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摘要:科學技術的進步使得人類進入到了信息化時代，極大的提升了工作的便捷性。事業單位的檔案管理本身就較為復雜，通過信息化技術的使用，采用數字化的檔案管理，提升了工作效率和檔案的利用率，使得整個管理過程進一步的得到優化，提升了工作效率。但是數字化檔案管理技術在事業單位檔案管理實際使用中存在一些問題，使用過程規范性不足，因此需要對數字化檔案管理推廣工作進行普及。本文主要針對數字化檔案管理在事業單位中的應用進行分析。
關鍵詞:數字化;檔案管理;事業單位
事業單位檔案管理是進行事業單位組織和發展的基礎，也是人員管理的重要手段，因此需要重視檔案信息管理工作，結合不同時期事業單位的發展情況，制定適宜的管理方法。隨著信息技術的不斷進步，越來越多的事業單位開始使用數字化的管理技術，通過數據庫將掃描的數據進行處理，使得傳統紙質數據和音像得意保存，通過計算機技術對檔案進行管理可以全面的提升存貯年限和管理質量，具有紙質檔案管理不具備的優勢，因此在事業單位的檔案管理中需要對技術進行創新，采用數字化的手段，保證檔案管理的科學性，提升檔案管理的質量。
1事業單位數字化檔案管理的必要性
1．1促進單位經濟效益的提升
人類進入信息時代一個重要的標志就是信息的傳輸速度與準確性提升，使得信息之間的交流更加的便捷，事業單位也不例外，人員在流動的過程中產生了大量的信息，這些信息通過原本的紙質檔案的方式進行管理，難免出現問題，因此需要借助計算機設備通過數字化的管理方式，提升人員的信息傳輸速度，通過計算機的普及對檔案信息管理方式進行創新。但是現階段事業單位如果在工作中仍然采用傳統的紙質檔案管理模式，將造成事業單位人員工作量的增加，人員的浪費，使得事業單位在檔案管理中耗費了大量的人力物力，并且對于人員的信息認識程度不足，造成人員使用和資金劃分方面存在問題，導致整個事業單位的工作效率低下，而采用數字化的檔案管理方式，可以有效的對這些問題進行避免，使檔案管理的準確度和質量得到全面的提升，減少必要的工作時間，節約資源，將單位有用的資源支配到更加合理的項目上。
1．2促進日常辦公效率的提升
傳統的檔案信息管理，涉及到的內容包括紙質信息管理、檔案調動管理、檔案查閱管理，大量復雜的檔案在管理中耗費了人員較多的時間，并且工作效率較低，進行檔案收集的過程中也需要工作人員現場確認收集，保證信息的準確性，這個過程對于人員較多的事業單位本身就是復雜性較大的工作。而采用數字化的檔案管理方法，而檔案管理依賴現代化的科學技術管理方法，將便捷性、高效性、環保性結合起來，提升工作效率，減少誤差，避免重復工作，全面的提升辦公效率，讓工作人員可以更加的投入到工作過程中，提升辦公效率。
1．3提升檔案利用效率
當前人們對檔案信息的使用更加頻繁，事業單位的管理更加離不開檔案，傳統的管理方法下調取檔案的過程中需要耗費較多的時間，并且紙質的檔案頻繁的翻閱對檔案的傷害較大，因此采用數字化的檔案管理，將用戶的信息存儲到數據庫中，在檔案需要使用時只需要對信息在計算機上進行調取即可，過程非常方便。并且在信息調取過程中，通過計算機查找資料，更加快捷，使用數字化技術可以對檔案管理質量進行提升。
2事業單位數字化檔案管理存在的問題
2．1現代化辦公設備普及性不足
我國事業單位在進行數字化管理過程中，對于設備的更新存在問題，并沒有充分的考慮到技術的需要，造成設備的引進和現代化檔案管理技術不相符，造成資源的嚴重浪費。同時對于現代化技術的利用效率較差，有的事業單位雖然引進了技術，但是對于計算機設備軟件和硬件設備的更新不及時，造成系統無法支撐數字化檔案管理系統的高效運行。最后，事業單位雖然引進了檔案管理系統，但是對于檔案資料的收集整理存在隨意性，嚴重的影響到信息的正常使用，造成數字化檔案管理的準確性受到影響。
