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【摘要】
近年來，我國高等教育蓬勃發展，高校的招生范圍不斷擴大，隨之高校的基建項目也逐年增多，為全面記錄高校建設項目的過程，基建檔案工作日益凸顯，現階段，高?；n案管理存在諸多問題，本文就這些問題進行了詳細敘述，并提出了針對性措施。
【關鍵詞】
高校；基建檔案；管理
高?；n案是高校在基建活動過程中及基建管理中逐漸形成的，其把學校從規劃、立項、施工、維護等全面規程全都記錄在內，具有真實性、專業性、實用性等特點，是高校建設發展的歷史寫照和重要依據，具有非常重要的意義。但在現階段看，其管理狀況不容樂觀，在高校綜合管理中屬較為薄弱的一項，長此以往，會嚴重影響高校的日?；üぷ骱统掷m發展，因此我國高校應加大對基建檔案的管理，提高學校的綜合管理水平。
一、高?；n案管理中存在的問題
（一）缺乏健全機制?；椖繖n案管理機制不完善使得檔案管理不嚴謹，健全的機制可規范化管理。在基建項目的立項階段檔案就產生了，其中經歷的施工、竣工、驗收、決算編制等各個階段都會產生大量的檔案資料，但現在很多高校的建設中都存在一個很普遍的情況，就是各個階段的檔案資料都分別由各項負責人獨立保管，已方便自己使用。但隨著項目的結束，很多資料都已經不完整。另外在建設項目規劃中并沒有配置檔案的專業管理人員，也沒有完善的規章制度進行制約，導致最后歸檔時出現資料不完整、雜亂無序、分類、組卷不規范的現象，無法整理成一套有參考價值的檔案資料。
（二）檔案管理缺乏一定的專業人員。檔案管理專業人員的工作是檔案整理、編目、歸類、檢索等工作，使得檔案有實用意義。而目前高?；n案管理人員大都是非專業人員，甚至還由施工工人擔任，在項目人員流動中，檔案管理人員也隨之改變，導致檔案資料丟失嚴重。非專業檔案管理人員沒有進行過系統、規范的培訓，歸檔效率不高，實用性和準確性不高；其次，管理人員經常更變，使得管理人員責任心不強，歸檔質量不高；另外，非專業管理人員對建設項目的各個階段進展情況不清楚，資料缺乏連續性，再加上不及時跟進項目和篩選檔案資料，造成基建檔案缺乏關聯性及系統性。
（三）紙質檔案和電子檔案未同步歸檔，基建圖紙損毀嚴重。隨著我國網絡技術的發展，電子歸檔成了時代的必然選擇，但目前很多高校建設項目沒有進行紙質檔案和電子檔案同步歸檔。以往只有紙質檔案時，后期查閱資料只能靠手工翻閱，這樣不但加快了紙質檔案的損壞速度，并且還浪費了時間。在基建檔案中使用基建圖紙最多，基建圖紙面積大，疊痕多，多次翻閱，更容易損壞。因此，基建檔案，特別是基建圖紙，應該進行紙質檔案和電子檔案的同步歸檔，以保證檔案的使用年限。
二、高校基建檔案管理應完善的幾點措施
（一）重視高?；n案管理。高校領導及基建部門應充分認識到基建檔案管理的重要性，并重視該工作，給予廣泛支持和提供有效保障，加強日常監督管理，認真探討在檔案工作中遇到的問題，建立完善的檔案管理體系，這樣才能發揮基建檔案的價值。只有基建檔案做到完善才能使得校領導全面認識學校的一步步發展，從而為以后學校的持續發展做出進一步規劃，使得高?；A設施建設日益完善。
（二）建立完善的高校基建檔案管理制度，制定具有約束性的考核體系。1.要將基建檔案管理基本流程和制度進行完善，明確檔案管理人員的工作內容，除了在學校層面有管理機構和人員，學校的紀律檢查部門也要針對檔案管理工作制定專項的監督管理措施。2.要制定可操作的具有約束性的考核制度，定期對檔案工作進行檢查考核，責任明確化，針對一些歸檔不及時、不規范、遺漏的問題采取一定的懲罰措施，以提高檔案管理部門和人員的積極性，只有這樣基建檔案管理水平才能得到大幅度提升。
