閱檔案時也更加便捷，此外，高校人員的流動導致的檔案的轉出和流入也會更加便捷。
（二）高校檔案數字化管理的價值
1.降低高校檔案管理成本
傳統的高校檔案管理模式主要以紙質材料為主，占用的空間較大，同時還需要大量的人力投入，以便進行檔案的管理和維護，此外，還要投入防火、防潮燈其他設備，管理成本相對較高。數字化管理模式以計算機為載體，利用數字信息化技術將高校檔案資料進行存儲，首先便于檔案管理人員進行管理，傳統檔案管理模式需要手動將檔案資料分類、添加標注、封存，而數字化管理模式可以利用計算機技術進行自動分類識別和儲存，極大的降低了檔案管理人員的工作量，因此，就可以減少對檔案管理的人力投入。此外，數字化管理模式對于檔案保存環境要求不高，可以極大的減小檔案管理空間，同時很大程度上也能避免檔案丟失、破損等情況[2]。
2.提升高校檔案管理工作效率
高校檔案復雜多樣，各種檔案的保管要求不一，需要分門別類進行保存，這就造成檔案管理人員的工作極其繁雜，需要進行大量的重復工作。同時需要調閱查找檔案時，也極其不便。數字化管理模式利用現代計算機技術整理和儲存檔案，很多工作都可以利用計算機完成，極大的解放了檔案管理人員。而且在查找調閱相關檔案時也極為便捷，只需要簡單的計算機操作即可完成，同時高校其他職能部門在調閱檔案資料時也可以利用互聯網完成傳輸，操作便捷、效率高，可以極大的促進工作效率。
3.可以更好的保存實體檔案
高校檔案中存在多種重要的檔案資料，需要嚴加保管，但是紙質的檔案資料保管難度較大，對于一些年代較為久遠的檔案資料很難妥善保存。實現高校檔案數字化管理可以更好的保存實體檔案資料，有效延長重要檔案資料原件的壽命。一旦檔案資料的原件損壞、丟失，需要使用時可以利用數字技術進行拷貝，同時數字化技術存儲的檔案可以無限次重復查閱，不用擔心查閱時損壞檔案資料。
二、高校檔案數字化管理的現狀
（一）高校檔案數字化管理系統與學校其他部門辦公系統不匹配
由于高校檔案數字化管理系統并不復雜，所有部分高校的檔案管理系統是由本校自主研發，部分高校是委托一些小型科技公司進行開發，管理系統的設計者在很大程度上并不了解高校檔案管理工作，通常是按照自身的理解進行系統設計。而目前高校各個職能部門的辦公軟件系統普遍使用的是當前應用范圍比較廣的Office辦公系統。這二者之間通常會存在不兼容的情況，辦公系統生成的文件以及數據格式不匹配檔案管理系統，在進行檔案的轉出和轉入時，還要進行文件格式轉換，使得檔案管理工作增加了不少難度。
（二）高校檔案數字化管理中存在安全隱患
傳統的紙質檔案資料管理模式雖然管理過程比較復雜，工作量較大，但是相對而言其安全性比較高。而數字化管理模式雖然很大程度上解放了檔案管理人員，但是由于當前高校檔案管理人員缺乏網絡安全意識，在檔案管理過程加密措施不夠，很容易導致信息泄露。高校檔案通常保存著高校教職工的個人相關資料以及學校科研資料等保密程度較高的檔案資料，一旦發生信息泄露會造成極為嚴重的后果，難以有效保護高校教職工的個人隱私信息和高?？蒲谐晒?/p>
（三）電子文件存在安全隱患
傳統的紙質文件或者資料上有相關人員的筆跡或者相關的單位加蓋的印章，可以很直觀的辨別文件的真假，很大程度上可以保證文件的真實性[3]。但是，電子文件與紙質文件不一樣，利用計算機可以很容易地進行修改，而且復制過程也比較簡單，難以保證文件的原始性。另一方面，電子文件一般存儲于計算機或者其他硬件設備，一旦硬件設施發生故障，或者系統被病毒侵入，很可能造成無法挽回的損失，這對于檔案管理人員的工作帶來了極大的挑戰。
三、高校檔案管理數字化建設的幾點建議
