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摘要:在重視預算管理的背景下，為落實國家政策，防范財務風險，需要將高校印刷耗材納入政府采購預算，做好政府采購流程與學校內部管理的銜接。結合曲阜師范大學對印刷耗材管理的探索與實踐，在分析印刷耗材管理的特點和存在的問題的基礎上，提出通過政府采購購置印刷耗材，需要以完善管理制度、做好排查摸底為前提，理順管理流程；借助蓄水池模型，直觀描述做好印刷耗材的入庫管理、用戶領用、庫存管理等環節的途徑，以期實現印刷耗材的精細化管理。
關鍵詞:印刷耗材；高校；精細化管理；蓄水池模型
2015年，我國正式實施新預算法，明確要求在預算管理上做到預算完整、公開透明、科學有序、執行有效、紀律嚴明，提高預算質量[1]。加之，隨著高校規模的不斷擴大，低值易耗品的需求量越來越大，經費的投入也越來越高，如何規范這部分資產的管理和使用，提高高校資金的使用效益，已越來越引起管理部門的重視[2-5]。山東省財政廳將印刷耗材類低值易耗品納入《山東省政府集中采購目錄》，要求硒鼓、碳粉、墨盒、色帶、復印紙等耗材的購置必須編報政府采購預算。在此背景下，探討如何充分利用政府采購的嚴肅性，借助信息技術手段，優化印刷耗材的入庫和出庫管理流程，提高管理效率，注重實效，以期實現印刷耗材的精細化管理。
1印刷耗材管理存在的主要問題2009年10月8日發射升空的WV-2衛星能夠同時提供8波段多光譜圖像(Band1=Coastal、Band2=Blue、Band3=Green、Band4=Yellow、Band5=Red、Band6=Red
1.1重視不夠，管理意識較低
印刷耗材具有單件價值低、品種多、消耗快、周轉快等特征，在高校日常運行中，涉及的使用面廣，教學、科研、行政和后勤服務等各個職能部門都需要用到。印刷耗材管理繁瑣，難以引起管理者重視，使用及管理的規章制度不健全，使用單位往往采取“自用自購，自主管理”的模式，缺少預算管理機制，在賬、物管理方面意識弱化。
1.2購買隨意，賬面明細不清
由于大多數高校對印刷耗材采用分散采購的模式，各單位或個人隨用隨買，隨買隨報，對購買程序及時間沒有統籌規劃，對供貨商也沒有監控和約束，加之印刷耗材的流動頻率高，這樣既增加了財務處工作人員的工作量，又容易造成“管理黑洞”，難以避免非標準化作業現象[6]，如：虛假購買、開具發票價格虛高、頂替挪作他用的發票等情況，從而造成賬、物不匹配，實物具體流向不明。
2加強印刷耗材管理的準備工作
2.1完善管理制度，提高重視程度
建章立制是實施有效管理的前提，以正式發文的形式出臺印刷耗材管理制度，有規章制度保證，可以初步達到令行禁止的效果。按照《教育部政府采購管理暫行辦法》的規定，高校財政性資金和與之相配套的地方資金、自籌資金、借貸資金等均實行政府采購，即高校所有的采購都應納入政府采購范圍內[7]?；谶@一點，應向各單位和個人明確，硒鼓、碳粉、墨盒、色帶、復印紙等印刷耗材，無論使用何種經費都不可以自主購買，須將需求計劃報送到資產管理處，匯總后編報政府采購預算，執行政府采購程序。充分利用學校主頁和各單位工作群，以通知的形式將文件精神廣泛宣傳，從根本上改變隨意購置的狀況。
2.2摸查需求情況，做好基礎工作
政府采購工作執行財務預算申報制度，實施政府采購前，需要提前半年甚至一年制定詳細、準確的年度政府采購預算[8]。按照政府采購的流程，預算一旦編成上報政府采購中心，一般不得隨意變動，因此，需要摸清全校印刷耗材需求方面的基本狀況，盡可能將采購計劃編制全面和細致。復印紙和色帶比較容易統計，高校用到的復印紙主要是A4規格的，其次是少部分A3規格，個別單位印試卷用到極少量B4規格。色帶的使用范圍和數量都很少。針對復印紙和色帶，編制采購計劃的第一年，可根據各單位報上來的需求量進行統計匯總，編制政府采購預算；使用一年后（一個采購周期），可以得到比較準確的全校復印紙和色帶的使用量，可以此為基礎直接編制全校年度復印紙和色帶的政府采購預算，而不用各單位每年報計劃。工作的重點和難點在于弄清楚全校在用打印機、一體機、復印機使用的硒鼓和粉盒的規格型號及確定其采購數量。截止到2017年底，曲阜師范大學在用的打印機、一體機、復印機的型號以及對應的硒鼓、碳粉盒如表1所示。由表1可以看出，打印機、一體機、復印機的型號種類繁多，而且存在一種硒鼓適用于多種打?。◤陀。┰O備的情況。使用單位或個人有使用需求時，一般按照打印機或復印機的型號申請領用耗材，并不關心耗材型號，而政府采購預算的編制和招標公告，都是根據硒鼓和粉盒的型號，因此，事前的調研摸底，統計全校在用的打印機、一體機、復印機的型號，并了解清楚打印、復印設備與耗材之間的匹配關系至關重要，這些數據信息是連接用戶需求和政府采購之間的紐帶，而且也是采購到位后的出庫時的依據。因此，這一步工作是必須做好的基礎性工作。編制采購計劃的方法與復印紙和色帶類似，第一年由各單位報送一年后，管理部門根據庫存數量和年度使用量直接進行編制。
