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摘要：
在改革發展的新時期，高校內外部環境發生巨大變化，院校合并、校園規模擴張、設施更新、人數增多，隨之而來的經濟活動復雜繁多，高校在財務管理方面做了很多工作,而財務檔案正是記錄和反映這些經濟活動、財務工作的重要史料和證據，對高校領導決策起著重要作用。因此，保管好、利用好財務檔案，將有效促進高校健康有序發展。
關鍵詞：
高校；財務檔案管理；內容；特點；存在問題；建議
一、高校財務檔案管理的內容
高校財務檔案是高校在從事教學、科研、后勤等財務工作中形成的具有保存價值的文字材料、會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料。根據《會計檔案管理辦法》，高校財務檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，具體包括：會計憑證、會計賬簿、財務報告、銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、電算化會計檔案以及其他應當保存的會計核算專業資料。
二、高校財務檔案管理的特點
高校財務檔案既是高校財務工作的重要史料和證據，也是高校檔案的重要組成部分，具體有以下幾點特性：
1.關聯性。
高校實行的是“統一領導、集中管理”或“統一領導，分級管理”的財務管理體制，根據學校發展的需要統籌安排和使用學校的各項經費和資源，各部門、單位是統一的有機整體，在經濟活動中共同厲行節約、增收節支，形成聯系性較強的財務檔案，不可分割，有效體現了高校整體財務情況。同時，財務檔案也可為預算等提供依據，關聯性較強。
2.多樣性。
隨著電算化的普及，財務檔案管理模式發展為紙質檔案和電子媒介檔案共存，既保存了傳統的會計憑證、賬冊、銷毀冊和報表等紙質會計資料，也保留了存儲在電腦硬盤、光盤等存儲媒介中的財務資料、軟件數據等。存儲的方式、類型多樣化。
3.規律性。
高校財務工作較為繁瑣，工作量大，但是每一會計年度從開始到結束，產生的財務檔案類型相對規律，主要包括兩大類：一是會計核算的專業材料，例如會計憑證、賬簿、財務報告等；二是收入票據類，例如服務業統一收據、行政事業單位的非稅統一收入票據、往來款票據、校內業務收據等。這兩大類財務檔案完整反映了高校日常經濟業務的收支情況。
4.易破壞性。
主要體現在兩方面，一是人為破壞，例如出于某些原因，如果管理人員素質不高或疏于管理讓一些另有所圖的查閱人有機可乘，可能會出現財務檔案被篡改、丟失、損毀、系統紊亂等情況；二是自然破壞，由于自然災害等原因導致破壞，例如地震、火災等，也有可能檔案存儲本身材質發生老化，使得財務檔案受到不同程度的破壞。
三、高校財務檔案管理工作中存在的問題
1.財務檔案管理模式落后，檔案利用率低。
目前高校主要保存的是紙質財務檔案，只重數量不重質量，工作量大時，有些管理人員未必能做到嚴格按照規范認真審核裝訂憑證及歸檔，還有可能存在歸檔不及時的情況。因此，使用最原始的方法對大量財務檔案進行歸檔、檢索，直接導致管理效率和使用效率低下。
2.財務檔案管理制度不完善，銷毀工作滯后。
財政部、國家檔案局頒布了《會計檔案管理辦法》，但是在實際工作中關于財務檔案管理的制度并不完善，缺乏統一性和標準性，存在以下問題。一是很多高校不重視財務檔案管理工作，沒有設置專門的財務檔案管理崗位和檔案存放空間及設施，讓財務部門自己查閱財務檔案,保存地點分散，極易出現存放混亂、丟失情況。二是管理工作的相關制度不夠完善，沒有制定專門的財務檔案查閱和使用制度，存在有章不循、有章難循、隨意查閱復制的情況。三是大多數高校的財務檔案銷毀工作普遍滯后，大量超期存放的財務檔案占用了檔案庫房，加大了檔案管理部門的工作量，嚴重影響檔案管理和利用效率。隨著財務工作量的龐雜，這些問題更加凸顯。