（三）引進檔案管理人才，并加強其專業培養。提高基建檔案管理水平最關鍵的一點就是要引進專業的人才管理，基建檔案管理是一項煩瑣且用時較長的工作，作為一名專業的檔案管理人員，首先要求其具有認真仔細的工作態度和較高的專業水平，同時還要有一定的政治敏銳性，對于國家針對基建檔案管理出臺的政策要及時掌握。其次，還要具有與基建項目相關的專業知識，對于項目的各個環節要了解，并且還要與工程涉及的各個單位進行溝通，明確施工各個事宜，以進行檔案資料的歸檔分類。校方還應定期對專業人員進行培訓，以提高檔案管理人員的綜合素質，加強檔案管理的現代化手段，促進基建檔案資料歸檔質量的提高。
（四）完善基建檔案管理信息化數字化的管理。近年來，計算機網絡技術不斷發展，基建檔案管理數字化信息化也是必然選擇，其數字化信息化管理主要體現在將紙質版資料轉化為電子版資料，這樣不但節約了時間，提高了檔案的使用效率和查找準確率，還對檔案資料起到了很好的保護作用。
作者：田甜 單位：廣東食品藥品職業學院
【參考文獻】
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第二篇：高校校區建設項目檔案管理
高校校區建設項目檔案，是指在項目建設過程中形成的一切原始資料。只有科學管理好這些檔案資料，才能使這些檔案在今后發揮更大的作用。
一、民辦高校校區建設項目檔案管理現狀
1.檔案管理分散。實現文件與檔案一體化管理，要求檔案部門統一管理指導下面的文書部門。由于檔案工作在整個文檔管理過程中，一般都是先出現文書工作，再出現檔案管理。從空間或時間上來看，進行檔案管理工作要考慮到文書工作。為了防止重復性工作，保證文件檔案管理人員可以繼續沿用原有的做法和制度，順利開展檔案工作，檔案部門在推出文檔工作標準時，應遵循文檔一體化的規律，兼顧文件管理和檔案管理在工作流程中的繼承性，避免文書工作與檔案工作脫節，避免檔案的分散管理。
2.檔案管理與工程建設不同步。要認識到檔案管理工作的重要性，要以《中華人民共和國檔案法》為標準開展檔案工作。要在工程項目計劃管理之中、在施工管理及考核中、在相關人員的崗位職責中、在經濟責任制之中，開展檔案資料的收集和歸檔。要做到“四個參加”，也就是檔案工作人員參加設備開箱，參加項目驗收，參加技術成果鑒定，參加評審項目。
二、民辦高校校區建設項目檔案管理的措施
1.加強檔案資料的編制質量。對其進行認真研究可以發現，一個部門的領導如果重視這項工作則有利于提高檔案管理質量。充分認識檔案資料編制與質量控制的重要性，利用收集和整理工程檔案資料，可以逐步形成合理的建設項目檔案管理系統，有利于民辦高校校區建設的順利開展；在實際施工過程中，有利于及時發現問題解決問題。控制民辦高校校區建設項目檔案資料的編制質量，有利于實現管理項目工程質量和進度。進行實際編制過程中，要認真對待檔案資料的收集與整理工作，抓住真憑實據，項目建設才能不斷提高質量，才能按進度要求完成任務。
2.完善民辦高校校區建設項目檔案資料驗收與移交。一是檔案資料的驗收。針對民辦高校校區建設的項目，需要施工單位與業主能夠及時溝通，做好檔案資料的驗收工作。要加強管理檔案資料的細節，避免出現漏洞，保證檔案的信息真實可靠，只有全面保證檔案的真實性，才不會影響到人們對檔案的公信度，如果檔案真實性出現問題，那么對以后檔案管理工作會帶來不利影響，也會影響到將來責任的認定等一系列問題。這就需要施工單位要認真對待檔案管理工作，在驗收管理過程中做到嚴肅認真，讓業主能夠真正享受到高質量的服務。在接收過程中如果發現工程出現質量問題，就能根據檔案資料查找到施工單位及負責人，做到及時處理追責。二是檔案資料的移交。