前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的辦公室接待工作精細化管理運用，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
［摘要］對于單位的日常管理而言，辦公室處在極為重要的位置，屬于綜合性較強的管理部門。辦公室精細化管理對單位的總體形象乃至工作人員的素養都有較大的影響，還會影響到自身管理的質量，對總體管理流程十分關鍵。所以辦公室接待工作應實現精細化管理。
［關鍵詞］精細化管理；辦公室；接待工作
0引言
社會細致分工與職業化的全新理念持續對我國企業的發展產生影響，在當前的形勢下，企業管理人員只有不斷提高自身的管理素養才能更好地管理企業。辦公室通過加強精細化管理，不僅有利于改變工作人員的工作態度，還有利于提升總體的工作效率。若想確保工作人員更好地進行工作，企業管理人員應當不斷在工作中吸取經驗教訓，并有效地執行辦公室精細化管理。
1辦公室工作精細化管理的必要性
辦公室的主要職能是為領導決策服務、為機關基層工作服務，地位非常重要，其職能作用發揮得如何，在一定程度上決定和影響著單位工作的順利開展。辦公室的特殊職能決定了辦公室工作以下幾方面的特點：一是工作任務重、事情雜。辦公室不僅承擔著大量的文稿起草、綜合協調、會議籌備、信息反饋、督促檢查和接待安排等日常性的工作任務，同時，還要承擔許多臨時性、應急性和額外性的任務，經常是“上班先到、下班后走、白天做雜事、晚上做正事”。二是工作難度大、要求高。如在參與政務方面，由于辦公室人員需要在事務性工作中花費大量時間，導致無法為領導及時分憂，參謀助手的作用發揮有限。三是工作影響面廣、責任大。“辦公室工作無小事”。辦公室工作地位特殊，工作頭緒繁多而又責任重大，一旦把握不好，處理不當，就可能小事變大事，甚至影響機關的正常運轉、影響領導的威信、影響單位的形象。辦公室工作的上述特點，決定了辦公室工作必須走科學化、規范化、精細化的道路，“在被動中求主動、在無序中求有序、在務實中求精細”。
2辦公室接待工作中存在的問題
2.1欠缺服務意識與工作熱情
這一問題主要源于工作人員在接待工作環節不具備應有的熱情，創造性不足，工作比較粗放，很多時候都是應付了事。服務意識在接待工作中極為關鍵，屬于核心部分。判斷一名接待人員是否合格，則需要看其是否具有應有的服務意識，而當前很多接待人員并不注重接待工作，服務意識愈發降低，只是忙于解決工作中發生的突發狀況。
2.2崗位職責不明確
辦公室的崗位類別較多，各類別崗位沒有規定具體的職責，有些崗位職責存在相互重疊的問題，而有些崗位則發生職責懸空，這一現象較易令員工相互推卸責任，影響工作效率。此外，由于管理工作欠缺規范性，導致辦公室崗位職責劃分不明確，使工作溝通受阻，進一步會影響員工的工作積極性。
2.3辦公室管理制度不完善
辦公室工作具有繁瑣和突發性的特征，但諸多單位的辦公室沒有完善的管理制度，表現出盲目的工作狀態。有些辦公室領導遇到事情較易慌亂，遇到問題則會手足無措，甚至連下屬也會如此，辦公室工作毫無章法，這些都是由于辦公室管理制度不完善造成的。
3精細化管理在辦公室接待工作中的應用策略
3.1加強工作人員的精細化服務意識
3.1.1加強工作人員的責任感
辦公室接待工作量龐大，諸多工作十分細致。精細化管理要求工作人員具有較強的責任感，極力做好所有工作，全身心投入到工作中，保證工作質量，將接待工作做好，減少工作失誤率，以此不斷提高工作質量。
3.1.2加強工作人員的服務理念