3.財務檔案管理隊伍專業性差，缺乏專門硬件設施。
目前，大多數高校財務檔案先由財務部門暫存，達到一定期限后才會移交學校檔案管理部門。在財務部門暫存檔案期間，沒有設置專門的管理人員，多由財務人員兼職，在財務工作量大、繁雜的情況下分工不明確，財務檔案的收集、整理工作往往被忽視。學校檔案部門工作人員也并未全都受過專業培訓，做不到利用先進方法管理檔案，與信息時代高科技發展脫節。有的財務部門辦公條件有限，沒有專門的庫房，把檔案堆放在辦公室，可隨意翻閱，達不到檔案存放的安全性要求，不能確保檔案的真實性和完整性。同時，普通辦公室的存儲條件在防水、防火、防光、防潮、防蛀等方面難以滿足檔案資料的保存要求。
4.財務檔案電子化管理起步晚，信息化建設水平低。
受經費所限和重視程度影響，目前我國大多數高校未實現財務檔案電子化，與銀行等部門的財務檔案信息化建設水平相距甚遠。雖然有些高校已經建立了電子賬務系統，但這些信息化工作主要集中在財務軟件上，忽略了將紙質檔案影像化儲存。并且財務軟件僅限財務部門使用，學校其他部門人員無法及時查詢相關數據，這無疑又加大對紙質財務檔案的查閱頻率，增加財務檔案管理人員的工作量。
四、提高高校財務檔案管理工作水平的建議
1.重視財務檔案管理工作，改善提升硬件設施。
高校應加強對財務檔案管理工作的重視，保證管理工作需要的人力和物力。應設置財務檔案管理崗位，培養既有職業道德又有檔案管理經驗的高素質管理隊伍，通過多種方式調動管理人員的積極性，經常開展職業道德、業務素質等方面的交流和培訓。為了財務檔案保管的安全性、規范性和保密性，高校應提供合適的空間和檔案柜架等設施存放檔案，配備空調，使庫房內溫度保持在15～30℃，重視防水、防磁、防蛀、防蟲、防潮、防盜、防曬、防火等工作。
2.完善財務檔案管理制度，加強制度化建設。
高校財務檔案管理工作的有序開展有賴于完善的管理制度。首先應建立財務檔案日常管理制度、借閱制度以及檔案銷毀制度，明確管理人員的工作職責，理清管理工作流程，嚴禁隨意丟放、復制、損毀財務檔案，定期監督檢查檔案存放情況；建立內控制度，杜絕財務檔案工作的違規違紀行為；對損毀破壞、復制財務檔案、泄露檔案信息等行為實行責任追究制，嚴懲不怠。
3.選用高素質財務管理人員，提高管理規范性。
隨著高校財務工作量的日益龐大，財務檔案資料日益增多。財務檔案的特點要求應由職業道德高、專業素質過硬的工作人員專職管理。在職業道德方面，財務檔案管理人員必須嚴謹、敬業，既要有原則性，也有較好的人際交往能力；在專業素質方面，不僅要了解財務部門的工作情況，及時采用科學方法分類整理檔案材料，還應掌握財務軟件的相關功能操作，保存、備份好電算化財務檔案，保證財務檔案的完整性。要采取多種方式、途徑提高管理人員的綜合素質，例如舉辦業務培訓、校際交流工作經驗等。
4.加強財務檔案信息化建設，提高檔案利用率。
財務工作的信息化為財務檔案管理奠定了基礎，為了能夠提高財務檔案的利用率，提供更好的檔案服務，高校應重視財務檔案管理信息化建設，加強財務檔案管理軟件的開發，使得檔案管理工作整個流程能夠通過信息化平臺實現。例如開發附有財務檔案管理的財務軟件，能夠使財務人員在做賬時對財務資料影像化保存，上傳至軟件中，自動生成賬務附件，檔案管理人員可通過搜索憑證編號、項目名稱、經手人等信息得到相關財務資料，提供給查詢人員，也可根據實際情況授權給部門負責人、經費負責人等，創建財務資源信息平臺，實現財務檔案數字化共享。
五、結語
總之，高校財務檔案反映了高校的經濟活動，體現了高校整體發展情況，為領導層做出決策提供了基礎信息。應加強財務檔案管理工作的制度建設，提高財務檔案管理人員的綜合素質，改善管理環境和硬件設施，采用現代化技術和科學的管理方法，實現財務檔案管理信息化，提高財務檔案利用率，更好地服務于高校發展。