施工部門與監理部門等要及時依據合同或協議的規定，于工程竣工驗收前將檔案資料轉交給建設部門。在通過工程竣工驗收后的三個月中，建設部門要收集完整全部工程檔案資料，同時上交城建檔案館。為了保證檔案資料在今后的工作中發揮作用，在整理檔案資料時，要采用先進的做法。在工程建設進行中，會逐步掌握越來越多的信息資料，假如沒有及時對其進行分類與整理，那么在應用時就不易查找，而且也不利于保管。在進行存放與排列時可以依據編碼結構進行，依據一定的順序將檔案資料放在檔案架上，要注意位置的合理，要有利于今后的查找和利用。
作者：姜曉波 單位：吉林建筑大學城建學院
第三篇：高校工會檔案管理能力提升措施
摘要
為了解決高校工會檔案管理能力提升的問題，采用調研法和訪談法，分析了高校工會檔案管理中存在的問題，重新挖掘了高校工會檔案的重要作用，重新完善了高校工會工作歸檔的主要范圍，得出了提升高校工會檔案管理能力的四個有效措施。
關鍵詞
高校；工會；檔案管理
工會檔案是反映記述工會活動和工作的重要載體，是重要的信息資源，是工會組織的無形資產和寶貴財富。工會檔案管理水平是工運事業發展程度的重要標志。高校工會檔案是高校工會組織直接記述和反映高校工會各項活動、教代會各項工作的第一手材料。它涵蓋著工會組織維護教職工權益、推進民主管理、推動建設和諧校園、凝聚教職工力量為學校發展作出貢獻的各個方面。它也是學校全心全意依靠教職工辦學、落實民主管理制度、維護教職工權益、共享學校發展成果的充分佐證和信息印證。因此，高校工會檔案管理工作具有十分重要的作用，是新形勢下高校工會工作的重要組成部分。通過調研法和訪談法，選取了重慶市幾所文、理科普通本科院校工會組織從檔案收集、整理、保存、開發、利用等環節入手進行調研，對這幾所高校的工會專兼職干部及分管領導就檔案管理現狀和認識進行訪談，發現目前高校工會檔案管理普遍存在的一些問題。
一、高校工會檔案管理存在的問題
1.工會干部檔案管理意識薄弱，領導和宣傳不夠。工會作為群眾性工作組織，工會干部特別是基層工會干部往往是兼職的，檔案管理意識不強。高校工會檔案工作直接記述和反映工會工作，是高校檔案管理工作的重要組成部分，做好高校工會檔案管理工作，對高校工會工作的開展和工運事業的發展具有重要意義。對此，工會干部認識不夠，往往覺得工會工作不重要，比較不注意保存在平時工作中產生的原始工會工作檔案資料，也不甚清楚哪些材料需要歸檔，哪些材料需要移交上級檔案管理部門。這就出現了一些問題，如教職工節日慰問品發放、困難補助、福利經費發放、會籍會費等，變成了無據可依。因此，必須加強對工會檔案工作的領導和宣傳，充分認識到工會檔案工作的重要性[1]41。
2.工會檔案歸檔范圍不夠完善，收集力度不夠。根據調研，工會檔案一般都是列入黨群類檔案，工會一般都是黨群類目錄下的二級目錄，有明確的三級類目和對應保管期限。但實體分類法中工會檔案類目劃分太籠統，是一個基礎性的指導意見，可適應當時高校的普遍工會檔案歸檔的基本要求，但并不能完全適應新時期下普通高校工會工作發展的特點和需要，一些新的工會工作內容特別是二級基層工會的一些內容應該被包括在歸檔范圍之內。且根據不同高校工會工作的開展情況，歸檔范圍可以有重點和普通的區別，這需要根據高校實際情況進行具體規定，工會工作開展好的高?？梢园褮w檔范圍的覆蓋面增大，從而為充分地開發和利用工會檔案打下基礎。
3.工會檔案管理信息化程度不高，開發利用不夠。信息化建設是檔案管理發展的必然趨勢，編研和開發利用檔案信息資源是檔案事業發展的需要，如何利用信息化的手段，加強檔案的編研和開發利用，實現檔案資源共享，是一個值得研究的課題。在調研中發現，工會檔案管理存在著信息化程度普遍不高的問題，表現為工會電子檔案的保存意識不強，檔案信息化工作專業程度不夠，不利于開發和利用。隨著工會工作的發展和高校擴招后教職工人數的增多，工會工作量激增，再加上現代高校普遍把校務公開、民主管理和依法治校提到一個很高的層次上，這對工會檔案工作提出了新的要求。