2．2資源共享能力不足
我國事業單位相互之間的信息聯系本身存在不足，系統之間聯系性不足，無法實現相互之間的資源共享，導致數字化檔案信息管理系統不能形成統一的體系，人員的信息是分離的，造成人員在信息檔案更新存在一定的滯后性，嚴重的影響到信息檔案管理的準確性。同時各個事業單位采用系統不統一，造成事業單位檔案信息管理格式不統一，對于信息的保管存在不利影響，造成檔案在管理中因為格式原因在造成信息使用受到影響，降低了使用效率。最后，資源共享平臺建立的滯后性，使得人員在遷移的過程中檔案可能出現缺失，對于檔案的完整性不利。
2．3工作人員個人能力不足
計算機的普及需要人們掌握必要的現代辦公技巧，但是事業單位中存在一些老員工，對于計算機的使用存在問題，對于現代化的辦公軟件應用能力不強，學習接受能力也存在不足，造成數字化的檔案管理系統無法發揮應有的效果，影響檔案管理系統的正常使用。同時，數字化的檔案管理系統需要配備專業化的計算機維護人員，但是事業單位中對于崗位的把持較為死板，導致專業的維護人員無法進入到事業單位內部工作，造成設備的維護存在滯后性，欠缺專業知識和技術人員，使得檔案管理設備無法發揮效果，造成現代化資源的浪費。
3事業單位數字化檔案管理優化措施
3．1提升辦公設備質量
事業單位需要引進更加完善的設備，對單位內的落后辦公設備進行及時的更新，配合數字化檔案管理建設。同時，對計算機進行定期的保養和維護，及時的更新系統，保證數字化設備的安全運行。最后，政府可以出面對事業單位設備采購進行引導，盡量保證事業單位設備的統一性，這樣可以形成聯動效應，低價采購辦公設備的同時，促進企業的發展，從而帶動地區經濟發展，并且對于事業單位后期建立統一的數字化檔案管理平臺提供基礎前提。
3．2推動數字化檔案管理平臺建設
事業單位在建立數字化檔案管理過程中需要考慮到與其他單位的聯系，重視進行資源的共享，因此數字化檔案管理體系的過程中，各個事業單位的硬件采購、軟件安裝等盡量保持一致性，積極和其他單位取得聯系，加強相互之間的溝通與聯系，一點到面的建立統一的平臺。同時，將自身的數據庫進行開放，科學的設置權限和密碼，保證其他事業單位在合理的范圍內可以調取需要的資料，提升檔案信息的開放性，事業單位更好的了解員工信息，提升信息檔案管理效率，促金檔案管理的有效流通，使得事業單位在人員任命上更加高效。
3．3促進人員素質的提升
事業單位在進行數字化檔案信息系統建設時，首先需要將員工的計算機使用能力進行提升，對辦公設備和技術進行培訓，積極開展培訓活動，促進工作人員整體技術的提升。同時引進專業的軟件維護人員，不斷的對技術進行創新，提升數字化系統的穩定性。最后，最后，需要強化人員的服務意識，提高人員的服務水平，積極采取引進和培養相結合的方式，充實專業化的檔案管理人才隊伍，將服務意識落實的工作中，讓員工通過服務意識的推動作用，不斷的學習數字化檔案管理知識，掌握更加全面的操作方法，提升自身能力。
4結語
數字化的信息技術是生活的重要部分，數字化的檔案信息管理技術也不例外，將數字化與檔案管理相結合，可以對當前事業單位較為混亂的檔案管理現狀進行改善，采用更加科學的管理方法，充分發掘檔案資源優勢，合理的使用檔案，保證事業單位人員安排的合理性，同時采用數字化的檔案管方法，將事業單位的檔案管理進行更加全面的推廣，這樣才能使單位得到長足發展，成為合格的服務型單位。
參考文獻:
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作者:許琳 單位:棗莊市旅游集散中心