作者：原源 鄧菀菁 李昕 單位：中國地質大學（北京）財經處
參考文獻：
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[6]李永紅.高校會計檔案信息化建設探析［J］.技術與市場，2014（8）
第二篇：新時期高校檔案管理隊伍建設
摘要：
高校檔案是高校歷史的真實記錄，因此占據著舉足輕重的地位。而高校兼職檔案工作者是高校檔案工作中不可或缺的新生力量，其隊伍素質的高低將直接影響高校檔案事業的發展。本文從兼職隊伍工作現狀入手，分析管理隊伍建設方面目前存在的弊端，并對其優化措施進行了探究，以此提升檔案兼職者的工作效率和服務質量，促進高校檔案事業的發展更上一個臺階。
關鍵詞：
高校檔案;兼職檔案員;隊伍管理建設
新時期下，隨著高校規模的迅速擴大和辦學空間的進一步提升，高校的檔案歸檔工作量逐年增多。單一的專職檔案管理員隊伍顯然已經不能滿足日益擴增的高校立卷歸檔工作，因此發展一支高素質的兼職檔案管理員隊伍刻不容緩，這支隊伍應該如何建設與管理，對促進高校的檔案管理事業發展不僅具有實踐指導意義還有一定的理論價值。
一、現階段高校兼職檔案員工作現狀及管理困境
作為一名工作在一線的兼職檔案管理員，直接參與系部各類學生文件檔案的收集整理，因此對于目前高校兼職隊伍的工作狀態有著較為直觀的認識。
（一）思想意識方面
目前，各高校的兼職檔案管理員一般均為各行政部門和教學單位的秘書擔任，長期以來該項工作只是他們眾多行政兼職事務中的一部分，相對于日常繁忙的本職工作，在思想上很容易輕視兼職這一部分，因此經常是拖到最后才處理，敷衍了事的工作態度屢見不鮮。與此同時，部門領導者對于檔案管理也普遍存在責任意識淡薄，片面的認為兼職事務不重要，從而造成檔案工作上的被動，兼職人員的工作熱情和積極性會受到很大的影響，更談不上主動的學習和鉆研檔案業務。
（二）整體隊伍管理方面
由于“兼職”這一身份的特殊性，相對于專職檔案工作者來說，兼職的人員流動性較大，隊伍結構不夠穩定，易形成“前人”尚未熟練掌握檔案歸檔的一整套流程，順利進入到工作狀態，“后人”便接替其工作的局面，長此以往容易造成時間、人力、物力等資源浪費，系統管理難度也較大，導致工作效率低下。人員更迭過于頻繁，在一定程度上也會嚴重影響檔案工作的系統性和一體化，特別是在文件資料的收集和整理環節往往會造成銜接上的斷鏈，導致重要文檔資料的缺失，給學校帶來難以彌補的損失。與此同時，高校對于兼職工作缺乏必要的考評獎懲激勵措施，兼職人員“混日子”的情況不在少數。
（三）專業素養方面
高校的檔案兼職者無論是從年齡、學歷，還是專業等方面均參差不齊，幾乎不具有科班的檔案背景，大部分從未接受過系統專業的上崗資格培訓，也基本對檔案工作一無所知。由于不具備專業化的檔案知識和技能，工作者業務素質普遍不高，因此只能機械性的完成領導布置的工作，缺乏自己的見解，更談不上提出利于工作的創新理念，鉆研業務，從而難以保證歸檔資料質量的提升。
二、優化高校兼職檔案管理隊伍建設的有效措施
根據上述現階段兼職檔案工作中暴露的問題，要改進并優化兼職管理隊伍建設，就必須從源頭抓起，從根本上提升工作者的工作質量和效率。
（一）強化兼職工作者的檔案意識，提升敬業服務精神
認真是一種態度，而態度又決定了一切，因此高度的責任感和敬業精神是工作賴以生存和發展的重要前提。首先，檔案部門可以通過多種途徑開展檔案意識的宣傳教育，包括專題研討會、檔案政策以及相關法律法規宣講、檔案圖片展覽等，通過形式多樣的宣傳教育活動，可以提高兼職者對檔案工作重要性的認識，使他們能夠更自覺地完成工作，且更加熱愛檔案工作。其次，加強思想政治教育，提倡愛崗敬業的精神，要讓每一位兼職管理員都能清楚的意識到所從事工作崗位的價值，培養事業心以及主人翁意識，這有真正做到對工作的認真，才能在做好本職工作的提前下，積極主動的開展檔案工作，做好職責范圍內的文件材料的整理與歸檔，這即是一個由被動變為主動的過程。
