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一、探尋新的檔案分類方法，確?？蒲泄芾碇胁牧系闹瘟?/p>
目前科研檔案的分類方法是按時間、事由等進行的，所以對于一些涉及面多、時間跨度大的科研項目，按目前這種分類方法就會出現科研檔案管理“肢解”項目的問題，一些材料利用上就存在著“找不到”的情況。檔案工作本質就是提供信息服務，當需要時檔案沒有能形成足夠的材料支撐力，那么檔案工作就變得毫無意義了。所以，如何保證在需要時“找得到”、“找得快”，是檔案工作最為關鍵的問題。這就需要在符合《檔案法》《高校實體分類法》大原則的條件下，將科研檔案按學?？蒲?a href="http://www.www-68455.com/guanlilunwen/keyanguanlilunwen/57013.html" target="_blank">管理模式進行細致化分類，使科研檔案與科研機構的管理無縫鏈接，檔案分類呈垂直分布，這種分類管理不僅使得科研檔案管理真正成為科研管理的延續，還會大大提高檢索效率，從而進一步發揮檔案的證據作用，以確?？蒲性u審、驗收等工作中的材料支撐能力。
二、探尋新的檔案收集方式，保障學校知識儲備和技術儲備
目前高?？蒲袡n案文件材料的收集存在著“重行政輕項目”、“重上級輕自產”的問題，對于科研工作中的行政文件和上級來文管理的比較到位，但對于隨科研項目產生的“自產文件”的管理則有缺失。項目中一些非常重要的“論證報告”、“原始試驗數據”、“計算文件”、“設計文件”等資料都沒有歸檔。這些文件對于項目后期研究以及整個學科發展都是非常重要的，屬于學校的無形資產，這些文件沒有得到及時保存，隨著一些科研人員的流動，會使得學校遭受損失，甚至影響一個專業、學科的興衰。而且對于科研項目“自產文件”歸檔還應與項目同時進行，如果在科研項目進行階段不對其明確歸檔要求或資料沒有交齊，后期很難追回或者歸檔的不是最終有效的文件。同時在檔案文件材料收集過程中還要關注檔案的“價值”，一定要研究檔案文件材料的甄別方法，否則花再大力氣收集到的檔案文件材料都是沒有意義的“垃圾”文件。這就需要加強檔案部門與科研主管部門的協作，構建全新的由科研主管單位負責，檔案部門具體承辦的科研檔案管理機制。這不僅突出了科學研究過程中檔案文件材料收集的重要性，還使對科研檔案全過程的監督更加有效，科研檔案由結果管理轉變為過程管理，保證科研檔案工作與科學研究同步進行，從而進一步保證檔案質量。同時強化歸檔資料責任管理，明確各級人員簽字和蓋章，確保文件責任人可追溯，從根本上保證“收的全”、“有價值”的問題，保護學校知識和技術成果，保障學校的實力和競爭力。
三、探尋新的檔案利用方式，促進科研人員之間的交流協作
長期以來，由于檔案具有“孤本”、“不可替代”等特性，使得檔案的利用一直采取嚴格、謹慎的方式。尤其對于科研檔案的借閱，不僅僅限于以上特性，還要考慮項目密級等，這就使得檔案借閱手續繁瑣、復雜。值得注意的是，科研檔案不僅是學校發展的見證，更是科學研究的基礎，尤其是研究實驗階段的檔案文件材料，可以使我們在以后的研究中規避很多風險，提供很多借鑒。對于科研檔案有條件地開放查閱權限，可以進一步促進科研人員之間相互借鑒、交流和科研團隊之間的協同發展，有助于形成學校內部良性競爭環境，實現人才跨越式發展，進而起到推動學科發展的作用。這就需要在保密制度的原則下，對科研檔案知悉范圍重新審定，力求使科研人員更多地獲取所需信息，并在可控的范圍內盡量簡化檔案查閱程序，提高檔案利用效率，充分發揮檔案的借鑒作用，從根本上保證檔案“用的好”。
四、探尋新的檔案管理方式，使檔案成為全面提升科研管理工作的有力抓手
目前高校的科研檔案管理方式是在管理職能上平行、歸檔上滯后的方式，也就是科研部門與檔案館是按職能進行分工，雙方對于科研檔案管理沒有明確的隸屬關系。在這種情況下要實現科研檔案的完整和準確歸檔，就必須相互協調、溝通，否則就會由于職責邊界不清、階段銜接不好，從而產生項目管理空白點。而且各課題組是在項目結束后，才把形成的文件材料移交到檔案部門，所以項目檔案的質量管理帶有明顯的滯后性。今后如果可以把檔案管理納入到科研管理的全過程，不僅可以保證檔案質量，還能有效追溯責任，使檔案管理工作處于受控狀態，進而提升科研管理水平。檔案管理實質上是一種質量管理，要求在每個環節中都要按計劃、執行、檢查和處置四個具體步驟去開展，形成閉環管理，所以通過檔案管理的工具作用來全面提升科研工作的綜合管理水平，應成為我們全面構建檔案管理方式的新目標。這就需要高校將科研檔案管理和科研管理進行一體化設計，讓檔案管理成為全面提升科研管理工作的有力抓手。檔案管理遵循證據鏈、可追溯的原則，將從根本上實現管理的過程控制，并能進一步規范辦事程序和管理流程，使管理工作中的各個環節都處于受控狀態，實現對各職責履行情況的有效監督。
五、結語
本文結合筆者自身的實際工作經驗，從科研管理與檔案管理協同發展策略的角度出發，分析了當前科研檔案管理中存在的問題，并提出了改進措施。筆者相信通過建立全新的科研檔案管理體系，并強化同步管理、過程控制、移交把關等方面的約束，不僅可以進一步拓展科研檔案管理的職能，還將有助于提高科研管理人員對科研檔案管理的認識，將對推進科研項目規范建設、有序開展起到積極作用，進而全面提升科研管理水平。
作者：岳鵬 單位：哈爾濱工程大學