4.工會檔案工作人員專業水平不高，作用發揮不夠。工會工作人員一般都是兼職，沒有經過檔案工作培訓，缺乏檔案管理專業能力。由于專業水平不高，可能造成該歸檔的沒歸，該收集的資料沒收集，該保存移交的檔案未及時移交，甚至造成檔案的遺失和損毀。也有的工會干部責任心很強，檔案資料保管也很完整，但因為缺乏指導和學習，保管不夠科學，類目交叉重疊，材料重復繁雜，沒有經過去粗取精、去偽存真的整理過程，沒有及時與上級工會檔案管理部門對接，也沒有及時向上級部門移交，檔案信息資源沒有得到共享，利用效率低下，作用體現不明顯。
二、完善高校工會檔案的歸檔范圍
高校工會有服務、教育、參與、建設四項基本職能。在此過程中形成的文件資料按其重要性經過遴選就形成了工會檔案。但因為多數高校工會組織是獨立的法人，工會有獨立的財務和資產，且新時期下工會工作有了新的特點，因此，在國家教育委員會的《高等學校檔案實體分類法》（教辦〔1993〕429號）的基礎上，參照2006年國家檔案局公布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號），結合高校工會檔案工作的實際情況，筆者認為應該增加工會資產登記冊、工會工作年鑒、婦女工作材料、困難職工材料、職工大病保險資助及醫療互助基金申報材料、工會教代會下設專門委員會工作材料、工會所獲獎牌獎狀實物檔案等，使高校工會檔案的歸檔范圍更加完善和適應時展要求，便于更加完整科學地保存各類工會檔案，為維護教職工民主權利和切身利益提供保障，為高校領導決策提供有效依據。
三、高校工會檔案的重要作用
1.高校工會檔案是高校工會自身形象和工人組織價值形態建設的依據參考和歷史借鑒。高校工會檔案真實地記述和反映了高校工會組織在維護職工權益、落實民主管理、凝聚人心力量、共建和諧校園等方面發揮的重要作用和取得的突出成績，記錄了高校工會組織履行“維護、參與、建設、教育”四項基本職能的工作情形和發展軌跡[2]43。通過工會檔案，我們可以了解工會工作的特點、性質、規律及發展形勢。通過研究分析高校工會檔案，可以比較全面地掌握高校工會工作的歷史沿革和發展情況，更好地總結高校工會自身形象和工人組織價值形態建設的成敗得失，為高校領導決策和高校工會組織建設提供依據參考和歷史借鑒。
2.高校工會檔案是高校工會組織建設和作用發揮的直接反映和載體。高校工會檔案是隨著高校工會各項工作的開展和職責的落實而形成的，是自然形成的基層材料。高校工會檔案記錄了高校工會組織發展建設軌跡，體現了高校工會組織為維護教職工權益和助推高校建設發展作出的貢獻，為高校工會自身建設和不斷完善功能提供各種歷史依據和線索。工會檔案工作人員通過對工會信息的多渠道全方位收集和整理形成的工會基層檔案，成為工運研究的基礎來源材料和工會工作開展經驗積累借鑒的重要手段。
3.高校工會檔案是教職工參與高校民主管理為學校建設貢獻力量的過程體現和反映。工會檔案是工會組織和高校的寶貴精神財富。工會在維護職工合法權益、宣傳勞模標兵先進典型、監督學校民主管理、推進民主政治建設等方面發揮著積極而重要的作用，工會檔案承擔著全面完整記述的重要任務。工會檔案中有相當多的比重記錄了工會組織團結和動員教職工圍繞高校育人工作中心，凝心聚力，開拓創新，建功立業，服務大局，以主人翁的姿態參與學校建設發展的過程中，它是廣大教職工會員的勞動價值體現和寶貴全力付出，體現和反映了教職工在學校發展中發揮的主力軍作用。
