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摘要:[目的]優化高值耗材管理流程,實現病人、醫院和供貨商三方利益共贏。[方法]針對傳統介入高值耗材管理流程存在的弊端,科室運用醫院自主研發的高值耗材管理系統對所有介入手術中使用的高值耗材實現全程信息化管理。[結果]該系統從采購、入庫、使用、收費、出庫、財務核銷結算各個環節進行全程跟蹤,實現介入高值耗材使用安全和質量控制,真正體現介入高值耗材的全流程追溯管理。[結論]介入高值耗材信息管理手段提升了醫院介入高值耗材物流管理效率,高值耗材的管理模式更加科學化、精細化,達到了規范管理、方便臨床使用的目的。
關鍵詞:信息平臺;介入高值耗材;管理
隨著現代醫學創新發展及人們對生活質量要求的提高,介入微創診療技術在醫療行業發揮越來越大的作用。介入耗材是介入診療中不可或缺的工具,因其具有品種繁多、材質多樣化、規格型號復雜、專業性強的特殊屬性[1],在管理上具有一定的難度。我院是一所集醫療、教學、科研于一體的大型綜合性三級甲等醫院。我院的介入科是心血管、腫瘤、神經和消化等?？七M行微創介入治療的共同場所,2016年的介入手術量在5000臺左右,并以每年20%的速度在不斷增長,高值耗材使用金額月均在1千萬左右。如何防止介入耗材積壓過期,提高查找所需耗材的準確性和縮短查找時間、增加扣費正確率并減少前期成本投入,是耗材管理工作的一項重要任務。醫院自2015年10月始自主研發了一套高值耗材管理系統,利用信息化對介入手術中使用的高值耗材實現全程管理,取得良好效果?，F報告如下。
1介入高值耗材的界定及分類
對何謂高值耗材,國家一直未給出明確的定義。在查閱文獻中可發現目前對于介入高值耗材的定義,普遍認同的說法是介入手術中使用的、直接進入人體內、價值相對較高的醫用材料,如植入式心臟起搏器、介入導管、導絲、球囊、支架和其他植入性器材等[2]。結合我院介入耗材特點可將其分為常用高值耗材和非常用高值耗材兩類。①常用高值耗材:為各介入?？仆ㄓ玫母咧岛牟?如各種型號、種類的導管和導絲、動脈鞘、高壓注射器、壓力傳感器、壓力延長管、三通連接器等,這類耗材價格相對較低,一般不超過1000元。②非常用高值耗材:為介入醫生在術前不可預測需使用,只能在手術過程中根據實際情況可能用到的高值耗材。包括各?？剖褂玫那蚰摇⒅Ъ?、微導管、起搏器、起搏電極、消融導管、先心封堵器、下腔靜脈濾器、各種型號規格的充填栓塞材料,如彈簧圈、各種液體膠、吸收性明膠海綿顆粒等,這類耗材的價格較高,均超過1000元。
2傳統耗材管理流程及弊端
2.1傳統管理流程
根據介入耗材的分類考慮其價格及使用量,我院原存在兩種流程(見圖1)。
2.2傳統流程的弊端
由傳統耗材管理流程可以發現存在以下弊端:①對常用的高值耗材需要先預支付成本,后期使用后才能陸續產生收入,先期投入太大,負擔較重,不利于經濟核算;②非常用高值耗材雖然是先使用后出賬,但是由供貨商直接送貨至介入科,質量和安全是否有保障,醫院耗材管理部門無法及時、準確地掌握情況;③因介入耗材使用量大,出入數目變動頻繁,二級庫管理工作量大,有可能因過期、丟失等浪費現象造成科室成本的損失;④耗材收費需要人工查找字典內的名目,浪費較多的精力和時間,并有可能出現漏收費、收錯費、重復收費等問題;⑤無法實現耗材的可追溯管理,質量把控困難;⑥流程復雜,需要多人核對并簽字,供貨商需要來回奔波,并可能無法及時收到貨款,抱怨較多。
3介入高值耗材管理信息系統的使用
基于以上傳統流程的弊端,近幾年來越來越多的醫療機構開始嘗試采用信息系統對高值耗材進行科學化的管理,其中較常用的是使用條形碼技術,包括采用自己醫療機構內部流通的條形碼及耗材自帶條形碼兩種方式[3]?？紤]到院內生成的條形碼存在條碼打印工作量大、易出錯及倉庫管理人員比較緊缺的狀態,我院采用的是更加便捷、省時省力的方式,即耗材自帶條形碼的方案。
3.1介入高值耗材信息化操作流程
3.1.1前期工作
該流程的前期工作是要根據供貨商提供的產品條碼信息在材料字典中進行維護,然后對不同廠商的耗材條形碼規則進行個性化設置。為了進一步優化流程,我院信息部門借助互聯網技術,開放供貨商權限,讓供貨商能夠通過網絡進入醫院綜合運營管理系統(HRP)中特定平臺,并在其權限范圍內進行耗材的維護,及時更新相關信息,極大減輕了醫院物資采購部門的信息維護和核對工作量,并保證了相關信息的準確性和及時性。
3.1.2備貨環節