（一）搭建通用性的數字信息化系統
由于高校存在行政、科研、教學、后勤等多個職能管理部門，且各自都有自己的信息系統，為了方便各部門的工作和交流，應搭建一個完善的囊括各個職能部門的大型數字化信息系統。在大系統的管理下設置各個職能部門的子系統，包括辦公系統、信息查詢系統、檔案管理系統、教學管理系統等，將整個學校的信息資源進行有效的整合，協調統一。這樣就可以很好的解決數字化檔案管理系統與其他職能部門辦公系統不兼容的問題，各個部門在調閱相關檔案資料時，由于是在一個系統內部傳輸，不僅便捷，還不存在文件格式不同的問題，同時，高效檔案管理部門在進行檔案的轉入或者轉出時也不必進行文件格式轉換，可以有效提升工作效率[4]。此外，搭建囊括學校各個職能部門的大型數字信息化系統還可以促進高校內部各個部門之間的交流，促進各個部門之間的協作，提升高校的整體管理水平。
（二）樹立良好的網絡安全意識
高校的檔案資料是高校極為重要的財產，要嚴格做好相關保護工作。由于數字化管理模式需要借助網絡和計算機技術，因此，就需要面臨網絡安全的考驗，筆者結合實踐工作經驗和相關理論知識總結了幾點措施：首先是高校檔案數字化管理系統不應實時連接網絡，可以通過校內局域網與學校其他職能部門連接，完成相關檔案資料傳輸、共享、錄入、轉出等工作；其次，對于比較重要的文件資料，譬如高校教職工的個人檔案、學校的科研資料以及相關成果等，要采取加密措施。為了保證文件加密的效果，此項工作應該由極為專業的人士完成，從而有效的保護檔案資料的安全。第三是盡量避免不相關人員接觸檔案管理工作，嚴格執行高校檔案管理要求，嚴防信息泄露。
（三）提高數字化檔案管理技術
由于電子文件存在易于修改、復制、難以有效保證文件真實性的問題，所以針對這種情況，在數字化檔案管理系統中應采用一些新技術，防止文件資料被篡改，同時有效保證其真實性。譬如，在文件錄入的過程中采用電子簽名技術，讓電子文件與傳統紙質文件一樣，留存相關人員的筆跡，以便辨別其真實性，或者采用一些防偽標識，通過這些標識驗證文件的真實性。針對電子文件易修改、復制的情況可以將文件屬性設置為“只讀”，這樣電子文件就只能用來閱讀，無法進行相關修改或者其他操作[5]。此外，電子文件存儲的安全問題也不容忽視，首先高校檔案管理人員對重要的資料進行備份，對于相關硬件設備要定期進行檢查，發現問題，及時進行補救；其次，高?？梢院拖嚓P專業的公司進行合作，利用他們的云存儲技術來存儲學校比較重要的資料，比如阿里云、百度云等，可以有效保證檔案資料的安全性，不用擔心硬件損壞造成文件丟失。
四、結語
綜上所述，隨著信息化時代的帶來，高校檔案的數字化管理已經成為一種必然的趨勢，只有這樣才符合當前社會發展的需要。所有的改變都不會是一帆風順的，高校檔案管理數字化建設中雖然存在不少困難，但是其優勢也明顯，只要克服當前的困難，必然可以極大地促進高校檔案管理工作。
【參考文獻】
[1]李彩霞.數字化時代高校檔案管理信息化建設[J].中國管理信息化,2016,19(5):185-186.
[2]田東江.高校檔案管理信息化建設的困境與出路探究[J].蘭臺世界,2015(S5):76-77.
[3]霍成龍.高校檔案管理中的信息數字化建設分析[J].呂梁教育學院學報,2018(1):98-99.
[4]潘海燕.高校檔案管理信息化建設問題探究[J].信息與電腦(理論版),2017(15):28-29.
[5]邢建民.數字化時代高校檔案管理信息化建設模式初探[J].中國管理信息化,2017,20(4):183-183.
作者:李潔 單位:菏澤學院檔案館