四、提升高校工會檔案管理能力的有效措施
如何提升高校工會檔案管理能力，加強工會檔案的編研和利用，充分發揮好工會檔案的作用，更好地為領導決策提供參考依據，自覺服務于高校教職工和高校的教學科研工作，是值得研究的問題。綜合以上分析，本文認為應從以下幾個方面全面提升工會檔案管理能力。
1.加強領導和宣傳，增強工會干部檔案管理意識。高校工會是高校教職工自愿結合的工人階級群眾組織，主動接受上級工會組織和學校黨委的領導，高校工會檔案工作應堅持黨的領導，堅持中國特色社會主義道路。增強工會干部檔案管理意識，通過網頁和展板等多種宣傳手段展示工會工作成績，展示教代會代表履職情況，展示學校民主管理的成果，展示校務公開和依法治校的成果，展示會員風采；組織會員學習工會檔案管理法律法規，依法維護教職工的合法權益，大力宣傳高校師德、師風先進事跡和勞模的典型事跡，使高校領導充分認識到工會在引導教育職工、凝聚人心、建設和諧校園方面的作用和重要性，引起領導對工會工作的重視，從而更好地支持工會檔案工作，發揮工會檔案應有的作用。
2.進一步完善工會檔案歸檔范圍，加大收集力度。由于工會檔案種類繁多，形式多樣。一些有條件的高校，如一些設立了檔案館的高校，可根據學校實際情況制定專門的工會檔案實體分類法和工會檔案工作規范。特別是要重視二級基層工會的檔案工作指導和收集，加大基層工會檔案工作考核力度。一些高校每年都召開二級教代會或工會會員代表大會，辦理二級教代會提案，建有二級教職工之家，開展二級分工會教職工慰問活動，開展二級分工會和工會小組教職工文體活動，形成基層工會特色和亮點，形成了基層第一手的工會工作材料。這些工作資料直接反映了基層工會工作情況，應該引起足夠的重視。
3.加強工會檔案信息化建設，做好編研與開發利用工作。我們在檔案收集齊全完整的基礎上，應著力加大信息化建設力度，特別注意保存圖片資料，與一些重要的工會文體活動和晚會視頻一起，可攝制刻錄成光盤，永久保存?？梢园压T管理系統和高校人事管理部門的人事管理系統聯動起來，進行會籍確認和會費核算；又如建有職工醫療互助基金的高?？砂鸦ブ鸬穆毠⒓永U費情況與人事數據庫鏈接，方便查詢和管理。積極開展編研活動，結合專題工作，編輯各種專題匯編檔案，對工會檔案進行深層次的發掘和加工，包括編輯《教工》雜志和工會大事記、工會會員會籍檔案、工會年鑒材料、工會困難職工檔案、工會組織及會員榮譽檔案、勞模檔案等，為檔案利用者提供便捷、實用、便于查閱和傳輸的檔案信息資源。
4.提升工會檔案工作人員的專業水平，發揮好工會檔案的作用。工會檔案工作人員在收集整理好工會檔案后，應集中交學校檔案管理部門管理。高校應加強對工會檔案管理人員的培訓和指導，不斷提高業務素質和專業水平[3]107。如工會財務檔案和資產檔案非常重要，工會作為獨立法人，有自己的財務賬戶，有自己的工會資產，一般都設有自己的會計和出納。財務工作獨立，資產賬目也是獨立的，必須依照相關的財會和資產檔案管理辦法和制度來管理好這兩類特殊而重要的檔案。因此，在進行工會檔案管理時必須依照學校及上級工會組織的相關管理規定，務必使工會檔案工作規范有序，做到“有檔必歸、有文必檔”，加強工會檔案管理制度建設，加強工會檔案隊伍建設，加強檔案基礎設施建設，發揮好工會檔案應有的作用和功能。
作者：陳皎嬌 單位：重慶科技學院
參考文獻
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[3]王耀萍，王麗娟.淺談如何加強高校工會檔案管理工作[J]管理研究，2013（07）.
基金項目：
重慶科技學院工會2015年重點科研課題“高校工會檔案管理研究”（GJ2015001）。