3借助蓄水池模型，演示規范印刷耗材管理的途徑
出臺文件、下發通知、編報政府采購預算等工作是實現印刷耗材的精細化管理的準備工作，是“堵塞子”的操作，要改變以往各單位和個人對印刷耗材購買的隨意性和報賬的不規范，不能光靠“堵”，還得注重“疏”，即從采購供貨、辦理入庫到耗材的日常領用和庫存管理等環節，需要有明晰的操作流程，并實現高效運作，否則會引起用戶端不滿情緒的強烈反彈，留下抱怨的口實。鑒于此，借助蓄水池模型對印刷耗材實施精細化管理的流程進行演示和分析。
3.1“主副兩條管子注水”，明確購買途徑
如前所述，在編制政府采購預算的過程中，已經做了大量扎實工作，對需購買的印刷耗材的型號、數量有了比較準確和全面的統計，因此，政府采購結束，貨物到位后，學校全年需求量基本可以滿足，此過程可以看作是向“蓄水池”注水的主管道。從預算編成上報政府采購中心到下次上報窗口開啟一般需要一年時間，這期間難免會發生需要補充印刷耗材的情況，例如：（1）預算上報后，又買到的全新型號的打印機或復印機，需要更換耗材；（2）周期的后半段時間，個別用量大的耗材存量不夠等。針對這些情況，可由學校采購中心參考政府采購模式采取詢價、競爭性談判、公開招標等方式就近確定供應商，學校根據實際情況制定合同，確保貨物質量和供貨及時，這一步可看作“蓄水池”的副管道，作為政府采購計劃的補充。
3.2“一個池子蓄水”，安排專人管理
按照“方便教師，注重效率”的原則，應安排專人管理“蓄水池”。通過設置專人負責，可以向各職能單位和在校教師傳遞提高管理意識、強化管理責任的重要信號[9]。同時，需要加強對管理人員的業務培訓，加強政策法規學習，掌握預算管理、政府采購等方面的相關政策，嚴格按照相關規定辦事；加強政治思想教育，增強工作責任心，提高其服務意識和服務態度[10]。專門管理人員在實際工作中，不斷積累和研究，進一步完善印刷耗材的管理體系和管理制度，提高管理效率。
3.3“一個龍頭放水”，引進信息管理系統充當水龍頭
隨著科學技術的迅猛發展，計算機和互聯網已經深深地影響到我們工作和生活的各個方面，建立基于網絡的信息化管理系統是實現現代化、規范化管理的重要途徑[11-12]。在確定購買途徑和理順管理流程的基礎上，需要搭建低值易耗品信息化管理平臺，才能實現對印刷耗材的精細化、高效率管理。政府采購印刷耗材到貨后，首先，按照供貨清單一次性將耗材的名稱、種類、規格、單價、數量等信息錄入系統，實現一站式服務；入庫審核通過后，即可打印入庫單，附在發票后作為報賬憑證；最后，每次領用，由專人負責出庫管理，打印出庫單。管理系統自動生成的出庫單內容包括：領用人、使用部門、使用方向（教學、科研或者行政）、使用地點、使用經費等信息。出庫單打印一式兩份，管理部門和財務處各執一份，領用人拿出庫單找本單位負責人簽字蓋章，管理人員憑單據發放印刷耗材。領取單據和耗材的過程可安排學生幫助完成。按照“誰使用，誰付費”的原則，出庫單上需注明開支的經費項目，由管理部門收集一定量后，統一到財務處扣除相應項目的經費，這樣可以省去單位和個人每次領用后都去財務處報賬的工作項，也相應減輕了財務處前臺人員的工作量，從而簡化了程序，提高了服務效率。需要強調的是，通過非政府采購買的耗材，也需辦理入庫和打印出庫單，跟財務處溝通協調，出庫單是報銷印刷耗材發票的必須憑證，確保信息管理系統起到唯一“放水龍頭”的角色。應用信息管理系統，建立全校印刷耗材的電子臺賬，清晰記錄入庫詳細情況和每一筆出庫的流向，實現了有賬可查和數據統計，為制定年度采購計劃提供依據；還減少了用戶辦理業務時間，提高了辦事效率和水平。信息化管理系統的使用，規范了印刷耗材的管理程序，為防止隨買隨報現象提供技術保障，切實達到“一個龍頭放水”的閥門效果。
3.4“定期清淤”，加強庫存管理
管理人員應對印刷耗材每月進行一次賬物核對，內容包括：（1）根據信息管理系統顯示的庫存清單盤查實物，若發現不一致情況，及時查出原因；（2）將信息管理系統里記錄的出庫單數量與打印的帶有各使用單位簽字蓋章的紙質出庫單進行比對，確保二者一致，并及時到財務處進行賬務處理。下一采購周期前，需要對信息管理系統內的數據進行分析，掌握每種印刷耗材的年使用量，再結合庫存余量，為編報下一年度采購預算做充分準備。
4結束語
印刷耗材作為高校低值易耗品的一部分，將其納入預算管理，并做好政府采購與內控管理環節的銜接，整個流程高效運行，這樣，可以提高全校資產管理意識、積累管理經驗和完善工作流程，實現印刷耗材的規范化管理。管好印刷耗材，能夠起到以點帶面的作用，在此基礎上，進一步將工作推進，實現高校低值易耗品的精細化管理。
作者:孔濱 單位:曲阜師范大學