（二）從上至下重視檔案工作，保持兼職隊伍的相對穩定
首先，檔案工作不是僅僅局限于每個兼職工作者的工作范疇，應從全校入手重視該項常規性工作，由學校相關職能部門到二級學院，齊抓共管，從制定完善的規章制度，到切實推進部門的“立卷”工作，凡事做到有規劃且有章可循，形成人人重視的格局，此外，還要在財政上保證檔案工作能夠有足夠的經費支持，切記避免“有心無力”的情況出現。其次，從根源入手解決兼職隊伍的不穩定性，各部門要根據工作者的實際工作量來合理安排兼職人員，確保他們能在日常工作之余有充分的時間處理兼職事務，如遇到兼職人員離職或輪崗，則必須提前做好與預案和工作上的銜接，讓有經驗的專職人員對新任兼職者做好輔助培訓工作，避免工作斷檔和由于人員變動造成的檔案資源的流失。
（三）加強專業的檔案知識培訓，打造一支高素質的兼職管理隊伍
檔案工作是一項專業性較強的工作，而作為主力軍的兼職工作者們往往這一方面是薄弱環節，因此要針對性的開展一些培訓活動，例如舉辦不定期的專家指導講座，從思想上重視檔案工作；定期開展知識業務培訓或競賽，給兼職工作者提供一個員工之間可以相互溝通、自我提升業務能力的平臺；有條件的話，還可組織前往兄弟院校觀摩和經驗交流等，取長補短，以此來拓展我們的工作思路，提升兼職檔案管理隊伍的業務素養，才能夠更好的為高校的發展建設服務。與此同時，工作中還要引入自動化的辦公系統，這也需要對兼職人員進行計算機操作方面的培訓，使他們能夠熟練地掌握辦公自動化系統，便于工作效率事半功倍。
（四）建立相對完善的獎懲考核機制，充分調動兼職者的工作熱情
首先，要明確崗位職責，兼職工作者應該把檔案工作納入日常工作的范疇，作為自己崗位職責中必不可少的一部分，確?？梢园磿r保質保量的完成任務。其次，要建立系統的考核制度，檔案部門在年終考核時要將兼職者的工作納入考核的范圍，對于兼職工作突出、表現優秀的人員應及時反饋給所在部門，并將考核結果作為相關部門職工評優評獎，甚至晉升的重要依據。最后，要配套合理的獎懲制度，對于工作中有創新性、能力突出、取得不錯業績的人員，要加以物質和精神雙重獎勵，反之工作中存在懈怠和瀆職行為的，則要嚴懲不貸，只有賞罰分明，才能充分激發兼職者的工作積極性。
三、結語
綜上，在新時期下，高校的兼職檔案管理隊伍建設是一項系統工程，要求各部門自上至下，齊抓共管，做到突破管理中遇到的困境，優化兼職管理隊伍，從而推動高校的兼職檔案工作邁上新的臺階。
作者：張卉 王冠 單位：南京航空航天大學金城學院
參考文獻：
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第三篇：高校檔案管理工作存在的問題及對策探析
[摘要]
現代社會的不斷發展，學校的規模也在不斷擴大，隨著對教育教學質量的高標準的要求，高校的檔案管理也要與新形勢下的發展相適應。為了較快地適應高等院校的教學，協同科研和政務的管理工作的順利進行，本文就目前在高校檔案管理工作中所出現的問題進行了探索，并且提出了相應的治理對策，得出高校檔案管理工作應該朝著充分引起重視、進一步提高認識、優化創新模式和創新機制等方面進行建設，不斷實現檔案管理工作的現代化和信息化水平。
[關鍵詞]
高等院校；檔案管理；探索；創新
高等學校檔案是高等院校進行學校管理的一個重要組成部分，它記錄了高等院校的成長歷程，同時也對于高校在每一年所進行的活動的一個記載，能夠全面地反映學校的一個真實的現狀。
一、當前高校檔案管理工作中存在的問題
（一）思想陳舊，意識薄弱