服務理念已成為確保辦公室接待工作質量的主要一環。在接待中，禮儀必須周全，有利于提升企業的總體形象。所以，接待人員必須了解相應的禮儀知識，透過無聲的肢體語言對客戶表達企業的敬意，并且還應當具有良好的合作能力與心理素質，以免在接待重要客戶時發生緊張或者由于工作量較大而產生煩躁的情緒。這些標準也決定了工作人員應當具備較強的服務意識，只有認真接待所有客戶，才能提高接待工作的質量。
3.1.3提高工作人員的創新意識
要想保障接待工作的有效實施，工作人員則應當具有創新意識。在工作當中，工作人員應依照接待對象和接待標準的不同，靈活使用相應的接待方法，從而規避工作過于呆板、缺乏創意；其次，工作人員要及時發現接待工作中的欠缺方面，并使用全新的工作方法進行完善，注重細微工作方面的創新，從而提高服務質量。
3.2明確工作職責，加強溝通
單位一旦未明確所有部門的崗位職責，工作則會紊亂，工作人員相互間會互相推脫，從而影響辦公室接待工作的質量與效率。所以，單位應當明確相關人員的工作職責，將接待工作具體落實到部門、個人，令辦公室接待工作可以有序進行。辦公室人員之間還需勤于交流，人員相互間應當充分理解，相互協作完成上級領導指派的任務。而上級領導也需要做好溝通工作，將詳細的接待方案和信息采集落實到位，一旦發現問題，則需及時修改，以便為辦公室接待工作打好根基。
3.3完善辦公室管理制度
精細化管理不能脫離管理制度的支持，只有具備完善的管理制度，才能保障精細化工作流程有效執行。首先，辦公室應簡化辦公室工作的崗位職責體系，并及時處理崗位職責模糊、分工混亂的狀況，真正解決辦公室工作死角，確保所有工作能夠有效執行；其次，辦公室應當落實所有崗位的權責，明確考評制度，通過量化解決工作評估的問題，令考評工作可以達到有理有據；再次，辦公室要建立完善的辦公室工作制度，依照辦公室管理的計劃和目標制定辦公室的制度，辦公室工作人員必須依照規范處理相關問題；最后，在工作當中，辦公室要建立完善的員工激勵制約制度和績效審核方法制度，令工作人員具有競爭意識，為工作人員營造一個良好的工作氛圍。
3.4完善日常接待工作的精細化流程
辦公室接待工作有別于其他管理部門的工作，這份工作不具備固有的模式，服務方式隨時會變化，若想有效展現辦公室精細化接待工作的作用，辦公室應當完善日常接待工作的精細化流程。首先，接待工作人員需依照接待的具體狀況隨機應變，及時找出問題并修補問題，令辦公室接待工作更加精細。例如，在會議管理中，對于會議管理的問題，辦公室接待人員需認真依照相關準則放置會議室所需的物品，認真檢查會議室的桌椅、燈光、電腦以及導線銜接是否穩固，避免出現問題；對于會議室的衛生環境，接待人員需定期通風，確保會議室的空氣流通，為參加會議人員提供一個良好的會議環境。其次，接待人員可按照實際狀況，制定接待服務準則，將被接待者的住宿房間、賓館詳情、天氣情況、就餐時間、地點和日程編排給予詳細記錄，有利于被接待者及時了解具體的狀況。最后，接待人員在接待時要盡量熱情、注意禮節，通過為客戶提供餐點、飲品、擁有單位標志的相應物品，獲取客戶的信任與好感，提高單位的聲譽，從而為洽談工作做好鋪墊。
4結語
辦公室屬于一個小社會，也是一個大舞臺。新的形勢下，接待人員的工作責任愈發加重，辦公室工作人員應當具有責任感和事業心，以此來提升辦公室工作的科學化。
主要參考文獻
［1］肖慧敏.論精細化管理在辦公室接待工作中的應用［J］.商業經濟,2013(4).
［2］楊舸,丁軍亮,房劍鋒.辦公室接待工作中精細化管理的應用［J］.辦公室業務,2013(7).
作者:向嵐 單位:湖南有色金屬研究院
