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［摘要］
測繪地理信息檔案資料是城市規劃和管理的數據基礎，具有使用數據量大、保存時間久、使用頻率高、修改頻率高、管理過程復雜等特點，給現行的檔案的保存、管理和利用方式帶來困難。數字檔案管理技術作為解決檔案存儲問題，提高檔案管理效率的有效手段，已得到廣泛應用。本文基于北京市測繪地理信息檔案現狀，分析了測繪檔案保存、管理和利用的特點和難點，并就應用數字檔案館技術解決現存問題的成效進行了預估。
［關鍵詞］
測繪地理信息檔案現狀 數字檔案管理
1引言
近年來，由于人口劇增導致的交通擁堵、資源緊缺、環境污染等綜合問題日趨嚴峻，城市發展面臨的挑戰越來越多。測繪地理信息資料作為城市精細化管理和規劃的基礎，現勢性和豐富程度備受重視。2008年，北京市政府了《北京市人民政府關于進一步加強測繪工作的實施意見》（京政發［2008］11號）進一步明確了縮短基本比例尺地形圖的更新周期以滿足社會發展的需要，由此引起測繪地理信息檔案資料的增速明顯提升，給檔案管理增加了困難。另外，隨著測繪地理信息行業的信息化建設日漸深入，電子成果等伴隨著紙質檔案歸檔成為主流歸檔形式。因此，電子成果作為信息化產物，也成為一項重要的測繪地理信息檔案，增加了檔案管理、使用、更新和永久保存的內容。此外，部分檔案由于保存年限太久、頻繁翻閱使用或更改等原因，給紙質檔案的永久保存造成困難，影響了測繪地理信息服務職能的發揮。
2檔案現狀
2．1存量現狀
目前，北京市的測繪地理信息檔案資料包括基礎測繪、工程測量、航測遙感、地理信息項目成果等各類檔案。按照檔案介質主要分為紙質檔案、電子檔案和實物檔案，其中電子檔案以光盤、硬盤和磁帶作為主流保管介質。按照檔案內容主要分為基礎測繪成果資料、基本比例尺地形圖圖紙、航測遙感成果、專業測繪和工程測量成果資料、國家測繪標準、項目資料、測繪數據歸檔光盤等。歷史檔案最早可追溯至清朝乾隆時期，近年來按照《北京市基礎測繪技術規程》進行數據更新，檔案數量大，內容豐富，是進行城市變遷研究的重要資料。測繪地理信息檔案分類標準首先遵循《中國檔案分類法》中對測繪行業檔案分類規定。對于國家標準中沒有的內容，遵循地方標準。隨著北京市測繪數據更新周期縮短以及地理信息相關的信息化項目增多，導致測繪地理信息檔案數量增幅上漲。此外，由于北京市城市建設日新月異，帶動了與之相關的詳細測量、竣工測量、管線測量、撥地規劃路等檔案變更頻繁?？傮w來講，測繪地理信息檔案存量現狀呈現出數量多、類別全、增速快、變更頻繁等特點。
2．2管理現狀
在強化測繪地理信息檔案資料管理方面，通過制定管理規定，建立信息化系統和強化管理標準三個方面來解決測繪地理信息檔案資料的保存和利用問題?，F有的檔案管理規定涵蓋了歸檔內容、歸檔時間、檔案整理方式、手續辦理和管理職責等多個方面。目前，測繪地理信息檔案管理采用人機結合方式，主要操作環節包括歸檔－入庫、借閱－歸還、借出－修改－重歸檔、統計報表、盤庫等。對于頻繁借閱的檔案類型，例如工程測量檔案，建立了專門的信息系統，用于辦理歸檔、借閱－歸還手續，并實現對借閱情況進行統計分析，為決策層提供參考依據。其余檔案，主要利用Excel表格完成對大部分檔案信息的維護工作，包括檔案名稱、歸檔時間、檔案編號等。此外，庫房盤點作為檔案管理的重要環節，依靠人工核對Excel表來完成，由于檔案數量大，excel表格數量多，給庫房盤點工作帶來極大困難。
2．3利用現狀
可供利用的檔案資料包括紙質檔案和電子成果。常供借閱的紙質檔案資料包括：規劃路、撥地、驗測、放線、竣測、詳測、市政、房地產測量、鑒定、規劃路、管線、文書、光盤等。按照利用方式主要分為歸檔、借閱、借出修改，規劃路檔案資料的修改最為頻繁。在所有紙質檔案中，工程測量檔案借閱數量約占70％。常供借閱的電子成果資料包括控制點資料、數字地形圖等，目前對企事業單位和社會公眾公開提供［1］。
3現存問題
（1）頻繁的借閱給紙質檔案帶來損毀風險
在北京市城市規劃、城市建設、地形圖更新等過程中，相關測繪單位需要頻繁調閱檔案原件，包括控制資料、撥地、規劃路、房產測繪等相關檔案。由于外業環境較為艱苦，加之頻繁的調閱、復印等，使得檔案原件受到不同程度的損壞，更嚴重者甚至造成檔案原件的永久損毀和丟失。