大多數的院校領導對檔案管理方面的工作缺乏足夠的重視，院校對于檔案管理工作所投入的經費也不是很多，對檔案管理工作沒有引起足夠的重視，而相應地，檔案的管理人員也因此對于自己的工作要求也不高，既沒熱情，也沒動力，僅僅是保存好檔案就行，卻缺少了利用這些檔案資源真正去為學校和社會提供更好的服務的意識[1]，從而造成檔案一旦被需要查閱的時候，總是感到手足無措的窘境。
（二）在管理上不先進，方法陳舊繁瑣
以往對于檔案的管理主要包括對資料的搜集和整理，然后進行分類、編好目錄、歸檔，基于檔案管理的工作比較繁瑣，工作的任務量大且重，工作方式也相對落后，主要是人工進行，是一項相當累人的細活，根本不能在短時間內將檔案都整理好。即便電腦中存檔的信息也只是單純地進行一些簡單的基本信息的錄入，并沒有保存較為詳細、完整的信息。
（三）在制度上缺失，體制相對落后
現在，很多的高等院校在檔案的管理方面沒有任何的創新，導致工作氛圍不活躍，特別是在某些機構的設置上，還沒有相對比較完善的各種制度的規范。同時也不能和工作人員的工資、職稱掛鉤，根本提升不了檔案工作者的積極性，這也是檔案管理工作不能很好地發展的一個重要因素。
二、對高校檔案管理工作問題的解決與創新
（一）要充分重視檔案管理工作，不斷加大檔案管
理的投入力度，提高自我認識高等院校的檔案管理是在學校辦學的時候逐步形成的，旨在保存學校的有價值的各種文字檔案、實物等能夠體現學校發展的東西，它反映出了學校的一個整體發展水平，也展現出了學校輝煌的歷史。因此做好檔案的管理工作，也為學校的各方面發展提供了一個可靠的理論依據。學校的領導和管理檔案的工作人員，都應該從自身提高認識，在觀念上重視起來，把未來改革創新的方向定好，采用先進的措施，通過改善學校的硬件設施，引進先進的計算機信息技術，不斷促進高校的檔案管理工作的高效發展。
（二）不斷在模式發展上進行優化
在高校，采用信息技術手段對檔案進行有效地管理，比單純地靠手工方面的管理有著很大的優勢，應加快由“紙質檔案”向“電子檔案”的轉化，這可以極大地提高檔案管理的有效性、精準性和便利性，是實現高等院校檔案的現代化管理的重要手段。實現檔案信息化建設的根本，是檔案資源的建設，將一些紙質材料的檔案進行數字化的轉換處理，能夠真正實現檔案的電子化管理。這需要以計算機網絡技術為基礎，從而保證學校所收藏的材料、照片等檔案資源數字化的順利轉換。這無疑是提升高校檔案工作的管理效率的一項重要的措施。但同時，高校的“電子檔案”，還要注意安全性，加強保密性，努力做到“四防”，即防“黑客侵入”，防數據被盜，防事故丟失和隨便泄露。
(三)不斷創新檔案管理機制，完善檔案管理制度。
在檔案管理的機制上，要以崗位責任制對每一位工作人員進行量化，不斷完善制度建設，保證內部結構的設置、人員的分配、獎勵制度等都能符合檔案管理的要求，從而建立一個完善的工作管理體系和制度，使得檔案管理工作能夠永葆創新的活力。如檔案的借閱制度，要運用科學的績效考核制度對每一位工作人員進行約束，既充分發揮檔案的作用,又能確保檔案的安全完整。此外，還要對檔案內容進行逐步完善，例如，對于學生檔案的管理，很多院校只是局限于對學生的政治和學習行為的管理，對于學生參與的社會實踐活動的記錄則很少，因此，要多加強這些方面的記錄歸檔[1]，等等。
（四）加強檔案管理隊伍的建設
第一，要不斷提升檔案管理人員自身的道德修養，使其從心里熱愛這項工作，培養其積極的主動性和創造性；還要不斷加強檔案管理人員的思想政治理論的學習，強化他們對于檔案保密意識的觀念。第二，作為一名優秀的檔案工作者，不僅要在思想上引起重視，還要有專業化的檔案管理技能。因此，需要高等院校的檔案管理部門制定出相應的人才培養計劃，多組織檔管人員進行相關技術的培訓和交流，使其在業務和技術上能得到很大的提升，同時還可從其他部門選撥出一批在技術和管理方面非常優秀的工作人員，來優化整個檔案管理隊伍，從而促進檔案管理工作更好地發展。人才資源的建設必將為今后高校的檔案管理工作進行創新性發展提供了可靠的保障。
