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摘要：隨著信息技術的不斷發展，做好新形勢下的檔案管理工作越來越重要。對于工程建設項目的檔案管理而言，為了順應信息化時代的發展，進行工程竣工檔案的數字化建設已成為檔案管理工作發展的趨勢。檔案數字化管理是檔案信息化建設的重要內容，本文即針對工程項目檔案數字化管理中存在的問題進行分析，并給出了相應的解決方法。
關鍵詞：數字化檔案；工程建設項目；檔案管理
一、檔案數字化管理的意義
隨著信息化技術的迅速發展，工程建設項目的信息存儲量變得越來越大。對于傳統的檔案管理方式而言，各種復雜的檔案信息只能通過紙質記錄來完成，這就會耗費大量的人力物力。同時，由于文檔信息較多，容易出現歸類錯誤甚至沒有歸檔的情況，而且可能由于檔案管理人員缺乏工程項目建設的基本專業知識或不熟悉流程等原因，在接收檔案時不明確，造成歸檔質量不高。而檔案的數字化管理在一定程度上巧妙地解決了這些問題。
二、如何有效實施工程檔案數字化管理
首先，在不同的應用背景及場合對檔案管理的需求不同，因此應結合具體的應用背景，從實際出發建立能夠符合相應要求的檔案數字化管理制度。檔案管理工作對于檔案管理人員的能力水平要求也較高，因此必須采取相應的措施提高團隊的整體專業水平，讓檔案管理人員掌握如何將傳統檔案管理與數字化管理模式相結合。例如，在工程項目竣工檔案管理中，由于客觀原因檔案管理人員缺乏工程項目建設方面的相關經驗及專業知識，對工程建設流程不清楚，以致于在資料的對接過程中只能被動地接受，非常不利于檔案的歸類與整理。其次，檔案管理人員應做好檔案的安全保密工作。紙質版檔案容易破損丟失，也容易被心懷不軌的人盜用，因此在檔案收集過程中，要注意對原始檔案進行保存。此外，還要特別注意對原始文檔及掃描原件的存檔。在數字化檔案管理模式下，應在向計算機錄入文檔之后，及時將檔案進行保存并上傳至云端進行實時保存。同時，工程建設項目中的各種資料包含了很多的重要信息，因此要特別注重檔案的加密工作。最后，還需要配備好的硬件設施。相比于傳統檔案管理，檔案數字化管理尤其注重對硬件設施的選擇，尤其是在工程建設項目資料信息量很大的背景下，需要存儲大量的信息資源，因此對硬件設施要求較高。
三、工程項目檔案數字化管理存在的問題
（一）工程建設項目數字化檔案管理的不安全性。由于數字化檔案管理存儲的都是電子文件，電子文件的安全問題很難得到保障，很容易被一些黑客截留篡改并且不留痕跡，這就給檔案的機密性造成了威脅。
（二）檔案的“雙套制”保存造成了一定的資源浪費。所謂的“雙套制”保存，就是一并保存內容相同的紙質文件和電子文件，在各個單位的自動化辦公網絡中，每個部門都在網上完成檔案的傳遞、發送及承辦等流程，而同時又保存了一套相匹配的紙質資料，這就造成了一定的資源浪費。
（三）數字化檔案管理系統與辦公自動化系統互不兼容。在工程項目建設中，目前大多數企業都采用電子自動化辦公系統，這些系統大多數是針對公司內部結構建立的管理機制及模式。然而，檔案數字化管理系統是由檔案管理部門按照現代化管理標準單獨設計的，這些系統的軟件環境存在較大的差異，因此很難進行數據之間的相互轉換，從而對檔案數據的收集及錄入帶來了一定的困難。
（四）對工程建設項目數字化檔案的利用率較低。由于受到傳統觀念的限制，人們大都覺得紙質版文檔的借閱及使用都是觸手可及的，而忽視了以網絡形式向人們呈現的豐富的資源寶庫。這樣使得電子文檔的設計開發沒有得到充分的利用，而同時卻耗費了人力資源。
四、工程項目檔案數字化管理存在問題的解決方法
（一）針對工程建設項目數字化檔案管理的安全問題，應建立檔案安全管理機制。因為工程建設項目檔案大多為保密性資料，所以安全工作的落實極為重要?？梢苑謩e從軟件安全管理和硬件設備安全管理入手，例如硬件方面應該選取質量較好的存儲設備，以延長電子文件的保存壽命；軟件方面可以對工程檔案進行多重加密。
（二）針對工程檔案“雙套制”保存存在的資源浪費問題，可以將傳統紙質文件與電子文件以文字方式和影像方式共存，在它們之間建立“通道”，從而實現資源的節約。
（三）檔案的存儲系統及自動化辦公系統應保持一致，以保證存儲標準的一致性，建立實現信息共享檔案電子化建設。系統應在設備選型、軟件系統、查詢、安全加密等各方面均保持一致。同時，為了提高資源的有效多重利用，可以設置合適的查詢系統，通過查詢及文檔網絡傳輸從而達到資源共享的目的。
（四）針對數字化檔案利用率較低的問題，可以及時對數據進行更新，保證檔案資料的實時性，同時在很大程度上優化辦公系統。例如，傳統檔案找尋方式完全是通過人工方式，查詢時間較長，所以可以在查詢時間上多作探究，使得數字化檔案查詢機制的效率大大提升。為了順應時代的不斷發展，檔案管理工作也應與時俱進，因此必須將檔案管理數字化工作落到實處。工程檔案在實際管理過程中，由于工程項目資料本身繁瑣復雜的特點使得其對檔案管理人員的專業素養要求較高，所以要注意提升檔案管理人員的職業素養和專業水平。同時，在進行檔案數字化管理的過程中，要注意使用現代化信息技術保障信息的安全，對工程項目中重要的資料信息進行加密處理?？傊?，隨著信息技術的發展及社會的不斷進步，數字化檔案管理已經成為檔案管理的發展趨勢，針對工程建設項目檔案數字化管理的實踐過程中出現的問題，還需進一步探究及解決，以促進檔案管理機制越來越健全。
參考文獻
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作者:楊彤 單位:深圳市勘察測繪院有限公司