（2）永久保存的歷史檔案亟待尋求更為徹底保存方式
歷史檔案資料，經過多年保存，受到空氣中酸、堿等物質的慢慢侵蝕，加之失水、以及氣溫變化帶來的破壞，許多紙張已經十分脆弱，面臨消亡。此外，歷史檔案內容多為手寫，目前手寫字跡已很難識別，如果任其發展下去，檔案內容將無法使用。
（3）人工管理方式與檔案管理效率和利用率之間存在矛盾
紙質檔案數量有限，無法同時提供多個單位借閱的使用，導致檔案利用率受限。目前，檔案管理，包括檔案借閱、歸檔、盤庫等，主要依賴人工維護的excel表格和紙質單據，在管理過程中，需要維護多項冗余信息，且多個Excel表格記錄需保持同步，維護工作繁雜且易出錯。此外，檔案庫存位置查找過程中，依賴專業人員的經驗，對工作人員的熟練程度要求較高。
（4）科技變革帶來的挑戰
隨著測繪地理信息行業信息化建設的逐步深化，測繪生產模式逐步向信息化和無紙化過渡，數字化成果的類型、數量、更新頻率不斷增多，針對電子成果的管理、更新和歸檔制度也在日趨完善［2］?，F行的以人工管理為依托，以紙質介質為載體的管理方式在管理數字化成果歸檔、管理、登記、變更以及借閱方面存在許多問題。
4應用數字檔案管理技術成效預估
4．1徹底實現檔案永久存護
借助數字檔案管理平臺的掃描數字化技術、海量電子檔案高速在線瀏覽，存儲、備份和保密技術，實現紙質檔案的全部數字化［3］，將給現有檔案保存和利用方式帶來巨大變革。首先，對于珍貴的歷史檔案，將徹底解決瀕危歷史檔案的搶救性保護和永久保存難題［3］。其次，以借閱為目的檔案查詢和借出，將利用電子檔案綜合管理平臺實現自助查找和下載，介質將由紙質原件轉變為電子檔案的打印版，避免了紙質檔案原件或副本暴露在外部環境中引起的損壞，減輕了管理人員的查閱工作量，同時，由于打印數量可由用戶自定義，一本檔案同時可滿足多用戶的使用需求，提高了檔案原件的利用率。此外，對于電子成果將逐步推動電子歸檔，通過網絡傳輸，在電子簽名、水印和版本控制等技術支持下完成歸檔過程，并實時提供在線瀏覽和借閱。
4．2提升檔案利用效率，提升測繪生產的信息化程度
數字檔案管理核心技術履行的職能包括：
（1）檔案管理職能：
包括日常檔案歸檔、借閱等辦公信息化，檔案庫房管理智能化、檔案利用情況的統計與報表等［4］；
（2）檔案服務職能：
在線綜合管理平臺滿足多用戶對電子檔案的在線快速瀏覽、查詢、借閱、下載和打印等需求，將傳統的人工管理過程借助計算機實現，滿足政府機關、企事業單位、生產部門和社會大眾提供測繪檔案的使用需求，提高檔案的利用率；
（3）檔案編研與信息挖掘職能：
以應用為目的，對電子檔案庫多類檔案進行主題編研，對多類檔案蘊藏的信息進行深層次挖掘，發現新知識，服務于現有的科技項目［5］。應用數字檔案管理技術，將提升測繪地理信息檔案管理的信息化程度，提升現有紙質檔案利用廣度和深度。
4．3探索行業間的技術交叉，推動測繪科技創新
數字檔案管理技術結合地理信息行業的地理分析、室內定位和虛擬現實技術，可以實現檔案管理的虛擬化和智能化。利用地理信息檔案特有的位置信息結合二維碼識別技術，通過檔案的流向跟蹤，可以精細化的獲取與檔案相關聯的工程信息，為項目管理提供決策支持。在室內定位和虛擬現實技術的支持下，可實現庫房管理的真三維可視化，為海量檔案管理提供有效的管理途徑，提升檔案管理效率。通過行業間的技術交叉，探索具有測繪地理信息行業特色的數字檔案管理解決方案，推動測繪科技的創新。
作者：趙凌美 趙春香 單位：北京測繪設計研究院
參考文獻
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［2］任麗濱，張小剛．淺析測繪檔案工作在新時期的機遇和挑戰［J］．測繪與空間地理信息，2009，32（4）：191－193．
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［4］余建軍，程超鵬．省級測繪資料檔案綜合管理系統的研建［J］．地理信息世界，2010，5：69－72．
［5］丁允旭．具有空間查詢檢索功能的數字測繪成果檔案管理［J］．測繪通報．2005，（8）：61－64．