（五）促進檔案資源的現代化發展
高校檔案管理工作要與信息網絡技術進行有效的結合，目前，隨著網絡通信技術不斷地發展和建設，電腦技術已經普遍應用于高等院校，高校已經具備了現代化的辦公管理水平，能夠更加有效地完成對于檔案信息方面的加工和整理，從而實現檔案管理的現代化的發展程度，實現檔案管理的自動化發展。檔案管理的現代化，也體現出了對于技術人才的迫切需要，能夠將以往的檔案工作者從繁瑣落后的手工勞動中解放出來，有效地提升了對人才資源的合理使用情況，同時也實現了檔案信息的資源共享，使得檔案信息的使用功能發揮到最大化。把科學技術應用于檔案管理，能夠不斷強化相關的服務體系，同時運用先進的現代化技術，建立館藏檔案目錄，全文數據庫等，以實現資源信息的全面共享。
三、結語
綜上所述，高等院校的檔案管理工作是一項不斷發展和進步的工作，做好高等院校的檔案管理工作是保證高校各項管理工作順利進行的一個重要保障，需要高等院校的領導者和管理工作者緊跟時代的步伐，把握高等院校的檔案管理工作發展的總體趨勢，在管理技術上進行不斷改革創新。我們要對檔案的搜集整理工作進行不斷地創新和完善，同時也要做好檔案的歸檔工作，更好地服務于師生，以提升檔案工作的管理和整體的服務水平，努力實現檔案管理的可持續發展。
作者：朱進 單位：河北工程大學科信學院
參考文獻：
[1]李建斌，李曉晶.芻議高校檔案管理與服務創新[J].管理研究，2010(14):81-90.
第四篇：高校圖書館檔案管理探究
【摘要】
本文闡述了加強高校圖書館檔案管理工作的必要性，分析了存在的問題，提出了加強高校圖書館檔案管理工作的有效途徑。要提高圖書館檔案管理人員的服務理念與水平；努力實現圖書館檔案資料的開發與利用；始終堅持以服務教學與科研為目的；完善檔案管理模式，提高管理能力。
【關鍵詞】
高校圖書館；檔案管理；必要性；問題；途徑
一、引言
圖書館檔案作為文獻資源，在圖書館開展各項業務中形成，是經過歸檔的文字、數字、圖表、照片及聲像制品等文件資料，是可反映圖書館的業務情況及歷史發展的原始記錄，更是作為工作人員從事工作過程中所形成的珍貴資料，它記錄并總結了圖書館過去的工作情況，也是總結經驗、探索規律、制定計劃的重要參考依據，作為圖書館工作的重要信息組成，擔負著為學校教學及科研提供智力支持。當前高校圖書館的檔案管理工作還存在諸多有待解決的問題，那些陳舊的觀念，早已不適合圖書館工作發展需要，甚至阻礙了圖書館檔案管理工作，如何切實加強高校圖書館的檔案管理工作，從而更好地為高校圖書館的管理工作提供更加優質的服務是亟待解決的重要問題。
二、加強高校圖書館檔案管理工作的必要性
1、有利于民族文化的發展
圖書館作為高校文化傳播的重要窗口，更是知識與信息的集散地。高校檔案是民族文化建設非常重要的組成部分，完善高校檔案管理可為民族文化的發展提供巨大支持。
2、有助于領導決策
圖書館領導通過參考圖書館所保存的檔案材料，從而可以不斷健全各項規章制度，有助于圖書館領導進行決策和制定計劃。
3、有益于圖書館深化服務改革
圖書館檔案是在為讀者服務的過程中所形成的文件資料，這些文件資料能夠為圖書館進一步深化服務提供可靠的信息價值。
三、高校圖書館檔案管理中存在的問題
1、檔案管理意識淡薄
受傳統觀念影響，許多人并沒有充分認識到圖書館檔案管理工作的重要性，認為檔案工作是各個學院檔案室的事情，與自己的工作關系不大，所以，主動搜集檔案的積極性不高。
2、管理模式相對落后
很多高校圖書館缺乏統一管理檔案的檔案室，同時圖書館人力資源配備中缺乏專職的檔案干部，某些高校圖書館把文書檔案劃歸至其他各部門，過于分散的管理模式致使圖書館檔案管理工作不力，致使眾多富有價值的檔案丟失，難以得到有效利用。
