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【摘要】
高校檔案是對高校全體工作人員信息、高校教育、科研以及重大發展歷程的有效記錄，具有重要的歷史與現實意義，是高校發展歷程的縮寫，同時也是全校師生奮斗歷程的縮寫，做好高校檔案管理工作對于高校的發展具有較強的促進作用。本文主要總結了我國高校檔案管理中存在的問題，并提出了相應的解決策略，以期能夠對我國高校檔案管理工作有所幫助。
【關鍵詞】
高校；檔案管理；問題；對策
高校檔案是高校教學、科研、管理以及教職工和學生信息等的真實記錄，是非常珍貴的文獻資料，對于高校的教學、科研、管理以及教職工工作的評價和學生的評價等具有重要的參考依據。近年來，隨著高校教學規模的不斷擴大，師生人數的與日俱增等，使得高校檔案管理開始變得復雜，檔案管理中出現了一些不容忽視的問題，極大程度上限制了我國高校檔案管理的發展與進步，給高校檔案管理提出了比較嚴峻的考驗。發現和總結高校檔案管理中存在的問題，并提出相應的解決策略對于高校檔案管理工作的順利開展具有重要的意義。筆者對目前我國高校檔案管理中存在的問題進行了分析，并提出了解決策略，希望能夠對高校檔案管理有所貢獻。
1我國高校檔案管理中存在的問題
1．1高校檔案管理觀念落后，意識不足
就目前狀況來看，我國高校檔案管理觀念比較落后，缺乏檔案管理意識。首先，高校相關領導對于檔案管理不夠重視，認為檔案管理僅僅是將一些重要的材料進行整理，沒有什么實際意義，對檔案管理缺乏深入的了解，不能充分認識到檔案管理對于高校各項工作順利開展的重要性。其次，高校管理者認為高校的主要任務是教學、科研等工作，而忽視了對檔案的管理，認為只需要將檔案進行簡單的裝訂與保存即可，所以沒有必要對檔案管理投入過多的人力物力以及財力，直接導致了高校檔案管理硬件的缺乏，檔案管理輔助工具簡單、陳舊，并且落后，極有可能導致重要檔案的損壞與丟失，從而給學校的相關工作帶來不便。最后，高校檔案管理人員對檔案缺乏管理意識，對檔案的收集不太完整，并且檔案保管不是太規范。主要表現為檔案時間編號混亂，組裝裝訂不規范，這就導致了檔案在使用查找之時費時費力，大大降低了工作效率。
1．2高校檔案管理信息化水平不高，缺乏高素質人才
隨著信息技術的不斷發展，信息技術已經廣泛運用于社會的各個領域，然而我國檔案管理信息化水平卻一直不太高，管理人員業務素質能力偏低。筆者認為其主要原因如下:首先，高校領導不太重視檔案管理，導致檔案管理缺乏硬件與軟件設施，檔案管理網絡化、信息化發展緩慢，沒能夠加強檔案管理信息化建設。其次，高校缺乏高素質的檔案管理人員?，F階段，許多高校的檔案管理人員都是學校教職工的家屬，檔案管理職位都為解決教職工家屬的就業問題，而沒有對高素質人才的引進，所以導致高校檔案管理現代化水平不高。最后，檔案管理人員年齡結構偏大，對于現代化的科學技術掌握程度不高，接受系統化的培訓較少，所以這也導致了高校檔案管理信息化水平較低，不能使得檔案的信息功能得以體現，導致檔案利用率不高，從而造成珍貴文獻資料的浪費。
1．3缺乏完善有效的檔案管理制度
雖然我國各個高校對于檔案管理也都制定了相應的規章制度，但高校檔案管理制度仍然不太健全，急需改善。首先，高校各個行政管理部門之間缺乏有效的溝通與聯系，檔案管理與文字管理比較混亂，沒有有效統一的管理制度，使得文件的形成與管理出現不對稱的現象。其次，對重大會議等的記錄有失規范;對青年教師的培養，缺少相關材料的歸檔;對學生的學業考評、社會實踐等各項記錄情況不太嚴謹;學生學籍、異動、退學等檔案沒有合理有效的管理制度，導致相關工作不能有效進行。最后，檔案的網絡信息更新不及時，檔案的信息功能不能有效的利用，對檔案的借閱與歸還等也沒有相應的制度進行說明，容易造成檔案的丟失與損壞。
2高校檔案管理問題的應對策略
2．1加強高校檔案管理宣傳力度，提高管理意識
高校檔案管理水平的提高，關鍵在于管理者觀念的轉變與意識的增強，所以，我們首先要加強對高校檔案管理的宣傳力度，使得檔案管理理念深入人心，使大家認識到檔案管理的重要性，有關領導應提高檔案管理意識，并予以重視，促進高校檔案管理有序開展。其次，檔案管理者要改變觀念，加強檔案管理意識，履行自己的職責，做好檔案管理工作，對檔案的分類與整理等做到有序無誤。最后，廣大教職工應該充分認識到檔案管理的作用，積極配合有關部門進行重要資料的歸檔，借閱檔案應及時歸還，以免造成檔案的丟失與損壞。
2．2加強檔案管理人員隊伍建設，提高信息化水平
優秀的檔案管理人才是做好檔案管理工作的保障，一方面，各個高校應該不斷加強高校檔案管理人員素質的培養，定期開展培訓，培養管理人員業務素質與能力，積極引進專業人才，充實檔案管理隊伍;另一方面，高校應該加大對檔案管理的投入，積極將現代先進的科學技術應用到檔案管理當中去，加大檔案管理網絡化、信息化建設力度，構建信息化的檔案管理平臺，使得檔案管理的信息功能最大限度地發揮，從而實現檔案資源信息共享，提高其使用效率。
2．3建立健全檔案管理制度，提高管理水平
完善的高校檔案管理依賴于有效的、系統的、健全的管理制度。所以，各個高校必須建立健全檔案管理制度，提高管理水平。首先，有關領導要狠抓檔案管理工作，成立系統的檔案管理組織，各個部門之間分工明確，責任落實到人，要對檔案做到及時收集與分類整理，形成良好的檔案管理局面。其次，高校有關部門應該采用集中管理的方式，各部門對檔案進行分類歸檔，然后交由學校統一管理，避免管理出現分散的情況。最后，盡快完善相關管理制度，補齊管理中的短板，使得檔案管理制度化、規范化，創新管理模式，提高管理效率。
總之，高校檔案管理是高校管理事業的重要內容，有關部門必須予以充分的重視，不斷加大高校檔案管理宣傳力度，提高管理意識，不斷加強管理隊伍建設，提高信息化水平，不斷健全管理制度，為高校檔案管理的順利開展保駕護航。
作者：王慧樂 單位：周口師范學院綜合檔案室
參考文獻:
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［2］劉艷春．論高校檔案管理的問題及對策［J］．泰州職業技術學院學報，2015(04):51～52，55．