為避免科室二級庫的耗材數量太多影響管理,同時又綜合考慮頻繁送貨帶來的不便性,介入科護士長根據日常擇期手術及預估的急診手術量設置耗材基數和最低警戒數,基數為預期3d左右的手術使用量,最低警戒數為1d的手術使用量。當系統內的耗材數量低于最低警戒數時,系統會自動發送備貨信息給倉庫管理人員,包括材料名稱、規格、達到基數需要的數量,由倉庫管理人員審核后發送給供貨商通知其送貨。供貨商將在次日下午將材料送至設備倉庫由倉庫管理員對材料信息及質量進行審查,并掃描材料包裝上唯一的條形碼進入醫院一級庫。審核后的材料即被送至介入科。
3.1.3二級庫管理環節
介入科護士長及護理主管對材料再次審核,重點在于確認材料名稱和外包裝完整性、有效期,確認無誤后掃條形碼進入二級庫。只有在一級庫有記錄的耗材,才能被二級庫所接收,在系統上可以查閱材料的完整信息。2017年7月我院又引入耗材智能柜助力高值耗材的管理。智能柜既可以通過掃描瞳孔功能保證耗材儲存的安全,又可以智能化實現耗材進出實時記錄和余貨盤點,再次簡化了耗材管理人員的工作量。
3.1.4使用環節
手術過程中巡回護士根據醫生的需要使用耗材,并掃碼進行扣費,生成收費單,自動沖銷庫存量,耗材信息可以同步進入電子病歷的術中醫囑,打印后保存于病人病歷中,同時護士將條形碼貼于病歷相應的位置,實現三單統一,也方便后期追溯查詢。
3.1.5盤點環節及質量控制
護士長或護理主管每天早上審核前日使用的耗材,通過手術登記本及智能柜上記錄的數量進行盤點,及時發現漏扣費或扣錯費行為,并能追蹤到使用護士。每周一對前周耗材使用情況進行總盤點,并動態設置本周的基數值和警戒值,以滿足手術需要。對接近有效期的耗材根據其使用的頻率予以考慮退庫或優先使用處理。每月進行1次質量分析,重點討論耗材使用流程中出現的問題及不良事件,并運用PDCA等質量管理工具進行持續質量改進。
3.2急診或特殊情況
使用耗材綠色通道的設立針對班外時間或急診手術需使用的特殊耗材,信息系統中設置了“綠色通道驗貨”功能,即應急情況可繞過設備倉庫,直接進入介入科二級庫掃碼并使用,要求該類耗材必須為我院材料字典中已存在的產品,由介入手術護士進行現場驗貨,手術結束后若有未用完的余貨,必須退出綠色通道,由供貨商在班內時間按照正常流程進行入庫。由于該功能為應急使用,缺少首道監控環節,容易產生安全隱患,因此只能限量限權臨時使用。
3.3新流程取得的成效
新系統自構建以來經過1年的試用及不斷修改,逐步完成了新舊流程的平穩過渡,其便捷功效得到明顯體現:①物資管理部門及科室使用部門雙重把關,確保使用在病人體內的高危高值產品從資格到質量的安全,保護了病人的健康和利益,同時也規避了醫院因傳統高值耗材管理缺陷所可能帶來的法律風險;②掃碼即可完成收費,花費在耗材收費上的時間由傳統模式時的平均每臺3min縮短至掃碼扣費時的平均每臺30s,極大地提高了收費效率;③保證了耗材實際使用與收費信息的一致,改變了收費操作需要熟悉收費項目才能收費的局面,收費失誤率由原先的13.3%下降至現在的0.8%,護士的滿意度由原先的75.4%上升到96.1%;④可對病歷中的條形碼實現追溯,更加規范了高值耗材的流程管理;⑤對于接近有效期的耗材,通過系統的提示,可給予優先使用,避免浪費現象;⑥可通過信息系統調出耗材使用明細,并生成賬單,了解一段時期內耗材使用情況,調整基數,也可杜絕漏收費現象,同時通過預先設置耗材最低數量的警戒值,當庫存數量達到警戒值時,會自動生成備貨需求發送給采購人員,保證手術中耗材供應的連續性;⑦先使用后結算,節約院內資金;⑧因耗材的扣費數量與使用數量自動綁定,供貨商票據上耗材的數量來源于信息系統,真實可靠,因此核對流程更為簡便,供貨商收到貨款的時限較前明顯縮短,配合度普遍更高。
4小結
我院通過自主研發基于信息平臺的高值耗材管理系統,運用較成熟的條碼技術,實現對高值耗材從采購、入庫、使用扣費到出庫、財務核銷結算的全程信息化管理,既方便了科室的使用,也簡化了供貨商的簽票流程、縮短其收到貨款的時間,同時提升醫院對高值耗材可追溯的精細化管理水平,受到普遍好評。后期我院將擴大該系統的使用范圍,惠及更多科室,同時將再滅菌產品的條碼管理納入下一步的工作計劃中。
參考文獻:
[1]張曉麗,范小紅,金永春,等,高值植入性耗材臨床應用管理系統建設與應用[J].中國醫療設備,2015,30(11):133135.
[2]梁金鳳,徐向天,劉旻,等.借助HRP系統實現醫用高值耗材的精細化管理[J].醫院管理論壇,2014,31(10):2730.
[3]鄭小云,李湘平.廠家條形碼在醫用耗材管理中的應用[J].現代醫院,2016,16(7):10711075.
[4]王晨亮,李先鋒,鞏清源,等.基于HRP系統的高值耗材條碼化閉環管理實踐[J].中國醫院,2016,20(12):7172.
作者:方艷 單位:福建醫科大學附屬第一醫院