3、缺乏相對完善的檔案結構
檔案的收集與整理對于高校圖書館管理工作至關重要，為了實現高校圖書館檔案管理工作的高效有序進行，需建立一套相對完善的檔案結構，然而，目前大部分檔案分散、零碎，收集及整理工作難以控制，音像及電子檔案等形式檔案的歸檔更加復雜，直接阻礙優質檔案結構的形成。
4、檔案管理人員的業務水平普遍不高
各高校圖書館普遍缺乏專人負責檔案管理工作，該工作通常由其他人員兼任，也僅僅應付登記、收藏及保管等常規性管理工作，而難以實施網絡化管理，越來越不能適應檔案現代化管理要求，再加上檔案管理人員經常更換，缺乏專門培訓，業務素質普遍不高，致使檔案管理工作疲于應付。
5、對檔案價值缺乏必要的鑒定
圖書館檔案管理人員不夠重視檔案的真偽及價值大小，通常將所有檔案文獻存放在一起，沒有通過價值鑒定來確定現有檔案資源的準確性，致使圖書館檔案文獻日益膨脹，這給管理工作帶來極大不便。
6、檔案管理工作重藏輕用
各高校圖書館檔案的管理工作普遍存在注重管理、輕視利用的現象，這直接影響到檔案的有效利用，不利于圖書館服務功能的有效發揮，容易造成圖書館檔案的閑置與浪費。此外，檔案管理人員對檔案資料缺乏深入開發，尚未實現圖書資料與檔案的一體化管理，不利于圖書館檔案資源的有效利用。
四、加強高校圖書館檔案管理工作的有效途徑
1、提高圖書館檔案管理人員的服務理念與水平
隨著網絡信息時代的沖擊，眾多新型載體檔案及現代化管理手段的出現，給圖書館檔案管理人員提出更高的要求，在此情況下，作為圖書館檔案管理人員要敢于向傳統觀念挑戰，敢于提出新思路，解決新問題，突破傳統管理模式，不僅要熟悉檔案管理工作的各個步驟，還應該認真掌握各門類檔案的管理方法，努力成為一專多能的檔案管理工作人員，切實提升服務質量，從而自如應對高校改革對檔案管理工作所提出的新要求。
2、努力實現圖書館檔案資料的開發與利用
檔案資料的開發利用是檔案管理工作的最終目的，只有開發利用各種信息資源，檔案才富有生機與活力。首先，切實加快圖書館檔案的信息化建設，隨著用戶對信息需求的更加快捷與準確，檔案管理人員需充分利用現代技術對檔案資料實施深層次的開發；其次，在圖書館日常管理過程中，檔案管理人員需準確地提供檔案資料，為圖書館各項工作提供服務；第三，切實做好宣傳工作，提高資料利用率，使大學生及教師真正認識圖書館檔案資料的價值。
3、圖書館檔案管理工作始終要以服務教學與科研為目的
圖書館檔案在高校教學與科研工作中具有不可替代的作用，特別是目前以知識經濟作為基礎的信息時代，檔案管理工作更要積極、主動地為教學與科研提供服務，這就需要高校圖書館檔案管理人員需經常關注教育教學改革新成就、科研新成果，并根據教學及科研發展實際需求，充分發揮自身優勢，進一步創新服務機制，從而為教學及科研工作提供必要的檔案資料，充分體現圖書館檔案管理工作的價值，促使檔案管理工作獲得高校各部門的認同與支持。
4、完善高校圖書館檔案管理模式，提高管理能力
信息技術的快速發展，對各個高校圖書館檔案管理工作來說既是機遇也是挑戰。首先，要求檔案管理員需順應信息時代要求，完善管理模式，能夠熟練使用現代化辦公設備，健全檢索工具，提高檔案的利用效率；其次，各高校需進一步加大對圖書館檔案管理工作的投入力度，配備如掃描儀及檔案柜等相關硬件設施，切實做好檔案的防火、防潮、防霉和防盜工作，盡可能延長檔案使用壽命。
五、結語
伴隨著圖書館事業的快速發展，檔案管理工作也應該現代化、規范化。各高校需加大經費投入，加強人才隊伍建設，努力開發新模式、新技術，積極探索數字檔案管理方式，從而實現檔案資料的信息化、自動化及網絡化管理，最大限度地提升高校圖書館檔案服務水平。
作者：梁甜 單位：浙江農林大學圖書館
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