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【摘要】國內差旅費支出是高校所有支出中的高頻、重要業務，而其呈現形態又復雜多樣，如何在“簡政放權”的背景下做到“放管結合”，確保充分放權能夠得到有效承接，避免一放就亂，就需要加強內部控制建設。內部控制包括單位層面和業務層面兩個維度，本文從業務層面內部控制視角出發，力圖通過風險識別、風險控制兩個環節，對高校國內差旅費支出管理中的相關問題進行探討研究。
【關鍵詞】高校;國內差旅費支出;內部控制
高校內部控制是指學校為實現辦學目標，通過制定制度、實施措施和執行程序，對經濟活動的風險進行防范和管控。高校內部控制的目標主要包 括：保證學校經濟活動合法合規、資產安全和使用有效、財務信息真實完整，有效防范舞弊和預防腐敗，提高資源配置和使用效益。內部控制包括單位層面和業務層面兩個維度，本文從業務層面內部控制視角出發，通過風險識別、風險控制兩個環節，對高校國內差旅費支出管理中的相關問題進行探討研究。
一、高校國內差旅費支出風險識別
1. 出差事項不真實、不相關的風險
常見的出差事由有參會、交流、調研、合作、考察等。在部分差旅費報銷單中出差事由填寫過于模糊籠統，其中排除應付性填寫外，還隱含著出差事項不真實或不相關的風險。
2. 出差人重復領取差旅補助的風險
國內差旅補助包括伙食補助和市內交通補助，這兩項費用采取包干補助方式發放而非按發票據實報銷。由于國內差旅補助不需要提供發票，而是直接根據相應的標準和出差人數、實際出差天數計算并發放，因此是否能領取補助以及補助發放金額的準確性依賴于財務人員對該筆出差事項的謹慎判斷和計算，實務中會產生重復領取國內差旅補助的風險。
3. 出差住宿費超過規定標準的風險
國內差旅費辦法中規定了不同地點、不同時間、不同級別出差人員、不同業務類型出差的住宿費標準。住宿費標準看似明確，但實務中由于情況比較復雜多樣，仍然有住宿費超標的風險。究其原因，一是住宿費承擔主體多元化，二是將同行多人住宿費標準打通使用 , 三是住宿費發票信息披露不完整、不準確。
二、高校國內差旅費支出風險控制
1. 設置出差審批歸口管理部門 , 建立完善出差審批與監督管理機制，控制出差事項不真實、不相關風險
首先，應設置校級出差審批歸口管理部門。根據業務特點，可以考慮設置在人事、校長辦公室等部門。差旅費辦法中僅指明差旅費是指教職工因公臨時到常駐地以外地區出差，并未明確“臨時”的具體天數界限，超過一個月的超長時間出差如果也按普通差旅費報銷，僅差旅補助一個月就可以領取五六千元，如果歸口管理部門設置在人事部門，可以很方便地根據學?？记诠芾硪幎?、薪酬管理規定對長期出差行為進行監督管理。如果歸口部門設置在校長辦公室，則具有足夠的權威性，能夠組織協調全校各單位建立起出差審批體系。其次，應建立完善全校統一的分級出差審批機制，明確審批流程和權限。建立學校、院系、項目負責人三級出差審批管理體制，區分不同出差業務類型、經費來源、人員身份、出差天數長短，根據重要性原則和制衡性原則，分級進行審批。對于人數較多、天數較長、金額較大、事項比較重要的出差，可以采取分級審批與內部公示相結合的方式進行監督。最后，加強財務信用評價體系建設，建立財務信用等級和財務負面名單制度，同時發揮紀檢監察、內部審計部門監督職能，對于不合理、不合規行為予以相應處理。
2. 制度規定、自我承諾與外部監督、信息化手段相結合，控制出差人重復領取差旅補助風險
第一階段，在差旅費制度明確已由校外邀請方負擔部分或全部費用的，不得重復領取相應伙食補助和市內交通補助的基礎上，實行出差人自我承諾制，由出差人在填寫差旅費報銷申請時進行承諾并簽字確認。差旅費報銷的外部監督是指接受紀檢監察、審計部門的外部監督與審計。通過制度規定、自我承諾與外部監督相結合，有助于出差人樹立實事求是填報出差補助，不簡單采用系統默認頂格金額，而是視具體情況手工修改調減相應補助的理念，從而有效防范代理填報人與實際出差人信息不對稱又缺乏溝通導致的風險。第二階段，在條件允許的情況下，可以借助信息化手段對重復領取補助、重復報銷進行控制。一是在網上報銷系統建立后臺數據庫，記錄同一出差人員已領取差旅補助的日期，并設置同一人同一日期不得重復領取差旅補助的規則。當填寫差旅費報銷單時，一旦選擇的領取補助日期中包含了之前已有過領取補助記錄的日期，便彈出某某日期已在某某報銷單中填報過補助的提示。這樣就可以解決校內多頭報銷、同一次出差拆分成多次報銷的問題。二是在日常報銷的市內交通費模塊單獨填寫往返機場、火車站的市內交通是否是出差產生的，若是出差產生的，也需要像差旅費報銷那樣填寫出差人、出差日期，并與后臺數據庫比對是否已有領取補助的記錄，若有記錄則進行提示，沒有記錄則將本次信息記錄在后臺數據庫中。需要注意的是，雖然系統后臺自動記錄領取出差補助數據，仍然需要財務人員人工核對報銷單所填信息是否準確無誤，是否與所附票據一致。這樣就可以解決市內交通憑票實報與領取補助二者重復報銷的問題。
3. 據實填報實際住宿費天數、禁止多人住宿標準打通使用、準確完整披露住宿費詳細信息，控制出差住宿費超過規定標準的風險
一是針對部分行程住宿費已由他方負擔或自負的情況，應在差旅費填報界面設置實際住宿費天數一欄，根據實際有發票住宿天數準確填寫，不應簡單按出差天數減去一天作為住宿天數。財務人員對實際住宿費天數也應重點核對檢查，確保與發票相符。這樣系統計算出的住宿費標準以及是否超標的判斷才是準確的。二是針對多人同行，住宿費發票合在一起開具的情況，住宿費標準不應僅簡單按總額控制，而應嚴格區分不同人員的住宿費金額、住宿天數，單獨判斷每位出差人住宿費是否超標，防止住宿費標準在不同出差人之間打通使用導致的部分人員住宿費實際超標卻未被發現，同時體現公平公正、厲行節約原則。三是針對住宿費發票信息披露不完整、不準確的情況，建議無論是酒店開具的住宿費發票還是中介機構開具的代訂住宿費發票，如果發票上披露的信息不完整、不準確，住宿人員、住宿起止時間、住宿地點等要素信息不齊全，無法判斷、計算住宿費標準，應要求出差人補充提供酒店住宿賬單、網絡平臺訂單等形式的明細清單，以便準確判斷住宿費是否超標。將來還可以探索多種方式，例如通過和常見商旅平臺合作，直接獲取每張發票關聯的訂單明細信息，省去出差人查詢、打印訂單信息的麻煩。還可以進一步通過技術手段自動抓取標準訂單格式下的住宿人員、天數、地點等信息，并與后臺設置好的住宿費標準進行比對，自動判斷住宿費是否超標并給出相應提示。綜上這些措施，多管齊下，能夠有效防范和控制國內差旅費支出業務的風險，實現高校內部控制目標。需要注意的是，高校內部控制機制設計和執行的過程中，不能為了管理而管理，而是應該遵循教學科研活動規律，創新管理模式，達到寓管理于服務的效果，讓教學科研人員從過多過苛的要求、煩瑣的表格中解放出來，有更多的時間精力投入到教學科研活動中。
作者：逯曉東 單位：北京大學
